Kann Odoo die Praxissoftware ersetzen? Einsatz und Grenzen

Eine Praxis hat zwei Sorten von Aufgaben: die, die jedes Unternehmen hat, und die, die das Sozialrecht vorschreibt. Terminvergabe, Selbstzahlerrechnungen und Zugriffsregeln gehören zur ersten Sorte, Abrechnung, Aktenführung und Telematik zur zweiten. Die Übersicht ordnet beide Odoo 20.0 zu und nennt die Stelle, an der ein Praxisverwaltungssystem einspringt.

Womit Odoo eine Praxis trägt und womit nicht

Je Aufgabe zeigt die Tabelle, ob Odoo 20.0 sie trägt; die Editionsspalte folgt dem Editionsvergleich von Odoo S.A. (17. Oktober 2026).

Aufgabe	Trägt Odoo 20.0?	Wo die Grenze liegt
Termine und Online-Buchung	ja, App Termine, nur Enterprise	Die Terminart steuert Dauer, Verfügbarkeit und Fragen; ein Feld für Verordnung oder Versichertenstatus ist dort nicht beschrieben
Patientenstammdaten	ja, App Kontakte	Die Dokumentation 20.0 nennt Name, Adresse und Tags; ein Feld für Diagnose oder Befund ist dort nicht beschrieben
Selbstzahler-Rechnungen	ja, Rechnungsstellung in beiden Editionen, Buchhaltung nur Enterprise	Die Steuer je Zeile kommt aus dem Produkt; ob steuerfrei, entscheiden Sie in der Konfiguration
Behandlungsakte und Aufbewahrung	als Ablage: Notizen, Anhänge, Chatter	§ 630f Abs. 1 und 3 BGB verlangen Änderungsnachweis und zehn Jahre; beides richten Sie selbst ein
Zugriffsrechte	ja, Gruppen und Datensatzregeln	Ändern darf sie nur ein Administrator; spezifische Rechte und Feldrechte setzen den Entwicklermodus voraus
Vertragsärztliche Abrechnung	nein	§ 295 Abs. 1 und 4 SGB V; Vertragsärzte und Vertragszahnärzte rechnen nach § 372 Abs. 3 SGB V nur mit Systemen mit bestandener Konformitätsbewertung ab
Heilmittelabrechnung	nein	§ 302 Abs. 1 SGB V; Form und Inhalt nach Abs. 2 in Richtlinien des GKV-Spitzenverbandes, Rechenzentren nach Abs. 2 Satz 2 zulässig
Telematik: Karte, E-Rezept, Patientenakte	nein, in den geöffneten Seiten nicht beschrieben	Primärsystem mit Bestätigungsverfahren oder Konformitätsbewertung der gematik, Kartenterminal und TI-Zugang

Zwei Sonderfälle verschieben die Zuordnung: Eine reine Privatpraxis rechnet nicht über eine Kassenärztliche Vereinigung ab, ein Therapiebetrieb ohne Zulassung nach § 124 Abs. 1 SGB V nicht mit den Kassen nach § 302 SGB V.

Die beiden Abrechnungswege sind getrennt zu prüfen: § 372 Abs. 3 SGB V regelt die Abrechnung von Vertragsärzten und Vertragszahnärzten bei den Kassenärztlichen Vereinigungen, § 302 SGB V die Abrechnung der Heil- und Hilfsmittelerbringer mit den Krankenkassen.

Was die Apps im Einzelnen leisten

Termine ist ein Selbstbedienungswerkzeug und gehört laut Editionsvergleich zur Enterprise-Edition: Über eine Buchungsseite im Netz bucht die Patientin einen Termin auf Basis der Verfügbarkeit zugewiesener Kalender oder von Ressourcen wie Räumen und Geräten (Dokumentation 20.0, Termine). Die Terminart legt fest, was buchbar ist, wann es verfügbar ist, wer den Termin übernimmt und welche Angaben die buchende Person machen muss; die Reiter Optionen und Kommunikation regeln die Zahlung vor dem Termin, die Absagefrist im Feld Cancellation und Erinnerungen per E-Mail oder SMS. Veröffentlichte Terminarten erscheinen auf der Website, unveröffentlichte nicht. Eine Ressource trägt eine Kapazität für die Zahl der Personen, die Buchungsseite zeigt sie bis 20 an; Manage Capacities begrenzt gleichzeitige Termine je Benutzer, Employee Schedule schneidet die Zeitfenster mit dem Arbeitsplan.

Kontakte führen Patienten in einem Formular. Rechnungen entstehen aus Verkaufsaufträgen, Verträgen oder von Hand, die Steuer je Zeile kommt aus dem Produkt und ist änderbar (Abrechnungsverfahren, Steuern). Zugriffsrechte ändert nur ein Administrator; spezifische Berechtigungen verwalten Sie im Entwicklermodus, Datensatzregeln beschränken die Sichtbarkeit, globale Regeln schneiden sich, Gruppenregeln vereinen sich, Feldrechte vergibt die Entwicklerreferenz über Gruppen (Entwicklerreferenz 20.0).

Was die Release Notes zu den Praxis-Paketen sagen

Die Release Notes zu Odoo 20.0 nennen zwei Branchenpakete für Praxen. Mental Therapy ist für Berufe im psychischen Gesundheitsbereich gedacht und verwaltet Patienten, Therapiesitzungen, Sitzungsnotizen und Rechnungsstellung. Physical Therapy ist für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten gedacht und deckt Patientenbetreuung, Therapietermine, Behandlungsverlauf und Rechnungsstellung ab. Beide sind laut Release Notes seit Version 19.0 verfügbar.

Eine Abrechnung mit den Krankenkassen nach § 295 oder § 302 SGB V nennen die Release Notes für diese Pakete nicht. Ob ein Paket in Ihrer Datenbank angeboten wird, prüfen Sie im Apps-Menü; der Editionsvergleich führt Termine, Planung und Wissen nur in der Enterprise-Spalte. Zum Vergleich solcher Pakete: Odoo-Branchenpakete (Industries).

Abrechnung bleibt beim Praxisverwaltungssystem

Die Abrechnung entscheidet über den Rest. Für die vertragsärztliche Versorgung schreibt § 295 Abs. 1 SGB V vor, dass die Abrechnungsunterlagen die erbrachten Leistungen mit dem Tag und, bei ärztlicher Behandlung, mit Diagnosen sowie die Arztnummer maschinenlesbar enthalten und die Diagnosen nach der Internationalen Klassifikation der Krankheiten in der vom Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte herausgegebenen deutschen Fassung verschlüsselt sind. Die Übermittlung an die Kassenärztliche Vereinigung erfolgt nach Abs. 4 elektronisch oder maschinell verwertbar auf Datenträgern, das Nähere regelt die Kassenärztliche Bundesvereinigung samt Anforderungen für die Zertifizierung von Software. § 372 Abs. 3 SGB V zieht daraus die Folge: Vertragsärzte und Vertragszahnärzte können ihre Leistungen nur dann bei den Kassenärztlichen Vereinigungen abrechnen, wenn sie informationstechnische Systeme einsetzen, die ein Konformitätsbewertungsverfahren nach § 387 SGB V erfolgreich durchlaufen haben; das Kompetenzzentrum für Interoperabilität im Gesundheitswesen oder eine akkreditierte Stelle führt es durch und veröffentlicht die bestätigten Systeme.

Die KBV beschreibt, was ihre Prüfung umfasst: Funktionen auf gesetzlicher Grundlage, vor allem das korrekte Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte und das Bedrucken von Formularen nach bundeseinheitlichen Vorgaben; Praxen dürfen danach nur Software einsetzen, die die KBV zertifiziert hat. Dazu nennt sie Zulassungslisten je Bereich, die Richtlinie für den Einsatz von IT-Systemen in der Arztpraxis zum Zweck der Abrechnung nach § 295 Abs. 4 SGB V (Vertragsdatum 19. November 2025, Inkrafttreten 1. Januar 2026) und eine Richtlinie zur Vermeidung von unverhältnismäßigen Abrechnungsausschlüssen beim Einsatz von nicht nach dem Konformitätsbewertungsverfahren zertifizierten Praxisverwaltungssystemen nach § 75 Abs. 7 in Verbindung mit § 372 Abs. 3 SGB V.

Heilmittel gehen einen eigenen Weg; § 372 Abs. 3 SGB V spricht von Vertragsärzten und Vertragszahnärzten, die bei den Kassenärztlichen Vereinigungen abrechnen. § 302 Abs. 1 SGB V verpflichtet unter anderem die Leistungserbringer im Heil- und Hilfsmittelbereich, den Krankenkassen die erbrachten Leistungen nach Art, Menge und Preis, den Tag der Leistungserbringung, die Arztnummer des verordnenden Arztes und die Verordnung mit Diagnose elektronisch oder maschinell verwertbar auf Datenträgern zu übermitteln; Abs. 2 überlässt Form und Inhalt Richtlinien des Spitzenverbands Bund der Krankenkassen, die in den Leistungs- oder Lieferverträgen zu beachten sind, und erlaubt den Leistungserbringern ausdrücklich, dafür Rechenzentren in Anspruch zu nehmen. Mit den Krankenkassen abrechnen darf ein Heilmittelbetrieb, der nach § 124 Abs. 1 SGB V zugelassen ist; über die Zulassung entscheiden die Arbeitsgemeinschaften der Krankenkassen nach Abs. 2.

Telematik: Karte, Rezept, Patientenakte

Für den Zugang zur Telematikinfrastruktur brauchen Sie mindestens einen elektronischen Heilberufsausweis je Einrichtung, eine Institutionsidentität als SMC-B oder als SM-B, ein von der gematik zugelassenes stationäres Kartenterminal und einen TI-Zugang über Konnektor oder TI-Gateway; das SM-B ist die kartenlose Alternative und setzt einen Vertrag mit einem TI-Gateway-Anbieter voraus. Das Primärsystem muss ein Bestätigungsverfahren und/oder eine Konformitätsbewertung der gematik durchlaufen haben; unabhängig davon bleibt für die Zulassung eines Praxisverwaltungssystems die Zertifizierung durch die KBV beziehungsweise die Eignungsfeststellung durch die KZBV nötig (gematik, TI-Zugang). Das E-Rezept trifft nicht jede Praxis. Nach § 360 Abs. 2 Satz 1 SGB V müssen Ärzte und Zahnärzte, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen oder in Einrichtungen tätig sind, die daran teilnehmen, seit dem 1. Januar 2022 Verordnungen verschreibungspflichtiger Arzneimittel elektronisch ausstellen und dafür die Dienste und Komponenten der Telematikinfrastruktur nutzen; für die elektronische Übermittlung von Verordnungen von Betäubungsmitteln und der in § 3a Abs. 1 Satz 1 der Arzneimittelverschreibungsverordnung genannten Arzneimittel gilt die Pflicht nach Abs. 2 Satz 2 seit dem 1. Juli 2025, wobei neben der technischen Ausnahme im Einzelfall eine Notfallausnahme nach § 8 Abs. 6 der Betäubungsmittelverschreibungsverordnung gilt. Für Verordnungen digitaler Gesundheitsanwendungen gilt die Pflicht seit dem 1. Januar 2025 und erfasst nach Abs. 4 Satz 1 auch Psychotherapeuten der vertragsärztlichen Versorgung; Abs. 4 Satz 2 nimmt den Fall aus, dass die elektronische Ausstellung oder Übermittlung aus technischen Gründen im Einzelfall nicht möglich ist. Verordnungen von Heilmitteln stellen die in Abs. 2 Satz 1 genannten Ärzte und Zahnärzte sowie die in Abs. 4 Satz 1 genannten Psychotherapeuten ab dem 1. Januar 2027 elektronisch aus (Abs. 7 Satz 1), wobei Abs. 7 Satz 3 den technischen Einzelfall ausnimmt. Für Heilmittelerbringer regeln Abs. 7 und 8 die andere Richtung: Nach Abs. 7 Satz 4 müssen sie ab dem 1. Januar 2027 die Leistungen unter Nutzung der Dienste und Komponenten der Telematikinfrastruktur auch auf der Grundlage einer elektronischen Heilmittelverordnung erbringen; das Wort „auch“ verlangt die elektronische Grundlage zusätzlich und nicht anstelle der bisherigen, und Abs. 7 Satz 6 nimmt den Fall aus, dass der elektronische Abruf der Verordnung aus technischen Gründen im Einzelfall nicht möglich ist. Nach Abs. 8 schließen sich Heil- und Hilfsmittelerbringer bis zum 1. Oktober 2027 an die Telematikinfrastruktur an. Die elektronische Patientenakte integrieren medizinische Einrichtungen nach Angaben der gematik seit dem 1. Oktober 2025 im Alltag.

In den für diesen Artikel geöffneten Seiten der Dokumentation 20.0 (Termine, Kontakte, Rechnungsstellung, Steuern, Zugriffsrechte, Chatter) ist keine Anbindung an die Telematikinfrastruktur, kein Lesen der elektronischen Gesundheitskarte und keine Signatur von E-Rezepten beschrieben. Odoo tritt damit nicht an die Stelle des Primärsystems, sondern läuft daneben.

Steuerfreiheit und Patientendaten

Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG steuerfrei, wenn sie im Rahmen der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit erbracht werden; ausgenommen bleibt nach Satz 2 die Lieferung oder Wiederherstellung von Zahnprothesen und kieferorthopädischen Apparaten aus eigener Herstellung. Odoo leitet daraus nichts ab: Die Steuer einer Rechnungszeile stammt aus der Zuordnung am Produkt. Legen Sie je Produkt fest, ob steuerfrei, mit 7 oder mit 19 Prozent gerechnet wird, und prüfen Sie das an einer Musterrechnung; im Fall der Steuerbefreiung verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG einen Hinweis darauf auf der Rechnung.

Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO besonders geschützt; die Verarbeitung ist untersagt, außer ein Erlaubnistatbestand des Abs. 2 greift. Für die Behandlung ist das Abs. 2 Buchst. h unter den Bedingungen des Abs. 3: Verarbeitung durch Fachpersonal oder unter dessen Verantwortung, das dem Berufsgeheimnis unterliegt. Die öffentliche Buchungsseite sammelt Angaben, bevor ein Behandlungsverhältnis besteht; der Reiter Fragen nimmt Antworten auf, die Terminart entscheidet über die Veröffentlichung. Legen Sie dort nur ab, was der Termin braucht. Der Chatter hält laut Dokumentation 20.0 fest, welche Änderung an einem Datensatz vorgenommen wurde, mit Details und Zeitstempel; ob er jede Änderung einer Behandlungsakte erfasst, sagt die Seite nicht. Wer Odoo Online nutzt, ist Verantwortlicher und Odoo S.A. Auftragsverarbeiter (GDPR-Leitfaden, Abschnitt Roles); daraus folgt der Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO (Auftragsverarbeitung bei Odoo).

Typische Fehler

• Die Akte im Kontaktfeld. Notizen und Anhänge am Kontakt sind eine Ablage: Der Änderungsnachweis nach § 630f Abs. 1 Satz 2 BGB und die Zehnjahresfrist nach Abs. 3 sind damit nicht abgesichert.
• Steuerfreiheit vergessen. Ein Produkt mit 19 Prozent Steuer weist auch für eine Heilbehandlung 19 Prozent Steuer aus, und der Hinweis nach § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG fehlt.
• Fragen ohne Zweck. Jede Antwort auf eine Buchungsfrage kann ein Gesundheitsdatum sein; ohne Erlaubnistatbestand nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO fehlt die Grundlage.
• Termine als Abrechnung gelesen. Die Terminart zählt Termine, nicht Leistungen: Verordnung, Diagnoseschlüssel und Arztnummer nach § 295 Abs. 1 SGB V führt sie nicht.
• Edition übersehen. Eine Planung auf Basis der Community-Edition trägt Termine, Wissen und die volle Buchhaltung nicht, weil der Editionsvergleich sie nur für Enterprise führt.

So gehen Sie vor

1. Klären Sie zuerst die Edition: Ohne Enterprise fehlen Termine, Wissen und die volle Buchhaltung.
2. Schreiben Sie die Aufgabenteilung auf: was Odoo führt und was beim Praxisverwaltungssystem bleibt, getrennt nach vertragsärztlicher Abrechnung (§ 372 Abs. 3 SGB V) und Heilmittelabrechnung (§ 302 SGB V).
3. Begrenzen Sie die Buchungsseite auf die Angaben, die der Termin braucht, und legen Sie als Administrator fest, wer welche Kontaktfelder sieht (Datensatzregeln in Odoo).
4. Prüfen Sie die Steuerzuordnung je Produkt an einer Musterrechnung für Selbstzahler, einschließlich des Hinweises nach § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG.
5. Legen Sie einen Testdatensatz für eine Akte an, ändern Sie ein Feld und prüfen Sie, ob Datum und alter Inhalt erkennbar bleiben; klären Sie die Zehnjahresfrist nach § 630f Abs. 3 BGB und die Aufbewahrung der Abrechnungsunterlagen mit Ihrer Steuer- und Rechtsberatung (Aufbewahrung in Odoo).