Journal (Odoo Buchhaltung)
Kurz gesagt
Journal ist in Odoo der Name der Erfassungsliste, in der die Buchungen eines Vorgangstyps entstehen. Die Dokumentation 20.0 unterscheidet sechs Arten: Bank, Kasse, Kreditkarte, Verkauf, Einkauf und Sonstiges. Die App Buchhaltung führt der Editionsvergleich nur in der Spalte Enterprise, die App Rechnungsstellung in beiden Editionen; für Deutschland, Österreich und die Schweiz gilt dieselbe Einteilung.
Das Wichtigste
- Sechs Arten unterscheidet die Dokumentation 20.0: Bank, Kasse, Kreditkarte, Verkauf, Einkauf und Sonstiges.
- Der Kurzcode eines Journals hat 1 bis 5 Zeichen und steht vor allen Buchungen dieses Journals.
- Mehrere Journale desselben Typs sind möglich, etwa zwei Bankjournale für zwei Bankkonten.
- Jede Karte des Buchhaltungs-Dashboards stellt ein Journal dar; Menüweg: Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale.
- Bank-, Kassen- und Kreditkartenjournale verbuchen ihre Transaktionen zunächst auf einem Zwischenkonto, bis sie abgestimmt sind; registrierte Zahlungen erzeugen standardmäßig keine Journalbuchung.
- Die Option Gebuchte Posten mit Hash festschreiben lässt sich nach einer gebuchten Buchung nicht zurücknehmen.
Ein Journal ist in Odoo die Liste, in der Buchungen nach ihrem Vorgangstyp gesammelt werden. Die Dokumentationsseite zu den Journalen nennt kein Land und keine Edition; sie beschreibt das Konzept für die App Buchhaltung und die App Rechnungsstellung gleich. Die Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz bringt das Lokalisierungspaket mit Kontenplan und Steuern, nicht die Einteilung der Journale.
Was ein Journal festlegt
Der Typ bestimmt, welche Vorgänge dort zusammenlaufen: Verkaufsjournale erfassen die Buchungen zu Kundenrechnungen, Einkaufsjournale die zu Lieferantenrechnungen, Bankjournale die zu Banktransaktionen, eingehenden und ausgehenden Zahlungen. Mehrere Journale desselben Typs sind ausdrücklich möglich; die Dokumentation nennt zwei Bankjournale für je ein Bankkonto oder zwei Verkaufsjournale, um B2B- und B2C-Erlöse zu trennen.
Jede Buchung gehört zu genau einem Journal. Den Kurzcode vergibt Odoo je Journal eindeutig; er umfasst 1 bis 5 Zeichen und steht als Präfix vor den Buchungen. Ein Feld für die Währung eines Journals erscheint erst, wenn mehrere Währungen aktiviert sind. Den schnellen Einstieg bilden die Karten des Buchhaltungs-Dashboards: Jede Karte steht für ein Journal; die Verwaltung der Journale (Auswahl, Bearbeitung, Neuanlage) liegt unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale.
Die sechs Journalarten
Die Dokumentation unterscheidet sechs Arten. Die letzte Spalte nennt nur Felder, die sie für diese Art eigens aufführt.
| Journalart | Zweck | Eigene Felder |
|---|---|---|
| Bank | Banktransaktionen, eingehende und ausgehende Zahlungen | Bankkonto, Kontonummer, Bank, Bank-Feeds; mehrere Zahlungsmethoden |
| Kasse | Bargeldtransaktionen | Kassenkonto, Gewinnkonto, Verlustkonto; nur manuelle Zahlungsmethoden |
| Kreditkarte | Kreditkartentransaktionen | Journalkonto, Bank-Feeds; nur manuelle Zahlungsmethoden |
| Verkauf | Kundenrechnungen | Standard-Ertragskonto, Mitteilungsart, Mitteilungsstandard, getrennte Nummernkreise für Gutschriften und Lastschriften |
| Einkauf | Lieferantenrechnungen | Standard-Aufwandskonto, privates Teilkonto, getrennte Nummernkreise für Gutschriften und Lastschriften |
| Sonstiges | Buchungen ohne Bezug zu einem anderen Typ, etwa Steuerabschluss | keine |
Bank-, Kassen- und Kreditkartenjournale teilen drei Merkmale: Ihre Transaktionen laufen zunächst über ein Zwischenkonto, bis sie abgestimmt sind. Für registrierte Zahlungen gilt das nur, wenn für die Zahlungsmethode ein Konto hinterlegt ist: Standardmäßig erzeugen sie keine Journalbuchung, sonst laufen sie bis zur Abstimmung über die Konten für ausstehende Eingänge beziehungsweise Zahlungen. Die Reiter Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge führen die Zahlungsmethoden dieses Journals; mit Individuelle Zahlungssequenz trennen Sie die Sequenzen von Zahlungen und übrigen Transaktionen.
Kurzcode und Nummernkreis: ein Beispiel
Für Kundenrechnungen nennt die Dokumentation standardmäßig das Format RG/Jahr/aufsteigende Nummer, etwa RG/2025/00001; nach der Seite zu den Journalen steht der Kurzcode eines Journals als Präfix vor dessen Buchungen. Beispiel (eigene Darstellung): Trägt ein Einkaufsjournal den Kurzcode EINK und ist der gesonderte Nummernkreis für Gutschriften eingeschaltet, beginnt die Referenz einer Gutschrift mit einem R vor dem Kurzcode. Denselben Schalter gibt es für Lastschriften; dort steht ein D vor dem Kurzcode.
Wo Sie ein Journal ändern
Klicken Sie auf der Journal-Karte auf die drei Punkte und dann auf Konfiguration, oder öffnen Sie Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale. Im Reiter Erweiterte Einstellungen begrenzt Zulässige Konten die bei der Erfassung wählbaren Konten; leer bedeutet, dass alle erlaubt sind. E-Mail-Alias legt eine Adresse fest, aus deren zugesandten PDFs Journalbuchungen entstehen. Gebuchte Posten mit Hash festschreiben schränkt die Änderbarkeit der Buchungen ein und lässt sich nach einer gebuchten Buchung nicht mehr entfernen. Bank- und Kassenjournale führen die Felder Hash und E-Mail-Alias nicht.
Nicht zu verwechseln mit
- Konto: das Ziel einer Buchung; die Konten sammelt der Kontenplan, die Buchungen das Journal (Kontenplan und Kontenrahmen).
- Zwischenkonto: das Konto, über das die Transaktionen von Bank-, Kassen- und Kreditkartenjournalen bis zur Abstimmung laufen (Abstimmung von Buchungen).
- Sperrdatum: es sperrt Buchungen nach Datum, nicht nach Journal (Sperrdatum (Odoo)).
- Buchungssatz: die einzelne Buchung mit ihren Zeilen; sie steht im Journal und wird dort erfasst (Buchungssätze und Bilanz auswerten).
Die Einordnung der beiden Apps: Odoo Buchhaltung: Funktionen und Grenzen.