DATEV-Export aus Odoo: Format, Ablauf, Stolpersteine
Kurz gesagt
In Odoo 19.0 und 20.0 Enterprise exportieren Sie Buchungen für DATEV aus dem Hauptbuch in zwei Schritten: zuerst die Belege (DATEV ATCH, ZIP), dann die Buchungsdaten (DATEV DATA, ZIP mit drei CSV-Dateien). Voraussetzung ist ein deutsches Kontenrahmen-Paket (SKR03 oder SKR04); der Editionsvergleich weist Hauptbuch und Buchhaltungsberichte nur Enterprise zu, das Exportmodul steht nicht im Community-Quellcode.
Das Wichtigste
- Odoo 19.0 und 20.0 Enterprise: Der Export läuft im Hauptbuch über „Actions“, zuerst „Datev ATCH (zip)“ für Belege, dann „Datev DATA (zip)“ für Buchungen.
- Die DATA-Datei enthält drei CSV-Dateien: Debitoren, Kreditoren und die Buchungssätze des im Hauptbuch gewählten Zeitraums.
- Belege gelangen nur in den ATCH-Export, wenn sie per „Send“ erzeugt, per E-Mail-Alias empfangen oder per „Upload“ hochgeladen wurden.
- Der Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) lässt sich nach der ersten Buchung nicht mehr wechseln.
- Das Modul l10n_de_reports, das den Export liefert, steht nicht im Community-Quellcode; Hauptbuch und Berichte gehören laut Editionsvergleich zu Enterprise.
Was Sie vorab brauchen
- Odoo 19.0 oder 20.0 mit einem der deutschen Kontenrahmen-Pakete (SKR03 oder SKR04). Das Modul Germany - Accounting Reports (l10n_de_reports), das die DATEV-Exporte im Hauptbuch ergänzt, wird laut Dokumentation mit der deutschen Lokalisierung installiert; sollte ein Modul fehlen, installieren Sie es nachträglich über die Apps.
- Eine Absprache mit der Steuerberatung: welche DATEV-Anwendung sie nutzt, ob die Software DATEV Belegtransfer auf Ihrem Rechner vorhanden ist (sonst hilft die Steuerberatung bei der Einrichtung) und in welchem Rhythmus sie die Dateien braucht.
- Gebuchte Belege des gewünschten Zeitraums mit angehängten Dokumenten.
Die Menünamen folgen der englischsprachigen Odoo-Dokumentation; in der deutschen Oberfläche können sie abweichend heißen.
Schritt für Schritt: Buchungen und Belege übergeben
Schritt 1: Kontenrahmen prüfen
Öffnen Sie Accounting ‣ Configuration ‣ Settings und lesen Sie im Bereich „Fiscal Localization“ das Feld „Package“ ab. Es muss zum Kontenrahmen der Steuerberatung passen. Eine neue Odoo-Online-Datenbank installiert nach der Dokumentation SKR03; ein anderes Paket lässt sich nur wählen, solange keine Buchung existiert.
Schritt 2: Belege am Buchungssatz sicherstellen
In den ATCH-Export kommen nur Dateien, die an einer Rechnung oder Lieferantenrechnung hängen. Kundenrechnungen müssen mit der Schaltfläche „Send“ erzeugt worden sein, Lieferantenrechnungen per E-Mail-Alias eingegangen oder mit „Upload“ hochgeladen worden sein.
Schritt 3: Zeitraum im Hauptbuch wählen
Öffnen Sie Accounting ‣ Reporting ‣ General Ledger und stellen Sie den Zeitraum ein, den die Steuerberatung braucht. Der Zeitraum gilt für beide Exporte.
Schritt 4: Belege exportieren (DATEV ATCH)
Klicken Sie im Hauptbuch auf die Schaltfläche „Actions“ und wählen Sie „Datev ATCH (zip)“. Die ZIP-Datei enthält die einzelnen Belegdateien (PDF, JPEG und andere) des Zeitraums und eine Datei document.xml, die jeder Datei eine eindeutige ID (GUID) zuweist. Laden Sie die ZIP-Datei über die Software DATEV Belegtransfer hoch.
Schritt 5: Buchungsdaten exportieren (DATEV DATA)
Wählen Sie danach unter „Actions“ den Eintrag „Datev DATA (zip)“ und geben Sie die ZIP-Datei an die Steuerberatung weiter, die sie in DATEV Rechnungswesen importiert. Die GUIDs verknüpfen dort die Buchungen mit den zuvor hochgeladenen Belegen.
Schritt 6: Rhythmus festhalten
Vereinbaren Sie mit der Steuerberatung, wie oft Sie die Exporte wiederholen, und notieren Sie den zuletzt übergebenen Zeitraum.
Welche Angaben die Steuerberatung braucht
| Angabe | Wo in Odoo | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 | Settings, Bereich „Fiscal Localization“, Feld „Package“ | Muss mit dem der Steuerberatung übereinstimmen; Wechsel nur ohne Buchungen. |
| Debitoren | Datei EXTF_customer_accounts.csv in der DATA-Datei | Enthält nach der Dokumentation alle Informationen zu Ihren Kunden; Stammdaten vorher prüfen. |
| Kreditoren | Datei EXTF_vendor_accounts.csv in der DATA-Datei | Wie bei Debitoren für Lieferanten. |
| Buchungssätze mit GUID | Datei EXTF_accounting_entries.csv in der DATA-Datei | Alle Journalpositionen des im Hauptbuch gewählten Zeitraums. |
| Belege | ATCH-ZIP mit document.xml | Nur Dateien, die per „Send“, E-Mail-Alias oder „Upload“ am Buchungssatz hängen. |
| DATEV-Steuerschlüssel (BU) | Feld „DATEV-Steuerschlüssel (BU)“ an der Steuer (Zeichenfeld mit höchstens vier Zeichen) | Befund im Community-Quellcode von l10n_de: Die Steuervorlagen SKR03 und SKR04 füllen es nur bei vier von 49 Steuern (Umsatzsteuer und Vorsteuer zu 19 und 7 Prozent) mit den einstelligen Schlüsseln 3, 2, 9 und 8; klären Sie, welche Schlüssel die Steuerberatung für übrige Steuern erwartet. |
| Zeitraum | Hauptbuch | Beide Exporte beziehen sich auf denselben Zeitraum. |
Was rechtlich dahintersteht
Wer Buchführungsaufgaben an einen Steuerberater auslagert, bleibt für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und der eingesetzten Verfahren allein verantwortlich (GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Rz. 21). Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 AO sind zehn Jahre für Bücher und acht Jahre für Buchungsbelege; für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute gilt abweichend die bis 31. Dezember 2024 geltende Fassung (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO). Unterlagen dürfen als Wiedergabe auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich übereinstimmt (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO) und die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar ist, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Mehr dazu: Aufbewahrung in Odoo und Odoo und der Steuerberater.
So prüfen Sie das Ergebnis
Öffnen Sie die DATA-Datei und prüfen Sie, dass sie drei CSV-Dateien enthält (Kunden, Lieferanten, Buchungen). Vergleichen Sie in der CSV-Datei der Buchungen die Zahl der Zeilen mit den Journalpositionen des Hauptbuchs im selben Zeitraum. Prüfen Sie, dass die ATCH-Datei die erwarteten Belege und die Datei document.xml enthält. Lassen Sie sich von der Steuerberatung bestätigen, dass Buchungen und Belege in DATEV verknüpft sind.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Die Einträge „Datev DATA (zip)“ und „Datev ATCH (zip)“ fehlen unter „Actions“ | Keine deutsche Lokalisierung oder Modul l10n_de_reports nicht installiert | Modul über die Apps installieren (Dokumentation: Module werden nicht in jedem Fall automatisch installiert) |
| Belege fehlen im ATCH-Export | Beleg nicht per „Send“ erzeugt, per Alias empfangen oder hochgeladen | Beleg am Buchungssatz nachladen und den Export wiederholen |
| Belege sind in DATEV nicht mit Buchungen verknüpft | Reihenfolge oder Zeitraum der Exporte unterschiedlich | Beide Exporte für denselben Zeitraum, zuerst ATCH, dann DATA |
| Kontenrahmen passt nicht zu dem der Steuerberatung | Paket SKR03 oder SKR04 falsch gewählt | Wechsel nur ohne Buchungen; sonst neues Unternehmen oder neue Datenbank, alle Buchungen neu erfassen |
| Software DATEV Belegtransfer ist nicht installiert | Rechner ohne die Software | Steuerberatung um Einrichtung bitten |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie die Steuerberatung für die Wahl des Kontenrahmens, die Steuerschlüssel und die DATEV-Anwendung. Bei Fehlern der Exportfunktion selbst wenden Sie sich an den Odoo-Support oder Ihren Implementierungspartner.