Odoo und der Steuerberater: Rollen, Zugriff, Übergabe
Kurz gesagt
Für die Zusammenarbeit beschreibt die Dokumentation 20.0 drei Wege: einen Benutzer mit Buchhaltungsrechten in Ihrer Datenbank, Kopien eines Journals per E-Mail und ZIP-Exporte, in Deutschland zusätzlich die DATEV-Exporte. In Odoo Online ist der Zugang kostenlos, wenn die Steuerberatung ein Odoo-Konto mit derselben E-Mail-Adresse hat; auf Odoo.sh und On-Premise können je Benutzer Kosten entstehen.
Das Wichtigste
- Für den Zugang zur Buchhaltung führt die Dokumentation 20.0 einen internen Benutzer; Portal- und Light-Benutzer haben keinen Zugang.
- In der Zeile Buchhaltung steht die Stufe Administrator, in der Zeile Bank die Bestätigung von Bankkonten; Administrationsrechte braucht sie nicht.
- Odoo Online: Benutzer kostenlos bei gleicher E-Mail-Adresse des Odoo-Kontos; Odoo.sh und On-Premise können je Benutzer kosten.
- Die Voranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abzugeben (§ 18 Abs. 1 UStG), mit Dauerfristverlängerung einen Monat später (§ 46 UStDV).
- Für die personenbezogenen Daten ihrer Mandanten ist die Steuerberatung nach § 11 Abs. 2 StBerG selbst verantwortlich.
In Odoo führt kein einzelner Weg zur Steuerberatung. Wer die Buchhaltung abgibt, beantwortet zuerst zwei Fragen: Soll die Steuerberatung in der eigenen Datenbank arbeiten, oder bekommt sie Dateien? Odoo 20.0 deckt beide Wege ab und beschreibt, welche Rechte ein Benutzerkonto braucht, wie Belege und Buchungen das System verlassen und welche Kosten je nach Hosting anfallen.
Worauf es bei der Zusammenarbeit ankommt
Zwei Entscheidungen bestimmen den Ablauf: die Rolle in der Benutzerverwaltung und der Termin, zu dem Buchungen und Belege das Haus verlassen. Beides gehört zusammen. Ein Zugang ohne Termin führt zu Buchungen am Fristtag, ein Termin ohne abgestimmtes Format zu Rückfragen.
Die berufsrechtliche Rolle ist dabei nicht die technische. Nach § 11 Abs. 2 StBerG verarbeitet die Steuerberatung personenbezogene Daten ihrer Mandanten weisungsfrei und ist für diese Daten Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 4 Nummer 7). Nach § 57 Abs. 1 StBerG ist sie zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was ihr in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist; ausgenommen sind Tatsachen, die offenkundig sind oder keiner Geheimhaltung bedürfen (Satz 3). Über die Daten, die Ihr Betrieb selbst in Odoo führt, entscheiden Sie, wer sie sehen darf; geben Sie deshalb nur die Rechte, die für die Buchhaltung nötig sind.
Welche Rolle die Steuerberatung in Ihrer Datenbank bekommt
Rechte ändert in Odoo nur ein Administrator. Legen Sie die Steuerberatung unter Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Benutzer an: Klicken Sie auf Neu und tragen Sie die E-Mail-Adresse ein. Die Einladung geht automatisch an diese Adresse, und die angesprochene Person legt über den Link ihren Zugang selbst an. Damit Sie fremde Rechte ändern dürfen, muss beim eigenen Konto im Reiter Zugriffsrechte im Feld Administration „Settings“ oder „Access Rights“ stehen.
Für die Buchhaltung nennt die Dokumentation zwei Einstellungen: in der Zeile Buchhaltung (Accounting) die Stufe Administrator und in der Zeile Bank die Berechtigung, Bankkonten zu bestätigen (Allow bank account validation). Die folgende Tabelle fasst zusammen, was sonst noch dazugehört.
| Einstellung | Wert für die Steuerberatung | Ort in Odoo 20.0 |
|---|---|---|
| Benutzertyp | interner Benutzer (Internal User) | Benutzerformular |
| Buchhaltung | Stufe Administrator | Reiter Zugriffsrechte |
| Bank | Bankkonten bestätigen erlauben | Reiter Zugriffsrechte |
| Administration | leer lassen | Reiter Zugriffsrechte |
| Unternehmen | bei mehreren Unternehmen nur die betroffenen auswählen | Benutzerformular und Unternehmensauswahl in der Kopfzeile |
| Zwei-Faktor-Authentifizierung | erzwingen, für Employees only oder All users | Einstellungen, Abschnitt Permissions |
| Sitzungs- und Inaktivitäts-Timeout | nach Bedarf je Gruppe; nur wenn das Modul auth_timeout installiert ist | Gruppenformular, Reiter Timeouts (Entwicklermodus) |
Drei Zeilen brauchen eine Begründung. Der Portalzugang ist kein Ersatz für den internen Benutzer: Portalbenutzer sind laut Dokumentation externe Benutzer für Kunden und Lieferanten mit fest vorgegebenen Rechten, deren Zugriffsrechte sich nicht einstellen lassen. Der Light-Benutzer scheidet aus, weil er laut Dokumentation keinen Zugang zu Kernanwendungen wie der Buchhaltung hat und automatisch zum normalen Benutzer wird, sobald er mehr Rechte erhält. In einer Umgebung mit mehreren Unternehmen vergibt Odoo Zugang je Unternehmen; geben Sie der Steuerberatung nur die Unternehmen, die sie betreut, und prüfen Sie, welche Datensätze mit leerem Feld Unternehmen für alle Unternehmen sichtbar sind.
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung lässt sich in den Einstellungen erzwingen; mit der Option All users gilt sie auch für Portalbenutzer. Verliert die Steuerberatung den Zugang zur Authentifizierungs-App, muss ein Administrator die Zwei-Faktor-Authentifizierung für dieses Konto zuerst wieder abschalten.
Zum Preis: In Odoo Online ist ein Benutzerkonto für die Steuerberatung laut Dokumentation kostenlos, wenn sie ein Odoo-Konto besitzt, das mit derselben E-Mail-Adresse registriert ist, die Sie für den Benutzer eintragen. Über dieses Konto erscheint die eingeladene Datenbank im Datenbank-Manager der Kanzlei. Für Odoo.sh und eine eigene Installation nennt dieselbe Seite mögliche zusätzliche Kosten je Benutzer. Klären Sie den Punkt im Angebot, bevor Sie den Zugang einrichten (Stand 14. Oktober 2026; Bedingungen können sich ändern).
Was die Steuerberatung mit dem Zugang tun kann
Die Stufe Administrator in der Zeile Buchhaltung gibt laut Dokumentation Zugriff auf die Finanzdaten des Unternehmens, die Zeile Bank zusätzlich die Bestätigung von Bankkonten. Odoo stempelt jeden Datensatz mit Ersteller, Erstellungs- und Änderungsdatum, und laut Dokumentation werden zusätzlich relevante Felder verfolgt; im Verlauf (Chatter) des Datensatzes ist daher sichtbar, wer welchen verfolgten Wert geändert hat. Mit der deutschen Lokalisierung ist der Prüfpfad (Audit Trail) standardmäßig aktiv. Nach der Festbuchung lassen sich Buchungen laut Dokumentation in der Anwendung nicht mehr ändern oder löschen. Ein eigener Benutzer je Person ist die Voraussetzung dafür, dass diese Angaben aussagekräftig bleiben; wie Sie Perioden gegen Änderungen abschließen, steht im Artikel zum Sperrdatum.
Für Kanzleien beschreibt die Dokumentation unter Accounting Firms einen eigenen Modus in Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen: unter anderem wird die Belegnummerierung bearbeitbar, und Rechnungs- und Belegdatum erscheinen beim Erfassen vorbelegt.
Ohne Zugang arbeiten: Kopien und Exporte
Wer der Steuerberatung keinen Zugang geben will, kann Belege und Buchungen auch außerhalb von Odoo übergeben. Die Dokumentation nennt dafür diese Wege:
- Journalkopien per E-Mail. Im Journal tragen Sie unter Erweiterte Einstellungen im Feld Send Copy To eine Adresse ein; mehrere Adressen trennen Sie mit Semikolon. Die Belege gehen im XML-Format an diese Adresse.
- ZIP-Export. Unter Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Ausgangsrechnungen beziehungsweise Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Eingangsrechnungen (Customers ‣ Invoices, Vendors ‣ Bills) markieren Sie die Belege und wählen im Druckmenü Export ZIP.
- DATEV-Export. Im Hauptbuch wählen Sie über Aktionen zuerst „Datev ATCH (zip)“ für die Belege und danach „Datev DATA (zip)“ für die Buchungssätze; die Dokumentation beschreibt die Übergabe an DATEV Rechnungswesen und DATEV Belegtransfer. Die Einzelschritte stehen im Artikel zum DATEV-Export. Für den Export nennt die Dokumentation keine Edition; der Editionsvergleich von odoo.com führt die App Accounting mit Berichten und Lokalisierungen in der Spalte Enterprise und Invoicing in beiden Spalten (gelesen am 14. Oktober 2026).
Der ATCH-Export enthält nur Dateien, die an einer Rechnung hängen. Bei Ausgangsrechnungen muss die Datei über die Schaltfläche Senden erzeugt worden sein, bei Eingangsrechnungen über einen E-Mail-Alias eingegangen oder über Hochladen hinzugefügt sein. Fehlt der Beleg, fehlt er auch im Export. Wie oft die Steuerberatung die DATEV-Dateien braucht, legt sie fest; die Dokumentation verweist dafür ausdrücklich auf die Abstimmung mit ihr.
Der Übergabe-Kalender
Den Rahmen setzen die Fristen der Umsatzsteuer. In Deutschland ist die Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln, und die Vorauszahlung ist bis dahin zu entrichten (§ 18 Abs. 1 Satz 1 und 4 UStG). Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr; beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 9.000 Euro, ist der Kalendermonat der Voranmeldungszeitraum (§ 18 Abs. 2 Satz 1 und 2 UStG). Die Beträge und die Sonderfälle für neu aufgenommene Tätigkeiten stehen im Artikel zur Umsatzsteuer-Voranmeldung. Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Fristen um einen Monat (§ 46 UStDV); es muss den Antrag ablehnen oder eine gewährte Verlängerung widerrufen, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint. Bei monatlicher Abgabe hängt die Verlängerung zusätzlich an einer Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 Abs. 1 UStDV); das Verfahren regelt § 48 UStDV.
| Rhythmus | Was Ihr Betrieb liefert | Übergabe (Beispiel) | Frist |
|---|---|---|---|
| monatlich | vollständig erfasste Buchungen, Belege, Zugang oder DATEV-Dateien | bis zum 5. Werktag nach Monatsende | Voranmeldung bis zum 10. Tag nach Monatsende (§ 18 Abs. 1 UStG), mit Dauerfristverlängerung einen Monat später |
| vierteljährlich | dasselbe für das Quartal | bis zum 5. Werktag nach Quartalsende | Voranmeldung bis zum 10. Tag nach Quartalsende (§ 18 Abs. 1 UStG), mit Dauerfristverlängerung einen Monat später |
| jährlich | Kontenabstimmung, offene Posten, Anlagenverzeichnis | Termin mit der Steuerberatung vereinbaren | eigene Fristen für Jahresabschluss und Steuererklärungen |
Die Spalte Übergabe ist eine Beispielrechnung dieses Artikels, keine gesetzliche Frist. Die Fristen der letzten Spalte betreffen die Abgabe, nicht Ihre Übergabe; Ihre Daten braucht die Steuerberatung vor diesem Termin.
Typische Fehler
- Gemeinsamer Zugang statt eigenem Benutzer. Erscheint jede Buchung unter demselben Konto, lässt sich der Prüfpfad keiner Person mehr zuordnen.
- Administrationsrechte mitvergeben. Wer die Administration ändern darf, kann Rechte anderer Benutzer umstellen; die Dokumentation rät, Änderungen an Zugriffsrechten vorher zu prüfen und bei Unsicherheit Unterstützung zu holen.
- Portalzugang gewählt. Der Portalbenutzer hat keine einstellbaren Rechte und sieht nur die Daten des Portals.
- Übergabe erst am Fristtag. Dann bleibt für Rückfragen kein Tag, und die Frist wird knapp.
- Belege fehlen im ATCH-Export, weil Ausgangsrechnungen nicht über Senden verschickt und Eingangsrechnungen nicht hochgeladen wurden.
- Zugang bleibt nach dem Mandat offen. Archivieren Sie den Benutzer unter Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Benutzer (Aktionen → Archivieren).
So gehen Sie vor
- Entscheiden Sie, ob die Steuerberatung Zugang zur Datenbank erhält oder Dateien bekommt.
- Legen Sie den Benutzer an: interner Benutzer, Zeile Buchhaltung auf Administrator, Zeile Bank für Bankkonten, Administration leer.
- Erzwingen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer.
- Testen Sie einen Monat lang: Sind alle Ausgangsrechnungen verschickt, alle Eingangsrechnungen hochgeladen, und enthält der ZIP-Export die erwarteten Dateien?
- Legen Sie die Übergabetermine fest und halten Sie fest, wer bei Abwesenheit übernimmt.
- Lassen Sie die Steuerberatung am Quartalsende im eigenen Profil unter Meine Präferenzen, Reiter Sicherheit die angemeldeten Geräte prüfen und nicht mehr genutzte abmelden; am Ende des Mandats archivieren Sie den Benutzer.