Odoo im Verein: Mitglieder, Beiträge, Veranstaltungen

Ein Verein bringt drei Dinge zusammen: Eine Person ist Mitglied, sie zahlt dafür einen Beitrag, und sie nimmt an einer Veranstaltung teil, deren Erlös in der Buchhaltung landet. Odoo 20.0 bildet jeden Punkt mit einem eigenen Baustein ab, verbunden über den Kontakt. Die Mitgliedschaft selbst läuft über einen Verkaufsauftrag oder ein Abonnement; ein Feld für Beginn, Laufzeit und Kündigung am Kontakt führt der Community-Code des Moduls im Zweig 20.0 nicht, ein Enterprise-Befund dazu liegt nicht vor.

Worauf es ankommt

Mitglied. Ein Mitglied ist ein Kontakt. Das Modul Partnership/Membership ergänzt ihn um eine Stufe (grade_id); eine Stufe trägt Name, Reihenfolge, Firma und eine Standard-Preisliste. Laut Dokumentation 20.0 verkauft das Modul Mitgliedschaften über Verkaufsaufträge oder Abonnementprodukte, weist Stufen zu, erstellt Mitgliederlisten und zeigt Mitgliedschaftsverlängerungen und -abläufe. Aktiviert wird es unter CRM ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Abschnitt CRM; die Stufen liegen danach unter CRM ‣ Konfiguration ‣ Members, wobei der Menüname dem Feld Mitgliederbezeichnung des Unternehmens folgt (Standard: Members).

Beitrag. Aus dem Beitrag wird eine wiederkehrende Rechnung. Der wiederkehrende Plan bestimmt den Abrechnungszeitraum in Wochen, Monaten oder Jahren — die Einheit Tage ist gesperrt —, die Option Automatische Schließung beendet ein Abonnement nach einer Anzahl Tagen ohne Zahlung, und mit der Option Schließbar im Bereich Selbstverwaltung kündigen Mitglieder selbst, zu einem gewählten Datum oder am Ende der laufenden Verlängerungsperiode. Eine Beitragsordnung mit Fristen und Ermäßigungen bilden Sie über Produkte, Preislisten und den wiederkehrenden Plan ab; die Einrichtung steht unter Abonnements einrichten.

Veranstaltung. Die App Veranstaltungen führt Datum, Ort und den Reiter Tickets mit den Ticketstufen; verkauft wird über Verkaufsauftrag, Kassensystem oder Website, je nachdem, ob in den Einstellungen Tickets mit Verkauf, Tickets mit Kassensystem oder Online-Ticketing aktiviert ist. Ein Mitgliedspreis entsteht über die Preisliste der Stufe, deren Preisregeln laut Dokumentation vor und nach dem Verkauf greifen; die Technik steht unter Veranstaltungen mit Odoo.

Sphäre. Ob eine Einnahme in den ideellen Bereich, in einen Zweckbetrieb oder in einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehört, entscheidet über Steuer und Satz; Odoo fragt das an keiner Stelle ab. Die Zuordnung entsteht über Konto und Kostenstelle; die Kostenrechnung schalten Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen ein, und Buchhaltung wie Kostenrechnung gibt es nur in Enterprise. Setzen Sie die Standardanwendbarkeit eines Kostenstellenplans auf Erforderlich, lässt sich keine Buchung ohne Kostenstelle bestätigen.

Was Standard und Module abdecken

Die Tabelle stellt jedem Bedarf gegenüber, was der Standard mitbringt und was offen bleibt.

Bedarf	Standard in Odoo 20.0	was offen bleibt
Mitgliederstamm	Kontakte und Modul Partnership/Membership: Stufe am Kontakt, Stufe mit Standard-Preisliste; Mitgliederlisten, Status- und Abwanderungsauswertungen	kein Feld für Beginn, Ende oder Kündigung am Kontakt (Befund aus dem Community-Code, Zweig 20.0)
Beitragslauf	Abonnements mit wiederkehrendem Plan (nur Enterprise); in Community Rechnung je Zeitraum von Hand	Beitragsordnung und Ermäßigung bleiben Konfiguration
Spenden	Rechnung oder Barbeleg; Spenden im E-Commerce-Warenkorb, wiederkehrende Spenden über Abonnements und damit nur in Enterprise (Release Notes 20); Spenden-Snippet im Website-Builder	für die Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Vordruck nennt die Dokumentation 20.0 keinen Bericht
Veranstaltungen	Veranstaltungen in beiden Editionen: Ticketstufen, Verkauf über Auftrag, Kasse oder Website	eine Mitgliederprüfung am Ticket ist nicht dokumentiert, nur ein Preis über die Preisliste
Spesen der Helfenden	Spesen in beiden Editionen, Abrechnung je Mitarbeitendem	ohne Mitarbeiterdatensatz bleibt die Eingangsrechnung
Steuersphären	Konten und Kostenstellen; Buchhaltung mit Kostenrechnung nur Enterprise	die Zuordnung jeder Buchung bleibt Ihre Arbeit
Beitritt und Unterlagen	Website-Formular in beiden Editionen; Dokumente und Sign nur Enterprise	Mitgliedsantrag mit Beschluss ist kein Standardvorgang

Für das Branchenpaket Nonprofit Organization nennen die Release Notes zur Version 20 zwei Änderungen: Die Spendenquittungen wurden verbessert, und die Möglichkeit, Petitionen zu organisieren, wurde entfernt. Eine Dokumentationsseite zu den Branchenpaketen führt das Inhaltsverzeichnis der Version 20.0 nicht; welche Funktionen ein Paket mitbringt, prüfen Sie in einer Testdatenbank.

Drittanbieter-Module aus dem Apps Store oder von der OCA sind eine eigene Kategorie und nicht Gegenstand dieses Artikels; auf Odoo Online fallen sie aus, weil die Datenbank laut Dokumentation nicht mit benutzerdefinierten Modulen kompatibel ist. Welche Apps eine Edition enthält, steht unter Community oder Enterprise.

Die Steuersphären und was in DACH gilt

In Deutschland und Österreich entscheidet der Bereich über die Steuer; in der Schweiz setzt das Zivilgesetzbuch den Rahmen.

Land	Punkt	Norm	in Odoo
Deutschland	Einnahmen aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben, die keine Zweckbetriebe sind, bleiben bis 50.000 Euro im Jahr von Körperschaft- und Gewerbesteuer frei; maßgeblich sind die Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer, und mehrere solcher Betriebe werden zusammengefasst	§ 64 Abs. 2 und Abs. 3 AO; die Grenze von 50.000 Euro gilt erstmals für den Veranlagungszeitraum 2026	Kostenstelle und getrennte Erlöskonten
Deutschland	Zweckbetrieb nur, wenn der Betrieb den satzungsmäßigen Zwecken dient, die Zwecke anders nicht erreichbar sind und kein größerer Wettbewerb entsteht	§ 65 AO	keine Prüfung
Deutschland	Sportliche Veranstaltungen eines Sportvereins sind bis 50.000 Euro Einnahmen im Jahr einschließlich Umsatzsteuer ein Zweckbetrieb; Speisen, Getränke und Werbung gehören nicht dazu	§ 67a Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO	Veranstaltungs- und Werbeerlös trennen
Deutschland	7 Prozent für Leistungen von Körperschaften, die ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen, nicht im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb; für Zweckbetriebe nach §§ 66 bis 68 AO nur, wenn sie nicht in erster Linie der Erzielung zusätzlicher Einnahmen durch Umsätze im unmittelbaren Wettbewerb dienen oder der Verein damit seine satzungsmäßigen Zwecke selbst verwirklicht	§ 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a Sätze 1 bis 4 UStG	Steuersatz am Produkt
Deutschland	Zuwendungen sind mit einer Zuwendungsbestätigung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abziehbar oder mit den in den Absätzen 4 bis 6 bezeichneten Unterlagen; für Zuwendungen bis 300 Euro genügen Bareinzahlungsbeleg oder Buchungsbestätigung des Kreditinstituts mit den Angaben nach Satz 2, bei einem steuerbegünstigten Empfänger nach Buchst. b zusätzlich ein von ihm hergestellter Beleg mit dem steuerbegünstigten Zweck, den Freistellungsangaben und der Angabe, ob Spende oder Mitgliedsbeitrag, den der Zuwendende aufbewahrt	§ 50 Abs. 1 Satz 1, Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 Buchst. a und b, Sätze 2 und 3 EStDV	eigener Bericht, siehe Zuwendungsbestätigung aus Odoo
Deutschland	Mittel spätestens in den zwei folgenden Kalender- oder Wirtschaftsjahren verwenden; ausgenommen sind Körperschaften mit jährlichen Einnahmen bis 100.000 Euro	§ 55 Abs. 1 Nr. 5 Sätze 3 und 4 AO	Frist als Aktivität am Verein
Deutschland	Das Vereinsregister enthält Name, Sitz, Tag der Satzung und die Vorstandsmitglieder, keine Mitgliederdaten	§ 64 BGB	Kontakte bleiben Ihre Datenbasis
Österreich	Begünstigt nur, wenn der Verein nach Rechtsgrundlage und tatsächlicher Geschäftsführung ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke fördert	§ 34 Abs. 1 BAO	keine Prüfung
Österreich	Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb macht nur hinsichtlich dieses Betriebs steuerpflichtig, wenn er Mittel zum Zweck ist	§ 45 Abs. 1 BAO	Kostenstelle je Betrieb
Österreich	Umsätze aus Gewerbe- und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben bis 100.000 Euro im Veranlagungszeitraum lassen die Begünstigungen unberührt, wenn die Überschüsse den Zwecken dienen	§ 45a BAO	Auswertung über Kostenstellen
Österreich	Von der Körperschaftsteuer befreit, wenn der Verein nach §§ 34 bis 47 BAO gemeinnützigen Zwecken dient	§ 5 Abs. 1 Z 6 KStG 1988	keine Prüfung
Schweiz	Vereine mit nicht wirtschaftlicher Aufgabe erlangen die Persönlichkeit mit schriftlichen Statuten, die Zweck, Mittel und Organisation nennen	Art. 60 ZGB	Statuten als Dokument
Schweiz	Zur Handelsregistereintragung verpflichtete Vereine führen ein Mitgliederverzeichnis mit Namen und Adresse, Zugriff in der Schweiz jederzeit, Aufbewahrung fünf Jahre nach der Streichung	Art. 61a ZGB	Kontakte plus Aufbewahrungsregel
Schweiz	Der Vorstand führt die Geschäftsbücher; die Vorschriften des Obligationenrechts über Buchführung und Rechnungslegung gelten sinngemäß	Art. 69a ZGB	Buchhaltung
Schweiz	Ordentliche Revision, wenn zwei der drei Größen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschritten werden: Bilanzsumme 10 Millionen Franken, Umsatzerlös 20 Millionen Franken, 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt	Art. 69b Abs. 1 ZGB	keine Prüfung

Der Satz von 7 Prozent hängt an mehreren Bedingungen, die Odoo nicht prüft: Die Leistung muss von einer Körperschaft nach §§ 51 bis 68 AO kommen, darf nicht in einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb anfallen (§ 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a Sätze 1 und 2 UStG) und unterliegt für Zweckbetriebe nach §§ 66 bis 68 AO zusätzlich Satz 3. Danach gilt der ermäßigte Satz nur, wenn der Zweckbetrieb nicht in erster Linie der Erzielung zusätzlicher Einnahmen durch Umsätze dient, die in unmittelbarem Wettbewerb mit dem allgemeinen Steuersatz unterliegenden Leistungen anderer Unternehmer stehen, oder wenn die Körperschaft mit diesen Leistungen ihre steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke selbst verwirklicht; das ist nach Satz 4 der Fall, wenn die Leistungsempfänger oder die an der Leistung beteiligten Personen vom steuerbegünstigten Zweck der Einrichtung erfasst werden. Ob ein Mitgliedsbeitrag steuerbar ist, ist eine andere Frage: Steuerbar sind nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG Leistungen gegen Entgelt; beim Beitrag ohne Gegenleistung fehlt es daran. Klären Sie diese Abgrenzung mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie einen Steuersatz setzen.

Beispielrechnung

Ein Sportverein mit erfundenen Beträgen: 200 Erwachsene zahlen 60 Euro Beitrag, 100 Jugendliche 30 Euro, dazu 5.000 Euro Spenden, 1.200 Euro Eintritt bei einer sportlichen Veranstaltung (400 × 3 Euro) und 2.500 Euro Bandenwerbung. Beispielannahme: Der Eintritt wird bei einem Heimspiel erhoben, das eine sportliche Veranstaltung des Vereins ist; Speisen und Getränke sind in dem Betrag nicht enthalten, und die Werbung hängt nicht mit der Veranstaltung zusammen.

Position	Betrag	Bereich in Deutschland
200 Erwachsene × 60 Euro	12.000 Euro	ideeller Bereich
100 Jugendliche × 30 Euro	3.000 Euro	ideeller Bereich
Spenden	5.000 Euro	ideeller Bereich
Eintritt Heimspiel, 400 × 3 Euro	1.200 Euro	Zweckbetrieb nach § 67a Abs. 1 AO (Beispielannahme)
Bandenwerbung	2.500 Euro	wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Summe der Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs (einschließlich Umsatzsteuer)	2.500 Euro	unter 50.000 Euro, § 64 Abs. 3 AO

In Odoo entstehen daraus drei Kostenstellen und zwei Steuersätze. Für den Eintritt sind es 7 Prozent nur, wenn zusätzlich die Bedingung des § 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a Satz 3 UStG erfüllt ist, also der Zweckbetrieb nicht in erster Linie zusätzliche Einnahmen im unmittelbaren Wettbewerb erzielt oder der Verein damit seine satzungsmäßigen Zwecke selbst verwirklicht; trifft das nicht zu, bleiben es 19 Prozent. Die Werbung liegt im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und trägt 19 Prozent. Beiträge und Spenden tragen keinen Steuersatz, solange sie keine Gegenleistung sind. In Österreich prüft derselbe Verein die Aufteilung an § 45a BAO: 2.500 Euro lägen weit unter 100.000 Euro.

Typische Fehler

• Der Beitrag läuft ohne Enddatum weiter. Die Automatische Schließung beendet ein Abonnement nur, wenn keine Zahlung eingeht. Eine Kündigung zum 31. Dezember erfassen Sie mit Schließen und dem Feld Wann, sonst verlängert sich das Abonnement.
• Die Stufe fehlt am Kontakt. Dann gilt die Preisliste, die Sie direkt am Kontakt hinterlegen. Setzen Sie eine Stufe mit Standard-Preisliste, übernimmt Odoo diese Preisliste. Im Community-Code (Zweig 20.0, res.partner.write) weist Odoo einen Fehler aus, wenn im selben Schreibvorgang eine Stufe mit Standard-Preisliste und eine davon abweichende Preisliste am Kontakt gesetzt werden; gegen eine später allein geänderte Preisliste belegt der Code keine Sperre. Prüfen Sie die Preisliste deshalb nach dem Setzen der Stufe.
• Alle Erlöse auf einem Konto. Dann lässt sich keine Sphäre ableiten; legen Sie je Bereich eine Kostenstelle an.
• Die Veranstaltung hat kein Ticketprodukt. Für Verkauf über Auftrag und Kasse braucht das Produkt die Produktart Dienstleistung und Bei Auftrag erstellen gleich Veranstaltungsregistrierung.

So gehen Sie vor

1. Entscheiden Sie die Edition vorab: Kontakte, Veranstaltungen, Spesen und Umfragen gibt es in beiden Editionen, Abonnements, Buchhaltung mit Kostenrechnung, Dokumente, Sign und Studio nur in Enterprise.
2. Aktivieren Sie das Modul Mitgliedschaft/Partnerschaft unter CRM ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, legen Sie je Bereich eine Kostenstelle an und setzen Sie den Kostenstellenplan auf Erforderlich; richten Sie die Mitgliedsstufen unter CRM ‣ Konfiguration ‣ Members mit je einer Preisliste ein.
3. Legen Sie je Beitragsart ein Abo-Produkt mit wiederkehrendem Plan an und tragen Sie je Veranstaltung die Ticketstufen mit Produkt ein; prüfen Sie beides an einer Testrechnung.
4. Halten Sie Spenden getrennt von Beiträgen und prüfen Sie vor dem Versand einer Zuwendungsbestätigung den Zahlungseingang, nicht die gebuchte Rechnung.