Angebote und Rechnungen in DIN 5008 drucken (Odoo)

Was Sie vorab brauchen

• Ein Odoo 20.0-System; der Dialog Dokumentlayout gehört zur Basisinstallation (die Oberflächentexte stehen in den Modulen web und account des öffentlichen Community-Repositorys). Schritt 5 nutzt zuerst die Berichtsvorlage DIN 5008 aus dem Standardmodul l10n_din5008; nur wenn Sie darüber hinaus anpassen wollen, brauchen Sie Enterprise mit Studio.
• Ein Benutzerkonto mit Zugriff auf die Einstellungen; die Berichtsanpassung in Studio setzen Sie am besten zuerst in einer Testumgebung ein.
• DIN-lang-Fensterumschläge (220 mm × 110 mm; das nahe Format C6/5 misst 229 mm × 114 mm) und ein Testdokument mit langer Empfängeranschrift, etwa Firma, Ansprechpartner, Straße mit Hausnummer sowie Postleitzahl und Ort.
• Wissen, wohin die Adresse soll: Die DIN 5008 gibt Empfehlungen, kein Gesetz vor. DIN e. V. nennt die Norm selbst eine Empfehlung ohne gesetzliche Vorgabe. Wer ihr folgt, tut das freiwillig; der praktische Gewinn liegt in der maschinellen Lesbarkeit im Fensterumschlag.

Schritt für Schritt: Dokumentlayout einrichten

Schritt 1: Dialog öffnen

Öffnen Sie Einstellungen ‣ Abschnitt Unternehmen ‣ Dokumentlayout konfigurieren (Configure Document Layout). Die Einstellungen gelten je Unternehmen und für alle Berichte dieses Unternehmens, also auch für Angebote und Rechnungen. Rechts im Dialogfenster zeigt Odoo eine Vorschau des Berichtslayouts an.

Ergebnis: Sie sehen das Konfigurationsfenster mit der Berichtsvorschau.

Schritt 2: Papierformat A4 einstellen

Setzen Sie das Feld Papierformat (Paper format) auf A4, also 210 mm × 297 mm. Die Alternative US Letter misst laut Papierformatdefinition im Odoo-Quellcode 215,9 mm × 279,4 mm und passt weder zu A4-Papier noch zu den A4-basierten Fensterumschlägen; für den deutschen Versand wählen Sie A4. Die Dokumentation nennt weitere Papierformate, die von installierten Anwendungen abhängen, etwa Etikettenbögen.

Ergebnis: Die Berichte des Unternehmens drucken standardmäßig in A4; ein Papierformat, das in Studio am einzelnen Bericht gesetzt ist, geht dem vor (Schritt 5).

Schritt 3: Vorlage, Kopf und Fuß gestalten

Wählen Sie unter Layout eine Vorlage. Die Editionen unterscheiden sich hier: Die Enterprise-Dokumentation nennt sieben Vorlagen (Light, Boxed, Bold, Striped, Bubble, Wave, Folder); im öffentlichen Quellcode der Community-Edition stehen Light, Bubble, Wave, Folder, Center, Dual, Lines und Compact bereit; mit l10n_din5008 kommt der Eintrag DIN 5008 dazu (Schritt 5). Dazu kommen Hintergrund, Schriftart (acht Schriften), Firmenlogo, Farben, die Firmenanschrift im Kopf, eine Slogan-Zeile (Tagline) und der Fußzeilentext. Der Kopf externer Berichte zeigt Logo sowie Firmenname und Anschrift, der Fuß den Fußzeilentext und die Seitenzahl. Die Firmenanschrift gehört zum Unternehmensdatensatz; Sie ändern sie über Einstellungen ‣ Unternehmen ‣ Angaben zum Unternehmen.

Beachten Sie: Änderungen an Kopf und Fuß betreffen laut Dokumentation alle Standard- und eigenen Berichte des Unternehmens.

Ergebnis: Die Vorschau zeigt Kopf mit Logo und Firmenanschrift sowie die Fußzeile.

Schritt 4: Angebot als PDF prüfen

Öffnen Sie ein Angebot unter Verkauf ‣ Aufträge ‣ Angebote und erzeugen Sie über das Drucken-Menü unter dem Zahnrad-Symbol das Angebots-PDF.

Ergebnis: Das PDF zeigt das eingestellte Layout und die Empfängeranschrift an der Position der Standardvorlage.

Schritt 5: Empfängeranschrift in die Fensterposition bringen

Der Dialog aus Schritt 1 regelt Vorlage, Farben, Schriften, Logo, Firmenanschrift und Fußzeile. Für die Anschriftenposition gibt es in Odoo 20.0 einen Standardweg: Das Modul l10n_din5008 bringt die Berichtsvorlage DIN 5008 mit eigenem Anschriftenbereich mit. Laut Community-Quellcode wird es bei Unternehmen mit Sitz in Deutschland automatisch installiert, sobald das Rechnungswesen-Modul installiert ist (Länderliste de und ch im Modulmanifest, Abhängigkeit vom Rechnungswesen-Modul); für die Enterprise-Edition ist diese Installation nicht separat dokumentiert, die Dokumentation zur deutschen Lokalisierung verweist aber ebenfalls auf das DIN-5008-Layout. Wählen Sie im Dialog Dokumentlayout konfigurieren unter Layout den Eintrag DIN 5008 und setzen Sie im Feld Papierformat eines der beiden vom Modul registrierten Formate: European A4 for DIN5008 Type A (27 mm oberer Rand) oder Type B (45 mm oberer Rand) — belegt für die Community-Edition aus dem öffentlichen Quellcode. Die Vorlage gilt für alle externen Berichte des Unternehmens, also auch für Angebote und Rechnungen; das zusätzliche Informationsfeld mit Rechnungsnummer und Daten zeigt die Vorlage auf Rechnungen.

Reicht die Standardvorlage für Ihre Anforderungen nicht aus, bleibt die Berichtsanpassung. In Enterprise öffnen Sie in Studio den Berichtsbereich (Reports), wählen den Angebots- oder Rechnungsbericht und duplizieren ihn zuerst; die Dokumentation empfiehlt ausdrücklich, die Standardfassung unangetastet zu lassen. Verschieben Sie dann den Anschriftenblock in die Zielposition, bei Bedarf über die XML-Quellen (Edit sources). Für einzelne Berichte lässt sich in Studio auch ein eigenes Papierformat setzen. Die Schaltfläche Reset report stellt die Standardfassung wieder her.

Reicht auch die Vorlage von l10n_din5008 für Ihre Anforderungen nicht aus und steht Studio nicht zur Verfügung, also in der Community-Edition, bleibt für darüber hinausgehende Anforderungen nur die Anpassung über eigene Module oder Entwicklerkenntnisse; das ist kein Konfigurationsauftrag mehr.

Ergebnis: Der Bericht setzt die Empfängeranschrift in den Bereich, den das Fenster des Umschlags freigibt.

Die Layout-Checkliste für den Fensterumschlag

Die Deutsche Post dokumentiert in ihrem Leitfaden Automationsfähige Briefsendungen, wie die Aufschriftseite gestaltet sein muss, damit die Anschrift maschinell lesbar bleibt; die Anschriftabstände nennt auch die Seite Briefumschlag richtig beschriften. Diese Werte gelten für den Versand, nicht für das Odoo-Drucklayout. Das Blatt selbst ist A4, 210 mm × 297 mm, solange der Dialog Papierformat A4 gesetzt hat; die Position der Empfängeranschrift auf dem Blatt nennt keine der geöffneten Quellen, sie prüfen Sie am gefalteten Testausdruck im Fenster. Da die DIN 5008 eine Empfehlung ist, dürfen Sie abweichen.

Element am Fensterumschlag	Angabe der Deutschen Post
Umschlagformat DIN lang	220 mm × 110 mm
Umschlagformat C6/5	229 mm × 114 mm
Fenster, Regelfall	90 mm × 45 mm
Fenster, Mindestmaß	85 mm × 30 mm, wenn nur die Empfängerangabe durch das Fenster erscheint
Fenster, Abstand von der Oberkante	mindestens 40 mm
Fenster, Abstand zu linkem, rechtem und unterem Rand	mindestens 15 mm
Ruhezone um das Fenster	mindestens 10 mm ohne alphanumerische Angaben
Anschrift im Fenster	vollständig, mindestens 3 mm von allen Fensterrändern entfernt
Anschrift auf dem Umschlag ohne Fenster	mindestens 15 mm von linkem, rechtem und unterem Rand, mindestens 40 mm von oben

Prüfen Sie an Ihrer Einrichtung:

• Der Ausdruck ist A4 (210 mm × 297 mm); ein am einzelnen Bericht in Studio gesetztes Papierformat geht dem Dialog-Wert vor.
• Die Empfängeranschrift des gefalteten Ausdrucks steht vollständig im Bereich, den das Fenster freigibt, und bleibt mindestens 3 mm von den Fensterrändern entfernt.
• Im Bereich des Fensters steht außer der Anschrift kein anderer Text, sonst verdoppelt sich die Information im Fenster.
• Blattkopf und Fußzeile tragen die aktuellen Unternehmensdaten auf jedem Bericht, den Sie verschicken.
• Wer direkt auf den Umschlag druckt statt durch das Fenster, hält dieselben Anschriftabstände ein: mindestens 15 mm zu linkem, rechtem und unterem Rand, mindestens 40 mm nach oben.
• Für E-Rechnungen spielen all diese Werte keine Rolle; dort zählt die XML-Datei, nicht das PDF.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Drucken Sie ein Dokument mit der längsten real vorkommenden Anschrift aus, mindestens vier Zeilen von der Firma bis zur Postleitzahl und Ort.
2. Falzen Sie das Blatt so, wie es in den Umschlag gehört, und halten Sie es dabei an einen Umschlag: Die Anschrift muss an der Stelle liegen, die das Fenster später freigibt.
3. Stecken Sie das gefaltete Blatt in einen DIN-lang-Fensterumschlag: Die Anschrift muss vollständig, gerade und unbeschnitten im Fenster stehen.
4. Wiederholen Sie den Test mit einer Rechnung, denn Kopf und Fuß gelten dort genauso wie beim Angebot.
5. Öffnen Sie nach einer Berichtsänderung jeweils das frisch erzeugte PDF; Odoo kann einen Bericht laut Dokumentation als Anhang speichern und beim nächsten Aufruf erneut verwenden, dann zeigt der alte Anhang den alten Stand.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Anschrift steht rechts oder unter dem Briefkopf, nicht im Fensterbereich	Die aktive Berichtsvorlage setzt die Empfängeranschrift nicht in die Position des Anschriftenfelds	Unter Layout die Vorlage DIN 5008 wählen (Modul l10n_din5008, Schritt 5); hält sie die Anforderungen nicht ein, Bericht in Studio duplizieren und den Anschriftenblock verschieben
Eine Änderung wirkt plötzlich auf allen Dokumenten	Der Dialog gilt unternehmensweit für alle Berichte, Kopf- und Fußänderungen betreffen alle	Gewollt lassen; abweichende Inhalte nur am einzelnen Bericht in Studio ändern
Das PDF ist nicht A4, sondern US Letter	Papierformat im Dialog auf US Letter oder am Bericht ein anderes Format gesetzt	Papierformat auf A4 stellen; abweichendes Format am Bericht in Studio prüfen
Studio lässt sich nicht öffnen	Studio gehört zur Enterprise-Ausgabe und ist in Community nicht enthalten	Enterprise nutzen oder die Anpassung an einen Entwickler beziehungsweise Odoo-Partner geben
Nach einem Upgrade hat der Bericht seinen alten Fehler wieder	Die Dokumentation warnt, dass direkte XML-Änderungen bei Upgrades Probleme machen können	Änderungen aus der alten Datenbank in die aktualisierte übertragen und das PDF erneut prüfen
Das PDF zeigt den Stand vor Ihrer Änderung	Odoo hat den Bericht als Anhang gespeichert und lädt diesen erneut	Frisches PDF erzeugen; die Option am Bericht prüfen, die gespeicherte Wiederverwendung steuert

Wann Sie Hilfe holen sollten

Prüfen Sie Berichtsänderungen immer zuerst in einer Kopie der Datenbank, nicht im laufenden Betrieb; wie Sie eine solche Umgebung aufbauen, beschreibt der Artikel zur Testumgebung. Bei größeren Anpassungen, fremden Berichtsvorlagen oder nach jedem Upgrade lohnt ein Blick eines Odoo-Partners auf die geänderten Berichte. Die Millimeterwerte dieser Checkliste stammen aus den Veröffentlichungen der Deutschen Post zur maschinellen Verarbeitung; wenn Ihre Drucker oder Kuvertiermaschine abweichend fassen, zählt das Testergebnis im Fenster, nicht die Zahl auf dem Papier.