Aufbewahrung in Odoo: Belege und Fristen in Deutschland

Was § 147 AO und § 257 HGB vorschreiben

Zwei Vorschriften bestimmen in Deutschland, wie lange Unterlagen bleiben: § 147 der Abgabenordnung (AO) für die steuerliche Aufbewahrung und § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) für den Kaufmann. Seit dem 1. Januar 2025 nennen beide dieselben Fristen: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz, acht Jahre für Buchungsbelege (bei Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstituten zehn Jahre), sechs Jahre für die übrigen Unterlagen (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 4 Satz 1 und 2 HGB). Die Achtjahresfrist stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) und gilt für Unterlagen, deren Frist nach der Fassung bis zum 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO; Art. 95 Satz 1 EGHGB). Bei Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstituten bleiben Buchungsbelege bei zehn Jahren: § 147 Abs. 3 Satz 1 AO gilt dort in der am 31. Dezember 2024 geltenden Fassung weiter (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO), und die ab 1. Januar 2025 geltende Fassung des § 257 Abs. 4 HGB ist erst auf Unterlagen anzuwenden, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war (Art. 95 Satz 2 EGHGB).

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen oder die sonstige Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO; § 257 Abs. 5 HGB). Sie endet nicht, solange die Unterlage für Steuern von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch offen ist; die verlängerten Festsetzungsfristen bei Steuerhinterziehung und leichtfertiger Steuerverkürzung bleiben außer Betracht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO; § 169 Abs. 2 Satz 2 AO).

Für wen die Fristen gelten

Handelsrechtlich trifft die Pflicht jeden Kaufmann (§ 257 Abs. 1 HGB), steuerlich den Steuerpflichtigen, der Bücher oder Aufzeichnungen führen muss. Nach den GoBD gilt sie auch für Betriebe, die ihren Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln (Rz. 115); wer Bücher freiwillig führt, unterliegt den Ordnungsvorschriften ebenfalls (§ 146 Abs. 6 AO).

• Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiter zehn Jahre auf (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
• Andere Steuergesetze können kürzere Fristen zulassen (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO): § 14b Abs. 1 UStG nennt für Rechnungen acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung; § 147 Abs. 3 AO bleibt dabei unberührt, sodass eine Rechnung, die für ein Kredit-, Versicherungs- oder Wertpapierinstitut Buchungsbeleg ist, dort weiter zehn Jahre aufzubewahren ist (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
• Ohne Dokumente-App gibt es keine Ordnerablage für Buchhaltungsbelege: In Community fehlt die App, in Enterprise setzt sie eine Installation voraus.

Fristen je Unterlagenart und ihr Platz in Odoo

Die Tabelle nennt die deutsche Frist, ihre Grundlage und den Ort in Odoo 19.0 und 20.0. Beispielrechnung: In einem Betrieb ohne Institutsstatus ist ein Buchungsbeleg aus dem Jahr 2026 bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren, weil die Achtjahresfrist am 31. Dezember 2026 beginnt; bei einem Kredit-, Versicherungs- oder Wertpapierinstitut endet sie erst am 31. Dezember 2036.

Unterlage	Frist in Deutschland	Grundlage	Wo sie in Odoo liegt
Bücher, Journale, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lagebericht	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 Satz 1 HGB	Gebuchte Journaleinträge und Berichte in der Buchhaltung; Änderungen zeigt der Prüfpfad (Buchhaltung ‣ Prüfung ‣ Prüfpfad). Jahresabschluss und Eröffnungsbilanz dürfen nicht allein als Bildwiedergabe aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO; § 257 Abs. 3 HGB).
Buchungsbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassen- und Bankbelege)	8 Jahre; bei Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstituten 10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 4 Satz 1 und 2 HGB; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO	Anhang am Belegsatz oder an der Rechnung; mit der Dokumente-App automatisch in einem Unterordner je Journaltyp, der Journalname als Tag (Dateizentralisierung für Buchhaltungsbelege nicht abschaltbar).
Rechnungen (Doppel der Ausgangsrechnung und alle empfangenen Rechnungen)	8 Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung; 10 Jahre, wenn die Rechnung Buchungsbeleg eines Kredit-, Versicherungs- oder Wertpapierinstituts ist	§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG; § 257 Abs. 4 Satz 1 und 2 HGB; § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG; § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG für Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit	Wie Buchungsbelege; das Doppel der Ausgangsrechnung erzeugt Odoo auf Anforderung aus dem Rechnungsdatensatz.
E-Rechnung: strukturierter Teil (XML)	8 Jahre, bei Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstituten 10 Jahre (wie Buchungsbelege); nur der strukturierte Teil genügt	§ 14b Abs. 1 Satz 1 und 3 UStG; § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB; Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO; GoBD Rz. 119 und 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025	Anhang an der Eingangsrechnung oder im Ordner des Einkaufsjournals; das PDF eines hybriden Formats zusätzlich, wenn es zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Angaben enthält.
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 Satz 1 HGB	Anhang am Partner- oder Vorgangsdatensatz oder in der Dokumente-App.
Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion	6 Jahre; die Frist endet mit dem Erhalt beziehungsweise dem Versand der Rechnung	§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO	Als Anhang am Auftrag oder an der Lieferung; die Sechsjahresfrist gilt nur, wenn der Lieferschein keine Buchungsbelegfunktion hat. Dient er als Buchungsbeleg, gilt die Achtjahresfrist, bei einem Kredit-, Versicherungs- oder Wertpapierinstitut die Zehnjahresfrist.
Sonstige Unterlagen von Bedeutung für die Besteuerung	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO	Anhang am passenden Datensatz oder in der Dokumente-App.

Wo die Daten liegen

Hochgeladene Belege sind Anhänge und liegen nach der Dokumentation als Dateien im Filestore; beim eigenen Server empfiehlt sie, Datenbank und Filestore täglich zu sichern. Im Datensatz erscheint der Anhang neben dem Formular, bei einer Eingangsrechnung als PDF rechts. Die Dokumente-App (Documents, Enterprise) legt Buchhaltungsbelege automatisch in einem Unterordner je Journaltyp ab und setzt den Journalnamen als Tag; die Zuordnung von Ordnern und Tags stellen Sie in den Einstellungen der App unter Journals ein. Für Buchhaltungsbelege lässt sich die Zentralisierung nicht abschalten. Bei eingeschalteter Zentralisierung wandern die Anhänge eines gelöschten Datensatzes in den Papierkorb.

Bei Odoo Online und Odoo.sh liegen die Produktionsdatenbanken der Region Europa in Frankreich und Belgien, also in der Europäischen Union. Bücher und Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Inland zu führen und aufzubewahren (§ 146 Abs. 2 Satz 1 AO); ein anderer EU-Mitgliedstaat ist zulässig, wenn der Datenzugriff nach § 146b Abs. 2 Satz 2 AO, § 147 Abs. 6 AO und § 27b Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG in vollem Umfang möglich bleibt (§ 146 Abs. 2a AO), Drittstaaten brauchen die Bewilligung des Finanzamts (§ 146 Abs. 2b AO). Für Rechnungen verlangt § 14b Abs. 2 UStG die Aufbewahrung im Inland; ein anderer EU-Staat ist nur bei elektronischer Aufbewahrung mit vollständiger Fernabfrage zulässig, und den Aufbewahrungsort teilen Sie dem Finanzamt mit. Außerhalb des Gemeinschaftsgebiets gilt § 146 Abs. 2b AO (§ 14b Abs. 5 UStG). Den datenschutzrechtlichen Teil behandelt Odoo-Hosting und DSGVO.

Formate und das Rechnungsdoppel

Elektronisch entstandene oder empfangene Unterlagen bleiben in dieser Form erhalten und dürfen vor Ablauf der Frist nicht gelöscht werden (GoBD Rz. 119). Eingegangene Belege sind im Empfangsformat aufzubewahren (Rz. 131), eine Konvertierung ist nur ohne Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit und ohne inhaltliche Änderung zulässig (Rz. 129 und 135), und der Volltext einer OCR-Erkennung gehört nach Prüfung dazu (Rz. 130). Für Ausgangsrechnungen aus einem Fakturierungsprogramm muss ab Erstellung keine bildhafte Kopie gespeichert werden, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann (Rz. 76 in der Fassung vom 14. Juli 2025); Odoo erzeugt das Doppel aus dem Rechnungsdatensatz. Bei einer E-Rechnung genügt der strukturierte Teil; den menschenlesbaren Teil einer hybriden E-Rechnung (zum Beispiel den PDF-Teil) bewahren Sie zusätzlich auf, wenn er zusätzliche oder abweichende, für die Besteuerung bedeutsame Angaben enthält (Rz. 119 und 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025).

Fristen, Löschung und Systemwechsel

Die Dokumentation der Dokumente-App nennt nur eine Löschfrist: Elemente im Papierkorb verschwinden nach 30 Tagen endgültig (einstellbar unter Documents ‣ Configuration ‣ Settings); eine Überwachung der Aufbewahrungsfristen ist dort nicht beschrieben. Sicherungen ersetzen die Aufbewahrung nicht: Odoo Online hält nach dem Cloud-Hosting-SLA 14 vollständige Sicherungen für mindestens drei Monate, Odoo.sh sieben tägliche, vier wöchentliche und drei monatliche. Nach einer Kündigung bleibt eine Odoo-Online-Datenbank drei Wochen deaktiviert und wird dann zerstört, gelöschte personenbezogene Daten liegen bis zu zwölf Monate in Sicherungen; laden Sie die Datenbank rechtzeitig als ZIP-Datei herunter.

Beim Wechsel des Buchführungssystems oder beim Auslagern von Altdaten müssen die Daten gleichwertig in ein neues System oder Archiv übergehen; sonst bleibt die ursprüngliche Hard- und Software für die Dauer der Frist vorzuhalten (GoBD Rz. 142 und 143). Datenextrakte, Reports oder Druckdateien genügen nicht, wenn nicht alle Daten übernommen werden (Rz. 144). Solange keine Außenprüfung begonnen hat, reicht nach § 147 Abs. 6 Satz 5 AO nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger, und die GoBD stellen dann nur noch den Z3-Zugriff bereit (Rz. 164). Eine Odoo-Sicherung umfasst nach der Dokumentation von Odoo.sh Datenbank-Dump, Filestore, Protokolle und Sitzungen; die Anhänge liegen im Filestore, sichern Sie deshalb beides.

Was bei einem Verstoß droht

Wer eine Unterlage nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 oder 4 AO vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße reicht bis 25.000 Euro, wenn die Tat nicht nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7, Abs. 6 AO). Können Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden oder sind sie nach § 158 Abs. 2 AO nicht zugrunde zu legen, schätzt die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO). Ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro droht, wenn elektronische Bücher ohne Bewilligung in einen Drittstaat verlagert werden, der Aufforderung zur Rückverlagerung nicht Folge geleistet wird oder der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO nicht eingeräumt wird (§ 146 Abs. 2c AO).

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Legen Sie je Unterlagenart Frist und Fristbeginn schriftlich fest: bei Büchern das Jahr der letzten Eintragung, bei Buchungsbelegen das Jahr der Entstehung, bei Handelsbriefen das Jahr des Empfangs oder Versands, samt Sonderfällen wie Lieferscheinen ohne Buchungsbelegfunktion und Instituten.
2. Prüfen Sie stichprobenweise, ob der Beleg als Anhang an jedem Buchungssatz hängt.
3. Vergeben Sie Löschrechte nur an wenige Rollen und halten Sie den Prüfpfad frei; siehe Festschreibung und Sperrdatum.
4. Beschreiben Sie in der Verfahrensdokumentation Formate, Konvertierungen, OCR-Volltexte und die Ablage in der Dokumente-App; siehe Verfahrensdokumentation für Odoo.
5. Prüfen Sie Hostingregion und Aufbewahrungsort der Rechnungen, klären Sie die Mitteilung an das Finanzamt und testen Sie den Export samt Filestore, bevor Sie einen Vertrag kündigen.

Einen Überblick über die Anforderungen an das Verfahren gibt GoBD und Odoo.