Zuwendungsbestätigung aus Odoo nach amtlichem Muster

Was Sie vorab brauchen

• Eine Datenbank mit Odoo 20.0 Enterprise, der Buchhaltung und Studio. Die deutsche Lokalisierung l10n_de bringt den Kontenrahmen mit, nach Wahl SKR03 oder SKR04 (Dokumentation Germany, Fassung 20.0). Auf Odoo Online löst das Installieren von Studio im Tarif Standard einen Wechsel in den Tarif Custom aus (Dokumentation Studio, Fassung 20.0).
• Aus dem Freistellungsbescheid oder der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid: Finanzamt, Steuernummer, Datum des Bescheids und der letzte Veranlagungszeitraum. Liegt noch kein solcher Bescheid vor, die Angaben aus dem Feststellungsbescheid nach § 60a Abs. 1 AO.
• Das amtliche Muster, das zu Empfänger und Zuwendung passt, geöffnet vor sich: Anlage 3 für eine Geldzuwendung oder einen Mitgliedsbeitrag an eine steuerbegünstigte Einrichtung, Anlage 14 für die Sammelbestätigung, Anlage 4 für eine Sachzuwendung.
• Gebuchte Kundenrechnungen und die zugehörigen Zahlungseingänge für den Zeitraum. Entwürfe ändern sich noch und taugen nicht als Grundlage einer Bestätigung; eine gebuchte, aber offene Rechnung belegt keine vereinnahmte Zuwendung.
• Administratorrechte für Studio.

Was das amtliche Muster verlangt

Der Zuwendende darf eine Zuwendung nur abziehen, wenn er eine Zuwendungsbestätigung erhalten hat, die der Empfänger unter Berücksichtigung des § 63 Abs. 5 AO nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck ausgestellt hat, oder die in den Absätzen 4 bis 6 des § 50 EStDV bezeichneten Unterlagen (§ 50 Abs. 1 Satz 1 EStDV). Für Sie als Empfänger heißt das: Der Vordruck bestimmt, was auf dem Blatt steht, und § 63 Abs. 5 AO bestimmt, ob Sie überhaupt bestätigen dürfen. Für Körperschaften im Sinne des § 10b Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 EStG gilt: Freistellungsbescheid oder Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid nicht älter als fünf Jahre, ersatzweise die Feststellung nach § 60a Abs. 1 AO nicht älter als drei Kalenderjahre, solange noch kein solcher Bescheid ergangen ist; die Frist ist taggenau zu berechnen. Für eine juristische Person des öffentlichen Rechts als Empfänger gilt diese Vorschrift nicht, für sie gelten die Muster der Anlagen 1 und 2.

Die Muster hat das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 7. November 2013 veröffentlicht (GZ IV C 4 - S 2223/07/0018 :005). Das Schreiben erklärt sie für verbindlich und zieht Grenzen, die jede aus Odoo erzeugte Bestätigung treffen:

• Übernommen werden müssen nur die Angaben, die im Einzelfall einschlägig sind; die Hinweise zu den haftungsrechtlichen Folgen und zur steuerlichen Anerkennung immer (Nr. 1).
• Wortwahl und Reihenfolge der Textpassagen sind beizubehalten, Umformulierungen sind unzulässig; keine Danksagung und keine Werbung auf der Vorderseite; höchstens eine DIN-A-4-Seite (Nr. 2).
• Der Betrag steht in Ziffern und in Buchstaben; für die Buchstaben genügt die Benennung der einzelnen Ziffern, wenn die Leerräume davor und dahinter entwertet werden (Nr. 5).
• Ein Logo, ein eigenes Briefpapier und eine laufende Kennnummer sind zulässig (Nr. 3); Danksagungen und Werbung dürfen auf die Rückseite, nicht auf die Vorderseite (Nr. 2).
• Bei einer Sachzuwendung gehören genaue Angaben zum Gegenstand und zur Herkunft in die Bestätigung (Nr. 6).
• Die Zeile zum Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen ist stets aufzunehmen und anzukreuzen, auch in Sammelbestätigungen und auch dann, wenn Sie grundsätzlich keine Bestätigungen für Aufwendungsersatz ausstellen (Nr. 7).
• In der Sammelbestätigung ist der Gesamtbetrag auf der zugehörigen Anlage in sämtliche Einzelzuwendungen aufzuschlüsseln (Nr. 9).
• Ein Doppel der Bestätigung ist aufzubewahren, elektronisch ist zulässig (Nr. 11); die Pflicht selbst steht in § 50 Abs. 7 Satz 1 EStDV.

Für maschinell erstellte Bestätigungen verweist Nr. 10 auf R 10b.1 Abs. 4 EStR.

Das Muster fragt den „Betrag der Zuwendung“ und den „Tag der Zuwendung“ ab, also einen Vorgang, der beim Empfänger stattgefunden hat. Dazu passt § 10b Abs. 1 Satz 2 EStG, der für den Abzug voraussetzt, dass die Zuwendung geleistet wird, und § 50 Abs. 7 Satz 1 EStDV, der von der begünstigten Körperschaft verlangt, die Vereinnahmung der Zuwendung ordnungsgemäß aufzuzeichnen. In die Bestätigung gehört deshalb der Betrag, der tatsächlich eingegangen ist, mit dem Tag des Eingangs; eine offene Rechnung und eine Teilzahlung ändern, was Sie eintragen dürfen.

Der begünstigte Zweck, den das Muster abfragt, gehört zu den steuerbegünstigten Zwecken nach § 51 Abs. 1 AO: gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke, die die Körperschaft ausschließlich und unmittelbar verfolgt. Die Vordrucke auf der Seite des Bayerischen Landesamts für Steuern sind nach dessen Angaben die aktuellen Muster, und die Seite führt sie auf dieses Schreiben zurück.

Das Muster gilt unabhängig von der Software. Ohne Studio entsteht die Bestätigung in einem eigenen Bericht, aus einer Textvorlage oder in einem anderen Programm; die Angaben, die Prüfschritte und die Fristen bleiben dieselben.

§ 50 EStDV in der Fassung des Artikels 9 des Gesetzes vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108) ist erstmals auf Zuwendungen anzuwenden, die dem Empfänger nach dem 31. Dezember 2024 zufließen (§ 84 Abs. 2d EStDV). Dieser Artikel hat dem Absatz 1 die Sätze 2 und 3 angefügt: Zuwendungen an einen nicht im Inland ansässigen Empfänger sind nur abziehbar, wenn er eine Bestätigung nach amtlichem Vordruck ausstellt, und bestätigen darf er nur, wenn er im Zuwendungsempfängerregister nach § 60b AO steht.

Was Odoo 20.0 dafür mitbringt

Die Bestätigung ist kein Buchhaltungsbeleg, sondern ein Schreiben mit vorgeschriebenem Wortlaut. Odoo liefert die Daten und das Gerüst, den Text bringen Sie an.

• Die Beträge stehen in den gebuchten Kundenrechnungen des Zeitraums. Bestätigt wird davon nur, was tatsächlich zugeflossen ist: Gleichen Sie jede Rechnung vor dem Druck gegen den Zahlungseingang ab, setzen Sie bei Teilzahlungen nur den eingegangenen Betrag ein, ziehen Sie Rückzahlungen ab und rechnen Sie Gutschriften gegen (§ 50 Abs. 7 Satz 1 EStDV).
• Name und Anschrift des Zuwendenden stehen am Kontakt, den die Rechnung als Kunde trägt.
• Der Ausstellerblock kommt aus den Firmenangaben. Name, Anschrift und Fußzeile des externen Berichts steuern Sie unter Einstellungen ‣ Unternehmen (Settings ‣ Companies) ‣ Configure Document Layout; diese Einstellungen gelten für alle Berichte der Firma (Dokumentation PDF reports, Fassung 20.0).
• Den Bericht selbst bauen Sie in Studio: für ein eigenes Modell über Reports ‣ New neu anlegen, an einem Standardbericht die Kopie über das Drei-Punkte-Symbol duplizieren, Texte im Editor ändern, Felder und Tabellen über den Schrägstrich-Befehl einsetzen, Bedingungen im XML unter Edit sources (Dokumentation PDF reports, Fassung 20.0).
• Korrekturen an einer gebuchten Rechnung laufen über eine Gutschrift; die Dokumentation bezeichnet sie als einziges zulässiges Mittel, eine gebuchte Rechnung zu stornieren, zu erstatten oder zu ändern (Dokumentation Credit notes and refunds, Fassung 20.0).

Für Branchen gibt es in Version 20 ein eigenes Paket, Nonprofit Organization. Die Release Notes zu Version 20 nennen dazu nur, dass die Spendenquittungen verbessert wurden; eine Seite der Dokumentation zu 20.0, die dessen Bericht, seine Felder oder seine Texte beschreibt, haben wir nicht gefunden. Wenn Sie dieses Paket einsetzen, prüfen Sie den Ausdruck deshalb Zeile für Zeile gegen das Muster, bevor Sie ihn zum ersten Mal verschicken; die Tabelle weiter unten nennt die Angaben, an denen sich das entscheidet.

Schritt für Schritt: von der vereinnahmten Zuwendung zur Bestätigung

Schritt 1: Spenden und Beiträge getrennt erfassen

Legen Sie für Spenden und für Mitgliedsbeiträge je ein eigenes Produkt an, damit Sie die Zeilen im Bericht auswählen und die beiden Arten trennen können. Die Bestätigung führt beide in derselben Anlage 3 zusammen und kennzeichnet den Beitrag nur in einer eigenen Zeile; wenn in Ihrer Buchhaltung beides in einer Position steckt, sehen Sie im Ausdruck nicht mehr, was was ist. Buchen Sie jede Zuwendung als Kundenrechnung, und lassen Sie Entwürfe nicht stehen: Ein Entwurf ist noch nicht gebucht, ändert sich noch und taugt nicht als Grundlage einer Bestätigung.

Ergebnis: Die Zuwendungen des Zeitraums stehen als gebuchte Rechnungen in der Buchhaltung.

Eine Prüfung an dieser Stelle betrifft die Steuer. Der Umsatzsteuer unterliegen nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt ausführt; eine Zuwendung wird ohne Gegenleistung erbracht, deshalb gehört kein Steuerbetrag auf die Spendenrechnung. Steht trotzdem einer auf dem Beleg, prüfen Sie zwei Dinge getrennt: die Steuerkonfiguration in Odoo – die Steuereinstellung an Produkt, Konto und Kunde – und den tatsächlichen Vorgang. Aus dem Feld allein lässt sich nicht ableiten, dass ein Entgelt vereinbart war; § 14c Abs. 2 UStG regelt den unberechtigten Steuerausweis, bei dem der Aussteller den gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag schuldet, obwohl er zum Ausweis nicht berechtigt ist, und erfasst in Satz 2 Nr. 2 auch den Fall, dass jemand einem als Gutschrift verwendeten Dokument mit Steuerausweis nicht widerspricht, obwohl er keine Lieferung oder sonstige Leistung ausführt. Wie der Vorgang steuerlich zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Schritt 2: Zahlungseingänge abgleichen

Bestätigt wird nur, was der Empfänger tatsächlich vereinnahmt hat, und zwar mit dem Tag des Zuflusses. Gehen Sie deshalb die Rechnungen des Zeitraums durch, bevor Sie den Bericht drucken, und ordnen Sie jeder Rechnung ihren Zahlungseingang zu: Eine offene Rechnung gehört nicht in die Bestätigung, bei einer Teilzahlung steht nur der eingegangene Betrag auf dem Blatt, und eine Rückzahlung mindert den Betrag. Als Tag der Zuwendung tragen Sie den Tag des Eingangs ein; das Rechnungsdatum stimmt damit nur überein, wenn beides auf denselben Tag fällt. Wie Sie Zahlungen den Rechnungen zuordnen, steht im Artikel Bankabstimmung in Odoo.

Ergebnis: Für jede Zuwendung des Zeitraums stehen Betrag und Tag des Zuflusses fest, und offene Posten sind ausgesondert.

Schritt 3: Korrekturen über eine Gutschrift

Ist eine Rechnung zu hoch, falsch adressiert oder doppelt gebucht, ändern Sie sie nicht nachträglich. Öffnen Sie Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Ausgangsrechnungen (Accounting ‣ Customers ‣ Invoices), wählen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Gutschrift (Credit Note). Im Fenster füllen Sie die Begründung (Reason) aus und wählen zwischen Stornieren (Reverse), das einen Entwurf mit den Daten der Rechnung erzeugt, und Reverse and Create invoice, das eine bestätigte Gutschrift samt Abgleich mit der Rechnung und eine neue Rechnung im Entwurf anlegt (Dokumentation Credit notes and refunds, Fassung 20.0).

Ergebnis: Die Korrektur steht als eigener Beleg in der Buchhaltung, und die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. Für die Bestätigung heißt das: Gutschriften sind eigene Belege; ein Bericht, der die Rechnungen eines Zeitraums druckt, erfasst sie nur, wenn Sie die Bedingung im XML ergänzen oder die Gutschrift von Hand gegenrechnen. Ohne diesen Schritt steht in der Bestätigung ein Betrag, der nicht mehr zur Buchhaltung passt.

Schritt 4: Bestätigungsdatensatz anlegen

Eine Bestätigung über einen Zeitraum braucht einen Datensatz außerhalb der Rechnung. Legen Sie ihn in Studio an: ein eigenes Modell mit einem Feld für den Zuwendenden (Kontakt), einem Zeitraum aus Anfang und Ende, einer Belegnummer und einem Feld für die Unterschrift; die Dokumentation zu Studio beschreibt Modelle und die Felder, die Sie beim Anlegen mitnehmen können, etwa Kontaktbezug, Zeitraum und Betrag (Dokumentation Models, modules, and apps, Fassung 20.0).

Ergebnis: ein Datensatz je Zuwendendem und Zeitraum. Legen Sie nicht je Spende einen Datensatz an, sonst entstehen mehrere Dokumente mit gleichem Inhalt.

Schritt 5: Den Bericht an das Muster anpassen

Öffnen Sie einen Bestätigungsdatensatz, klicken Sie auf den Studio-Schalter (Toggle Studio) und dann auf Reports. Die Dokumentation unterscheidet zwei Wege: einen Bericht für ein Modell über New anlegen und dabei den Typ Extern, Intern oder Blank wählen, der nur bestimmt, was in Kopf- und Fußzeile steht, oder einen vorhandenen Bericht über das Symbol mit den drei Punkten oben rechts duplizieren, was sie für Änderungen am Standardbericht ausdrücklich empfiehlt (Dokumentation PDF reports, Fassung 20.0). Für das eigene Modell aus Schritt 4 gibt es keinen Standardbericht; legen Sie den ersten Bericht deshalb über New an. Im Berichtseditor ändern Sie statischen Text direkt, Felder und Tabellen fügen Sie über den Schrägstrich-Befehl ein, Bedingungen nur im XML (Edit sources); links stehen unter anderem Show in print menu, Reload from attachment und Print preview.

Für die Bestätigung genügt der Editor nicht, weil Wortlaut und Reihenfolge des Musters eingehalten werden müssen (Nr. 2) und die meisten Angaben feste Texte mit Lücken sind. Schreiben Sie die Vorlage deshalb über Edit sources neu und halten Sie sich an das geöffnete Muster; wie Berichte und Vorlagen im Allgemeinen aufgebaut sind, steht im Artikel PDF-Berichte und Vorlagen in Odoo anpassen. Setzen Sie am Ende Show in print menu, damit der Bericht im Formular unter dem Zahnrad-Symbol im Druckmenü erscheint.

Ergebnis: Der Ausdruck enthält die Passagen des Musters in seiner Reihenfolge, und der Bericht steht im Druckmenü.

Schritt 6: Den Ausdruck prüfen

Drucken Sie den Bericht und legen Sie den Ausdruck neben das Muster. Vergleichen Sie Zeile für Zeile: Aussteller, Zuwendender, Betrag in Ziffern und Buchstaben, Zweck, Freistellungsbescheid oder Feststellung, Verzichtzeile, Haftungshinweis, Ort, Datum und Unterschrift. Prüfen Sie außerdem, dass der Ausdruck eine DIN-A-4-Seite nicht überschreitet (Nr. 2). Wird er länger, kürzen Sie nicht die vorgeschriebenen Passagen: Wortwahl und Reihenfolge der Musterpassagen sind beizubehalten, Umformulierungen sind unzulässig, und die Hinweise zu Haftung und Anerkennung sind stets zu übernehmen (Nr. 1 und 2). Streichen Sie zuerst Ihre eigenen Zusätze – Danksagungen und Werbung gehören ohnehin nicht auf die Vorderseite – und dann die Angaben, die im Einzelfall nicht einschlägig sind, etwa die nicht zutreffende der beiden Alternativzeilen zum Freistellungsbescheid und zur Feststellung nach § 60a AO (Nr. 1). Das Papierformat am Bericht ist dafür nicht der Hebel.

Ergebnis: Der Ausdruck ist die Bestätigung, die der Zuwendende beim Finanzamt vorlegt.

Schritt 7: Versenden und das Doppel ablegen

Versenden Sie die Bestätigung als PDF und bewahren Sie ein Doppel auf (§ 50 Abs. 7 Satz 1 EStDV); nach Nr. 11 des Schreibens darf es elektronisch gespeichert werden. Mit der Studio-Option Reload from attachment legt Odoo den Bericht beim ersten Erzeugen als Anhang am Datensatz ab und lädt später diese Fassung, sodass ein versandtes Dokument nicht unbemerkt neu entsteht (Dokumentation PDF reports, Fassung 20.0).

Feld für Feld: vom Muster zu den Daten in Odoo

Die Tabelle ordnet die Angaben der Anlage 3 (Geldzuwendung/Mitgliedsbeitrag an eine steuerbegünstigte Einrichtung) und der Anlage 14 (Sammelbestätigung) den Daten zu, die in Odoo 20.0 aus Rechnungen und ihren Zahlungseingängen, Kontakten und Firmenangaben vorliegen. Die letzte Spalte nennt, was Sie selbst eintragen oder prüfen, weil Odoo die Angabe nicht kennt oder nicht ableitet.

Angabe im Muster	Woher in Odoo	Was Sie eintragen oder prüfen
Aussteller: Bezeichnung und Anschrift	Firmenangaben der Gesellschaft, Kopf des externen Berichts	Name, Zusatz und Anschrift wie im Freistellungsbescheid; Kopf und Fuß gelten für alle Berichte der Firma
Name und Anschrift des Zuwendenden	Kontakt, den die Rechnung als Kunde trägt	vollständige Anschrift, kein abgekürzter Kontaktname
Betrag der Zuwendung in Ziffern	tatsächlich zugeflossene Beträge der Rechnungen des Zeitraums	nur vereinnahmte Beträge: offene Rechnungen weglassen, Teilzahlungen mit dem eingegangenen Betrag, Rückzahlungen abziehen, Gutschriften gegenrechnen; kein Steuerbetrag auf dem Beleg, steht trotzdem einer, Steuerkonfiguration und Vorgang prüfen (Schritt 1); Währung und Rundung prüfen
Betrag der Zuwendung in Buchstaben	kein Feld	eigenes Feld in Studio anlegen oder von Hand eintragen; Nr. 5 lässt die Benennung einzelner Ziffern mit entwerteten Leerräumen zu
Tag der Zuwendung beziehungsweise Zeitraum der Sammelbestätigung	Zahlungsdatum des Zuflusses, Datums- und Zeitraumfeld am Datensatz	der Tag der Zuwendung ist der Zufluss, nicht zwingend das Rechnungsdatum; bei der Sammelbestätigung muss der Zeitraum die Zuflusstage umfassen
Zeile Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen (Ja/Nein)	kein Feld	stets aufnehmen und ankreuzen, auch bei Nein (Nr. 7)
Zeile Freistellungsbescheid: Zweck, Finanzamt, Steuernummer, Datum, letzter Veranlagungszeitraum	kein Feld	aus dem Bescheid übernehmen; Fristen nach § 63 Abs. 5 AO
Zeile Feststellung nach § 60a AO als Alternative	kein Feld	Bescheiddatum und Zweck, und nur solange kein Freistellungsbescheid vorliegt
Satz, dass die Zuwendung nur zur Förderung des angegebenen Zwecks verwendet wird	kein Feld	Zweck wie in Satzung und Bescheid, nicht frei formuliert
Zeile für Einrichtungen mit nicht abziehbaren Mitgliedsbeiträgen	kein Feld	nur einschlägig, wenn Ihre Mitgliedsbeiträge nicht abziehbar sind (§ 10b Abs. 1 Satz 8 EStG)
Haftungshinweis und Hinweis auf die Frist nach § 63 Abs. 5 AO	kein Feld	beide Hinweise stets aufnehmen (Nr. 1)
Ort, Datum und Unterschrift	Ort aus der Firmenanschrift, Datum aus einem Datumsfeld am Datensatz	unterschreiben; ob eine maschinell erzeugte Unterschrift genügt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung (Nr. 10, R 10b.1 Abs. 4 EStR)
Nur Anlage 14: Satz, dass über die enthaltenen Zuwendungen keine weiteren Bestätigungen ausgestellt wurden	kein Feld	fester Text; nur unterschreiben, wenn es zutrifft
Nur Anlage 14: Anlage zur Sammelbestätigung	Zeilentabelle des Berichts	Spalten wie im Muster: Datum der Zuwendung, Art der Zuwendung (Geldzuwendung/Mitgliedsbeitrag), Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen (ja/nein), Betrag; Gesamtsumme gleich Betrag in der Bestätigung (Nr. 9)

Was ein Bericht aus Rechnungen nicht leistet

• Zahlungseingang. Ein Bericht, der die Rechnungszeilen eines Zeitraums druckt, gibt Rechnungsbeträge wieder; ob und wann gezahlt wurde, steht in einem solchen Ausdruck nicht. Offene Rechnungen, Teilzahlungen und Rückzahlungen sind deshalb vor dem Druck auszusondern oder zu berichtigen, denn § 50 Abs. 7 Satz 1 EStDV verlangt die Aufzeichnung der Vereinnahmung und das Muster fragt Betrag und Tag der tatsächlichen Zuwendung ab.
• Sachzuwendung. Die Anlage 4 verlangt die genaue Bezeichnung des Gegenstands mit Alter, Zustand und historischem Kaufpreis, die Herkunft aus Betriebs- oder Privatvermögen und die Angabe, welche Unterlagen der Wertermittlung dienten; den Wert bestimmen § 10b Abs. 3 Sätze 2 bis 4 EStG, und nach § 50 Abs. 7 Satz 3 EStDV müssen sich die Grundlagen des bestätigten Werts aus Ihren Aufzeichnungen ergeben. Eine Rechnungszeile enthält nur einen Betrag, deshalb brauchen Sie dafür einen eigenen Datensatz mit diesen Feldern.
• Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen. § 10b Abs. 3 Satz 5 EStG lässt Aufwendungen nur abziehen, wenn ein Erstattungsanspruch durch Vertrag oder Satzung eingeräumt und auf die Erstattung verzichtet worden ist, und Satz 6 verlangt, dass der Anspruch nicht unter der Bedingung des Verzichts eingeräumt wurde. Die Musterzeile dafür trägt niemand für Sie ein (Nr. 7).
• Sammelbestätigung nach Anlage 14. Sie verlangt Zeitraum, Gesamtbetrag in Ziffern und Buchstaben, den Satz, dass keine weiteren Bestätigungen ausgestellt wurden, und die Aufschlüsselung auf einer Anlage (Nr. 9). Prüfen Sie, ob Ihr Bericht diese Passagen enthält; ein Bericht, der nur eine Zeilentabelle druckt, ist keine Sammelbestätigung.
• Mitgliedsbeiträge. Für sie gilt dieselbe Anlage 3, aber mit der Zeile für Einrichtungen, deren Mitgliedsbeiträge steuerlich nicht abziehbar sind; § 10b Abs. 1 Satz 8 EStG nimmt unter anderem Beiträge an Körperschaften, die den Sport fördern, vom Abzug aus. Ist die Zeile bei Ihnen einschlägig, muss sie auf das Blatt, sonst fehlt eine Angabe des Einzelfalls.
• Zuwendungen bis 300 Euro. Übersteigt eine Zuwendung 300 Euro nicht, genügt statt der Bestätigung der Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung eines Kreditinstituts, wenn der Empfänger eine inländische juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine inländische öffentliche Dienststelle ist oder eine Körperschaft im Sinne des § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG, deren steuerbegünstigter Zweck und Freistellungsangaben auf einem von ihr hergestellten Beleg aufgedruckt sind und auf dem angegeben ist, ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt; diesen Beleg bewahrt der Zuwendende zusätzlich auf (§ 50 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 Buchst. a und b, Sätze 2 und 3 EStDV). Aus der Buchungsbestätigung müssen Name und Kontonummer von Auftraggeber und Empfänger, der Betrag, der Buchungstag und die tatsächliche Durchführung der Zahlung ersichtlich sein. Für politische Parteien gilt Buchst. c. Die Grenze liegt seit 2020 bei 300 Euro, bis zum 31. Dezember 2019 lag sie bei 200 Euro.
• Elektronische Übermittlung an das Finanzamt. § 50 Abs. 2 EStDV erlaubt es dem Zuwendenden, den Empfänger zu bevollmächtigen, die Bestätigung nach § 93c AO zu übermitteln; dafür muss der Zuwendende seine Identifikationsnummer mitteilen. Eine Funktion dafür haben wir in den geöffneten Dokumentationsseiten zu 20.0 nicht gefunden.
• Nicht im Inland ansässige Empfänger. Sie dürfen nur bestätigen, wenn sie im Zuwendungsempfängerregister nach § 60b AO stehen (§ 50 Abs. 1 Sätze 2 und 3 EStDV, erstmals anzuwenden auf Zuwendungen, die nach dem 31. Dezember 2024 zufließen).
• Andere Empfängerarten. Für juristische Personen des öffentlichen Rechts und für Stiftungen des öffentlichen und privaten Rechts gelten eigene Muster: Anlagen 1 und 2, Anlagen 9 bis 12, Sammelbestätigungen in den Anlagen 13 und 15 bis 18. Die Empfängerart wählen Sie außerhalb von Odoo; der Bericht druckt das Muster, das Sie ihm geben.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Der Ausdruck passt zur Empfängerart: für eine steuerbegünstigte Einrichtung die Anlage 3, für eine Sammelbestätigung die Anlage 14, für eine Stiftung oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts deren eigenes Muster.
• Der Ausstellerblock stimmt mit dem Freistellungsbescheid überein, und dessen Datum liegt nach § 63 Abs. 5 AO innerhalb von fünf Jahren, ersatzweise die Feststellung nach § 60a Abs. 1 AO innerhalb von drei Kalenderjahren.
• Die Hinweise zu Haftung und Anerkennung stehen vollständig auf dem Blatt, die Verzichtzeile ist angekreuzt, und der Ausdruck umfasst eine Seite.
• Der Betrag steht in Ziffern und in Buchstaben, entspricht der Summe der im Zeitraum tatsächlich zugeflossenen Zuwendungen und berücksichtigt Teilzahlungen und Rückzahlungen; Gutschriften sind abgezogen.
• In der Summe steht keine offene Rechnung: Jede Rechnung ist gegen ihren Zahlungseingang geprüft, und der Tag der Zuwendung ist der Tag des Zuflusses.
• Zeitraum und Zuwendender am Datensatz passen zum Ausdruck; für denselben Zuwendenden und denselben Zeitraum gibt es nur einen Datensatz.
• Auf der Spendenrechnung steht kein Steuerbetrag; steht trotzdem einer, sind die Steuerkonfiguration an Produkt, Konto und Kunde und der tatsächliche Vorgang geprüft, und der Ausweis ist nicht als Entgelt gedeutet (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG, § 14c Abs. 2 UStG).
• Das versandte PDF ist als Anhang am Datensatz gespeichert, damit das Doppel später unverändert vorliegt.
• Für jede Zeile der Tabelle oben steht eine Entscheidung: entweder die Angabe wird gedruckt oder Sie tragen sie von Hand ein.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Der Bericht steht nicht im Druckmenü	Show in print menu ist am Bericht nicht gesetzt	In Studio am Bericht Show in print menu einschalten
Nach dem Upgrade fehlen die Änderungen am Bericht oder der Bericht ist defekt	Die Dokumentation warnt, dass direkte XML-Änderungen beim Upgrade zu Problemen führen können	Änderungen aus der alten Datenbank übernehmen und den Bericht nach jedem Upgrade prüfen
Eine Gutschrift fehlt in der Summe	Gutschriften sind eigene Belege; ein Bericht über die Rechnungen eines Zeitraums liest sie nur, wenn Sie es einbauen	Bedingung im XML ergänzen oder die Gutschrift von Hand gegenrechnen
Der Betrag stimmt nicht mit dem Kontoauszug überein	In der Summe stehen Rechnungen ohne Zahlungseingang, Teilzahlungen mit dem vollen Betrag oder erstattete Beträge	Vor dem Druck gegen die Zahlungseingänge abgleichen und nur vereinnahmte Beträge bestätigen
Der Ausdruck passt nicht auf eine Seite	Nr. 2 begrenzt die Bestätigung auf eine DIN-A-4-Seite	Eigene Zusätze und nicht einschlägige Angaben entfernen; die vorgeschriebenen Passagen weder kürzen noch umformulieren (Nr. 1 und 2), das Papierformat nicht verkleinern
Im Kopf steht eine andere Anschrift als im Bescheid	Kopf und Fuß kommen aus dem Dokumentlayout der Firma und gelten für alle Berichte	Firmenangaben und Dokumentlayout unter Einstellungen ‣ Unternehmen korrigieren
Der Ausdruck zeigt ein anderes Datum als der Versandtag	Der Bericht druckt das Datumsfeld, das Sie einsetzen	Feld prüfen und den Datensatz erst am Tag der Ausstellung erzeugen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welches Datum als Tag der Zuwendung gilt, wie eine Sachzuwendung zu bewerten ist und ob eine maschinell erzeugte Unterschrift für Ihre Bestätigungen ausreicht; Nr. 10 des Schreibens verweist dafür auf R 10b.1 Abs. 4 EStR.

Holen Sie einen Odoo-Partner oder Ihre Entwicklung dazu, wenn die Bestätigung in einem eigenen Modul statt in einem Studio-Bericht entstehen soll oder wenn mehrere Berichte und Ansichten zu ändern sind. Die Feld- und Ansichtsanpassung beschreibt der Artikel Studio: Felder, Ansichten und Berichte, den Aufbau eines Vereins in Odoo der Artikel Odoo im Verein.