Chargen und Seriennummern in Odoo

Eine Charge bündelt mehrere Einheiten, eine Seriennummer kennzeichnet ein einzelnes Stück. In Odoo ist beides eine Angabe am Produkt, die sich durch Wareneingang, Einlagerung und Lieferung zieht. Diese Anleitung folgt einer Charge vom Lieferanten bis zum Kunden und zeigt, wie Sie von derselben Stelle aus rückwärts zum Wareneingang kommen.

Was Odoo unter Los und Seriennummer versteht

Odoo führt beide Formen in einem Menüpunkt: Lager ‣ Produkte ‣ Los-/Seriennummern (Lots/Serial Numbers). „Los“ ist die deutsche Übersetzung von „Lot“ und meint die Charge, also eine Nummer für mehrere gemeinsam eingekaufte oder gefertigte Einheiten; eine Seriennummer gehört zu genau einem Stück. Am Produkt schließen sich beide Formen aus: Das Feld Nachverfolgung (Tracking) im Reiter Allgemeine Informationen bietet Nach Menge, Mittels Los und Mittels einzigartiger Seriennummer, und Verfolgung setzt ein lagerfähiges Produkt voraus (Produktart Güter, Product Type Goods).

Für die Auswertung nennt die Dokumentation den Unterschied: Bei nicht wiederverwendeten Seriennummern soll eine Nummer zu einem Produkt gehören, bei Losen steht eine Nummer für eine Menge. Die Begriffe stellt Charge und Seriennummer gegenüber; den Rahmen aus Lagerorten und Vorgangsarten beschreibt Aufbau der Lager-App.

Was Sie vorab brauchen

• Administratorrechte in der App Lager für Einstellungen und Vorgangsarten.
• Je Produkt die Entscheidung, ob es über Lose oder über Seriennummern geführt wird.
• Die Entscheidung, an welchen Vorgangsarten Nummern neu entstehen dürfen und wo nur bestehende wählbar sind.
• Optional die Einstellung Ablaufdaten und FEFO, wenn die Charge mit dem nächsten Ablaufdatum zuerst gehen soll; optional die App Barcode für scannende Erfassung, laut Editionsseite nur Enterprise.
• Bei laufendem Bestand einen Zeitpunkt für die Bestandsaufnahme der Ware ohne Nummer.

Schritt für Schritt: von der Lieferantencharge zum Kunden

Schritt 1: Los- & Seriennummern einschalten

Öffnen Sie Lager ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und setzen Sie im Abschnitt Rückverfolgbarkeit (Traceability) das Kontrollkästchen Los- & Seriennummern. Speichern Sie. Danach erscheinen dort die Optionen Ablaufdaten (Expiration Dates) und Los- & Seriennummern auf Lieferscheinen anzeigen. Endzustand: Unter Lager ‣ Produkte steht der Menüpunkt Los-/Seriennummern bereit.

Schritt 2: Verfolgung am Produkt einstellen

Öffnen Sie Lager ‣ Produkte ‣ Produkte, wählen Sie das Produkt und stellen Sie im Reiter Allgemeine Informationen das Feld Nachverfolgung auf Mittels Los oder Mittels einzigartiger Seriennummer. Speichern Sie. Liegt schon Bestand ohne Nummer im Lager, weist Odoo beim Umstellen darauf hin. Endzustand: Das Produkt steht auf Los- oder Seriennummernverfolgung; ob eine Bewegung eine Nummer verlangen muss, entscheidet die Vorgangsart (Schritt 3).

Schritt 3: Vorgangsarten festlegen

Öffnen Sie Lager ‣ Konfiguration ‣ Vorgangsarten (Operations Types) und wählen Sie die Vorgangsart Eingänge (Receipts) sowie den Lieferauftrag (Delivery Orders). Im Abschnitt Los-/Seriennummern legen Sie fest, ob neue Nummern entstehen dürfen (Neue erstellen) und ob bestehende wählbar sind (Bestehende Los/Seriennummer verwenden). Voreingestellt entstehen neue Lose beim Wareneingang, am Lieferauftrag sind nur bestehende wählbar. Sind beide Optionen aus, nimmt die Vorgangsart Ware ohne Nummer an; die fehlenden Nummern legen Sie laut Dokumentation später in der App Lager an. Endzustand: Die Haken passen zu Ihrem Ablauf.

Schritt 4: Charge beim Wareneingang erfassen

Bestätigen Sie in der App Einkauf eine Bestellung und öffnen Sie über die Schaltfläche Eingang den Wareneingang. Im Reiter Vorgänge klicken Sie rechts an der Produktzeile auf Details; Odoo öffnet die Detaillierten Vorgänge. Tragen Sie in der Spalte Los-/Seriennummer die Charge des Lieferanten ein und setzen Sie die Menge; weitere Nummern erfassen Sie über zusätzliche Zeilen, Serien/Lose generieren oder Serien/Lose importieren. Die Summe in Menge muss dem Bedarf entsprechen. Speichern Sie, dann Validieren; erlaubt die Vorgangsart neue Nummern, verweigert Odoo das Validieren, solange eine Zeile ohne Nummer ist. Weicht die Lieferantennummer ab, halten Sie sie im Feld Interne Referenz fest. Endzustand: Der Wareneingang zeigt die Schaltfläche Rückverfolgbarkeit.

Schritt 5: Charge beim Lieferauftrag wählen

Bestätigen Sie in der App Verkauf einen Auftrag und öffnen Sie über die Schaltfläche Lieferung den Lieferauftrag. In den Detaillierten Vorgängen steht bereits eine Charge mit Lagerort in der Spalte Nehmen aus; welche das ist, hängt von der Entnahmestrategie, der bestellten Menge und dem Bestand der Chargen ab. Reicht die vorgeschlagene Charge nicht, ändern Sie die Menge und nehmen den Rest aus einer zweiten. Speichern Sie, dann Validieren. Endzustand: Der Lieferauftrag führt die gelieferte Nummer, bei aktiver Option auch der Lieferschein.

Schritt 6: Den Weg im Rückverfolgbarkeitsbericht lesen

Öffnen Sie Lager ‣ Produkte ‣ Los-/Seriennummern, klicken Sie auf die Nummer und dann auf Rückverfolgbarkeit (Traceability). Odoo zeigt alle Lagervorgänge dieser Nummer mit Referenzbeleg: den Wareneingang mit dem Beleg des Lieferanten, Umlagerungen und die Lieferungen zum Kunden. So gehen Sie rückwärts bis zum Lieferanten und vorwärts bis zur Auslieferung, ohne den Datensatz zu wechseln. Endzustand: Sie können zu jeder Lieferung den Wareneingang benennen.

Die Kette in beide Richtungen

Alle Angaben dieser Tabelle gelten für Odoo 20.0 mit aktivierter Verfolgung in der App Lager.

Richtung	Frage	Weg in Odoo	Was Sie sehen
Vorwärts	Welche Kunden haben Ware dieser Charge erhalten?	Los-/Seriennummer öffnen ‣ Rückverfolgbarkeit	alle Lieferungen mit Datum, Menge und Referenzbeleg
Rückwärts	Aus welchem Wareneingang stammt die Charge?	dieselbe Ansicht	den Wareneingang mit dem Beleg des Lieferanten
Bestand	Wie viel dieser Charge liegt noch im Lager?	Los-/Seriennummer öffnen ‣ Lagerort	Menge je Lagerort
Beleg	Steht die Nummer auf dem Lieferschein?	Lieferschein drucken, nachdem die Option gesetzt ist	Spalte Los-/Seriennummer je Produktzeile

Welche Charge zuerst geht

Welche Charge Odoo vorschlägt, entscheidet die Entnahmestrategie: Voreingestellt ist FIFO, also die zuerst eingelagerte Ware. Für Ware mit Ablaufdatum ist FEFO gedacht: Mit der Einstellung Ablaufdaten und der Entnahmestrategie First Expiry – First Out (FEFO) an der Produktkategorie oder am Lagerort zieht Odoo die Charge mit dem nächsten Entnahmedatum zuerst; reicht sie nicht, nimmt es den Rest aus der nächsten. Steht an beiden Stellen eine Strategie, hat die Produktkategorie Vorrang. Die Tage tragen Sie am Produkt im Reiter Lager ein: Ablaufdatum, Mindesthaltbarkeitsdatum, Entnahmedatum und Warndatum.

Beispiel der Dokumentation: Bei 30 Tagen bis zum Ablaufdatum und 15 Tagen Vorlauf als Entnahmedatum ergibt eine Lieferung vom 1. Januar das Ablaufdatum 31. Januar und das Entnahmedatum 16. Januar.

Chargen aus eigener Fertigung

Fertigen Sie selbst, erscheint am Fertigungsauftrag nach dem Bestätigen ein Feld Los-/Seriennummer; das Plus-Symbol erzeugt die nächste freie Nummer, die Sie überschreiben können. Produzieren ohne Eingabe vergibt die nächste Nummer automatisch. Seriennummern für mehrere Stück teilen den Auftrag in einzelne Aufträge je Stück. Den Ablauf beschreibt Fertigungsaufträge.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Öffnen Sie die Nummer unter Lager ‣ Produkte ‣ Los-/Seriennummern: Die Lagermenge muss den Wareneingängen abzüglich der Lieferungen entsprechen.
2. Klicken Sie auf Rückverfolgbarkeit und prüfen Sie, dass Wareneingang und Lieferungen mit Referenzbeleg erscheinen, nicht nur die letzte Bewegung.
3. Drucken Sie den Lieferschein einer Lieferung dieser Nummer; er zeigt die Nummer nur mit gesetzter Option.
4. Prüfen Sie mit einer zweiten Charge, dass der Bericht je Nummer getrennt bleibt, und wiederholen Sie den Durchlauf in einer Testkopie.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Beim Validieren erscheint ein Fehler	Eine Zeile hat keine Nummer, während die Vorgangsart neue Nummern erlaubt	Reiter Vorgänge ‣ Details, Nummer und Menge nachtragen, speichern, erneut validieren
Am Lieferauftrag lässt sich keine neue Nummer eintragen	Voreingestellt sind dort nur bestehende Nummern wählbar	Nummer vorher unter Lager ‣ Produkte ‣ Los-/Seriennummern anlegen (reserviert, aber noch nicht zugewiesen) oder an der Vorgangsart Neue erstellen setzen
Eine Charge mit späterem Ablaufdatum geht zuerst	FIFO ist voreingestellt	Ablaufdaten einschalten, Entnahmedatum am Produkt pflegen und FEFO an Lagerort oder Produktkategorie setzen; die Kategorie hat Vorrang
Der Bericht an der Nummer bleibt leer	Die Bewegung wurde ohne Nummer gebucht, etwa weil an der Vorgangsart beide Optionen aus waren	Nummer über eine Bestandsaufnahme nachtragen, siehe Inventur in Odoo
Für Ware im Lager fehlen Nummern	Die Verfolgung wurde erst nach dem Wareneingang aktiviert	Menge in einer Bestandsaufnahme auf null setzen und mit Nummer neu erfassen
Die Nummer fehlt auf dem Lieferschein	Die Option Los- & Seriennummern auf Lieferscheinen anzeigen ist aus	Option in den Lager-Einstellungen setzen; die Nummer steht dann in der Spalte Los-/Seriennummer

Wann Sie Hilfe holen sollten

Die Verfolgung hängt an drei Stellen zusammen: an der Einstellung der App, an der Vorgangsart und am Produkt. Eine Bewegung ohne Nummer lässt sich nachträglich über eine Bestandsaufnahme korrigieren, und die verändert den Bestand mit. Holen Sie Ihre Odoo-Betreuung dazu, wenn Sie die Verfolgung in einer laufenden Datenbank mit mehreren Lagerorten einführen oder Nummern aus einer Vorgängersoftware übernehmen. Welche Nachweise Ihre Branche verlangt, behandelt Rückverfolgbarkeit für Audits.

Die deutschen Menü-, Feld- und Auswahlwerte folgen den Übersetzungsdateien der Version 20.0 und können in Ihrer Datenbank abweichen.