Kostenstellen und Analytik in Odoo

Die Kostenrechnung in Odoo steht auf drei Bausteinen: Kostenstellenplänen, den Kostenstellen darin und der Kostenverteilung am Beleg. Diese Anleitung richtet sie für Odoo 20.0 ein, zeigt eine Verteilung über zwei Pläne und beschreibt, wie ein Projekt seine Kosten mitführt.

Was Sie vorab brauchen

• Geltungsbereich: Diese Anleitung beschreibt die Buchhaltungs-App in der Enterprise-Edition. Die Editionsseite von Odoo S.A. führt die Kostenrechnung (Analytic Accounting) unter der umfassenden Buchhaltung (Comprehensive Accounting) und markiert diese Zeile in der Enterprise-Spalte mit einem Haken, in der Community-Spalte mit einem Kreuz. Der öffentliche Community-Zweig 20.0 enthält die Kostenstellen, Kostenstellenpläne und Verteilungsmodelle im Modul analytic sowie den Schalter Kostenrechnung und das Feld Kostenverteilung im Modul account; welche Funktionen Ihre Installation zeigt, prüfen Sie vorab in Ihrer Datenbank (siehe Community oder Enterprise).
• Zugriff auf die App Buchhaltung und ein Benutzer mit den Konfigurationsrechten; welche Rolle dafür nötig ist, prüfen Sie bei den Benutzergruppen Ihrer Installation (siehe Benutzer und Zugriffsgruppen).
• Eine Entscheidung über die Auswertungsdimensionen. Je Dimension (Abteilung, Projekt, Kostenart) entsteht ein eigener Kostenstellenplan. Unsere Empfehlung: Legen Sie die Dimensionen vor den ersten Buchungen fest.
• Der Kontenplan Ihres Landes, weil Verteilungsschlüssel mit Kontenpräfixen arbeiten. Für Deutschland unterstützt Odoo laut Dokumentation 20.0 SKR03 und SKR04; in einer neuen Odoo-Online-Datenbank ist SKR03 voreingestellt. Für Österreich nennt die Dokumentation 20.0 l10n_at als Standard-Lokalisierungspaket; welchen Kontenrahmen Ihre Datenbank verwendet, prüfen Sie in Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Feld Paket, ebenso zur Schweiz (siehe Kontenrahmen SKR03 und SKR04, Lokalisierung Österreich und Lokalisierung Schweiz).

Schritt für Schritt: Pläne, Kostenstellen, Verteilung

Schritt 1: Kostenrechnung einschalten

Öffnen Sie Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und setzen Sie im Abschnitt Analysen die Funktion Kostenrechnung (in der englischen Oberfläche Analytic Accounting). Die Dokumentation nennt diesen Schalter als Voraussetzung der Funktion. Ergebnis der Einstellung: Unter Buchhaltung ‣ Konfiguration liegen die Einträge für Kostenstellen, Kostenstellenpläne und Verteilungsschlüssel für Kostenstellen. Für das Kostenstellenbudget schalten Sie im selben Abschnitt zusätzlich die Funktion Budgetverwaltung (englisch Budget Management) ein (Dokumentation 20.0, Budgets).

Schritt 2: Kostenstellenplan anlegen

Wählen Sie Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Kostenstellenpläne, dann Neu und tragen Sie einen Namen ein, etwa Abteilungen. Die Felder des Plans:

Feld (Odoo 20.0)	Bedeutung
Übergeordnet (Parent)	ordnet den Plan einem anderen Plan unter und baut eine Hierarchie
Standardanwendbarkeit	Optional, Erforderlich oder Nicht verfügbar für neue Buchungszeilen
Farbe	Farbe des Stichworts, mit dem die Kostenstelle angezeigt wird

Erforderlich heißt: Die Buchung lässt sich nicht bestätigen, solange keine Kostenstelle aus diesem Plan gewählt ist. Für die Feinsteuerung legen Sie Zeilen im Reiter Anwendbarkeit an; dort stehen Bereich, Präfixe für Finanzkonten, Produktkategorie, Anwendbarkeit und Unternehmen. Die Anwendbarkeit einer solchen Zeile hat Vorrang vor der Standardanwendbarkeit des Plans. Über die Schaltflächen Unterpläne und Kostenstellen erreichen Sie die Unterpläne und die zugeordneten Kostenstellen. Jeder Plan braucht mindestens eine Kostenstelle.

Schritt 3: Kostenstellen anlegen

Wählen Sie Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Kostenstellen, dann Neu. Sie füllen Kostenstelle (den Namen), Kunde, Referenz, Plan, Unternehmen und Währung. Das Feld Kunde verbindet die Kostenstelle mit einem Kunden, wenn sie zu dessen Projekt gehört; das Feld Plan legt den Kostenstellenplan fest, in dem sie erscheint. Eine Kostenstelle gehört zu genau einem Plan, eine zweite Dimension erreichen Sie über einen zweiten Plan. Danach lassen sich laut Dokumentation die Budgetangaben zur Kostenstelle erfassen; das Kostenstellenbudget selbst legen Sie an anderer Stelle an (siehe Budget und Finanzplanung).

Schritt 4: Kostenverteilung am Beleg setzen

In einer Ausgangs- oder Eingangsrechnung klicken Sie in der Zeile auf die Spalte Kostenverteilung (Analytic Distribution). Im Fenster Kostenrechnung stehen die Kostenstellenpläne in Spalten; Sie wählen je Plan eine oder mehrere Kostenstellen aus und teilen den Betrag über die Prozentsätze auf. Pflicht wird das Feld nur dann, wenn der Plan oder eine Planzeile auf Erforderlich steht. Die Verteilung wird laut Dokumentation auf Basis der Anwendbarkeit und der Verteilungsschlüssel vorbelegt.

Empfehlung: Verteilen Sie je Plan auf 100 Prozent und rechnen Sie die Teilbeträge gegen den Zeilenbetrag nach; sonst bleibt ein Teil des Betrags ohne Kostenstelle und fehlt in den darauf aufbauenden Auswertungen. Erzwungen wird die Verteilung nur für Pläne, die auf Erforderlich stehen.

Schritt 5: Verteilung nachträglich ändern

Für die Nacharbeit mehrerer Zeilen nennt die Dokumentation 20.0 den Weg Accounting ‣ Review ‣ Journal items (deutsche Übersetzung des Zweigs 20.0 für Journal items: Buchungszeilen; den Menüpfad prüfen Sie in Ihrer Datenbank): Markieren Sie die Zeilen, öffnen Sie die Spalte Kostenverteilung (Analytic Distribution), tragen Sie die Verteilung ein und klicken Sie das Schließen-Kreuz (in der Dokumentation als (cross) bezeichnet) und danach Aktualisieren (Update). Ist die Spalte nicht sichtbar, blendet das Symbol Einstellungen anpassen sie ein. Ändern Sie die Verteilung einer Buchungszeile innerhalb einer Budgetperiode, zieht Odoo die betroffenen Zeilen des Kostenstellenbudgets nach (Dokumentation 20.0, Budgets).

Schritt 6: Verteilungsschlüssel anlegen

Wiederkehrende Verteilungen automatisieren Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Verteilungsschlüssel für Kostenstellen, Neu. Je Schlüssel setzen Sie Bedingungen und die Verteilung, die bei erfüllten Bedingungen gilt:

Bedingung	Wirkt auf
Kontenpräfixe	Buchungszeilen, deren Konto mit dem Präfix beginnt
Partner	Buchungszeilen mit einem bestimmten Partner
Produkt	Buchungszeilen mit einem bestimmten Produkt
Produktkategorie, Partnerkategorie	Buchungszeilen mit Produkten oder Partnern aus der Kategorie
Unternehmen	Buchungszeilen eines Unternehmens; bleibt das Feld leer, gilt der Schlüssel für alle
Kostenverteilung	die Verteilung, die bei erfüllten Bedingungen angewendet wird

Alle angegebenen Bedingungen müssen zugleich erfüllt sein. Soll ein einzelnes Kriterium allein genügen, legen Sie je Kriterium einen eigenen Schlüssel an. Mehrere Schlüssel lassen sich kombinieren und über das Verschieben-Symbol ordnen. Einen Schlüssel erstellen Sie auch direkt im Fenster Kostenrechnung über Neuer Schlüssel.

Schritt 7: Projekt und Kostenstelle verknüpfen

Das Rentabilitätsdashboard eines Projekts verlangt laut Dokumentation 20.0, dass ein Datensatz mit dem Projekt und mit seiner Kostenstelle verknüpft ist; nur dann erscheint er dort. Achten Sie deshalb darauf, dass am Projekt die Kostenstelle hinterlegt ist und die Datensätze des Projekts mit ihr verknüpft sind (englisch nennt die Dokumentation sie the project’s analytic account); die Beschriftung des Feldes prüfen Sie in Ihrer Datenbank.

Kosten kommen über die Verteilung an Rechnung, Lieferantenrechnung oder Bestellzeile auf diese Kostenstelle (Dokumentation 20.0, Kostenrechnung und Budgets), Zeiterfassungen hängen am Projekt (siehe Zeiterfassung auf Projekte). Das Dashboard erreichen Sie laut Dokumentation 20.0 über das Symbol mit den Schiebereglern, das den Eintrag Dashboard in die obere Leiste des Projekts aufnimmt, oder über das Drei-Punkte-Menü der Projektkarte (siehe Projektrentabilität auswerten). Kosten aus validierten Lagerbewegungen erscheinen nur, wenn Sie in Lager ‣ Konfiguration ‣ Vorgangsarten (Operations Types) die Kostenstellenkosten aktiviert haben (Dokumentation 20.0, Projektrentabilität).

Beispielrechnung: zwei Pläne und eine Verteilung

Beispielrechnung mit erfundenen Beträgen in Euro, ohne Umsatzsteuerbetrachtung. Ein Dienstleister führt zwei Kostenstellenpläne: Abteilungen mit Fertigung, Vertrieb und Verwaltung sowie Projekte mit Projekt Rheintal und Projekt Nord. Eine Lieferantenrechnung trägt in einer Zeile 1.200,00 Euro (erfundener Betrag) auf dem Konto 602100. Die Verteilung teilt den Betrag so auf:

Plan	Kostenstelle	Anteil	Betrag bei 1.200,00 €
Abteilungen	Fertigung	60 %	720,00 €
Abteilungen	Vertrieb	25 %	300,00 €
Abteilungen	Verwaltung	15 %	180,00 €
Abteilungen	Summe	100 %	1.200,00 €
Projekte	Projekt Rheintal	100 %	1.200,00 €

Nachgerechnet: 1.200,00 € × 0,60 = 720,00 €, × 0,25 = 300,00 €, × 0,15 = 180,00 €; zusammen ergibt das den Zeilenbetrag. Im Plan Projekte gehen die vollen 100 Prozent auf ein Vorhaben; bringen Sie jeden Plan für sich auf 100 Prozent, bleibt kein Betrag ohne Kostenstelle. So zeigt derselbe Beleg eine Kostenstelle der Abteilung und eine des Projekts.

Wiederholt sich die Verteilung, legen Sie einen Verteilungsschlüssel an. Beispiel: Kontenpräfix 602 und im Feld Kostenverteilung dieselben Anteile von 60, 25 und 15 Prozent. Das Präfix erfasst nach der Dokumentation jedes Konto, das mit 602 beginnt, also auch weitere Konten wie 602110 oder 602120 (erfundene Kontonummern). Ohne eigene Verteilung an der Rechnung belegt Odoo sie nach der Dokumentation aus der Anwendbarkeit und den Verteilungsschlüsseln vor.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Öffnen Sie den gebuchten Beleg und kontrollieren Sie die Spalte Kostenverteilung: Je Plan sollten die Prozentsätze zusammen 100 Prozent ergeben, und die Teilbeträge sollten den Zeilenbetrag ergeben; rechnen Sie das nach (siehe Beispielrechnung).
• Accounting ‣ Review ‣ Journal items: Dort trägt jede Buchungszeile die Spalte Kostenverteilung (Analytic Distribution) mit den gewählten Kostenstellen und Anteilen; fehlt die Spalte, blenden Sie sie über das Symbol Einstellungen anpassen ein.
• Für das Kostenstellenbudget rechnet Odoo die Spalte Erreicht (Achieved) aus der Kostenverteilung der Buchungszeilen; den Vergleich mit dem Plan zeigt der Budgetbericht (siehe Budget und Finanzplanung).
• Im Projektdashboard erscheint eine Zeile nur bei bestehender Verknüpfung mit Projekt und Kostenstelle.
• Prüfen Sie die Bedingungen Ihrer Verteilungsschlüssel gegen Kontenplan, Partner, Produkte und Kategorien: Ein Schlüssel greift nur, wenn alle angegebenen Bedingungen zugleich erfüllt sind. Ein Schlüssel mit Kontenpräfix greift nur, wenn ein Konto der Buchungszeile mit dem Präfix beginnt; Schlüssel ohne Präfixbedingung arbeiten ohne diese Voraussetzung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Menü Kostenstellenpläne fehlt	Die Kostenrechnung ist nicht eingeschaltet, oder die Edition enthält die Funktion nicht	In Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen den Abschnitt Analysen prüfen
Ein Teil des Betrags bleibt ohne Kostenstelle	Die Prozentsätze erreichen je Plan nicht 100 Prozent	Prozentsätze je Plan auf 100 Prozent auffüllen
Buchung lässt sich nicht bestätigen	Ein Plan oder eine Planzeile steht auf Erforderlich, und die Zeile trägt keine Kostenstelle aus diesem Plan	Kostenstelle wählen oder die Anwendbarkeit des Plans ändern
Neue Rechnung erhält keine Verteilung	Kein passender Verteilungsschlüssel, oder nicht alle seine Bedingungen sind erfüllt	Bedingungen einzeln prüfen und je Kriterium einen eigenen Schlüssel anlegen
Kostenstelle taucht in der Verteilung nicht auf	Sie hängt an einem anderen Plan	Die Spalte des richtigen Plans im Fenster Kostenrechnung öffnen
Lagerkosten fehlen im Projektdashboard	Die Kostenstellenkosten sind für die Vorgangsart nicht aktiviert	In Lager ‣ Konfiguration ‣ Vorgangsarten aktivieren

Wann Sie Hilfe holen sollten

Welche Dimensionen und welche Planhierarchie zu Ihrer Organisation passen, entscheidet über den Aufwand jeder späteren Auswertung. Legen Sie die Struktur mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung fest, bevor die ersten Beträge verteilt werden. Sind mehrere Unternehmen im Spiel, prüfen Sie zusätzlich die Felder Unternehmen an Plan, Kostenstelle und Verteilungsschlüssel. Für Kennzahlen aus diesen Daten siehe Management-Berichte aus Odoo.