Fit-Gap-Analyse für Odoo: Ablauf und Ergebnisse

Ein Fit-Gap-Workshop ist ein Arbeitstermin, in dem Sie Ihren Ablauf und den Odoo-Standard nebeneinanderlegen und je Anforderung eine Entscheidung treffen. Das Ergebnis ist eine Tabelle, mit der Ihr Partner kalkuliert und gegen die später getestet wird. Grundlage sind die App-Übersichten der Dokumentation 20.0 und eine Datenbank, in der Sie klicken dürfen.

Was Sie vorab brauchen

• den Anforderungskatalog mit Prioritäten, eine Zeile je Anforderung
• einen Key User je Fachbereich, der den Ablauf kennt und entscheiden darf
• eine Testdatenbank mit Administratorrechten: ein Duplikat, eine Staging-Datenbank oder eine geteilte Demo-Datenbank
• Zugriff auf die App-Übersichten der Dokumentation 20.0
• die Entscheidung zu Edition und Hostingart, weil sie den Rahmen für Erweiterungen setzt (Odoo Online und seine Grenzen)
• ausgedachte Beispieldaten je Fachbereich: zwei Angebote, ein Artikel mit Seriennummer

Schritt für Schritt: Fit-Gap-Workshop

Der Ablauf unten ist eine redaktionelle Empfehlung; die Produkteigenschaften stammen aus der Dokumentation 20.0, die Schritte und Rollen nicht.

Schritt 1: Jede Anforderung in eine Prüfzeile umschreiben

Aus „Bestellungen müssen schneller gehen” wird ein Ablauf mit Einsatz und erwartetem Ergebnis: Wareneingang über 20 Positionen buchen, drei davon mit Seriennummer; danach zeigt die Artikelhistorie die Einbuchung. Eine Anforderung je Zeile, ein beobachtbares Ergebnis je Zeile. Ohne Ergebnis lässt sich eine Zeile weder entscheiden noch im Abnahmetest abnehmen.

Schritt 2: Testdatenbank bereitlegen

Prüfen Sie in einer Kopie, nicht in der Produktivdatenbank. Die Dokumentation 20.0 nennt zwei Wege: das Duplikat Ihrer Datenbank und die geteilten Demo-Datenbanken. Bei einem Duplikat auf Odoo Online ist die Option „For testing purposes” voreingestellt; sie schaltet nach außen wirkende Aktionen ab, ein Duplikat verfällt nach 15 Tagen, und je Datenbank sind fünf Duplikate möglich. Die geteilten Demo-Datenbanken von Odoo sind laut Dokumentation ohne Anmeldung erreichbar, verfallen aber nach wenigen Stunden.

Jede Testdatenbank ist neutralisiert: geplante Aktionen, ausgehende E-Mails, Bankabgleich, Zahlungsanbieter und Versandarten sind abgeschaltet, ein roter Balken weist darauf hin. Für Prüfzeilen mit E-Mail-Versand oder Bankabgleich brauchen Sie einen Ersatzweg. Auch das An- und Abschalten von Apps gehört in die Kopie: Laut Dokumentation beeinflusst es andere Apps und die Abonnementkosten und löscht beim Abschalten die zugehörigen Datensätze.

Schritt 3: Den Standard nachschlagen und nachspielen

Zuerst die App-Übersicht, dann die Datenbank. Laut Dokumentation führt die App Sales (Verkauf) den Verkaufsprozess von der Offerte bis zum Auftrag und deckt Lieferung und Fakturierung ab. Inventory (Lager) ist laut Übersicht Lager- und Warehouse-Management zugleich, mit Lieferzeiten, Wiederbeschaffung und Routen. Die Dokumentation 20.0 gehört zur Hauptversion 20, erschienen im September 2026. Finden Sie ein Modul nicht, zeigt der Filter „Extra” in der App Apps (Apps) auch Module statt nur Apps; ist es weiterhin nicht gelistet, beschreibt die Dokumentation den Weg über den Entwicklermodus und Apps ‣ Apps-Liste aktualisieren (Update Apps List).

Dann klicken statt lesen: App in der Testdatenbank aktivieren, Beispieldaten anlegen, Prüfzeile durchspielen und die Beobachtung notieren. Die Beschreibung dort zeigt den möglichen Funktionsumfang, nicht Ihren Ablauf.

Schritt 4: Eine der vier Entscheidungen vergeben

Je Zeile wird genau ein Ausgang gewählt. Die Auswahl dieser vier Ausgänge stammt aus der Redaktion; die Odoo-Dokumentation verwendet diesen Begriffsapparat nicht. Als Erweiterung zählt alles über Einstellungen hinaus: eine Anpassung in Studio (Enterprise) oder ein eigenes Modul beziehungsweise ein Modul aus dem Apps-Store. Die Zusage „das geht” ist keine Entscheidung; verlangen Sie je Zeile die Zuordnung und das erwartete Ergebnis.

Schritt 5: Die Folge jeder Erweiterung festhalten

Die Entscheidung wirkt nach dem Projekt weiter. Der Versionswechsel wird zur eigenen Aufgabe: Laut Upgrade-Dokumentation lässt sich eine Datenbank mit eigenen Modulen erst auf die nächste Version heben, wenn es die Module dafür gibt; die Upgrade-Leistungen umfassen dagegen die Anpassungen aus Studio, solange Studio installiert und das Abonnement aktiv ist. Dort steht auch der Rat, Entwicklungen zu hinterfragen und Doppelungen zum Standard zu entfernen. Auf Odoo Online endet die Spalte Erweitern bei Studio, weil die Plattform eigene Module und Apps-Store-Module ausschließt. Studio ist Enterprise vorbehalten und kommt ohne Programmierung aus; auf dem Standard-Tarif zählt Odoo die Installation als Anlass für den Wechsel in den Custom-Tarif. Für eigene Module verweist die Upgrade-Dokumentation auf die Service-Level-Vereinbarung: Wer die Pflege trägt, gehört vor der Entscheidung geklärt.

Schritt 6: Ergebnis protokollieren und freigeben

Halten Sie je Zeile Ablauf, Entscheidung, Träger, Aufwandsschätzung und Nachweis fest, dazu die offenen Zeilen mit Termin. Der Key User zeichnet die Zeilen seines Bereichs ab. Die Tabelle geht als Anlage in die Anfrage an den Partner (Projektplan) und später als Grundlage in die Abnahmetests.

Die Fit-Gap-Tabelle

In der Tabelle ist je Zeile nur die Spalte der gewählten Entscheidung gefüllt, die übrigen stehen auf „–“. Die Zeilen sind ausgedachte Beispiele, keine Angaben zu Umfang oder Preis:

Nr.	Anforderung (Prozess)	Standard	Konfigurieren	Erweitern	Prozessänderung	Nachweis im Workshop
S1	Angebot bestätigen, liefern, fakturieren (Verkauf)	ausgelieferter Ablauf	–	–	–	Angebot wird zum Auftrag; Lieferung und Rechnung entstehen
K1	Rechnung über die gelieferte Menge (Fakturierung)	–	Abrechnungsrichtlinie (Invoicing policy) auf Liefermenge	–	–	Teillieferung erzeugt eine Teilrechnung
K2	Nachbestellung unterhalb der Mindestmenge (Lager)	–	Nachbestellregel (Reordering rule)	–	–	Prognostizierter Bestand fällt unter Min; bei Trigger Auto und hinterlegter Route entsteht ein Beschaffungsauftrag
K3	Mehrere Aufträge in einem Kommissionierlauf (Lager)	–	Sammelkommissionierung (Batch picking)	–	–	Zwei Aufträge laufen in einem Kommissionierlauf
E1	Freigabe für Angebote über 5.000 Euro (Verkauf)	–	–	Studio (Enterprise): Genehmigungsregel (Approval rules); im Tarif Standard löst die Studio-Installation den Wechsel in den Custom-Tarif aus	–	Testangebot über der Grenze wartet auf die Freigabe, darunter nicht
E2	Firmenwagen je Kostenstelle (Fuhrpark)	–	–	eigenes Modul; auf Odoo Online ausgeschlossen	–	Fahrzeugdatensatz trägt die Kostenstelle, Auswertung je Stelle
P1	Telefonbestellung wird handschriftlich notiert (Verkauf)	–	–	–	Angebot per E-Mail senden, Kunde bestätigt online	Der Anruf endet mit einem versendeten Angebot, Bestätigung am Auftrag

Was die vier Spalten bedeuten und was jede Entscheidung nach sich zieht:

Entscheidung	Was sie bedeutet	Was Sie dafür brauchen	Folge nach dem Go-live
Standard	Der Ablauf läuft mit der ausgelieferten App ohne Änderung an Einstellungen	Beleg aus der Testdatenbank	kein eigener Code, keine Anpassung zu pflegen
Konfigurieren	Eine Einstellung, Regel oder Richtlinie im Standard ändert das Verhalten	Name und Wert der Einstellung im Protokoll	die Einstellung bleibt dokumentiert; beim Versionswechsel prüfen
Erweitern	Etwas wird gebaut: eine Studio-Anpassung (nur Enterprise; im Tarif Standard löst die Studio-Installation den Wechsel in den Custom-Tarif aus) oder ein eigenes Modul beziehungsweise ein Modul aus dem Apps-Store	Träger der Pflege, Test je Zielversion	Studio-Anpassungen hebt Odoo im Rahmen der Upgrade-Leistungen mit, solange Studio installiert und das Abonnement aktiv ist; eigene Module lassen sich erst auf die Zielversion heben, wenn es dafür eine Fassung gibt. Auf Odoo Online sind eigene Module und Apps-Store-Module ausgeschlossen, Studio bleibt möglich
Prozessänderung	Der Ablauf selbst wird an den Standard angepasst	Zustimmung des Fachbereichs zum neuen Ablauf	kein Code; der neue Ablauf wird geschult

So prüfen Sie das Ergebnis

• Jede Zeile trägt genau eine Entscheidung und ein beobachtbares Ergebnis; „machbar” ist beides nicht.
• Jede Standard-Zeile wurde in der Testdatenbank vorgeführt, nicht nur in der Dokumentation nachgelesen.
• Jede Konfigurationszeile nennt die Einstellung und den Wert, auf den sie gestellt wird.
• Jede Erweiterungszeile nennt, ob eine Studio-Anpassung (Enterprise) oder ein eigenes Modul beziehungsweise ein Modul aus dem Apps-Store sie trägt, und wer sie pflegt.
• Jede Zeile mit der Entscheidung Prozessänderung ist vom Fachbereich bestätigt.
• Offene Zeilen stehen mit Termin im Protokoll und fließen in die Abnahmetests ein.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Alle Zeilen sind Standard	Es wurde gelesen statt geklickt	Jede Standard-Zeile in der Testdatenbank vorführen lassen; eine App-Beschreibung ist kein Nachweis für Ihren Ablauf
Der Partner meldet pauschal „machbar”	Die Zeile hat kein erwartetes Ergebnis	Ergebnis und Nachweis je Zeile fordern
Mitten im Projekt taucht ein Sonderfall auf	Die Zeile wurde im Workshop nie durchgespielt	Zeile nachtragen und als Änderung behandeln, nicht nebenbei in die laufende Konfiguration schieben
Eine Zeile verlangt ein eigenes Modul, das System läuft aber auf Odoo Online	Hostingart und Entscheidung passen nicht zusammen	Hostingart zuerst klären: Die Upgrade-Dokumentation nennt den Wechsel der Hostingart als Leistung, die kein Upgrade abdeckt

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie den Partner oder einen erfahrenen Odoo-Administrator dazu, sobald eine Zeile die Entscheidung Erweitern erhält oder in andere Systeme reicht (Schnittstellen, Shops, Banken). Wo ein Ablauf Buchhaltung oder Steuern berührt, gehört Ihre Steuerberatung in den Termin: Sie beurteilt Folgen, die der Workshop nicht überblickt. Für die Partnerauswahl zählen Prüfkriterien statt Referenzen; den eigenen Umfang hält der Anforderungskatalog fest.