Datenübernahme aus dem Altsystem nach Odoo

Ein Systemwechsel ist kein Dateiumzug. Aus dem Altsystem kommen nur die Daten mit, die am Stichtag noch wirken; alles Übrige wird archiviert und muss bis zum Ablauf seiner Frist erhalten und lesbar bleiben — im Altsystem oder in einem gleichwertigen Archivsystem. Die Entscheidung fällt je Datentyp, nicht für die Datenbank als Ganzes.

Was Sie vorab brauchen

• eine Liste aller Datentypen im Altsystem und je Typ eine verantwortliche Person (redaktionelle Empfehlung)
• einen festen Stichtag, zu dem Mengen, Salden und offene Posten gelten
• Exportmöglichkeiten aus dem Altsystem: CSV- oder Excel-Dateien, bei SQL-Datenbanken ein Auszug je Tabelle
• Zugriff auf eine Testdatenbank mit Administratorrechten; ein Import in der Produktivdatenbank ist dauerhaft
• eine Entscheidung, wo und wie die Altdaten bis zum Fristablauf erhalten und lesbar bleiben: Altsystem oder gleichwertiges Archivsystem

Entscheidungstabelle: übernehmen, archivieren oder weglassen

Die Zuordnung in der folgenden Tabelle ist eine redaktionelle Empfehlung, kein Verfahren der Odoo-Dokumentation. Sie trennt, was am Stichtag weiterwirkt, von dem, was nur noch aufbewahrt wird.

Datentyp	Vorgehen	Bedingung
Kontakte: Kunden, Lieferanten	übernehmen	als Partner anlegen; Dubletten und inaktive Kontakte vorher aussortieren; Kennung aus dem Altsystem mitgeben
Produkte, Preise, Preislisten	übernehmen	nur aktive Artikel und gültige Preise; Auslaufartikel im Altsystem lassen
Stücklisten, Lagerorte, Verpackungseinheiten	übernehmen	nur wenn Sie in Odoo weiter fertigen oder lagern
Offene Verkaufsaufträge und Bestellungen	übernehmen	nur Positionen, die am Stichtag noch nicht geliefert oder abgerechnet sind
Offene Posten: unbezahlte Kunden- und Lieferantenrechnungen	übernehmen	Betrag und Fälligkeit je Debitor und Kreditor zum Stichtag
Lagerbestände und Bestandswerte	übernehmen	Mengen und Bewertung zum Stichtag; Bewertungsmethode vorher festlegen
Laufende Projekte und Wartungsverträge	übernehmen	nur offene Leistungen und Restbudgets
Anlagen (Anlagenspiegel)	übernehmen	mit Restbuchwert und Restlaufzeit zum Stichtag
Benutzer und Rollen	neu anlegen	Rechte nach der neuen Rollenverteilung; die alte Benutzerverwaltung dient als Vorlage
Abgeschlossene Rechnungen und Buchungen	archivieren	nicht einzeln nachtragen; bis zum Fristablauf erhalten und lesbar halten, im Altsystem oder in einem gleichwertigen Archivsystem
Kassenaufzeichnungen	archivieren	nicht einzeln nachtragen; bis zum Fristablauf erhalten und lesbar halten, im Altsystem oder in einem gleichwertigen Archivsystem
E-Mails, Notizen, Vertragsakten ohne Aufbewahrungspflicht	weglassen	nur aktiv genutzte Verträge und Dokumente übernehmen
Testdaten, Dubletten, abgebrochene Vorgänge	weglassen	gehören in kein neues System

Altdaten aufbewahren: wie lange und in welcher Form

Die Pflicht trifft die Daten, nicht das alte Programm. Ob Sie dafür das Altsystem oder ein gleichwertiges Archivsystem betreiben, ist Ihre Wahl; die Maßstäbe stehen weiter unten.

Die Grundfrist richtet sich nach dem Land, in dem die Buchführungspflicht besteht.

Land	Grundfrist	Fristbeginn	Verlängerung
Deutschland	10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für die übrigen Unterlagen, sofern nicht andere Steuergesetze kürzere Fristen zulassen (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO)	Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung, das Inventar, der Abschluss, der Handels- oder Geschäftsbrief oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO)	läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; die Fristen bei Steuerhinterziehung und leichtfertiger Steuerverkürzung nach § 169 Abs. 2 Satz 2 AO zählen nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO)
Österreich	7 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege (§ 132 Abs. 1 BAO)	Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden beziehungsweise auf das sich die Belege beziehen; bei abweichendem Wirtschaftsjahr Schluss des Kalenderjahres, in dem es endet (§ 132 Abs. 1 BAO)	Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sind weiter aufzubewahren, solange sie für ein anhängiges Verfahren über die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, in dem die Personen Parteistellung haben, die die Bücher zu führen hatten oder ohne gesetzliche Verpflichtung geführt haben (§ 132 Abs. 1 BAO)
Schweiz	10 Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie für Geschäftsbericht und Revisionsbericht (Art. 958f Abs. 1 OR)	Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR)	—

Für Institute nach dem Kreditwesengesetz, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt in Deutschland abweichend die am 31. Dezember 2024 geltende Fassung des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO; für ihre Buchungsbelege bleibt es damit bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Was ein Systemwechsel verlangt, steht in Deutschland in GoBD Rz. 142–143: Sie dürfen das Altsystem abschalten, wenn die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich Metadaten, Stammdaten, Bewegungsdaten und der erforderlichen Verknüpfungen quantitativ und qualitativ gleichwertig in ein neues System, eine neue Datenbank, ein Archivsystem oder ein anderes System überführt sind und dieses dieselben Auswertungen ermöglicht; sonst ist die ursprüngliche Hard- und Software des Produktivsystems für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Eine Aufbewahrung nur als Datenextrakt, Report oder Druckdatei genügt nicht, wenn dabei nicht alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten übernommen werden (GoBD Rz. 144). Das Altsystem weiterzubetreiben ist also eine Möglichkeit, keine Pflicht.

In Deutschland dürfen die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO – außer den Jahresabschlüssen, der Eröffnungsbilanz und den amtlichen Urkunden und handschriftlich zu unterschreibenden nicht förmlichen Präferenznachweisen nach Abs. 1 Nr. 4a – nach § 147 Abs. 2 AO als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen und während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Wer solche Unterlagen vorlegt, muss auf seine Kosten die zum Lesbarmachen erforderlichen Hilfsmittel bereitstellen und sie auf Verlangen unverzüglich ausdrucken (§ 147 Abs. 5 AO). Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, bei abgesandten mit dem Versand (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Nach einem Systemwechsel genügt es nach § 147 Abs. 6 Satz 5 AO, die Daten nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten; Voraussetzung ist, dass noch keine Außenprüfung begonnen hat.

In Österreich lässt § 132 Abs. 2 BAO für die Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen nach Abs. 1 die Aufbewahrung auf Datenträgern zu, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist; soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe (§ 132 Abs. 2 Satz 2 BAO). Wer auf diese Weise aufbewahrt, muss, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist die erforderlichen Hilfsmittel zum Lesbarmachen bereitstellen und nötigenfalls ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen; werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, sind sie auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen (§ 132 Abs. 3 BAO). In der Schweiz können nach Art. 958f Abs. 3 OR Geschäftsbücher und Buchungsbelege auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können; der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind nach Art. 958f Abs. 2 OR schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.

Schritt für Schritt: vom Altsystem nach Odoo

Schritt 1: Datentypen und Stichtag festlegen

Ordnen Sie jede Tabelle des Altsystems einer der drei Gruppen zu: übernehmen, archivieren, weglassen. Legen Sie den Stichtag fest, zu dem Bestände, offene Posten und Salden gelten; er ist zugleich der Bezugspunkt für die Umschaltung (Stichtag und Parallelbetrieb). Halten Sie je Datentyp fest, wer die Datei erstellt und wer sie abnimmt.

Schritt 2: Exportdateien erstellen und bereinigen

Exportieren Sie je Objekt eine eigene Datei in CSV oder Excel. Vergeben Sie dabei eine eindeutige Kennung je Datensatz; die Dokumentation 20.0 nennt sie External ID. Setzen Sie ein Präfix aus der Herkunft, etwa company_1 oder person_1, damit sich Kennungen aus verschiedenen Tabellen nicht überschneiden. Entfernen Sie vorher Dubletten, Testdaten und abgebrochene Vorgänge; Struktur und Spalten beschreibt Stammdaten vorbereiten.

Schritt 3: In der Testdatenbank importieren und testen

Öffnen Sie die Listenansicht des Objekts und wählen Sie Action ▸ Import records. Odoo nimmt Excel- und CSV-Dateien für jedes Geschäftsobjekt an, unter anderem Kontakte, Produkte, Kontoauszüge, Buchungssätze und Aufträge. Ordnen Sie jede Spalte dem passenden Odoo-Feld zu; den Feldtyp schätzt Odoo aus den ersten zehn Zeilen, deshalb prüfen Sie die Zuordnung. Klicken Sie Test, dann Import. Ein Import ist dauerhaft und lässt sich nicht rückgängig machen; die betroffenen Datensätze finden Sie über die Filter created on und last modified wieder. Einzelheiten zu Vorlagen und Spaltennamen stehen im Artikel CSV und Excel importieren.

Schritt 4: Beziehungen in der richtigen Reihenfolge anlegen

Importieren Sie zuerst die Objekte, auf die andere verweisen: Kategorien vor Produkten, Firmen vor Personen. Für ein Beziehungsfeld nutzen Sie pro Feld nur einen Mechanismus: den Namen, Feld/Database ID oder Feld/External ID. Bei einer SQL-Datenbank vergeben Sie die External ID schon im Export und referenzieren sie im abhängigen Datensatz über Feld/External ID. Zwei Datensätze mit derselben External ID führen laut Dokumentation 20.0 zu einem Konflikt.

Schritt 5: Offene Vorgänge, Salden und Bestände übernehmen

Importieren Sie offene Verkaufsaufträge, Bestellungen, offene Posten, Bestände und Anlagen mit ihren Restwerten zum Stichtag. Offene Posten und Eröffnungssalden erfassen Sie in der Buchhaltung; das Vorgehen dafür beschreibt Eröffnungssalden und offene Posten. Prüfen Sie nach jedem Lauf Stückzahlen und Summen gegen das Altsystem.

Schritt 6: Altdaten archivieren und Zugriffe regeln

Kopieren Sie die Altdatenbank samt Anhängen an einen Ort, der ohne den alten Server lesbar bleibt, oder halten Sie das Altsystem bis zum Fristablauf betriebsbereit (redaktionelle Empfehlung für die Vorbereitung; die Maßstäbe stehen in GoBD Rz. 142–143). Halten Sie fest, wie ein Prüfer darauf zugreift. Die zulässige Form hängt vom Land ab (siehe Abschnitt zur Aufbewahrung); die Grundlagen zur ordnungsmäßigen Buchführung fasst GoBD-Grundlagen zusammen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Vergleichen Sie je Objekt Datensatzzahl und Betragssumme mit dem Altsystem.
• Lesen Sie eine Importdatei ein zweites Mal ein: Mit unveränderter External ID entstehen laut Dokumentation 20.0 keine neuen Datensätze.
• Führen Sie in der Testdatenbank einen vollständigen Ablauf durch, etwa von der Bestellung bis zur Rechnung.
• Öffnen Sie die archivierten Altdaten auf dem Weg, den Sie für Prüfer festgelegt haben, und prüfen Sie eine Stichprobe von Belegen.
• Lassen Sie je Datentyp die verantwortliche Person die Abnahme bestätigen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Ein erneuter Import erzeugt Duplikate	Die External ID fehlte oder wurde verändert; die Dokumentation 20.0 nennt sie als Kennung für Aktualisierungen	Betroffene Datensätze über die Filter created on oder last modified finden; für Aktualisierungen mit Updatable fields only exportieren und die External ID unverändert lassen
Eine Spalte lässt sich keinem Feld zuordnen	Odoo schätzt den Feldtyp aus den ersten zehn Zeilen	Option Show fields of relation fields (advanced) einschalten
Der Import bricht bei einer großen Datei ab	Zeitüberschreitung bei großen Dateien	Datei in kleineren Stapeln importieren
Ein Datum wird vertauscht übernommen	Das Datumsformat wurde nicht erkannt; Tag und Monat sind mehrdeutig	ISO 8601 verwenden (JJJJ-MM-TT); bei Excel Datumszellen nutzen
Ein Betrag wird nicht als Zahl erkannt	Währungssymbol oder Trennzeichen passt nicht	Format prüfen; bei CSV den Thousands Separator in den Formatierungsoptionen setzen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Hilfe, wenn die Buchhaltungshistorie aus mehreren Jahren und Systemen zusammenkommt, wenn Lager- oder Anlagenbewertungen und Währungsumrechnung betroffen sind oder wenn Teilrechnungen und Rahmenverträge ihre Verknüpfung behalten müssen. Fragen zu Aufbewahrung, Bewertung und Umsatzsteuer klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; sie hängen von Tatsachen ab, die dieser Artikel nicht kennt.