Dashboards und Tabellen in Odoo für die Geschäftsleitung

Verkaufsaufträge, Kundenrechnungen, Bestellungen und Lagerbewegungen liegen in Odoo bereits vor. Was fehlt, ist die Auswahl: Ein Dashboard ist zuerst eine fachliche Entscheidung darüber, welche sechs bis acht Kennzahlen die Fragen der Geschäftsleitung beantworten. Der Ablauf unten baut in der Version 20.0 ein Kennzahlenblatt bis zum freigegebenen Dashboard auf.

Was Sie vorab brauchen

• Edition. Der Editionsvergleich von Odoo S.A. führt die Zeile Documents und ihren Untereintrag Spreadsheet in der Enterprise-Spalte mit Häkchen, in der Community-Spalte mit einem Kreuz; das Modul Tabellenkalkulation ordnet die Dokumentation der App Dokumente zu. Prüfen Sie vorab, welche Edition Ihre Datenbank nutzt. Die Unterschiede ordnet Community oder Enterprise.
• Zugriffsrechte. Zum Erstellen eines eigenen Dashboards verlangt die Dokumentation Zugriff auf Dashboards/Admin und mindestens Dokumente/Benutzer. Wer nur ansieht und filtert, braucht eine Gruppe, der das Dashboard in der Konfiguration zugewiesen ist.
• Tragende Stammdaten. Kostenträger, Produktkategorien, Verkaufsteams und Buchungsdaten müssen gepflegt sein, sonst zeigt das Dashboard sauber gerechnete, aber nicht deutbare Werte. Für die Auswertung nach Bereichen hilft Kostenstellen und Analytik.
• Eine Testdatenbank. Redaktionelle Empfehlung: Neue Datenquellen und globale Filter gehören zuerst in eine Kopie der Datenbank. Sichtbare Felder, Filter und Sortierung wirken auf die Ladezeit, und die Dokumentation begründet Standardwerte für globale Filter damit, dass Tabelle oder Dashboard dadurch schnell laden und eine brauchbare Startansicht zeigen.

Diese Kennzahlen passen zur Geschäftsleitung

Die Auswahl ist ein redaktioneller Vorschlag für Handels- und Dienstleistungsbetriebe und beantwortet vier Fragen: Verdienen wir Geld, kommt das Geld an, wie viel Kapital steckt in den Beständen, und was ist im Auftragseingang zu erwarten? Die Datenquellen sind die in der Dokumentation 20.0 beschriebenen Ansichten und Berichte.

Kennzahl	Frage der Geschäftsleitung	Datenquelle in Odoo (Version 20.0)	Ansicht
Umsatz netto	Wie entwickelt sich der Umsatz im Verlauf?	Verkauf ‣ Berichtswesen ‣ Verkauf (Verkaufsanalyse), Wert Netto-Betrag	Pivot, Gruppe Auftragsdatum > Monat
Rohertrag und Marge	Was bleibt vom Umsatz nach den direkten Kosten?	Verkaufsanalyse, zusätzlicher Wert Marge	Pivot mit zwei Werten
Ertrag und Zahlungsverhalten	Reicht der Ertrag, und wie lange zahlen Kunden?	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Kurzbericht (Gewinnspannen, Debitorenlaufzeit, Liquiditätsprognose)	fertiger Kennzahlenbericht
Offene Forderungen	Welche Kundenrechnungen sind offen, und seit wann?	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Offene Forderungen	Berichtsansicht mit Berichtsfiltern (Datum, Journal, Vergleich)
Offene Verbindlichkeiten	Welche eigenen Rechnungen sind noch nicht bezahlt?	Buchhaltung ‣ Berichtswesen, Offene Verbindlichkeiten	Berichtsansicht mit Berichtsfiltern (Datum, Journal, Vergleich)
Lagerwert	Wie viel Kapital steckt im Lager?	Lager ‣ Berichtswesen ‣ Bestand	Liste
Einkauf und Liefertreue	Was kostet der Einkauf, und wie pünktlich liefern die Lieferanten?	Dashboards-App, Abschnitt Logistik: Einkaufs- und Lieferantenanalyse	Karten und Diagramme
Erwarteter Auftragseingang	Welcher Umsatz ist für die nächsten Monate zu erwarten?	CRM ‣ Berichtswesen ‣ Pipeline, Wert Erwarteter Umsatz	Diagramm oder Pivot

Zwei Zeilen liefert Odoo fertig: Das Dashboard Einkaufs- und Lieferantenanalyse führt Einkaufswert, Anzahl der Bestellungen, Lieferantenservicegrad und den Anteil pünktlicher Lieferungen; der Lagerwert steht in Lager ‣ Berichtswesen ‣ Bestand je Produkt.

Einfügen lassen sich Listen, Pivot-Tabellen und Diagramme. Die Dokumentation nennt zum Einfügen in eine Tabellenkalkulation diese drei Elemente; Kurzbericht, Offene Forderungen und Offene Verbindlichkeiten öffnet Odoo dagegen als fertige Berichtsansichten mit eigenen Berichtsfiltern und Export nach PDF oder XLSX. Diese Zeilen stehen im Dashboard deshalb nur als abgelesener oder selbst nachgerechneter Wert; prüfen Sie solche Werte gegen den Bericht, bevor Sie sie in den Karten zeigen.

Schritt für Schritt: Vom Kennzahlenblatt zum Dashboard

Schritt 1: Datenquelle in der Ansicht vorbereiten

Öffnen Sie die Liste, Pivot-Tabelle oder Diagrammansicht, aus der eine Kennzahl kommt, und stellen Sie Spalten, Werte und Sortierung ein. Legen Sie dort keine Bedingung an, die später ein globaler Filter steuern soll: Globale Filter hängen zusätzliche Bedingungen an die Domäne der Datenquelle, eine zweite fest eingebaute Einschränkung desselben Feldes würde daneben bestehen bleiben. Die Dokumentation rät deshalb davon ab, diese Bedingungen beim Vorbereiten der ursprünglichen Ansicht zu verwenden. Welche Felder sichtbar sind und wie die Datensätze gefiltert und sortiert werden, wirkt sich auf die Ladezeit aus; Spalten- und Zeilenzahl eines Blatts können sie ebenfalls beeinflussen, Hauptfaktor sind aber Formeln, die über viele Zeilen große Bereiche durchsuchen.

Schritt 2: Daten in die Tabellenkalkulation einfügen

Öffnen Sie die vorbereitete Ansicht und fügen Sie sie ein. Bei einer Liste klicken Sie auf das Aktionen-Symbol neben dem Namen der Ansicht und dann auf Tabellenkalkulation ‣ Liste in Tabellenkalkulation einfügen; markierte Einzeldatensätze fügt die Schaltfläche Aktionen über In Tabellenkalkulation einfügen ein. Bei einer Pivot- oder Diagrammansicht klicken Sie oben links auf In Tabellenkalkulation einfügen. Wählen Sie Leere Tabellenkalkulation oder eine vorhandene Tabelle und legen Sie bei einer Liste die Zahl der Datensätze fest. Eine eingefügte Liste erweitert ihre Zeilenzahl nicht von selbst: Ein später angelegter Datensatz erscheint an seiner Position und verdrängt dafür einen vorhandenen Eintrag aus dem angezeigten Ausschnitt. Mit einer Reserve an Zeilen bleiben auch neue Kategorien oder Verkäufer sichtbar.

Schritt 3: Kennzahlenblatt aufbauen

Das erste Blatt ist die Vorderseite des Dashboards, spätere Blätter tragen die Daten. Setzen Sie die Karten und Diagramme auf Blatt 1 und schieben Sie die eingefügten Listen und Pivot-Tabellen nach hinten. Das Menü Daten zeigt jede Datenquelle mit ID und Namen, etwa „(#1) Umsatzanalyse nach Produkt“; darüber prüfen Sie später, welche Verbindung zu welchem Modell besteht.

Schritt 4: Vorjahresvergleich über die Periodenverschiebung

Für den Vorjahresvergleich brauchen Sie eine zweite Datenquelle desselben Berichts. Fügen Sie die Liste oder Pivot-Tabelle ein zweites Mal ein, öffnen Sie oben rechts das Filter-Panel und legen Sie einen globalen Filter vom Typ Datum an. Setzen Sie einen Standardwert und im Abschnitt Feldabgleich je Datenquelle das passende Datumsfeld, zum Beispiel Auftragsdatum. Bei der zweiten Datenquelle definieren Sie zusätzlich die Periodenverschiebung: Wählen Sie Vorherige und die Anzahl der Perioden. Verschoben wird der gewählte Zeitraum um die eingestellte Zahl Perioden, nicht um fest ein Jahr; für einen Vorjahresvergleich stellen Sie deshalb einen Standardwert über ein volles Kalenderjahr ein und wählen Anzahl 1. Prüfen Sie danach die Datumsgrenzen beider Tabellen, bevor Sie die Werte übernehmen; im Dashboard zeigt die Periodenauswahl Start- und Enddatum des gewählten Zeitraums an. Ein unzulässiges Feld erscheint rot und lässt sich nicht speichern.

Schritt 5: Auffällige Werte markieren

Wählen Sie den Zellbereich einer Kennzahl und klicken Sie auf Format ‣ Bedingte Formatierung. Die Dokumentation 20.0 kennt vier Regeltypen: Einzelne Farbe, Farbskala, Icon-Set und Datenbalken. Redaktioneller Vorschlag: für offene Forderungen eine Farbe ab einer von Ihnen festgelegten Altersgrenze, für Umsatz je Verkäufer eine Farbskala. Wird eine Tabelle mit dynamischen Odoo-Daten erneut geöffnet oder aktualisiert, wird jede Regel neu berechnet.

Schritt 6: Tabellenkalkulation in ein Dashboard umwandeln

Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei ‣ Zu Dashboard hinzufügen, vergeben Sie den Namen, wählen Sie einen Dashboard-Abschnitt oder legen Sie über Erstellen einen neuen an, und setzen Sie die Zugriffsgruppen. Danach ist die Tabellenkalkulation aus der App Dokumente entfernt und nur noch über die Dashboards-App erreichbar; weitere Änderungen laufen über Konfiguration ‣ Dashboards.

Schritt 7: Sichtbarkeit und Veröffentlichung steuern

Öffnen Sie in der Dashboards-App Konfiguration ‣ Dashboards und den Abschnitt mit Ihrem Dashboard. In der Zeile setzen Sie die Gruppe, die es sehen darf, wählen bei einer Mehrfirmen-Datenbank die Unternehmen und schalten mit Ist veröffentlicht die Sichtbarkeit ab, solange Sie arbeiten. Die Gruppe muss zur Datenmenge passen: Ein Dashboard mit nur eigenen Verkaufsdaten zeigt jedem Betrachter ein anderes Bild.

Schritt 8: Aktualisieren, prüfen und weitergeben

Aktualisieren Sie über Daten ‣ Alle Daten aktualisieren; dabei bleiben die gesetzten globalen Filter erhalten, während ein Neuladen der Browserseite die Daten zwar neu abruft, alle globalen Filter aber auf ihren Standardwert zurücksetzt. Prüfen Sie über einen Klick auf einen Wert die zugrunde liegenden Datensätze. Für Empfänger ohne Zugriff auf die Daten erzeugen Sie eine eingefrorene Fassung (in der Tabellenkalkulation der Befehl Freeze and share); dynamische Odoo-Daten können externe Benutzer nicht öffnen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Klicken Sie im Dashboard auf einen Wert: Es öffnet sich die Liste der dahinterliegenden Datensätze. Zeigt der Quellbericht für denselben Zeitraum eine andere Summe, passt die Feldzuordnung des globalen Filters nicht.
• Melden Sie sich mit einem Benutzer der Zielgruppe an: Abweichungen kommen aus Modellrechten und Datensatzregeln, nicht aus dem Dashboard; wie solche Regeln wirken, beschreibt Datensatzregeln.
• Legen Sie einen Datensatz an, der vorkommen muss, etwa eine neue Produktkategorie: Die eingefügte Liste erweitert ihre Zeilenzahl nicht von selbst; der neue Datensatz erscheint an seiner Position, während ein vorhandener Eintrag aus dem angezeigten Ausschnitt fällt. Zusätzliche Zeilen beim Einfügen oder später manuell ergänzte Zeilen halten alle Datensätze sichtbar. Prüfen Sie Werte, die aus einem Bericht stammen, gegen diesen Bericht: Der Kurzbericht zeigt Brutto- und Nettogewinnspanne, die Marge stammt aus Verkaufsdaten; beide dürfen sich unterscheiden, nur nicht unbemerkt dasselbe Etikett tragen.
• Öffnen Sie das Dashboard auf dem Gerät, auf dem es genutzt wird: Die Datenquellen rufen ihre Werte beim Öffnen und beim Neuladen der Seite ab; Spalten- und Zeilenzahl eines Blatts sowie Formeln, die über viele Zeilen große Bereiche durchsuchen, können die Ladezeit belasten.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation 20.0	Abhilfe
Eine Kollegin sieht ein leeres Dashboard	Die Sichtbarkeit dynamischer Daten richtet sich nach ihren Rechten im Modell und nach den Datensatzregeln	Gruppe des Dashboards und Rechte im Modell prüfen
Ein globaler Filter ändert nichts	Im Feldabgleich fehlt für eine Datenquelle das Feld oder es ist das falsche; unzulässige Felder erscheinen rot	Feldabgleich je Datenquelle nachziehen und speichern
Ein Datensatz ist aus einer eingefügten Liste verschwunden	Eine eingefügte Liste erweitert ihre Zeilenzahl nicht automatisch; ein neu angelegter Datensatz erscheint an seiner Position und verdrängt einen vorhandenen Eintrag	Zusätzliche Zeilen vorsehen oder Zeilen manuell hinzufügen; Daten ‣ Liste erneut einfügen fügt die Liste mit neu gewählter Zeilenzahl ein
Ein Diagramm fehlt im Dashboard	Diagramme gehören auf das erste Blatt, Listen und Pivot-Tabellen in neue Blätter	Das Element auf das erste Blatt verschieben
Anpassungen an einem Standarddashboard sind nach dem Update weg	Standarddashboards werden bei jedem Versionsupgrade neu installiert	Das Standarddashboard kopieren und nur die Kopie bearbeiten
Die Karten zeigen einen alten Stand	Die Datenquellen holen die Werte beim Öffnen und beim Neuladen der Seite sowie über Daten ‣ Alle Daten aktualisieren	Daten ‣ Alle Daten aktualisieren wählen; die gesetzten globalen Filter bleiben dabei erhalten, ein Neuladen der Seite würde sie zurücksetzen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie Ihren Odoo-Partner hinzu, wenn Kennzahlen aus eigenen Modellen kommen, mehrere Gesellschaften in einem Dashboard verglichen werden, Studio-Felder oder eigene Berechnungen dazukommen oder Rechte und Datensatzregeln dafür angepasst werden müssen. Für Auswertungen außerhalb von Odoo ist der Lesezugriff auf die Datenbank eine eigene Entscheidung; die Optionen beschreibt Odoo-Daten für Auswertungen freigeben. Wenn eine Kennzahl die Buchhaltung betrifft, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Definition für Ihr Haus gilt.