Benutzer anlegen und Zugriffsgruppen in Odoo vergeben

Was Sie vorab brauchen

• Einen Benutzer mit dem Recht Administration: Zugriffsrechte. Nur ein Administrator ändert Zugriffsrechte; setzt ein bestehender Administrator das Feld Administration (Reiter Zugriffsrechte, Abschnitt Administration) auf „Access Rights“, wird der neue Benutzer ebenfalls Administrator.
• Name und E-Mail-Adresse der Person. An diese Adresse geht die Einladung.
• Für Mitarbeitende, die Zeiten erfassen, einen Mitarbeiterdatensatz: Die Dokumentation verlangt, dass Benutzer als Mitarbeiter registriert sind, um Zeiten zu buchen (siehe Zeiterfassung auf Projekte).
• Ein Konzept, welche Gruppe von Personen welche Rechtestufe je App bekommt (siehe das Beispiel unten).

Die deutschen Menünamen folgen der Übersetzungsdatei des Community-Quellcodes (Zweig 20.0); in Ihrer Datenbank können sie abweichen.

Schritt für Schritt: Benutzer anlegen und Rechte vergeben

Schritt 1: Neuen Benutzer anlegen

Öffnen Sie Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Benutzer (alternativ in der Einstellungsansicht im Abschnitt Benutzer den Eintrag „Benutzer verwalten“) und wählen Sie Neu. Füllen Sie die Pflichtfelder aus, darunter die E-Mail-Adresse.

Schritt 2: Rolle und Rechtestufe je App wählen

Im Reiter Zugriffsrechte steht zunächst die Rolle. Odoo 20.0 kennt diese internen Rollen:

• Benutzer: arbeitet im Backend, erstellt und bearbeitet Datensätze, hat weniger Rechte als ein Administrator.
• Administrator: hat Zugriff auf technische Funktionen, Produktanlage, Export und weitere erweiterte Rechte.
• Light: eingeschränkter Zugriff auf Kernfunktionen. Laut Dokumentation kann ein Light-Benutzer persönliche Mitarbeiterdaten pflegen, Urlaubs- und Spesenanträge stellen, die App Planung und Arbeitsblätter nutzen, sich an Kassensitzungen anmelden, Wissensartikel lesen und Barcode-Scans im Lager ausführen. Laut Editionsseite sind Planung, Wissen (Knowledge) und Barcode nur in Enterprise enthalten; in Community entfallen diese Funktionen. Auf Verkauf, Einkauf, Projekte und Buchhaltung hat er keinen Zugriff. Erhält er mehr Rechte als seine Standardrechte, wird er automatisch zum Benutzer hochgestuft; Details dazu nennt die Dokumentation auf der Preisseite. Ob die Rolle in Ihrer Edition und Ihrem Vertrag angeboten wird, klären Sie im Angebot.

Darunter wählen Sie je installierter App eine Stufe aus der Auswahlliste. Die Optionen variieren je App; die Dokumentation nennt als gängigste „Blank/None“ (kein Zugriff), „User: Own Documents“, „User: All Documents“ und „Administrator“.

Schritt 3: Speichern und Einladung prüfen

Speichern Sie manuell. Odoo sendet automatisch eine Einladung an die E-Mail-Adresse; die Person muss den Link öffnen und ihren Login anlegen. Bis dahin zeigt die Benutzerkarte den Button „Re-send Invitation Email“ statt des Buttons für das Zurücksetzen des Passworts.

Schritt 4: Externe als Portalbenutzer einladen

Kunden und Lieferanten, die nur eigene Daten sehen sollen, erhalten die Rolle Portal: Öffnen Sie in der App Kontakte den Datensatz, wählen Sie das Menü (drei Punkte) und dann „Grant portal access“. Für Portalbenutzer sind die Zugriffsrechte vorgegeben (Datensatzregeln, eingeschränkte Menüs); Sie wählen sie nicht aus.

Schritt 5 (Entwicklermodus): Gruppen feinjustieren

Gruppen sind app-spezifische Rechtebündel. Mit aktiviertem Entwicklermodus öffnen Sie Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Gruppen. Eine Gruppe hat die Reiter „Users“, „Inherited“, „Menus“, „Views“, „Access Rights“ (Lesen, Schreiben, Erstellen, Löschen je Modell) und „Record Rules“ (die englischen Namen stehen so in der Dokumentation). Datensatzregeln verfeinern die Zugriffsrechte über Domain-Ausdrücke; die Dokumentation rät bei fehlender Domain-Kenntnis, Odoo-Support oder einen Odoo Business Analyst zu fragen. Einzelne Gruppen eines Benutzers zeigt im Entwicklermodus der Reiter „Technical Access Rights“. Entfernen Sie dort Einträge mit Vorsicht, weil automatisch ergänzte Gruppen davon abhängen.

Schritt 6: Mehrere Unternehmen zuordnen

Bei mehreren Unternehmen bestimmen die Felder Unternehmen und Standardunternehmen im Reiter Zugriffsrechte, auf welche Unternehmen der Benutzer zugreift. Die Dokumentation warnt vor falscher Konfiguration und empfiehlt dies erfahrenen Benutzern.

Beispiel: Rollenset für einen Betrieb mit 20 Benutzern

Erfundenes Beispiel, kein Rechtekonzept zum Übernehmen: Die Rechtestufen stammen aus den Optionen der Dokumentation; welche Stufen es in Ihrer Datenbank je App gibt, sehen Sie im Reiter Zugriffsrechte.

Personenkreis	Anzahl	Rolle	Rechtestufe im Beispiel
Systemverantwortliche (inklusive Vertretung)	2	Administrator	Administration: Zugriffsrechte; zwei Personen als redaktioneller Vorschlag, damit die Rechteverwaltung nicht an einer Person hängt
Geschäftsführung	1	Benutzer	Verkauf: alle Dokumente
Vertrieb	5	Benutzer	Verkauf: eigene Dokumente
Vertriebsleitung	1	Benutzer	Verkauf: alle Dokumente
Einkauf und Lager	3	Benutzer	Einkauf und Lager: Stufe „Benutzer“ (Stufennamen je App prüfen)
Buchhaltung	2	Benutzer	Buchhaltung: nach Aufgabe der Person
Projektteam	4	Benutzer	Zeiterfassung: Benutzer, nur eigene Zeiterfassungen
Projektleitung	1	Benutzer	Zeiterfassung: Benutzer, alle Zeiterfassungen
Mitarbeitende ohne Büroarbeit, die nur Urlaub und Spesen beantragen	1	Light (Enterprise; in Community ist Light-Umfang je Installation zu klären)	nur die oben genannten Light-Funktionen

Kunden und Lieferanten mit Portalzugang kommen hinzu; wie sie sich auf die Benutzerzahl in Ihrem Vertrag auswirken, steht in Ihrem Angebot. Die Zeiterfassungs-Stufen sind in der Dokumentation der App Zeiterfassung beschrieben: leer (App nicht sichtbar), „Benutzer: eigene Zeiterfassungen“, „Benutzer: alle Zeiterfassungen“ und Administrator. Als Beispiel für explizite Rechte nennt die Dokumentation einen Administrator mit Vollzugriff auf die App, dessen Verwaltung der eigenen Zeiterfassungen eingeschränkt ist, etwa weil er keine Zeit erfasst.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Filtern Sie die Benutzerliste nach „Internal User“ und „Portal User“ und kontrollieren Sie, dass jede Person in der erwarteten Gruppe steht.
• Melden Sie sich mit einem Testbenutzer je Rolle an (Einladung angenommen) und prüfen Sie Menüs und Datensätze; die Dokumentation fordert, geänderte Einstellungen zu testen, damit sie die richtigen Benutzer treffen.
• Jeder Benutzer sieht unter Meine Präferenzen ‣ Sicherheit seine angemeldeten Geräte; ein nicht erkanntes Gerät lässt sich mit „Log out“ sperren, nach Passwortbestätigung. Die Dokumentation empfiehlt, das regelmäßig zu prüfen.
• Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung unter Meine Präferenzen ‣ Sicherheit ‣ „2FA aktivieren“, wo Ihre Vorgaben das verlangen (siehe Zwei-Faktor und SSO). Geht der Authenticator verloren, muss ein Administrator 2FA deaktivieren.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation	Lösung
Benutzer kann sich nicht anmelden	Einladung nicht bestätigt	„Re-send Invitation Email“ wählen; erst nach Bestätigung der Einladung erscheint der Button „Anweisungen zum Zurücksetzen des Passworts versenden“
Meldung über zu viele Benutzer	Mehr Benutzer als im Odoo-Enterprise-Abonnement; 30 Tage bis zum Ablauf der Datenbank	Abonnement erweitern (Upsell-Angebot) oder Benutzer archivieren
Mitarbeiter kann keine Zeit buchen	nicht als Mitarbeiter registriert oder Zeiterfassungs-Stufe leer	Mitarbeiterdatensatz anlegen, Stufe setzen
Niemand kann Zugriffsrechte ändern („impotenter Admin“)	Rechteänderungen ohne verbleibenden Administrator	Odoo-Support kontaktieren; vorher mit Administratoren gegenprüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei Rechteänderungen in Datenbanken mit mehreren Unternehmen, bei eigenen Datensatzregeln und beim Superuser-Modus, der Datensatzregeln und Zugriffsrechte umgeht und in eine Sperre führen kann. Für Odoo-Enterprise-Kunden nennt die Dokumentation den Support als Ansprechpartner. Eine eigene Gruppe oder Regel prüfen Sie zuerst in einer Testdatenbank.