Anforderungen für Odoo sammeln und priorisieren

Ein Anforderungskatalog ist das Arbeitsdokument, gegen das der Odoo-Partner anbietet, kalkuliert und abnimmt. Je mehr Zeilen daraus in ein Angebot übergehen, desto weniger ist später zwischen Ihnen und dem Partner strittig. Die Dokumentation 20.0 beschreibt, was die Apps von Odoo können; welche Ihrer Abläufe davon abgedeckt sein müssen, entscheidet Ihr Katalog.

Was Sie vorab brauchen

• eine Prozessliste je Fachbereich: welche Abläufe heute geführt werden und in welchem System sie liegen
• einen Key User je Fachbereich, der die Anforderungen seines Bereichs freigibt
• einen Browserzugriff auf die App-Übersichten der Dokumentation 20.0 (odoo.com/documentation), um Standardfunktionen nachzuschlagen
• die Entscheidung zu Edition und Hosting, weil sie den Rahmen für Anpassungen setzt
• drei bis fünf Beispieldatensätze je Bereich, etwa zwei echte Angebote und einen Artikel mit Seriennummer; anonymisiert genügt

Schritt für Schritt: Anforderungen erfassen

Schritt 1: Prozesse auflisten

Schreiben Sie je Fachbereich die Abläufe auf, nicht die Wünsche an die Software: Angebot anlegen, Auftrag bestätigen, liefern, fakturieren, Wareneingang buchen, zählen. Ein Prozess je Zeile. Der Phasenplan zur Einführung setzt diese Liste als Ergebnis der Analysephase voraus.

Schritt 2: Anforderungen einzeln formulieren

Eine Anforderung ist ein Satz mit Bedingung und beobachtbarem Ergebnis: „Wenn ein Angebot 5.000 Euro übersteigt, muss ein zweiter Vertriebsleiter es bestätigen, bevor es versendet wird.” Drei Regeln helfen:

• eine Anforderung je Satz; „Verkauf soll besser laufen” ist keine Anforderung, sondern ein Thema
• das Ergebnis beschreiben, nicht das Werkzeug; wie Odoo es löst, entscheidet der Abgleich mit dem Standard
• Mengen nennen, wo sie entscheiden: wie viele Standorte, wie viele Bestellungen am Tag, welche Auftragswerte

Schritt 3: Priorisieren nach Muss, Soll, Kann, Nein

Ordnen Sie jede Zeile einer von vier Stufen zu. Diese Stufen sind eine redaktionelle Empfehlung, keine Vorgabe der Odoo-Dokumentation:

Stufe	Bedeutung	Folge für das Angebot
Muss	Ohne diese Anforderung geht der Betrieb nicht weiter	muss im Angebot enthalten und im Preis enthalten sein
Soll	erhebliche Erleichterung, aber ein Umweg ist möglich	im Angebot ausweisen, Preis separat erkennbar
Kann	Wunsch, der das Projekt nicht aufhält	erst nach dem Go-live prüfen
Nein	ausdrücklich außerhalb dieses Projekts	steht im Katalog, wird nicht angeboten

Die Stufe Nein ist kein Verzicht, sondern Grenzziehung: Sie verhindert, dass Wünsche aus anderen Bereichen über das Projektthema hereinragen.

Schritt 4: Je Anforderung prüfen, was der Standard abdeckt

Schlagen Sie jede Anforderung in der App-Übersicht nach. Die Übersicht zu Sales (Verkauf) beschreibt die App als Werkzeug für den Verkauf von der Offerte bis zum Auftrag einschließlich Lieferung und Fakturierung; die Übersicht zu Inventory (Lager) beschreibt sie als Lager- und Warehouse-Management-Anwendung mit Wiederbeschaffung, Routen und Verfolgung. Tragen Sie in der Vorlage ein, welche App die Anforderung betrifft und ob der Standard sie abdeckt.

Drei Einträge sind möglich: Standard konfigurieren, mit Studio anpassen, eigenes Modul oder Prozessänderung. Der Unterschied wirkt nach dem Projekt nach: Laut Dokumentation 20.0 lässt sich eine Datenbank mit eigenen Modulen erst aufrüsten, wenn es eine Modulversion für die Zielversion gibt. Studio passt Felder, Ansichten, Regeln und Berichte ohne Programmierung an; die Upgrade-Dokumentation zählt Anpassungen aus Studio zu den vom Upgrade-Service abgedeckten Leistungen, solange Studio installiert und das Abo aktiv ist. Die Dokumentation 20.0 warnt: Wer Studio in einer Datenbank auf dem Standard-Tarif installiert, löst automatisch einen Wechsel auf den Custom-Tarif aus.

Schritt 5: Katalog übergeben und freigeben

Geben Sie den Katalog dem Partner als Grundlage für Angebot und Fit-Gap-Analyse. Lassen Sie sich je Zeile zurückmelden: Standard, Konfiguration, Anpassung oder Prozessänderung, mit Aufwand. Zeilen, bei denen Partner und Key User sich nicht einigen, markieren Sie offen; sie gehören auf die Tagesordnung des nächsten Termins, nicht in eine Fußnote.

Die Anforderungsvorlage

Die Vorlage hat sechs Fachspalten plus Nummernspalte; eine Zeile ist eine Anforderung. Die Beispieldaten für Verkauf und Lager sind ausgedacht:

Nr.	Prozess	Anforderung	Priorität	App	Standard oder Anpassung	Abnahmekriterium
V1	Angebot	Angebote über 5.000 Euro bestätigt ein zweiter Vertriebsleiter vor dem Versand	Muss	Verkauf (Sales)	Anpassung; Genehmigungsregel über Studio abbildbar	Testofferte über 5.000 Euro erzeugt eine Bestätigungsanfrage; darunter nicht
V2	Fakturierung	Rechnung entsteht erst über die gelieferte Menge	Muss	Verkauf (Sales)	Standard; Abrechnungsrichtlinie (Invoicing policies) auf gelieferte Menge stellen	Teillieferung führt zu einer Teilrechnung über die gelieferte Menge
V3	Angebot	Angebotsvorlage mit wiederkehrenden Positionen für Rahmenaufträge	Kann	Verkauf (Sales)	Standard; Angebotsvorlagen (Quotation templates)	Eine Vorlage erzeugt ein Angebot mit den gespeicherten Positionen
L1	Wareneingang	Seriennummer jedes Geräts ist vom Eingang bis zur Auslieferung verfolgbar	Muss	Lager (Inventory)	Standard; Verfolgung per Seriennummer (Serial numbers)	Ein- und Ausbuchung desselben Geräts erscheinen beide in seiner Historie
L2	Wiederbeschaffung	Prognostizierter Bestand unter der Mindestmenge löst automatisch eine Nachbestellung aus; Produkt hat eine eingerichtete Beschaffungsroute	Soll	Lager (Inventory)	Standard; Nachbestellregel (Reordering rules) mit Auslöser Auto	Beim Schedulerlauf oder nach bestätigtem Auftrag, der die Prognose unter die Mindestmenge senkt, entsteht eine Nachbestellung; bei der Route Einkauf eine Angebotsanfrage (RFQ)
L3	Versand	Kommissionierung mehrerer Aufträge in einem Lauf	Kann	Lager (Inventory)	Standard; Sammelkommissionierung (Batch picking)	Zwei Aufträge werden in einem Kommissionierlauf verarbeitet
S1	Fuhrpark	Firmenwagenverwaltung im selben System	Nein	–	außerhalb dieses Projekts	keine Zeile im Angebot des Partners

Die Mischung ist der Punkt: In diesem Katalog sind fünf Zeilen Standard, eine Zeile braucht eine Anpassung, eine Zeile ist bewusst draußen. Der Partner kann daraus ablesen, wo Konfigurationsarbeit liegt und wo nicht.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Jede Zeile hat Priorität, App und Abnahmekriterium; eine Zeile ohne Abnahmekriterium ist noch keine Anforderung.
• Je Muss-Zeile existiert ein Testfall mit Beispieldaten; die Tests aus dem Katalog fließen später in den Abnahmetest ein.
• Je Anpassungszeile steht, ob Studio oder ein eigenes Modul sie trägt, und wer sie beim nächsten Upgrade pflegt.
• Der Key User jedes Fachbereichs hat die Zeilen seines Bereichs abgezeichnet.
• Der Partner hat je Zeile Standard oder Anpassung mit Aufwand zurückgemeldet.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Partner antwortet pauschal „machbar”	Katalog nennt Ziele statt Anforderungen	Je Zeile das Abnahmekriterium fordern; ohne Kriterium keine Freigabe
Neue Anforderungen während der Konfiguration	Katalog war nie geschlossen	Änderungen auf eine Change-Liste setzen und erst zum nächsten Meilenstein zusammenführen
Die Muss-Liste füllt den halben Katalog	Alles wurde als zentral eingestuft	Je Zeile den Umweg benennen, der ohne sie möglich wäre; dann neu einstufen
Anpassung wird erst in der Abnahme entdeckt	Schritt 4 wurde übersprungen	Je Anforderung den Eintrag Standard oder Anpassung vom Partner schriftlich nachliefern lassen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie den Partner oder einen erfahrenen Odoo-Administrator dazu, wenn eine Anpassungszeile mit eigenem Modul antwortet, wenn viele Fachbereiche denselben Prozess beanspruchen oder wenn die Beispieldaten Grenzfälle zeigen, die der Standard nicht abbildet. Für Zeilen mit steuerlichen oder buchhalterischen Inhalten ziehen Sie Ihre Steuerberatung bei, bevor der Partner sie umsetzt.