Eröffnungssalden und offene Posten in Odoo übernehmen

Der Wechsel zu Odoo tauscht nicht die Buchführung aus, sondern den Ort, an dem sie steht. Wer die Buchhaltung künftig in Odoo führt, muss zum Stichtag alles, was noch wirkt – Kontensalden, offene Rechnungen, Bestände –, in der neuen Datenbank neu entstehen lassen. Der Weg dahin ist ein einzelner Eröffnungssatz (Opening trial balance) plus die offenen Belege; beide zusammen dürfen jeden Kontostand nur einmal ergeben.

Diese Anleitung beschreibt Odoo 20.0 Enterprise: Der offizielle Editionsvergleich führt Accounting mit Bankabgleich (Bank Statement Reconciliation) und Berichten (Reports) in der Enterprise-Edition; die Community-Edition enthält Invoicing, aber nicht die vollständige Buchhaltung.

Was Sie vorab brauchen

• eine Saldenliste zum Stichtag: jedes Konto mit seinem Saldo auf der Soll- oder Habenseite
• die offenen Kundenrechnungen und Gutschriften mit Restbeträgen und Fälligkeiten
• die offenen Lieferantenrechnungen und Gutschriften mit Restbeträgen
• die Inventurliste mit Mengen und Kosten je Produkt
• Administratorrechte und eine Testdatenbank (Duplikat oder Staging), weil sich ein Import nicht rückgängig machen lässt
• eine Entscheidung zum Stichtag: Die Dokumentation 20.0 nennt das Ende des Geschäftsjahres als einfachsten Zeitpunkt und rät davon ab, mitten in einem Steuerzeitraum umzustellen

Für die Terminplanung rund um den Stichtag siehe Stichtag und Parallelbetrieb.

Warum Ausgleichskonten nötig sind

Die Dokumentation 20.0 nennt den Fehler mit einem eigenen Beispiel: Stehen in den Forderungen 1.000,00, weil Rechnungen über 1.000,00 offen sind, und werden dieselben Rechnungen zusätzlich in Odoo angelegt, weisen die Forderungen 2.000,00 aus. Für Verbindlichkeiten gilt dasselbe.

Deshalb wandern die Salden der Forderungen und der Verbindlichkeiten auf Ausgleichskonten (clearing accounts). Sie nehmen den Wert aus dem Eröffnungssatz auf, geben ihn an die importierten Belege weiter und stehen danach auf 0,00. Mehrere Debitoren- oder Kreditorenkonten dürfen in einem einzigen Ausgleichskonto zusammengefasst werden. Als Kontotyp nennt die Dokumentation Current Assets.

Beispielrechnung: Eröffnungssatz und Prüfsummen

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen in Euro; Stichtag ist der 1. Januar 2027.

Konto (Beispiel)	Soll (Debit)	Haben (Credit)
1200 Bank	18.000,00
1300 Kasse	800,00
1500 Vorräte	9.500,00
1590 Ausgleichskonto Forderungen	12.000,00
1690 Ausgleichskonto Verbindlichkeiten		7.500,00
0810 Darlehen		10.000,00
0800 Eigenkapital		22.800,00
Summe	40.300,00	40.300,00

Offen sind drei Kundenrechnungen über 4.500,00, 5.000,00 und 2.500,00 (zusammen 12.000,00) und zwei Lieferantenrechnungen über 4.000,00 und 3.500,00 (zusammen 7.500,00). Die Belege werden einzeln mit dem passenden Ausgleichskonto als Konto der Rechnungsposition importiert; ihre Gegenbuchung trifft dann genau den Saldo aus dem Eröffnungssatz.

Prüfung	Erwartet	Im Beispiel
Eröffnungssatz ausgeglichen	Soll gleich Haben	40.300,00 = 40.300,00
Ausgleichskonto Forderungen vor dem Import	Summe der offenen Kundenrechnungen minus Gutschriften	12.000,00
Ausgleichskonto Verbindlichkeiten vor dem Import	Summe der offenen Lieferantenrechnungen minus Gutschriften	7.500,00
Vorratskonten im Eröffnungssatz	Wert der Inventur (Menge mal Kosten je Produkt)	9.500,00
Beide Ausgleichskonten nach dem Import	0,00	0,00
Offene Posten nach dem Import	Restbeträge	12.000,00 Kunden, 7.500,00 Lieferanten

Zahlt der erste Kunde im Januar seine 4.500,00, gleichen Sie die Zahlung mit seiner Rechnung ab; die offenen Kundenrechnungen sinken auf 7.500,00. Die Ausgleichskonten bleiben bei 0,00, weil sie am Saldenimport hängen, nicht an einzelnen Rechnungen.

Welche Grundsätze für die Übernahme gelten

In Deutschland ist eine Eröffnungsbilanz aufzustellen (§ 242 Abs. 1 HGB), und ihre Wertansätze müssen mit der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen (§ 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB); für Einzelkaufleute unterhalb der Schwellen des § 241a HGB entfällt diese Pflicht (§ 242 Abs. 4 HGB). Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 verlangen, dass Eröffnungsbilanzbuchungen in den Konten enthalten sind (Rz. 96) und dass bei der Übernahme verdichteter Zahlen ins Hauptsystem die Einzelaufzeichnungen der Vor- und Nebensysteme erhalten bleiben (Rz. 99).

In Österreich ist die Eröffnungsbilanz nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen (§ 193 Abs. 1 UGB) und muss mit der Schlussbilanz des Vorjahres übereinstimmen (§ 201 Abs. 2 Z 6 UGB). Das Dritte Buch des UGB gilt nach § 189 Abs. 4 UGB nicht für Angehörige der freien Berufe, Land- und Forstwirte und Überschussrechner nach § 2 Abs. 4 Z 2 EStG 1988, auch wenn diese in einer eingetragenen Personengesellschaft tätig sind; die Ausnahme greift aber nicht für Personengesellschaften im Sinn des § 189 Abs. 1 Z 2, und Kapitalgesellschaften unterliegen dem Dritten Buch nach § 189 Abs. 1 Z 1. In der Schweiz muss die Rechnungslegung vollständig sein und stets die gleichen Maßstäbe bei Darstellung und Bewertung verwenden (Art. 958c Abs. 1 Z 2 und 6 OR); eine ausdrückliche Regel zur Übereinstimmung von Eröffnungs- und Schlussbilanz wie in Deutschland und Österreich nennt Art. 958c nicht. Der Bestand jeder Bilanzposition ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Art. 958c Abs. 2 OR). Wer nur nach Art. 957 Abs. 2 OR Buch führen muss, führt lediglich über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch.

Welche Konten in den Eröffnungssatz gehören und wie Werte anzusetzen sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Schritt für Schritt: Salden und offene Posten übernehmen

Schritt 1: Saldenliste prüfen und Eröffnungssatz vorbereiten

Vergleichen Sie die Saldenliste mit der letzten Schlussbilanz und markieren Sie jedes Konto mit Saldo. Laden Sie die Vorlage für Journalbuchungen: Accounting ▸ Accounting ▸ Journal Entries ▸ Actions ▸ Import ▸ Template for Misc. Operations (Administratorrechte nötig). Tragen Sie je Konto einen Betrag ein: Reference, Date und Journal gelten für die ganze Buchung und stehen nur in der ersten Zeile; jede Zeile trägt entweder Debit oder Credit, und weder 0,00 noch negative Werte sind zulässig.

Schritt 2: Ausgleichskonten anlegen und Salden umbuchen

Legen Sie zwei Konten im Kontenplan an, im Beispiel „Ausgleichskonto Forderungen“ und „Ausgleichskonto Verbindlichkeiten“, Typ Current Assets. Setzen Sie die Salden der Forderungen und der Verbindlichkeiten auf diese Konten. Jedes Konto der Saldenliste braucht eine Zeile im Eröffnungssatz, sonst ist er nicht ausgeglichen.

Schritt 3: Offene Kundenrechnungen importieren

Laden Sie die Vorlage über Accounting ▸ Customers ▸ Invoices ▸ Actions ▸ Import ▸ Template for Invoices. Füllen Sie Partner (muss einem Kontakt exakt entsprechen), Number (darf noch nicht vorkommen), Invoice/Bill Date sowie entweder Due Date oder Payment Terms. Je Position tragen Sie unter Unit Price den offenen Betrag und unter Account das Ausgleichskonto für Forderungen ein. Markieren Sie die Entwürfe in der Liste und wählen Sie Actions ▸ Confirm Entries.

Schritt 4: Offene Lieferantenbelege und Gutschriften importieren

Für Verbindlichkeiten gilt dasselbe über Accounting ▸ Vendors ▸ Bills ▸ Import ▸ Template for Bills, wieder mit dem Ausgleichskonto für Verbindlichkeiten. Belege mit negativem Betrag sind Gutschriften: Sie werden als positiver Betrag getrennt erfasst, unter Customers ▸ Credit Notes beziehungsweise Vendors ▸ Refunds. Belege in fremder Währung brauchen vorher einen historischen Wechselkurs zum Belegdatum.

Schritt 5: Eröffnungssatz importieren und buchen

Importieren Sie die Datei im Menü der Journalbuchungen und klicken Sie vorher auf Test; der Import ist dauerhaft. Die Buchung entsteht als Entwurf: Zeile für Zeile mit der Saldenliste vergleichen, dann Post wählen.

Schritt 6: Bank-, Karten- und Kassenjournale mit einem Eröffnungskontoauszug versehen

Zusätzlich braucht jedes Bank-, Kreditkarten- und Kassenjournal einen ersten Kontoauszug (Statement), dessen Feld Starting Balance Sie auf den tatsächlichen Kontostand vor der ersten Buchung setzen. Bei Banksynchronisierung (dafür ist laut Dokumentation ein gültiges Enterprise-Abo nötig) löschen Sie Buchungen vor dem Stichtag.

Schritt 7: Ausgleichskonten prüfen und aus den Berichten nehmen

Nach dem Import müssen beide Ausgleichskonten auf 0,00 stehen; bleibt ein Rest, fehlt ein offener Beleg oder ein Saldo liegt auf dem falschen Konto. Danach ändern Sie den Kontotyp beider Konten auf Off-Balance Sheet; solche Konten erscheinen weder in der Bilanz noch in der Erfolgsrechnung.

Offene Posten nach dem Stichtag ausgleichen

Am Kontoauszug gleichen Sie die offenen Belege im Bankabgleich ab: im Buchhaltungs-Dashboard das Journal und die Ansicht Bank Matching öffnen, die Zeile der Zahlung aufklappen, Reconcile wählen, im Fenster Search: Journal Items to Match die Rechnung markieren und Select klicken. Ist die Zahlung kleiner als die Rechnung, gilt die Banktransaktion laut Dokumentation als vollständig abgestimmt, während die Differenz auf der Rechnung offen bleibt. Diese Differenz können Sie offen lassen und später ausgleichen oder die Rechnung als voll bezahlt (fully paid) markieren, was sich über partial payment zurücknehmen lässt. Ohne Bankzeile – etwa bei Verrechnung gegen denselben Partner – nutzen Sie Accounting ▸ Accounting ▸ Reconcile.

Den Stand kontrollieren Sie mit den Berichten Aged Receivable und Aged Payable; beide zählen in Odoo 20.0 Enterprise laut Dokumentation zu den Berichten, die in allen Ländern unabhängig vom installierten Lokalisierungspaket zur Verfügung stehen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die Summe der offenen Kundenrechnungen minus Gutschriften entspricht dem Saldo des Ausgleichskontos Forderungen im Eröffnungssatz, die Summe der offenen Lieferantenrechnungen minus Gutschriften dem Saldo des Ausgleichskontos Verbindlichkeiten.
• Der Eröffnungssatz ist ausgeglichen: Soll gleich Haben.
• Beide Ausgleichskonten stehen nach dem Import auf 0,00.
• Die Starting Balance im ersten Kontoauszug jedes Bank-, Karten- und Kassenjournals entspricht dem tatsächlichen Kontostand.
• Stichprobe: Drei offene Rechnungen aus dem Altsystem in Odoo öffnen und Betrag, Fälligkeit und Partner vergleichen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Forderungen sind doppelt so hoch wie erwartet	Salden und offene Rechnungen wurden ohne Ausgleichskonto auf dasselbe Konto gebucht	Forderungssalden im Eröffnungssatz auf ein Ausgleichskonto umbuchen, die Rechnungen mit diesem Konto importieren
Der Eröffnungssatz lässt sich nicht buchen	Soll und Haben stimmen nicht überein, oder eine Zeile enthält 0,00 oder einen negativen Wert	Vorlage prüfen: je Zeile nur Debit oder Credit, keine Null- und keine negativen Werte
Importierte Rechnungen fehlen in den Berichten	Der Import legt Entwürfe an, die nicht ausgewertet werden	In der Liste markieren und Actions ▸ Confirm Entries wählen
Das Bankkonto weicht von der Bank ab	Dem ersten Kontoauszug fehlt die Starting Balance, oder er enthält Buchungen vor dem Stichtag	Starting Balance auf den Kontostand vor der ersten Buchung setzen, Buchungen vor dem Stichtag löschen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Hilfe, wenn Bewertungen, Fremdwährungen, Teilzahlungen oder Rahmenverträge betroffen sind oder wenn die Saldenliste mehrere Jahre und Systeme zusammenführt. Bewertungs- und Steuerfragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wie Altdaten nach dem Wechsel erreichbar und aufbewahrt bleiben, beschreibt Datenübernahme aus dem Altsystem.