Urlaub und Abwesenheiten in Odoo verwalten

Was Sie vorab brauchen

Die Anleitung beschreibt Odoo 20.0; abweichende Menünamen der Version 19.0 stehen beim jeweiligen Schritt.

• Die Apps Abwesenheiten (Time Off) und Mitarbeiter. Nach dem Editionsvergleich von Odoo S.A. gehört die App Abwesenheiten zu Community und Enterprise.
• Die zugesagten Urlaubstage je Mitarbeiter und die Regeln Ihres Betriebs: Urlaubsjahr, Genehmigungsweg, Nachweise.
• Die Feiertage der Standorte. Die Dokumentation der Version 20.0 hält fest, dass Odoo keine Feiertage vorab anlegt; Sie tragen sie selbst ein.
• Die gesetzliche Untergrenze für Ihr Land; die Tabelle im nächsten Abschnitt nennt sie.
• Eine Rolle mit Abwesenheitsrechten für Konfiguration und Genehmigung: Die Seite Urlaubsansprüche sehen laut Dokumentation nur Benutzer mit den Rechten eines Time Off Officer oder Administrators. Eigene Anträge kann ein interner Benutzer mit Zugriff auf die App stellen; die Benutzerberechtigung Keine für Abwesenheiten verhindert nach den Release Notes 20.0 den Zugriff auf die App.

Gesetzliche Urlaubstage in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Die folgende Tabelle zeigt die gesetzliche Untergrenze. Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag können mehr zusagen. In Deutschland lässt sich § 3 Abs. 1 BUrlG nicht zulasten der Beschäftigten abbedingen (§ 13 Abs. 1 BUrlG).

Land	Gesetzliche Untergrenze	Grundlage	Arbeitstage bei Fünftagewoche (Rechenweg)
Deutschland	24 Werktage je Kalenderjahr	§ 3 Abs. 1 BUrlG; Werktage: § 3 Abs. 2 BUrlG	24 ÷ 6 × 5 = 20 Arbeitstage
Österreich	30 Werktage je Arbeitsjahr bei einer Dienstzeit von weniger als 25 Jahren; 36 Werktage nach Vollendung des 25. Dienstjahres	§ 2 Abs. 1 UrlG	30 ÷ 6 × 5 = 25 Arbeitstage; 36 ÷ 6 × 5 = 30 Arbeitstage
Schweiz	vier Wochen je Dienstjahr; fünf Wochen bis zum vollendeten 20. Altersjahr	Art. 329a Abs. 1 OR	20 Arbeitstage; 25 Arbeitstage

In Deutschland gelten als Werktage alle Kalendertage, die keine Sonn- oder gesetzlichen Feiertage sind (§ 3 Abs. 2 BUrlG). Die Umrechnung in der letzten Spalte setzt eine Woche mit sechs Werktagen voraus und ist ein Rechenweg, keine Zahl aus dem Gesetz; in der Schweiz heisst der Urlaub Ferien. Der deutsche Mindesturlaub steht seit dem 1. Januar 1963 in § 3 Abs. 1 BUrlG (Inkrafttreten des Gesetzes, § 16 BUrlG).

Massgebend sind die vereinbarten Arbeitstage je Woche, nicht die Zahl der Wochenstunden: Wer an drei Tagen je Woche arbeitet, braucht für eine Urlaubswoche drei Urlaubstage, und der deutsche Mindesturlaub von 24 Werktagen entspricht bei einer Dreibetagewoche 12 Arbeitstagen (Rechenweg 24 ÷ 6 × 3 = 12). Tragen Sie den Anspruch so ein, wie er für die vereinbarten Arbeitstage gilt. Odoo zählt die Dauer eines Urlaubs nach dem Arbeitsplan der Person, wenn Tage zählen als auf Arbeitstage steht.

Zeitart für den gesetzlichen Urlaub einstellen

Legen Sie für den gesetzlichen Urlaub eine eigene Zeitart an, statt eine mitgelieferte Art zu ändern. Die Tabelle nennt die Felder der Zeitart in Odoo 20.0; Sie finden sie unter Abwesenheiten ‣ Konfiguration ‣ Zeitarten (in Odoo 19.0 hiess der Menüpunkt Time Off Types).

Feld in der Zeitart	Einstellung für die Urlaubsart (Odoo 20.0)	Wirkung
Name	zum Beispiel Urlaub	Bezeichnung im Antrag, im Kalender und in den Berichten
Land	Deutschland, Österreich oder Schweiz	nur in Datenbanken mit mehreren Ländern sichtbar; leer gilt die Art für alle Länder
Einheit (Unit)	Tage	Ansprüche und Anträge werden in Tagen geführt, nicht in Stunden
Art der Dauer (Duration Type)	Ganzer Tag; Halber Tag, wenn halbe Tage möglich sein sollen	legt fest, in welchen Schritten beantragt wird
Erfordert Anspruch (Requires Allocation)	aktiv	ohne Zuweisung mit gültigem Zeitraum lässt Odoo keinen Antrag zu; ist die Option aus, prüft Odoo den Saldo nicht
Mitarbeiteranfragen erlauben (Allow Employee Requests)	nach Ihrer Regelung	Mitarbeitende können zusätzliche Tage selbst beantragen
Validierung von Abwesenheiten (Time Off Validation)	eine der vier Stufen	legt fest, ob und wer Anträge genehmigt
Genehmigung (Approval)	eine der vier Stufen	gilt für Anträge auf zusätzlichen Anspruch
Gesetzliche Feiertage ignorieren (Ignore Public Holidays)	aus lassen und die angezeigte Dauer im Antrag prüfen	Im Community-Zweig 20.0 zählt ein hinterlegter Feiertag im Antragszeitraum mit, sobald die Option aktiv ist; ohne die Option bleibt er aus der Dauer. Die Dokumentation der Version 20.0 beschreibt die Option umgekehrt
Tage zählen als (Count Days as)	Arbeitstage	die Dauer richtet sich nach dem Arbeitsplan der Person, nicht nach Kalendertagen
Negative zulassen (Allow Negative)	aus, wenn Sie Anträge über den Saldo hinaus nicht zulassen wollen	greift nur, wenn Erfordert Anspruch aktiv ist; dann weist Odoo einen Antrag über den verfügbaren Saldo ohne diese Option zurück, und mit der Option und einem Höchstbetrag erlaubt Odoo einen negativen Saldo bis zu dieser Grenze

Gesetzliche Feiertage ignorieren: Hier widersprechen sich Dokumentation und Quellcode der Version 20.0. Die Dokumentation der Version 20.0 schreibt, Sie aktivierten die Option, damit Feiertage nicht in den Antrag einfliessen. Im Community-Zweig 20.0 ist die Option das Feld include_public_holidays_in_duration; die Feldhilfe sagt, Feiertage würden in die Dauer eingerechnet, sobald die Option aktiv ist, und die Dauerberechnung ruft den Arbeitsplan mit compute_leaves = not include_public_holidays_in_duration auf. Ohne die Option bleibt ein hinterlegter Feiertag deshalb aus der Dauer, mit der Option zählt er als Urlaubstag; die Feiertagsliste der Version 20.0 trägt dazu den Hinweis, dass Company Holidays den Saldo nicht belasten. Verlassen Sie sich darum nicht auf die Beschriftung, sondern lesen Sie die im Antragsformular angezeigte Zahl der Tage.

Bei der Validierung stehen vier Stufen zur Wahl: keine Prüfung, Prüfung durch die Personalverantwortlichen, Prüfung durch den Abwesenheitsgenehmiger des Mitarbeiters oder beide (im Datenmodell der Version 20.0: None, By HR Responsible, By Time Off Approver, By HR Responsible and Time Off Approver). Den Abwesenheitsgenehmiger tragen Sie am Mitarbeiterdatensatz ein.

Sollen Mitarbeitende Urlaub nehmen können, ohne dass ein Anspruch im System steht, lassen Sie Erfordert Anspruch aus; dann ist keine Zuweisung nötig, und Odoo prüft den Saldo nicht. Führen Sie feste Urlaubstage, bleiben Sie bei der Zuweisung, weil nur sie einen Saldo erzeugt, den Odoo gegen die Anträge prüft.

Schritt für Schritt: Feiertage, Ansprüche und Anträge

Schritt 1: Feiertage eintragen

Öffnen Sie Abwesenheiten ‣ Konfiguration und dort den Menüpunkt für die Feiertage (in der Version 20.0 Company Holidays; die Dokumentation der Version 20.0 nennt ihn Public Holidays). Tragen Sie je Feiertag Name, Start- und Enddatum ein; über das Feld Arbeitsstunden (Working Hours) beschränken Sie einen Feiertag auf einzelne Arbeitspläne. Im Community-Zweig 20.0 schlägt die Schaltfläche Feiertage laden (Load Public Holidays) Feiertage aus einer mitgelieferten Länderdatei zur Übernahme vor: Für die Schweiz gibt es diese Datei, für Deutschland und Österreich nicht. Ergebnis: Die Tage erscheinen im Kalender der App und bleiben im Community-Zweig 20.0 aus der Urlaubsdauer, solange die Zeitart die Option Gesetzliche Feiertage ignorieren nicht aktiviert.

Schritt 2: Urlaubsanspruch zuweisen

Öffnen Sie Verwaltung ‣ Urlaubsansprüche und legen Sie mit Neu eine Zuweisung an; für mehrere Personen auf einmal dient Neuer Gruppenurlaubsanspruch, der nach Mitarbeiter, Unternehmen, Abteilung oder Etikett gruppiert. Tragen Sie Zeitart, Mitarbeiter, Startdatum, Enddatum und die Anzahl der Tage ein. Ein leeres Enddatum bedeutet, dass der Anspruch nicht verfällt; ohne Rückstellungsplan wird er sofort in voller Höhe gewährt, mit Rückstellungsplan baut er sich über den Zeitraum auf. Ergebnis: Der Saldo erscheint bei der Person unter Meine Zeit.

Beispielrechnung: Ein Betrieb in Deutschland mit Fünftagewoche sagt 30 Arbeitstage je Kalenderjahr zu. Die Zuweisung trägt dann Startdatum 1. Januar 2026, Enddatum 31. Dezember 2026 und 30 Tage; das gesetzliche Minimum von 20 Arbeitstagen ist damit überschritten. Steht im Vertrag mehr zu, als in der Zuweisung steht, fehlt der Rest im System: Der eingetragene Anspruch ersetzt den gesetzlichen oder vertraglichen Anspruch nicht.

Schritt 3: Antrag stellen

Mitarbeitende öffnen Abwesenheiten und wählen Meine Zeit; in der Version 20.0 stehen dort Urlaubstage für einen neuen Antrag und Anfragen für die Übersicht, in der Dokumentation heissen die Einträge My Time Off und My Allocations. Im Formular füllen sie Zeitart, Start- und Enddatum, bei halben Tagen die Tageshälfte und eine Beschreibung aus. Verlangt die Zeitart einen Nachweis, erscheint nach der Dokumentation der Version 20.0 im Antragsformular das Feld Attach File (Datei anhängen), mit dem die Unterlagen angehängt werden; im Community-Zweig 20.0 trägt diese Option den Feldnamen support_document mit der Beschriftung Supporting Document Expected, und ihre Feldhilfe sagt, Beschäftigte sähen einen Hinweis, dass die Zeitart einen Nachweis verlangt. Den Eingang prüfen Sie deshalb selbst. Ohne Genehmigungspflicht gilt der Antrag sofort als genehmigt.

Schritt 4: Anträge genehmigen

Genehmiger und Abwesenheitsmanager öffnen Verwaltung ‣ Abwesenheiten. Der Standardfilter Warten auf mich zeigt nur Anträge aus dem eigenen Bereich; am Antrag stehen Genehmigen und Ablehnen, bei zwei Stufen zusätzlich Validieren. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen im Kalender der App farbig markiert.

Schritt 5: Saldo und Berichte lesen

Meine Zeit zeigt je Zeitart, wie viel zugeteilt, genehmigt und geplant ist und wie viel verfügbar bleibt (Allocated, Approved, Planned, Available). Für die Personalabteilung stehen unter Berichtswesen die Auswertungen nach Mitarbeiter, nach Abwesenheitsart und der Saldo bereit. In der App Zeiterfassung lässt sich einschalten, dass Odoo genehmigte Abwesenheiten dort als Einträge anlegt (Entwicklermodus nötig); Einzelheiten stehen in Zeiterfassung auf Projekte.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Legen Sie für eine Testperson einen Antrag über eine Woche mit einem hinterlegten Feiertag an und lesen Sie die angezeigte Dauer: Im Community-Zweig 20.0 bleibt der Feiertag aus der Dauer, solange Gesetzliche Feiertage ignorieren nicht aktiv ist; mit der Option zählt er als Urlaubstag.
• Vergleichen Sie den verfügbaren Saldo mit dem zugewiesenen Anspruch abzüglich genehmigter und geplanter Anträge.
• Stellen Sie einen Antrag ohne ausreichenden Saldo an einer Zeitart mit aktivem Erfordert Anspruch; er wird zurückgewiesen, solange Negative zulassen aus ist. Ist Erfordert Anspruch selbst aus, prüft Odoo den Saldo nicht.
• Verlangen Sie einen Nachweis, indem Sie die Nachweispflicht an der Zeitart setzen, und prüfen Sie, dass das Antragsformular das Anhängefeld zeigt (nach der Dokumentation der Version 20.0 Attach File, im Community-Zweig 20.0 Supporting Document Expected); den Eingang kontrollieren Sie selbst.
• Prüfen Sie nach der ersten Zuweisung den Gültigkeitszeitraum: Liegt das Enddatum vor dem geplanten Antrag, gilt der Anspruch im Formular nicht.

Wenn etwas nicht klappt

Beobachtung	Ursache	Abhilfe
Die Person findet die Zeitart im Antrag nicht	Auswählbar in Abwesenheiten ist aus, die Zeitart ist auf ein anderes Land beschränkt oder es fehlt ein gültiger Anspruch	Einstellung prüfen, Land der Zeitart und des Unternehmens vergleichen, Zuweisung mit gültigem Zeitraum anlegen
Antrag wird trotz vorhandener Tage abgelehnt	Der Gültigkeitszeitraum der Zuweisung deckt den Antragszeitraum nicht ab	Start- und Enddatum der Zuweisung anpassen
Feiertage ziehen Urlaubstage ab	Im Community-Zweig 20.0 zählt ein hinterlegter Feiertag mit, wenn die Zeitart Gesetzliche Feiertage ignorieren aktiviert; die Dokumentation der Version 20.0 beschreibt die Option umgekehrt. Auch ein Tag, der nicht als Company Holiday hinterlegt ist, bleibt für den Arbeitsplan ein Arbeitstag und zählt mit	Im Community-Zweig 20.0 die Option deaktivieren und den Feiertag unter Konfiguration ‣ Company Holidays eintragen; in Enterprise, Odoo Online und Odoo.sh die im Antragsformular angezeigte Dauer prüfen, weil die Wirkung der Option dort aus der Dokumentation nicht folgt
Der Antrag bleibt bei Zu genehmigen stehen	Es ist kein Abwesenheitsgenehmiger am Mitarbeiterdatensatz eingetragen, oder die zweite Stufe fehlt	Abwesenheitsgenehmiger eintragen oder eine Genehmigungsstufe wählen, die die Abwesenheitsmanager einschliesst
Ein halber Urlaubstag lässt sich im Antrag nicht wählen	Art der Dauer der Zeitart steht auf Ganzer Tag; die Dokumentation der Version 20.0 lässt damit nur ganze Tage zu	Art der Dauer auf Halber Tag stellen, wenn halbe Tage beantragt werden sollen

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Wenn der eingetragene Anspruch und der Vertrag auseinanderlaufen: In Deutschland ist der Mindesturlaub nach § 3 Abs. 1 BUrlG nicht zulasten der Beschäftigten abdingbar (§ 13 Abs. 1 BUrlG); klären Sie den Fall mit Ihrer Personalabteilung oder Steuerberatung.
• Wenn Krankheit, Pflege oder Mutterschutz als eigene Arten abgebildet werden sollen: Solche Angaben sind personenbezogene Daten, und die Sichtbarkeit ist zu regeln; dazu gehört Mitarbeiterdaten und Datenschutz.
• Wenn Resturlaub über das Jahr hinaus gelten soll: In Deutschland regelt § 7 Abs. 3 BUrlG die Übertragung auf die ersten drei Monate des Folgejahrs als Grundregel; abweichend ist ein wegen Nichterfüllung der Wartezeit entstandener Teilurlaub nach § 5 Abs. 1 Buchst. a auf Verlangen des Arbeitnehmers ins nächste Kalenderjahr zu übertragen (Satz 4), und nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht der Anspruch weiter, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht rechtzeitig in die Lage versetzt hat, ihn zu nehmen (9 AZR 541/15), bei fortbestehender Arbeitsunfähigkeit mit einem Übertragungszeitraum von 15 Monaten, wobei nach dem Urteil 9 AZR 401/19 vom 20. Dezember 2022 der Anspruch nur erlischt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtzeitig in die Lage versetzt hat, ihn zu nehmen (Rn. 22); war der Arbeitnehmer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum 31. März des zweiten Folgejahres arbeitsunfähig, verfällt er nach Ablauf der 15 Monate auch ohne diese Mitwirkung (Rn. 21). Vom Mindesturlaub des § 3 Abs. 1 BUrlG lässt § 13 Abs. 1 BUrlG keine Abweichung zulasten der Beschäftigten zu; im Übrigen erlaubt § 13 Abs. 1 BUrlG tarifvertragliche Abweichungen. Klären Sie die Frage zuerst arbeitsrechtlich und stellen Sie danach den Rückstellungsplan ein.
• Wenn Sie von Vollzeit auf Teilzeit wechseln und der Anspruch im System dadurch kleiner wird: Das BAG hat am 10. Februar 2015 (9 AZR 53/14 (F)) eine Tarifregelung (TVöD 2010) für unwirksam gehalten, soweit sie die während einer Vollzeitbeschäftigung erworbenen Urlaubstage bei anderer Verteilung der Wochenarbeitszeit mindert (Verstoss gegen § 4 Abs. 1 TzBfG); klären Sie den Fall mit Ihrer Personalabteilung.
• Wenn bestehende Ansprüche aus einer Liste importiert werden sollen: Klären Sie zuerst Urlaubsjahr und Gültigkeitszeiträume mit Ihrer Personalabteilung.