Odoo Projekt: Aufgaben, Phasen und Abrechnung

Was Sie vorab brauchen

• Die Apps Projekt und Verkauf. Für das Abrechnen nach Zeit verlangt die Dokumentation von Odoo 20.0 zusätzlich die App Buchhaltung mit aktivierter analytischer Buchhaltung; laut Editionsseite von Odoo S.A. ist die umfassende Buchhaltung (darunter analytische Buchhaltung) nur in Enterprise enthalten, die App Projekt dagegen in Community und Enterprise.
• Für die Zeiterfassung die gleichnamige Einstellung der App Projekt (siehe Zeiterfassung auf Projekte buchen).
• Für das Anlegen von Produkten und Einstellungen einen Benutzer mit entsprechenden Rechten, siehe Benutzer anlegen und Zugriffsgruppen.

Die deutschen Bezeichnungen folgen den Übersetzungsdateien des Community-Quellcodes (Zweig 20.0); in Ihrer Datenbank können sie abweichen.

Schritt für Schritt: vom Projekt zur Rechnung

Schritt 1: Projekt anlegen und Phasen festlegen

Öffnen Sie die App Projekt und wählen Sie Neu. Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie Projekt erstellen. Odoo liefert keine Standardphasen: Direkt nach dem Anlegen legen Sie die Phasen selbst an, indem Sie den Namen eintragen und Hinzufügen wählen. Phasen erscheinen als Spalten der Kanban-Ansicht, Aufgaben verschieben Sie per Ziehen und Ablegen. Über das Zahnrad an der Phase können Sie sie falten, umbenennen, eine E-Mail- oder SMS-Vorlage für Kunden beim Erreichen der Phase hinterlegen oder die Phase mit weiteren Projekten teilen. Die Option Automationen aktiviert laut Dokumentation Studio in Ihrer Datenbank, was den Tarif beeinflussen kann; lassen Sie sie ohne Preisprüfung unberührt.

Schritt 2: Projekt konfigurieren

Wählen Sie an der Projektkarte die drei Punkte und dann Einstellungen. Dort legen Sie unter anderem Name, Kunde, Stichwörter, Projektmanager, geplantes Datum und zugewiesene Stunden fest. Unter Sichtbarkeit steuern Sie, wer das Projekt sieht:

Einstellung (Odoo 20.0)	Wer Zugriff hat
Eingeladene interne Benutzer (privat)	nur Follower des Projekts und Benutzer mit dem Zugriffsrecht Projektadministrator
Alle internen Benutzer	alle internen Benutzer, alle Aufgaben
Eingeladene Portalbenutzer und alle internen Benutzer (öffentlich)	alle internen Benutzer; Portalbenutzer sehen als Follower nur die Aufgaben, denen sie folgen. Voreinstellung

Externe laden Sie über Projekt teilen ein. Die Zugriffsarten sind Lesen, Bearbeiten mit eingeschränktem Zugriff (nur Aufgaben, denen die Person folgt) und Bearbeiten (alle Aufgaben). Wer den öffentlichen Link kennt, hat Lesezugriff. Die Dokumentation weist darauf hin, dass interne Benutzer ohne Projektzugriff eine Aufgabe über eine weitergegebene URL aufrufen können; bei privaten Projekten müssen sie zusätzlich Follower der Aufgabe sein.

Schritt 3: Aufgaben anlegen

Wählen Sie im Projekt das Plus oder das Plus neben einer Phase, tragen Sie Aufgabentitel und Zuständige ein und bestätigen Sie. Im geöffneten Formular pflegen Sie Projekt, Stichwörter, zugewiesene Zeit und Frist; die Felder Kunde und Auftragsposition erscheinen nur bei abrechenbaren Projekten. Im Titel sparen Kürzel Klicks, in dieser Reihenfolge: Name, Stunden, Stichwort, Zuständiger, Priorität, etwa „Workshop vorbereiten 5h #schule @Anna !“ (erfundenes Beispiel). Aufgaben können außerdem aus einer E-Mail-Adresse (Alias) des Projekts oder aus einem Formular der App Website entstehen. Den Status einer Aufgabe wählen Sie unabhängig von der Phase aus fünf festen Werten: In Bearbeitung, Änderungen angefragt, Genehmigt, Abgebrochen und Erledigt. Änderungen angefragt und Genehmigt setzt Odoo beim Wechsel in eine andere Phase zurück.

Schritt 4: Vorlage erstellen (optional)

Wiederholen sich Projekte, wandeln Sie ein fertig eingerichtetes Projekt um: in den Einstellungen des Projekts das Zahnrad und In Vorlage umwandeln wählen. Übernommen werden Phasen, Aufgaben, Teilaufgaben und deren Konfiguration. Zwei Fallen nennt die Dokumentation ausdrücklich:

Punkt	Wirkung nach Dokumentation 20.0
Ausgangsprojekt	wird archiviert; duplizieren Sie es vorher, wenn Sie es weiter nutzen wollen
Geplante Termine	werden beim Umwandeln nicht gespeichert; in der Vorlage nachtragen
Projektrollen	in Vorlage-Aufgaben vorbelegbar; beim Anlegen des Projekts wählen Sie je Rolle die Zuständigen
Änderung oder Löschen der Vorlage	betrifft bereits erstellte Projekte nicht

Ein neues Projekt aus der Vorlage starten Sie über Neu und einen Klick auf die Vorlage im Bereich Projektvorlagen. Ist am neuen Projekt kein Startdatum gesetzt, nimmt Odoo das heutige Datum als Bezug für die geplanten Aufgabentermine.

Schritt 5: Abrechnung am Dienstleistungsprodukt einstellen

Die Abrechnungsart legen Sie im Verkauf am Produkt fest (Verkauf ‣ Produkte ‣ Produkte): Produktart Dienstleistung, dann die Abrechnungspolitik und das Feld Bei Auftrag erstellen.

Ziel	Einstellung am Produkt (Odoo 20.0)	Voraussetzung nach Dokumentation
Nach Aufwand	Abrechnungspolitik Basierend auf Zeiterfassungen; Bei Auftrag erstellen: Projekt & Aufgabe (oder nur Aufgabe mit festem Projekt)	Apps Projekt und Buchhaltung, analytische Buchhaltung aktiv, Zeiterfassung in den Projekteinstellungen aktiv
Nach Fortschritt	Abrechnungspolitik Basierend auf Meilensteinen; Bei Auftrag erstellen: Projekt, Projekt & Aufgabe oder Aufgabe	mindestens ein Projekt mit aktivierten Meilensteinen

Haben Sie eine Vorlage, wählen Sie sie am Produkt im Feld Projektvorlage; dafür muss die Vorlage als abrechenbar markiert sein (Reiter Einstellungen, Kästchen Abrechenbar) und das Produkt Bei Auftrag erstellen auf Projekt oder Projekt & Aufgabe stehen. Dann entsteht bei jeder Auftragsbestätigung ein Projekt aus der Vorlage.

Schritt 6: Fortschritt erfassen

• Nach Aufwand: Bestätigen Sie den Verkaufsauftrag, öffnen Sie über die Schaltfläche Aufgaben die Aufgabe und tragen Sie im Reiter Zeiterfassung Datum, Mitarbeiter und Stunden ein. Die Stunden erscheinen im Verkaufsauftrag in der Spalte Geliefert.
• Nach Meilensteinen: Aktivieren Sie in den Projekteinstellungen unter Aufgabenverwaltung die Option Meilensteine, legen Sie Meilensteine mit Name und Frist an und verknüpfen Sie Aufgaben über das Feld Meilenstein. Sind alle verknüpften Aufgaben erledigt oder abgebrochen, markiert Odoo den Meilenstein als erreicht; Sie können das Kästchen Erreicht auch von Hand setzen. Im Verkaufsauftrag legt die Schaltfläche Meilensteine fest, welcher Anteil (Geliefert in Prozent) mit einem Meilenstein abgerechnet wird.

Schritt 7: Rechnung erstellen

Öffnen Sie den Verkaufsauftrag, kontrollieren Sie die Spalte Geliefert und wählen Sie Rechnung erstellen, dann Reguläre Rechnung und Entwurf erstellen. Prüfen Sie den Entwurf in den Rechnungspositionen und bestätigen Sie ihn. Das Erreichen eines Meilensteins erzeugt keine Rechnung, es macht den Betrag nur abrechenbar.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Testen Sie den Ablauf in einer Testdatenbank mit einem Beispielkunden und bestätigen Sie einen Auftrag. Bei Bei Auftrag erstellen: Projekt & Aufgabe entstehen Projekt und Aufgabe; bei Aufgabe entsteht eine Aufgabe in dem am Produkt gewählten bestehenden Projekt; bei Projekt entsteht ein Projekt.
• Tragen Sie eine Teststunde ein und prüfen Sie, dass sie im Verkaufsauftrag unter Geliefert erscheint, bevor Sie einen Entwurf erstellen.
• Öffnen Sie das Dashboard des Projekts: Die Rentabilitätsübersicht trennt Erträge und Kosten jeweils nach erwarteten, bereits gelieferten (noch abzurechnenden) und bereits fakturierten oder verbuchten Beträgen. Nur Datensätze, die mit dem Projekt und seinem Analysekonto verknüpft sind, tauchen dort auf.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation	Lösung
Abrechnungspolitik „Basierend auf Meilensteinen“ fehlt	es gibt kein Projekt mit aktivierten Meilensteinen	Meilensteine in einem Projekt aktivieren
Nach Auftragsbestätigung entsteht nicht, was Sie erwarten	Bei Auftrag erstellen am Produkt steht auf einer anderen Einstellung (Projekt, Projekt & Aufgabe oder Aufgabe erzeugen jeweils Unterschiedliches)	Einstellung am Produkt prüfen und anpassen
Felder Kunde und Auftragsposition fehlen an der Aufgabe	Projekt ist nicht abrechenbar	die Abrechenbar-Einstellung des Projekts beziehungsweise der Vorlage prüfen (Reiter Einstellungen, Kästchen Abrechenbar)
Meilenstein erreicht, keine Rechnung	Erreichen erzeugt keine Rechnung	im Verkaufsauftrag Rechnung erstellen
Meilenstein-Anteil der Vorlage fehlt	Menge (%) muss in neu erstellten Projekten von Hand gepflegt werden	im neuen Projekt nachtragen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Hängt an der Projektabrechnung die Buchhaltung (Konten, Umsatzsteuer, Rechnungsinhalt), klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Odoo-Partner, bevor Sie live gehen. Welche Rechnungsangaben für Ihr Land gelten, behandelt dieser Artikel nicht.