KI in Odoo: DSGVO und EU-KI-Verordnung

Was beim Einsatz der Odoo-KI rechtlich gilt

Beim Einsatz der Odoo-KI greifen zwei Regelwerke ineinander. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten, also auch für einen Prompt mit Kundennamen; sie ist seit dem 25. Mai 2018 anwendbar (Art. 99 Abs. 2 DSGVO). Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz, geändert durch die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026) regelt dagegen, unter welchen Bedingungen ein KI-System in Verkehr gebracht und verwendet werden darf, und sie gilt in Stufen; die DSGVO gilt daneben weiter (Art. 2 Abs. 7 der KI-Verordnung). Hochriskant ist ein System nach Art. 6 Abs. 1, wenn es als Sicherheitsbauteil eines Produkts nach Anhang I verwendet wird oder selbst ein solches Produkt ist und dieses Produkt nach den dort genannten Harmonisierungsrechtsvorschriften einer Konformitätsbewertung durch Dritte unterzogen werden muss; dabei gilt ein System, das ausschließlich für nicht sicherheitsrelevante Aspekte wie Nutzerunterstützung, Leistungsoptimierung, Leistungseffizienz, Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit oder Qualitätskontrolle verwendet wird, nach Art. 6 Abs. 1a nicht als Sicherheitsbauteil, ein System, dessen Ausfall oder Fehlfunktion Gesundheit und Sicherheit gefährden würde, nach Art. 6 Abs. 1b aber doch; nach Art. 6 Abs. 1c liegt die Bedingung des Absatzes 1 Buchstabe b nicht vor, wenn das Produkt ausschließlich wegen anderer Risiken als Risiken für Gesundheit und Sicherheit einer Konformitätsbewertung durch Dritte unterzogen werden muss, etwa wegen Risiken im Zusammenhang mit der Verbreitung von Funkfrequenzen oder elektromagnetischen Interferenzen, die Gesundheit und Sicherheit nicht beeinträchtigen. Nach Art. 6 Abs. 2 gilt ein in Anhang III genanntes System als hochriskant, nach Art. 6 Abs. 3 ausnahmsweise nicht, wenn es kein erhebliches Risiko der Beeinträchtigung von Gesundheit, Sicherheit oder Grundrechten birgt und zusätzlich eine der vier Bedingungen des Art. 6 Abs. 3 Unterabsatz 2 erfüllt ist, etwa eine eng gefasste Verfahrensaufgabe (Buchstabe a) oder eine vorbereitende Aufgabe für einen Anwendungsfall des Anhangs III (Buchstabe d). Für Systeme im Zusammenhang mit Produkten nach Anhang I Abschnitt B gelten nach Art. 2 Abs. 2 nur Art. 6 Abs. 1, Art. 60a und Art. 102 bis 112 der Verordnung; die Anbieter- und Betreiberpflichten des Kapitels III, darunter Art. 16 ff. und Art. 26, greifen für sie nicht.

Ihre Rolle entscheidet über die Pflichten

Die Pflichten hängen an der Rolle: Anbieter ist, wer ein KI-System oder ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt (Art. 3 Nr. 3). Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet (Art. 3 Nr. 4); wer ein fremdes Modell in ein eigenes System einbaut und dieses vermarktet, ist nachgelagerter Anbieter (Art. 3 Nr. 68). Ein Händler, Einführer, Betreiber oder sonstiger Dritter wird zum Anbieter mit den Pflichten des Art. 16, wenn er ein bereits in Verkehr gebrachtes oder in Betrieb genommenes Hochrisiko-KI-System mit seinem Namen oder seiner Handelsmarke versieht (Buchstabe a), ein solches System wesentlich verändert, sodass es hochriskant bleibt (Buchstabe b), oder die Zweckbestimmung eines zunächst nicht als hochriskant eingestuften Systems, einschließlich eines KI-Systems mit allgemeinem Verwendungszweck, so ändert, dass es hochriskant wird (Buchstabe c) (Art. 25 Abs. 1).

Die datenschutzrechtliche Rolle ist davon zu trennen (Art. 4 Nr. 7 und 8 DSGVO): Für personenbezogene Daten in Ihrer Odoo-Datenbank bleiben Sie Verantwortlicher, soweit Sie über die Zwecke und Mittel entscheiden; bei Odoo Online und Odoo.sh verarbeitet Odoo S.A. die Datenbank als Auftragsverarbeiterin (Abschnitt 6.5 Data Protection des Enterprise-Abonnementvertrags). Ob die KI-Anbieter dabei im Auftrag verarbeiten und ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO besteht, gehört zur Prüfung: die IAP-Datenschutzerklärung nennt für die KI-Anbieter Vereinbarungen, die für geschäftliche Nutzung und API-Zugriff bestimmt sind, und verweist für Einzelheiten auf deren eigene Bedingungen. Welche Verträge sonst greifen, steht unter Odoo-Hosting und DSGVO.

Pflichten nach Risikoklasse und Rolle

Die Tabelle ordnet die Pflichten nach Risikoklasse und Rolle (Stand: 15. Oktober 2026).

Risikoklasse	Anbieter	Betreiber	Gilt seit
Verbotene Praktik (Art. 5)	Inverkehrbringen, Inbetriebnahme und Verwendung verboten (Art. 5 Abs. 1 Buchstaben a bis h): soziale Bewertung von Personen oder Personengruppen über einen bestimmten Zeitraum auf der Grundlage ihres sozialen Verhaltens oder bekannter, abgeleiteter oder vorhergesagter persönlicher Eigenschaften oder Persönlichkeitsmerkmale, wenn sie zu einer Schlechterstellung oder Benachteiligung in sozialen Zusammenhängen führt, die in keinem Zusammenhang zu den Umständen stehen, unter denen die Daten ursprünglich erzeugt oder erhoben wurden, oder zu einer Schlechterstellung oder Benachteiligung in einer Weise, die im Hinblick auf das soziale Verhalten oder dessen Tragweite ungerechtfertigt oder unverhältnismäßig ist (Buchstabe c), Erstellen oder Erweitern von Gesichtserkennungsdatenbanken durch das ungezielte Auslesen von Gesichtsbildern (Buchstabe e), Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen, ausgenommen zu medizinischen oder Sicherheitszwecken (Buchstabe f)	Verwendung verboten; für die biometrische Echtzeit-Fernidentifizierung nach Buchstabe h gelten nur die eng gefassten Ziele der Ziffern i bis iii, etwa die Suche nach vermissten Personen	2. Februar 2025; die Buchstaben ba und bb sowie Abs. 1a und 1b ab 2. Dezember 2026
Hochrisiko nach Anhang III (Art. 6 Abs. 2)	Pflichten nach Art. 16 ff.: Risikomanagement, Daten-Governance, technische Dokumentation, Konformitätsbewertung, CE-Kennzeichnung, Registrierung	Verwendung nach Betriebsanleitung, menschliche Aufsicht, repräsentative Eingabedaten (soweit die Eingabedaten ihrer Kontrolle unterliegen), Überwachung und Meldung, Protokolle, soweit sie ihrer Kontrolle unterliegen und kein Unions- oder nationales Recht anderes bestimmt, mindestens sechs Monate aufbewahren (Abs. 6), als Arbeitgeber vor der Verwendung am Arbeitsplatz Arbeitnehmervertretung und betroffene Arbeitnehmer unterrichten (Abs. 7), bei Systemen nach Anhang III, die Entscheidungen über natürliche Personen treffen oder bei solchen Entscheidungen Unterstützung leisten, die betroffenen Personen informieren (Abs. 11) (Art. 26)	2. Dezember 2027; für Hochrisiko-Systeme, die vor dem Beginn der Anwendung des Kapitels III in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden, gilt die Verordnung nur bei danach erheblicher Änderung ihrer Konzeption (Art. 111 Abs. 2)
Hochrisiko über ein Produkt nach Anhang I (Art. 6 Abs. 1)	Pflichten nach Art. 16 ff., soweit sie anwendbar sind; eingebettet in die Konformitätsbewertung durch Dritte, der das Produkt ohnehin unterliegt; kein Sicherheitsbauteil ist ein System, das ausschließlich für nicht sicherheitsrelevante Aspekte wie Nutzerunterstützung, Leistungsoptimierung, Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit oder Qualitätskontrolle verwendet wird, ausgenommen Systeme, deren Ausfall oder Fehlfunktion Gesundheit und Sicherheit gefährdet (Abs. 1a und 1b), und keine Einstufung nach Buchstabe b, wenn die Drittprüfung ausschließlich auf anderen Risiken als Gesundheits- und Sicherheitsrisiken beruht (Abs. 1c); für Produkte nach Anhang I Abschnitt B nach Art. 2 Abs. 2 nur Art. 6 Abs. 1, Art. 60a und Art. 102 bis 112	Pflichten nach Art. 26, soweit Kapitel III anwendbar ist; bei Anhang I Abschnitt B nach Art. 2 Abs. 2 verdrängt	2. August 2028; für Hochrisiko-Systeme, die vor dem Beginn der Anwendung des Kapitels III in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden, gilt die Verordnung nur bei danach erheblicher Änderung ihrer Konzeption (Art. 111 Abs. 2)
Begrenztes Risiko: Interaktion und erzeugte Inhalte (Art. 50)	über die Interaktion mit dem KI-System informieren, ausgenommen die offensichtlich erkennbare Interaktion (Abs. 1); synthetische Inhalte maschinenlesbar kennzeichnen, ausgenommen unterstützende Standardbearbeitung, nicht wesentliche Änderungen der vom Betreiber bereitgestellten Eingabedaten oder ihrer Semantik und gesetzlich zugelassene Strafverfolgung (Abs. 2)	Deepfakes offenlegen (Abs. 4); veröffentlichten KI-Text zu Themen öffentlichen Interesses offenlegen (Abs. 4), es sei denn, der Text wurde menschlich überprüft oder redaktionell kontrolliert und eine Person trägt die redaktionelle Verantwortung; Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung offenlegen (Abs. 3)	2. August 2026; Anbieter von KI-Systemen, einschließlich KI-Systemen mit allgemeinem Verwendungszweck, die synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte erzeugen und vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, treffen die erforderlichen Maßnahmen, um Art. 50 Abs. 2 bis zum 2. Dezember 2026 nachzukommen (Art. 111 Abs. 4)
Alle Stufen: KI-Kompetenz (Art. 4)	Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals	Maßnahmen zur KI-Kompetenz des Personals	2. Februar 2025
KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck (Kapitel V)	Dokumentation, Urheberrechtspolitik, Zusammenfassung der Trainingsinhalte (Art. 53); bei systemischem Risiko zusätzlich	Kapitel V adressiert den Modellanbieter; für Betreiber gelten Art. 4 und, soweit die Funktion unter Art. 50 fällt, dessen Transparenzpflichten	2. August 2025

Anhang III Nummer 4 erfasst Systeme für Einstellung oder Auswahl von Personen, Nummer 5 Buchstabe b die Kreditwürdigkeitsprüfung; für solche Zwecke wird die Einordnung als Hochrisiko-System relevant, auch wenn die Pflichten erst ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Die Ausnahme des Art. 6 Abs. 3 greift nur, wenn das System kein erhebliches Risiko der Beeinträchtigung birgt, insbesondere das Ergebnis der Entscheidungsfindung nicht wesentlich beeinflusst und zusätzlich eine der vier Bedingungen des Art. 6 Abs. 3 Unterabsatz 2 erfüllt ist: eine eng gefasste Verfahrensaufgabe (Buchstabe a), die Verbesserung des Ergebnisses einer zuvor abgeschlossenen menschlichen Tätigkeit (Buchstabe b), das Erkennen von Entscheidungsmustern oder Abweichungen von früheren Entscheidungsmustern, wenn das System nicht dazu gedacht ist, die zuvor abgeschlossene menschliche Bewertung ohne eine angemessene menschliche Überprüfung zu ersetzen oder zu beeinflussen (Buchstabe c) oder eine vorbereitende Aufgabe für einen Anwendungsfall des Anhangs III (Buchstabe d). Nimmt das System ein Profiling natürlicher Personen vor, gilt es in jedem Fall als hochriskant (Art. 6 Abs. 3 Unterabsatz 3).

Welche Daten die Odoo-KI wohin gibt

Nach der IAP-Datenschutzerklärung von Odoo (In-App-Purchase, gelesen am 14. Oktober 2026) verarbeitet Odoo bei einer KI-Funktion die für die Antwort nötigen Angaben: den Prompt, den Gesprächsverlauf, den angeforderten Befehl und Kontext aus der Datenbank, etwa den Datensatz, das Dokument oder die Ansicht. Sind für einen Agenten Quellen eingerichtet, kann Odoo Auszüge daraus beifügen; nutzt er Werkzeuge, gelten für den Zugriff die Berechtigungen der verwendenden Person und die Agenten-Konfiguration (KI-Agenten einrichten).

Odoo sendet die Angaben an den KI-Anbieter der Funktion. Die Erklärung nennt OpenAI und Google (Gemini) und gibt für beide als Ort der Auswertung “global” an; der Anbieter wird ab Odoo 20 automatisch gewählt, in Version 19 konnte ihn der Datenbank-Administrator einstellen. Odoo schreibt, die an die Anbieter übermittelten Angaben nicht zu speichern und nicht zum Trainieren von Modellen zu verwenden, und hält den Gesprächsinhalt im IAP-Dienst nur vorübergehend; die Release Notes der Version 20 ergänzen für Unterhaltungen mit Agenten eine Speicherung von bis zu 30 Tagen nach der letzten Nachricht. KI-Funktionen verbrauchen Guthaben aus In-App-Käufen; KI-Agenten nennt die Odoo-Preisseite als Merkmal des Tarifs Custom. Für die Belegdigitalisierung gilt ein eigener Weg: Dokumente können an Google Vision gehen, die Bilder dort werden sofort oder binnen weniger Stunden gelöscht, die Dateien liegen sechs Monate auf den Servern des Dienstes und werden danach gelöscht, die strukturierten Daten anonymisiert (KI-Belegerfassung in Odoo).

Zu prüfen sind die Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, die Vertragskette nach Art. 28 Abs. 3 und 4 DSGVO, die Grundlage einer Übermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO und die Frage, welche KI-Funktionen Sie brauchen; die In-App-Käufe sind abwählbar. Alle Angaben in diesem Abschnitt sind Angaben des Anbieters; sie beschreiben den Dienst, nicht die Rechtslage.

Wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig wird

Die Folgenabschätzung hängt an der Verarbeitung, nicht am Werkzeug. Sie ist nötig, wenn eine Verarbeitung, besonders mit neuen Technologien, voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen hat (Art. 35 Abs. 1 DSGVO). Art. 35 Abs. 3 nennt drei Regelfälle: systematische und umfassende automatisierte Bewertung persönlicher Aspekte einschließlich Profiling, die als Grundlage für Entscheidungen dient, welche Rechtswirkung entfalten oder ähnlich erheblich beeinträchtigen (Buchstabe a), umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten nach Art. 10 (Buchstabe b) sowie systematische umfangreiche Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche (Buchstabe c). Zusätzlich führt jede Aufsichtsbehörde eine Liste der Verarbeitungen mit Abschätzungspflicht (Art. 35 Abs. 4 DSGVO); prüfen Sie sie für Ihren Sitzstaat.

Den Inhalt regelt Art. 35 Abs. 7 DSGVO (Beschreibung, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit, Risiken, Abhilfemaßnahmen); der Rat eines benannten Datenschutzbeauftragten ist einzuholen (Art. 35 Abs. 2 DSGVO), und bei nicht abmilderbarem hohem Risiko konsultieren Sie vorab die Aufsichtsbehörde (Art. 36 Abs. 1 DSGVO).

Für Hochrisiko-Systeme kommt die Verzahnung hinzu: Betreiber nutzen die Angaben des Anbieters nach Art. 13 für ihre Pflicht aus Art. 35 DSGVO (Art. 26 Abs. 9), für Einrichtungen des öffentlichen Rechts, für private Einrichtungen, die öffentliche Dienste erbringen, und für Betreiber von Systemen nach Anhang III Nummer 5 Buchstaben b und c verlangt Art. 27 zusätzlich eine Folgenabschätzung für die Grundrechte (nicht für Systeme nach Anhang III Nummer 2). Beide Pflichten greifen erst mit dem Geltungsbeginn des Kapitels III. Zu prüfen bleibt Art. 22 DSGVO, wenn die KI allein über eine Person entscheidet.

Seit wann welche Pflicht gilt

Die Daten des Art. 113 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 stehen in der Tabelle; die Änderungsverordnung ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten, am dritten Tag nach ihrer Veröffentlichung (Art. 4). Sie hat die Pflichten für Hochrisiko-Systeme verschoben: Kapitel III Abschnitte 1 bis 3 gelten ab dem 2. Dezember 2027 für Systeme nach Anhang III und ab dem 2. August 2028 für Systeme nach Anhang I; als Grund nennt Erwägungsgrund 40 die verzögerte Verfügbarkeit von Normen und Leitlinien und die verzögerte Einrichtung der nationalen Behörden.

Für Systeme, die vor dem Geltungsbeginn in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden, enthält Art. 111 in der konsolidierten Fassung Übergänge: Anbieter von KI-Systemen, einschließlich KI-Systemen mit allgemeinem Verwendungszweck, die synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte erzeugen und vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, treffen die erforderlichen Maßnahmen, um Art. 50 Abs. 2 bis zum 2. Dezember 2026 nachzukommen (Abs. 4). Für Akteure von Hochrisiko-Systemen, die vor dem Beginn der Anwendung des Kapitels III in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden, gilt die Verordnung nur, wenn diese Systeme danach in ihrer Konzeption erheblich verändert wurden; Anbieter und Betreiber von Hochrisiko-Systemen, die bestimmungsgemäß von Behörden verwendet werden sollen, treffen die erforderlichen Maßnahmen bis zum 2. August 2030 (Abs. 2). Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck, die vor dem 2. August 2025 in Verkehr gebracht wurden, erfüllen die Pflichten bis zum 2. August 2027 (Abs. 3).

Was bei einem Verstoß droht

Die Sanktionen der KI-Verordnung stehen in Art. 99. Für die Missachtung der Verbote des Art. 5 reicht der Rahmen bis 35.000.000 EUR oder, bei einem Unternehmen, bis 7 Prozent des gesamten weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres; maßgeblich ist der höhere Betrag. Für Verstöße unter anderem gegen die Pflichten der Anbieter (Art. 16), gegen Art. 25 Abs. 2 und 4, gegen die Pflichten der Betreiber (Art. 26) und gegen die Transparenzpflichten (Art. 50) gilt ein Rahmen bis 15.000.000 EUR oder, bei einem Unternehmen, bis 3 Prozent des gesamten weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres, je nachdem, welcher Betrag höher ist, für falsche Auskünfte bis 7.500.000 EUR oder 1 Prozent. Für KMU (Art. 3 Nr. 14a) gilt bei jeder dieser Geldbußen der niedrigere Betrag aus Prozentsatz und Summe (Art. 99 Abs. 6); für kleine Midcap-Unternehmen (Art. 3 Nr. 14b) gilt diese Erleichterung nach Art. 99 Abs. 6a nur für Geldbußen nach Abs. 4 und 5, nicht für die Verbotsverstöße nach Abs. 3. Die Mitgliedstaaten erlassen diese Sanktionen und wenden sie an (Art. 99 Abs. 1); daneben gilt für DSGVO-Verstöße der Rahmen des Art. 83 DSGVO mit bis 20 Mio. EUR oder 4 Prozent beziehungsweise bis 10 Mio. EUR oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Erfassen Sie, welche KI-Funktionen in Ihrer Odoo-Datenbank aktiv sind, ob dafür Guthaben aus In-App-Käufen nötig sind und ob die Funktion im gebuchten Tarif enthalten ist.
2. Bestimmen Sie je Funktion Ihre Rolle nach Art. 3 Nr. 3, 4 und 68 und prüfen Sie die drei Fälle des Art. 25 Abs. 1, in denen ein Betreiber, Händler oder Einführer zum Anbieter wird.
3. Prüfen Sie, welche Stelle für welche Verarbeitung im Auftrag tätig wird, und schließen Sie die Vertragskette nach Art. 28 Abs. 3 und 4 DSGVO bis zu den KI-Anbietern, soweit diese im Auftrag verarbeiten.
4. Entscheiden Sie je Verarbeitung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist, und beziehen Sie die Liste Ihrer Aufsichtsbehörde nach Art. 35 Abs. 4 ein.
5. Regeln Sie die KI-Kompetenz nach Art. 4: wer Prompts mit personenbezogenen Daten stellen darf und wer die Ausgaben prüft.
6. Prüfen Sie die Transparenzpflichten nach Art. 50: Ist die Interaktion mit einem KI-System für eine angemessen informierte Person offensichtlich, entfällt der Hinweis (Abs. 1); die Kennzeichnung synthetischer Inhalte entfällt bei unterstützender Standardbearbeitung, bei Eingabedaten, die nicht wesentlich verändert werden, und bei gesetzlich zugelassener Strafverfolgung (Abs. 2); beim veröffentlichten Text zu Themen öffentlichen Interesses entfällt die Offenlegung, wenn Sie ihn menschlich prüfen oder redaktionell kontrollieren und die redaktionelle Verantwortung tragen (Abs. 4). Ist das System vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht worden und erzeugt es synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte, ist Art. 50 Abs. 2 erst ab dem 2. Dezember 2026 einzuhalten (Art. 111 Abs. 4).
7. Halten Sie fest, wie Protokolle aufbewahrt werden; für Hochrisiko-Systeme gilt, soweit die Protokolle Ihrer Kontrolle unterliegen und kein Unions- oder nationales Recht anderes bestimmt, eine Frist von mindestens sechs Monaten (Art. 26 Abs. 6); für Systeme nach Art. 6 Abs. 1 im Zusammenhang mit Produkten nach Anhang I Abschnitt B greift Art. 26 nach Art. 2 Abs. 2 nicht. Die Pflicht gilt ab dem 2. Dezember 2027 für Systeme nach Anhang III und ab dem 2. August 2028 für Systeme nach Anhang I (Art. 113 Abs. 3 Buchstabe c); für Hochrisiko-Systeme, die vor dem Beginn der Anwendung des Kapitels III in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen wurden, greift sie nur bei danach erheblicher Änderung der Konzeption (Art. 111 Abs. 2).