Mahnwesen in Odoo: Zahlungserinnerungen automatisieren

Wer Rechnungen zu Zahlungszielen verkauft, holt sein Geld nicht durch Nachsehen, sondern durch feste Stufen: Odoo staffelt Zahlungserinnerungen nach der Anzahl der überfälligen Tage und verschickt jede Stufe per E-Mail, Brief, SMS oder WhatsApp. Bevor die erste Stufe auslöst, brauchen Sie die Stufen selbst — Frist, Aktion und Wortlaut.

Was Sie vorab brauchen

• Eine Datenbank mit der App Buchhaltung (Accounting): Die Mahnstufen sind in dieser App dokumentiert, deren Zeile die offizielle Editionsübersicht von Odoo nur in der Enterprise-Spalte aufführt; die App Abrechnung (Invoicing) steht in beiden Spalten. Ob Ihre Community-Datenbank Mahnstufen mitbringt, sehen Sie am Menüpunkt selbst.
• Rechnungen mit gesetztem Fälligkeitsdatum. Welches Zahlungsziel Ihre Rechnungen tragen, legen Sie in den Zahlungsbedingungen und Skonto fest.
• Abgestimmte Banktransaktionen: Die Dokumentation empfiehlt, vor Beginn des Mahnlaufs alle Banktransaktionen abzustimmen, damit nicht Erinnerungen für bereits bezahlte Rechnungen rausgehen. Wie Zeilen ankommen, steht unter Banksynchronisierung und Dateiimport.
• Für Briefe, SMS und WhatsApp: In-App-Purchase-Guthaben (IAP) oder Tokens; E-Mail und Drucken brauchen laut Dokumentation kein Guthaben.
• Einen Benutzer mit Zugriffsrechten auf die Konfiguration der App Buchhaltung.

Schritt für Schritt: Mahnstufen einrichten

Schritt 1: Mahnstufen öffnen

Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Mahnstufen. Die Listenansicht zeigt Stufen, die Odoo vorbelegt hat. Öffnen Sie eine Zeile, um Beschreibung und Tageszahl zu sehen, statt alles neu zu erfinden.

Schritt 2: Stufe anlegen oder anpassen

Über Neu legen Sie eine neue Mahnstufe an, über Klick auf eine bestehende ändern Sie sie. In der Formularansicht tragen Sie die Beschreibung ein — sie erscheint später als Name der Stufe — und setzen die Anzahl der Tage, nach deren Ablauf die Erinnerung ausgelöst wird. Ein negativer Wert sendet die Erinnerung vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung, so der Tipp der Dokumentation.

Schritt 3: Aktion und Wortlaut festlegen

Im Reiter Benachrichtigung wählen Sie die Aktionen der Stufe aus: E-Mail senden, Brief senden, SMS-Nachricht senden oder WhatsApp-Nachricht senden. Für E-Mail und Brief wählen Sie eine Inhaltsvorlage; über das Pfeilsymbol neben dem Feld öffnen Sie den Text und setzen ihn für Ihre Stufe auf die gewünschte Tonalität. WhatsApp und SMS nutzen eigene Vorlagenfelder.

Schritt 4: Optionen und Aktivität setzen

Im Abschnitt Optionen der Stufe entscheiden Sie über drei Schalter: Automatisch verschickt die Stufe ohne weiteres Zutun, Rechnungen anhängen legt die überfälligen Rechnungen der Erinnerung bei, Follower hinzufügen informiert hinterlegte Follower über Antworten auf die Erinnerungs-E-Mail. Im Reiter Aktivität richten Sie eine automatisch geplante Aufgabe ein: Verantwortlicher Benutzer, Aktivitätstyp und Zusammenfassung — damit bearbeitet ein Mensch den Fall, wenn die Stufe auslöst.

Schritt 5: Pro Kunde prüfen

Öffnen Sie einen Kunden unter Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Kunden und dort den Reiter Buchhaltung. Der Abschnitt Rechnungsmahnungen zeigt den Status je Stufe, die Art der Erinnerung (automatisch oder manuell), das Datum der nächsten Erinnerung und den Verantwortlichen; alles ist hier je Kunde übersteuerbar.

Eine Mahnstufen-Vorlage mit Abständen und Tonalität

Redaktionelle Vorlage mit frei gewählten Werten, keine Odoo-Standardeinstellung: Passen Sie Abstände und Tonalität an Ihren Kundenkreis an.

Stufe	Beschreibung	Tage zur Fälligkeit	Aktionen	Tonalität und Kernsatz
1	Freundliche Zahlungserinnerung	−3	E-Mail, automatisch, Rechnungen anhängen	dienlich, keine Schuldzuweisung; „Wir möchten Sie freundlich an die Rechnung Nummer … erinnern, die am … fällig wird.”
2	Erste Mahnung	10	E-Mail, automatisch, Rechnungen anhängen	sachlich; „Die Rechnung Nummer … ist seit … Tagen überfällig. Wir bitten um Ausgleich bis …”
3	Zweite Mahnung	25	E-Mail und Brief, automatisch	bestimmt, mit Rechtsfolge; „Bislang ist kein Zahlungseingang erfolgt. Wir weisen darauf hin, dass ab … Verzugszinsen berechnet werden.”
4	Letzte Mahnung	40	Brief und E-Mail, manuell, Aktivität für Verantwortlichen	abschließend, ohne Drohung im Vakuum; „Sollte bis … kein Zahlungseingang erfolgen, geben wir die Forderung aus der Hand.”

Zwei Hinweise zur Vorlage: Die letzte Stufe bewusst auf manuell stellen — was danach kommt, etwa ein Betreibungs- oder Mahnverfahren, entscheidet der Einzelfall, nicht die Automatik. Und die Rechtsfolge in Stufe 3 nur ankündigen, wenn Sie sie auch berechnen und geltend machen; die Ansprüche unterscheiden sich je Land, siehe den nächsten Abschnitt.

Mahnlauf starten und Ergebnis prüfen

Stimmen Sie zuerst die Bankzeilen ab, dann filtern Sie unter Buchhaltung ‣ Kunden ‣ Rechnungen die Liste auf Überfällig. Für einzelne Kunden klicken Sie im Reiter Buchhaltung des Kundenformulars auf Senden und wählen im Fenster Senden und Drucken die Wege aus: Drucken, E-Mail, WhatsApp, SMS oder Per Post; Rechnungen anhängen und die Inhaltsvorlage lassen sich hier je Versand ändern.

Für alle Kunden auf einmal filtern Sie die Kundenliste auf Überfällige Rechnungen oder Mahnung erforderlich, wechseln in die Listenansicht, markieren die Kunden und wählen Aktionen ‣ Mahnungen verarbeiten — der Mahnbericht geht dann an jeden von ihnen.

Die Prüfung läuft über zwei Stellen. Der Chatter des Kunden hält jede ausgelöste Mahnaktion mit Datum fest, so sehen Sie nach, was versendet wurde. Den Mahnbericht über alle Kunden erreichen Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Partnerbuch über die Berichtsauswahl Mahnbericht; er trennt fällige von überfälligen Rechnungen. Den Kontostand eines Kunden liefert die Schaltfläche Kundenkontoauszug im Kundenformular, als PDF oder XLSX.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Es geht keine Erinnerung raus	Die Stufe steht nicht auf Automatisch, oder die Rechnung hat die Tageszahl der Stufe noch nicht erreicht	Option Automatisch setzen oder über Senden beziehungsweise Mahnungen verarbeiten selbst auslösen
Erinnerung für eine bezahlte Rechnung	Zahlung noch nicht mit der Bankzeile abgestimmt	Vor dem Mahnlauf abstimmen, siehe Banksynchronisierung und Dateiimport
Brief, SMS oder WhatsApp fehlen im Versand	Kein IAP-Guthaben oder keine Tokens	Guthaben für In-App-Käufe aufladen oder auf E-Mail und Drucken ausweichen
Der Ton der Mahnung passt nicht	Inhaltsvorlage der Stufe unverändert übernommen	Vorlage der Stufe über das Pfeilsymbol neben dem Feld bearbeiten
Die Mahnung erreicht niemanden	Kontaktinformationen auf der Rechnung oder im Kontaktformular veraltet oder leer	Kontaktdaten des Kunden pflegen; Odoo nimmt die Daten aus Rechnung oder Kontaktformular
Jeder Kunde braucht ein anderes Vorgehen	Stufen greifen pauschal	Im Kundenformular Erinnerungen auf Manuell stellen, nächste Erinnerung und Verantwortlichen je Kunde setzen

Verzug und Verzugszinsen: Rechtslage in DACH

Was eine Mahnung rechtlich auslöst, bestimmen die drei Länder unterschiedlich; die Automatik in Odoo ersetzt keine Rechtsprüfung.

Deutschland: Der Schuldner einer Geldforderung kommt durch Mahnung nach der Fälligkeit in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB); bei kalendermässig bestimmtem Zahlungsziel tritt Verzug ohne Mahnung ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Spätestens kommt der Schuldner einer Entgeltforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB); gegenüber einem Verbraucher nur, wenn die Rechnung auf diese Folge hinweist. Verzug tritt ferner nicht ein, solange die Leistung an einem Umstand unterbleibt, den der Schuldner nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Während des Verzugs sind Verzugszinsen zu zahlen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB); bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, 9 Prozentpunkte für Entgeltforderungen (§ 288 Abs. 2 BGB); wenn der Schuldner kein Verbraucher ist, hat der Gläubiger einer Entgeltforderung außerdem einen Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB); der Anspruch besteht nur für Entgeltforderungen, nicht für jede Geldforderung, und ist auf Schadensersatz aus Kosten der Rechtsverfolgung anzurechnen.

Schweiz: Der Schuldner wird durch Mahnung in Verzug gesetzt, sofern die Verbindlichkeit fällig ist; bei vereinbartem Verfalltag schon mit dessen Ablauf (Art. 102 OR). Vom Verzug an sind Verzugszinsen von 5 Prozent pro Jahr geschuldet, selbst wenn vertragliche Zinsen niedriger vereinbart wurden (Art. 104 Abs. 1 OR).

Österreich: Der Schaden aus der Verzögerung der Zahlung einer Geldforderung wird durch die gesetzlichen Zinsen vergütet (§ 1333 Abs. 1 ABGB); diese betragen ohne abweichende Vereinbarung oder besondere gesetzliche Bestimmung 4 Prozent pro Jahr (§ 1000 Abs. 1 ABGB).

Wie Sie Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale berechnen und geltend machen, beschreibt die von uns geöffnete Mahnstufen-Seite der Dokumentation nicht; sie gehören in die Rechnung oder die Mahnung, wenn Sie sie verlangen. Ob und in welcher Höhe Sie Verzugszinsen verlangen, klären Sie für Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung oder Rechtsberatung — dieselbe Stelle beantwortet, welche Stufe in Ihrer Branche und bei Ihren AGB zulässig ist.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Sobald eine Forderung in die letzte Stufe geht, entscheiden Fragen, die Odoo nicht beantwortet: Verjährung, Aufrechnung mit Reklamationen, Kunden in Zahlungsschwierigkeiten, Betreibung oder gerichtliches Mahnverfahren. Holen Sie dazu Ihre Rechtsberatung dazu, bevor der automatisch erzeugte Brief den Kunden erreicht. Technische Hürden — fehlende Mahnstufen in Ihrer Datenbank, Rechte, IAP-Guthaben — gehören zum Odoo-Support beziehungsweise zu Ihrem Odoo-Partner.