Zeiterfassung in Odoo: Stunden auf Projekte buchen

Was Sie vorab brauchen

• Odoo Enterprise (Online, Odoo.sh oder On-Premise) mit den Apps Zeiterfassung (Timesheets) und Projekt. Laut Editionsseite sind beide Apps in Community und Enterprise enthalten, nicht aber Raster, Timer, Erinnerungen und Validierung.
• Mitarbeiterdatensätze für alle, die buchen. Die Dokumentation verlangt, dass Benutzer als Mitarbeiter registriert sind, um Zeiten zu erfassen.
• Einen Administrator, der Rechte setzt (siehe Benutzer anlegen und Zugriffsgruppen).

Die deutschen Menünamen folgen der Übersetzungsdatei des Community-Quellcodes (Zweig 20.0); in Ihrer Datenbank können sie abweichen.

Schritt für Schritt: Zeiterfassung einrichten

Schritt 1: Zugriffsrechte der App festlegen

Öffnen Sie Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Benutzer, wählen Sie den Benutzer und setzen Sie im Abschnitt Dienstleistungen das Feld Zeiterfassung:

Stufe	Wirkung nach Dokumentation 20.0
leer	Benutzer sieht die App nicht und kann keine Zeit buchen
Benutzer: eigene Zeiterfassungen	bucht eigene Zeit, sieht keine fremden Einträge
Benutzer: alle Zeiterfassungen	bucht eigene Zeit, sieht, bearbeitet und validiert die Zeiterfassungen aller Mitarbeitenden
Administrator	wie vorher, zusätzlich Zugriff auf das Menü Konfiguration der App

Schritt 2: Zeiterfassung am Projekt aktivieren

Öffnen Sie die App Projekt, wählen Sie auf der Karte des Projekts das Symbol mit den drei Punkten und dann Einstellungen. Im Reiter Einstellungen aktivieren Sie im Abschnitt Zeitmanagement die Option Zeiterfassung. Ohne sie können Mitarbeitende dort nichts buchen.

Schritt 3: Codierungsmethode wählen

Unter Zeiterfassung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen legen Sie die Codierungsmethode fest (Stunden/Minuten oder Tage). Der Zeiterfassungs-Assistent steht nur bei der Einstellung Stunden/Minuten zur Verfügung.

Schritt 4: Zeit erfassen

Die App öffnet standardmäßig mit „Meine Zeiterfassungen“ im Rasterbereich, der die Zeit je Projekt und Tag zeigt. So gelangt Zeit hinein:

Erfassungsweg	So geht es nach Dokumentation 20.0
Timer	Schaltfläche im oberen Menü wählen; bei der App Anwesenheiten zuerst einchecken. Im Popup Beschreibung (optional), Projekt, optional Aufgabe wählen, bei abrechenbarem Projekt die Option Abrechenbar, die Zeit bei Bedarf anpassen, dann Erstellen. Danach setzt sich der Timer zurück. Wer abends nicht auscheckt, dessen Timer wird um Mitternacht zurückgesetzt.
Manuell im Raster	Zelle des Projekts und Tages anklicken und die Zeit eintragen. Fehlt das Projekt, „Zeile hinzufügen“, dann Projekt, Datum, Zeit, optional Beschreibung und Aufgabe, bei abrechenbaren Projekten die Auftragsposition; Speichern.
An Aufgabe oder Ticket	In der Aufgabe (Projekt) oder im Ticket (Helpdesk) Start, später Stopp, im Popup Zeitaufwand prüfen, Beschreibung ergänzen und Zeit buchen oder den Timer fortsetzen. Alternativ im Reiter Zeiterfassung der Aufgabe „Zeile hinzufügen“.
Abwesenheiten	Einstellung Abwesenheiten in der App aktivieren (Entwicklermodus), Projekt und Aufgabe festlegen; Odoo legt Einträge für genehmigte Abwesenheiten und Feiertage an.
Vorschläge des Assistenten	Der Zeiterfassungs-Assistent erzeugt aus ActivityWatch-Daten, Kalendereinträgen und Planung Vorschläge, die in Einträge umgewandelt werden. Die Aktivitätsdaten verarbeitet er laut Dokumentation lokal auf dem Gerät. Ob er in Ihrer Edition verfügbar ist, klären Sie vorab.

Schritt 5: Abrechenbare Zeit zuordnen

Bei Projekten, die abgerechnet werden, geben Sie die Auftragsposition an, damit die erfasste Zeit dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Optional lassen sich Abrechnungsziele je Mitarbeiter und eine Bestenliste aktivieren.

Schritt 6: Zeiten validieren

Validieren dürfen Benutzer mit der Stufe alle Zeiterfassungen und Administratoren. Die Dokumentation von Odoo 20.0 beschreibt die Validierung über diese Rechte, und laut Editionsseite gehört sie zu den Funktionen, die nur Enterprise enthält. Wie die Validierung in Ihrer Datenbank aussieht, prüfen Sie mit einem Testbenutzer, bevor Sie einen Freigabeprozess zusagen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Buchen Sie als Testbenutzer mit der Stufe eigene Zeiterfassungen auf ein Projekt mit aktivierter Zeiterfassung und prüfen Sie, dass der Benutzer keine fremden Einträge sieht.
• Das Raster markiert Tagessummen nach den hinterlegten Arbeitszeiten: grün bei exakter Erwartung, braun bei Überschreitung, rot bei Unterschreitung. Perioden zeigen Grün, Orange und Rot analog. Kursiv gesetzte Einträge sind Vorschläge für Projekte, auf die noch nicht gebucht wurde.
• Öffnen Sie bei Bedarf einen Eintrag über die Lupe, um Datum, Projekt, Aufgabe, Beschreibung, Auftragsposition und Zeitaufwand zu sehen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation	Lösung
App ist nicht sichtbar	Stufe der Zeiterfassung ist leer	Stufe in der Benutzerverwaltung setzen
Buchung nicht möglich	Benutzer ist kein registrierter Mitarbeiter	Mitarbeiterdatensatz anlegen und verknüpfen
Projekt fehlt im Raster	Zeiterfassung am Projekt nicht aktiviert oder Zeile nicht hinzugefügt	Zeitmanagement am Projekt aktivieren, „Zeile hinzufügen“
Option Abrechenbar fehlt	Projekt ist nicht abrechenbar	Projekt abrechenbar konfigurieren
Timer zeigt am nächsten Tag null	Timer wurde nicht ausgecheckt und um Mitternacht zurückgesetzt	abends auschecken
Assistent nicht verfügbar	Codierung steht auf Tage	auf Stunden/Minuten umstellen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wenn Sie die Zeiterfassung für Abrechnung oder Lohn nutzen, binden Sie die Verantwortlichen früh ein und testen Sie den Weg bis zur Rechnung in einer Testdatenbank. Rechtsfragen zur Arbeitszeiterfassung behandelt der Artikel Arbeitszeiterfassung und gesetzliche Pflicht.