Verfahrensdokumentation für Odoo schreiben

Die GoBD verlangen für jedes DV-System eine aktuelle Verfahrensdokumentation, die alle System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos festhält (Rz. 150). In einem Odoo-Einsatz beschreibt sie, welche Systeme beteiligt sind, wie aus einem Beleg eine Buchung wird, welche Kontrollen laufen und wie das System gegen Veränderung gesichert wird. Gliederung und Nachweise stehen unten.

Was Sie vorab brauchen

• eine Liste aller Systeme, die aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Daten erzeugen, verarbeiten oder weitergeben (Rz. 20)
• Zugang zu Einstellungen und Benutzerverwaltung Ihrer Datenbank; einzelne Schritte brauchen den Entwicklermodus
• Angaben zu Version, Edition und Hosting aus Ihrer Instanz
• eine Ablage für jede Fassung der Dokumentation (Rz. 154)
• eine benannte verantwortliche Person; die Ordnungsmäßigkeit bleibt beim Steuerpflichtigen, auch wenn Dritte buchen (Rz. 21)

Was die GoBD von der Dokumentation verlangen

Die Anforderung steht in den GoBD, einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. November 2019; geändert wurde es am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025, und die Fassung vom 14. Juli 2025 ist nach Rz. 185 mit Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden. Die Pflichten ergeben sich aus den §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung (AO).

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind (Rz. 151). DV-System ist nach Rz. 20 die im Unternehmen zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software, auch eine in der Cloud betriebene. Ihren Umfang bestimmt, was zum Verständnis der Bücher, Aufzeichnungen und aufbewahrten Unterlagen notwendig ist; sie muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Rz. 151). Nach Rz. 152 beschreibt sie den organisatorisch und technisch gewollten Prozess und bei elektronischen Dokumenten den Weg von der Entstehung über Verarbeitung und Speicherung bis zum eindeutigen Wiederfinden und zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung.

Die Dokumentation muss dem tatsächlich eingesetzten Verfahren voll entsprechen, besonders bei den Programmversionen (Programmidentität); Änderungen müssen versioniert und mit nachvollziehbarer Änderungshistorie festgehalten sein (Rz. 154). Verwendete Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbole müssen eindeutig festliegen (§ 146 Abs. 3 Satz 3 AO); nach Rz. 149 muss sich ihre Bedeutung aus der Verfahrensdokumentation ergeben.

Fehlt die Dokumentation oder ist sie ungenügend, ist das nach Rz. 155 kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind. Ihre Aufbewahrungsfrist endet nicht vor der Frist der Unterlagen, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (Rz. 154): zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO; Sonderrecht für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Die Gliederung: vier Teile mit Inhalt

Nach Rz. 153 besteht die Verfahrensdokumentation in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Welche Angaben in welchen Teil gehören, ordnet Rz. 153 nicht zu; die folgende Gliederung ist unsere Zuordnungshilfe.

1. Allgemeine Beschreibung
   • Unternehmen, Rechtsform, Standorte, Geschäftstätigkeit
   • DV-Systeme mit ihrer Rolle im Ablauf und ihren Schnittstellen (Rz. 20)
   • verantwortliche Personen, Vertretungen, Auslagerungen (Rz. 21)
   • Geltungsbereich, Versionsstand, Änderungshistorie (Rz. 154)
2. Anwenderdokumentation
   • Abläufe vom Beleg zur Buchung mit Menüweg und Ergebnis
   • Aufgabenverteilung, Funktionstrennung, Zugriffsrechte; Beispiele für Kontrollen (Rz. 100)
   • Kontrollen je Ablauf: Art, Rhythmus, Ausführende, Ablage des Ergebnisses; Auswahl nach Geschäftstätigkeit, Organisation und DV-System (Rz. 100 bis 102)
   • Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen (Rz. 149)
   • Erfassungsrhythmus: unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen gelten als unbedenkliche zeitnahe Erfassung (Rz. 47)
3. Technische Systemdokumentation
   • Produkt, Version, Edition, Hosting, Datenstandort (Rz. 154)
   • Festschreibung, Prüfpfad, Sperrdaten und ihre Einstellungen (Rz. 110)
   • Schnittstellen, Tabellen, Felder, Verknüpfungen, Auswertungen (Rz. 160)
   • Ausgabeformate für den Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO)
4. Betriebsdokumentation
   • Datensicherung und Wiederherstellung, ausgeführt und protokolliert (Rz. 103 bis 106)
   • Ausnahmen von Sperrdaten, Störungen und ihre Behebung
   • Änderungen am System mit Datum, Version und Anlass (Rz. 150, 154)
   • Aufbewahrung und Lesbarmachung der Unterlagen

Nachweise in Odoo

Die Nachweise unten stammen aus zwei Quellen; die letzte Spalte sagt je Zeile, welche es ist. Der öffentliche Quellzweig der Versionen 19.0 und 20.0 zeigt den Menübaum der Community-Version. Dort heißt die Finanz-App in der deutschen Oberfläche Rechnungsstellung (Invoicing); die App Accounting, deren Wege die Online-Dokumentation in englischen Bezeichnungen beschreibt, weist die Editionsseite von Odoo nur Enterprise zu. Der Prüfpfad hängt im Community-Zweig in der 19.0 unter Prüfung ▸ Protokolle, in der 20.0 unter Prüfung ▸ Kontrolle; die Dokumentation nennt ihn unter Accounting ▸ Review ▸ Audit Trail. Mit der deutschen Lokalisierung l10n_de ist er nach der Deutschland-Seite der Dokumentation standardmäßig aktiviert. Die deutschen Menübezeichnungen stammen aus den Übersetzungsdateien des Community-Zweigs.

Nachweis	Weg in Odoo 19.0 und 20.0	Belegt in
Änderungen an buchhaltungsrelevanten Feldern	19.0: Rechnungsstellung ▸ Prüfung ▸ Protokolle ▸ Prüfpfad; 20.0: Rechnungsstellung ▸ Prüfung ▸ Kontrolle ▸ Prüfpfad; zeigt Zeitpunkt, Benutzer, alten und neuen Wert	Community-Zweig (Menübaum, Übersetzung)
Festschreibung gebuchter Posten je Journal	Rechnungsstellung ▸ Konfiguration ▸ Buchhaltung ▸ Journale, Journal öffnen ▸ Erweiterte Einstellungen ▸ Automatisierung ▸ Gebuchte Posten mit Hash festschreiben	Community-Zweig (Menübaum, Journalformular, Übersetzung)
Sicherung aller Buchungen bis zu einem Datum	Rechnungsstellung ▸ Buchhaltung ▸ Abschluss ▸ Buchungen festschreiben	Community-Zweig (Menübaum, Übersetzung)
Bericht zur Unveränderlichkeit	Accounting ▸ Configuration ▸ Settings, Abschnitt Reporting ▸ Download the Data Inalterability Check Report; zeigt die gesicherten Journale und prüft die Hash-Kette (Dokumentationssprache Englisch)	Dokumentation 19.0 und 20.0
Sperrdaten	Accounting ▸ Accounting ▸ Lock Dates; Ausnahmen stehen im Chatter des Unternehmensdatensatzes, das feste Sperrdatum (Hard Lock Date) ist unumkehrbar	Dokumentation 19.0 und 20.0
Rollen und Rechte	Einstellungen ▸ Benutzer & Unternehmen ▸ Gruppen; die Liste ist nur mit dem Recht base.group_no_one sichtbar	Community-Zweig (Ansichtsdefinition, Übersetzung base)
Auszug der Finanzdaten	CSV- und XLS-Export aus den Listen	Dokumentation 19.0 (Deutschland-Seite)

Zwei Einschränkungen aus dem Community-Zweig: Die Gruppe Automatisierung im Journalformular und damit das Kontrollkästchen Gebuchte Posten mit Hash festschreiben sehen nur Benutzer mit dem Recht account.group_account_manager; in der 19.0 erscheint das Feld nur bei Verkaufs-, Einkaufs- und sonstigen Journalen, in der 20.0 bei allen Journalen außer Bankjournalen. Der Assistent Buchungen festschreiben trägt die Rechte base.group_no_one (Entwicklermodus) und account.group_account_secured (deutsch: Unveränderlichkeitsfunktionen anzeigen).

Schritt für Schritt: die Dokumentation aufbauen

Schritt 1: Systeme und Schnittstellen auflisten

Zählen Sie jedes System auf, mit dem steuerlich relevante Daten entstehen: Odoo als Hauptsystem und dazu Vor- und Nebensysteme wie Kassensystem, Onlineshop, Zeiterfassung oder Warenwirtschaft (Rz. 20). Notieren Sie, welche Daten jedes System liefert und wo sie in Odoo landen.

Schritt 2: Verantwortlichkeiten festhalten

Halten Sie fest, wer welche Aufgabe ausführt und wer vertritt. Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen und Funktionstrennungen nennt Rz. 100 als Beispiele für Kontrollen; die Ordnungsmäßigkeit bleibt auch bei Auslagerung an einen Steuerberater beim Steuerpflichtigen (Rz. 21). Wie Sie Benutzer und Rechte vergeben, zeigt Benutzer anlegen und Zugriffsgruppen.

Schritt 3: Abläufe beschreiben

Beschreiben Sie je Ablauf den Weg vom Beleg zur Buchung mit Menüweg und Ergebnis (Rz. 151, 152). Wer den Ablauf täglich ausführt, schreibt ihn auf; ein Dritter muss ihn ohne Rückfragen nachvollziehen können. Unbare Geschäftsvorfälle, die innerhalb von zehn Tagen erfasst werden, gelten als unbedenkliche zeitnahe Erfassung (Rz. 47).

Schritt 4: Kontrollen beschreiben

Legen Sie für jeden Ablauf die Kontrollen fest und schreiben Sie auf, wer sie wann ausführt und wo das Ergebnis bleibt. Nach Rz. 100 hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren; als Beispiele nennt die Randziffer Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen, Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe, Verarbeitungskontrollen und Schutzmaßnahmen gegen Verfälschung. Welche Kontrollen nötig sind, hängt nach Rz. 100 von Geschäftstätigkeit, Organisationsstruktur und eingesetztem DV-System ab. Die Beschreibung des Kontrollsystems gehört in die Verfahrensdokumentation (Rz. 102).

Schritt 5: Unveränderbarkeit und Sperren beschreiben

Beschreiben Sie, wie Sie gebuchte Posten unveränderbar halten: die Festschreibung je Journal oder für alle Buchungen bis zu einem Datum. Nach der Dokumentation lässt sich die Hash-Sicherung nach der ersten Buchung nicht mehr abschalten, und gesicherte Buchungen sind nicht mehr änderbar. Halten Sie fest, welche Journale gesichert sind und wer Ausnahmen anlegen darf. Siehe Festschreibung und Sperrdatum in Odoo.

Schritt 6: Datensicherung und Datenzugriff beschreiben

Halten Sie fest, wie Sie Daten sichern und wiederherstellen (Rz. 103 bis 106). In Odoo Online, der von Odoo gehosteten Variante, sind Sicherungen nach der Dokumentation Teil des Dienstes und im Datenbank-Manager als ZIP-Datei herunterladbar; die Community-Version auf einem eigenen Server sichern Sie selbst. Für den Datenzugriff beschreiben Sie Einsicht, maschinelle Auswertung und Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format (§ 147 Abs. 6 AO). Weiter: Backup-Strategie und Wiederherstellung.

Schritt 7: Versionieren und aktuell halten

Führen Sie die Dokumentation versioniert, mit Fassung, Datum und Anlass. Jede System- und Verfahrensänderung muss inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert sein (Rz. 150); Programmidentität und Änderungshistorie verlangt Rz. 154. Prüfen Sie nach jedem Upgrade, ob die beschriebene Konfiguration noch der laufenden entspricht (Rz. 101).

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Fremdlesetest: Lassen Sie einen Geschäftsvorfall von jemandem nachvollziehen, der die Datenbank nicht kennt und nur die Dokumentation hat.
2. Programmidentität: Prüfen Sie, ob Version, Edition und Modulliste der Beschreibung zur laufenden Datenbank passen (Rz. 154).
3. Nachweis: Öffnen Sie den Prüfpfad zu einer Buchung, die die Dokumentation als Beispiel nennt, und prüfen Sie Zeitpunkt, Benutzer, alten und neuen Wert. Der Prüfpfad erfasst Änderungen an buchhaltungsrelevanten Feldern; für eine Kontrolle ohne solchen Eintrag ziehen Sie ihr Protokoll heran.
4. Änderungshistorie: Suchen Sie eine Änderung aus dem letzten Jahr und prüfen Sie, ob die passende Fassung der Dokumentation abgelegt ist.
5. Datenzugriff: Exportieren Sie die Finanzdaten als CSV oder XLS und prüfen Sie, ob Feldbezeichnungen und Verknüpfungen ohne Ihr Erklären verständlich sind (Rz. 160).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Prüfung oder Lösung
Der Prüfer findet eine Buchung nicht	Der beschriebene Menüweg passt nicht zur laufenden Oberfläche	Menüweg in der beschriebenen Version nachgehen, Anwenderdokumentation berichtigen
Die Dokumentation widerspricht der Datenbank	Version, Module oder Einstellungen wurden seither geändert	Programmidentität prüfen (Rz. 154), Änderung versioniert nachtragen
Kontrollen sind beschrieben, aber nicht belegt	Ergebnisse der Kontrollen werden nicht aufbewahrt	Protokoll je Kontrolle ablegen (Rz. 100); wo der Prüfpfad einen passenden Eintrag führt, darauf verweisen, sonst auf das Protokoll
Der Prüfer verlangt Angaben zu Feldern und Verknüpfungen	Der Teil der technischen Systemdokumentation fehlt, der den Systemüberblick gibt	Tabellen, Felder, Verknüpfungen und Auswertungen ergänzen (Rz. 160)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, bevor Sie die Dokumentation freigeben, besonders bei mehreren Gesellschaften, Auslagerung der Buchhaltung oder Fremdmodulen. Verantwortlich bleibt der Steuerpflichtige (Rz. 21); die Herstellerangabe, ein Produkt sei zertifiziert, ersetzt Ihre Beschreibung nicht. Wie Odoo die Ordnungsvorschriften unterstützt, steht in GoBD und Odoo.