Veranstaltungen mit Odoo organisieren
Kurz gesagt
Eine Veranstaltung in Odoo 20.0 ist ein Datensatz mit Datum, Ort und Verantwortlichem; im Reiter Tickets legen Sie je Ticketart eine Zeile mit Produkt, Preis, Registrierungsbeginn und Registrierungsschluss an. Anmeldungen kommen über die veröffentlichte Veranstaltungsseite, Verkaufsaufträge oder die Kasse, je nachdem, welche Kanäle Sie unter Veranstaltungen ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen aktivieren; für Verkäufe an der Kasse muss das Ticketprodukt zusätzlich das Kontrollkästchen Kassensystem (Point of Sale) tragen.
Das Wichtigste
- Die App Veranstaltungen ist laut Editionsvergleich von Odoo S.A. in Community und Enterprise enthalten; im Reiter Kommunikation gibt es den Typ Social-Media-Beitrag nur mit installierter App Social Marketing (laut Editionsvergleich nur in Enterprise) und WhatsApp nur mit installiertem WhatsApp-Modul (laut WhatsApp-Dokumentation eine Enterprise-Anwendung, die in Community nicht funktioniert).
- Jede Ticketart ist eine Zeile im Reiter Tickets und verweist auf ein Produkt.
- Das Produkt braucht Produktart Dienstleistung und Bei Auftrag erstellen gleich Veranstaltungsregistrierung.
- Verkaufskanäle unter Veranstaltungen ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen: Tickets mit Verkauf, Tickets mit Kassensystem, Online-Ticketverkauf; Tickets an der Kasse verlangen zusätzlich das Kontrollkästchen Kassensystem am Produkt.
- Ein Kontingent lässt sich je Ticketzeile, je Veranstaltung und je Zeitfenster setzen; die Grenze der Ticketzeile ist optional, und es greift das engste Kontingent.
- Der Anmeldeschalter markiert Teilnehmende am Veranstaltungstag als teilgenommen, per Auswahl oder Ausweis-Scan.
Ein Saal mit 60 Plätzen, drei Ticketarten und zwei Verkaufszeiträumen wird in Odoo zu einem Veranstaltungsdatensatz, an dem Tickets, Anmeldungen und Anwesenheitsliste hängen. Die Reihenfolge der Einrichtung entscheidet, ob die Registrierungsseite Preise, Kontingente und Fragen richtig zeigt.
Was Sie vorab brauchen
- Die App Veranstaltungen ist installiert; der Editionsvergleich von Odoo S.A. führt sie in Community und Enterprise. Für die Anmeldung über die Website kommt die App Website dazu, für Tickets über Aufträge die App Verkauf, für Tickets an der Kasse die App Kassensystem; deren Ticketprodukte brauchen zusätzlich das Kontrollkästchen Kassensystem (Point of Sale). Die Unterschiede der Editionen stehen unter Odoo Community oder Enterprise: Die Unterschiede.
- Je Ticketart ein Produkt mit der Produktart Dienstleistung (Service) und Bei Auftrag erstellen (Create on Order) gleich Veranstaltungsregistrierung. Nur solche Produkte lassen sich im Reiter Tickets auswählen.
- Für kostenpflichtige Anmeldungen im Netz ein Zahlungsanbieter, siehe Online-Zahlungsanbieter in Odoo anbinden. Dazu Datum, Zeitzone und Ort der Veranstaltung, die Platzzahl und die Preise.
- Zugriff auf die App-Einstellungen. Sehen Sie Veranstaltungen ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen nicht, fehlt Ihrem Konto die Berechtigung; lassen Sie sie von einem Administrator setzen.
Wie Tickets, Anmeldungen und Kanäle zusammenhängen
Ticketarten sind Zeilen im Reiter Tickets einer Veranstaltung; jede Zeile nennt ein Produkt, einen Preis und einen Verkaufszeitraum. Eine Anmeldung erzeugt einen Teilnehmer-Datensatz mit Tickettyp und den Antworten aus dem Reiter Fragen.
Verkauft wird in einem von drei Kanälen, die Sie einzeln einschalten: auf der veröffentlichten Veranstaltungsseite, über einen Verkaufsauftrag oder über einen Beleg an der Kasse. Alle drei schreiben in dieselbe Teilnehmerliste.
Kontingente gibt es auf drei Ebenen: je Ticketzeile optional über Max. Teilnehmeranzahl, je Veranstaltung über Registrierungen beschränken und je Zeitfenster über Höchstanzahl pro Zeitfenster. Es greift das engste Kontingent.
Schritt für Schritt: Veranstaltung mit Ticketarten anlegen
Schritt 1: Veranstaltung anlegen
Unter Veranstaltungen ‣ Veranstaltungen legen Sie mit Neu einen Datensatz an. Füllen Sie Veranstaltungsname, Datum und Zeitzone anzeigen sowie Organisator, Verantwortlich und Veranstaltungsort; den Ort zieht Odoo aus der App Kontakte. Für ein Gesamtkontingent aktivieren Sie Registrierungen beschränken und tragen in Max. Teilnehmeranzahl die Platzzahl ein.
Ergebnis: Die Karte steht im Dashboard in der Phase Neu, und die Smart-Buttons zählen noch keine Teilnehmer.
Schritt 2: Verkaufskanäle und Produkt vorbereiten
Öffnen Sie Veranstaltungen ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und schalten Sie im Abschnitt Registrierung die benötigten Wege ein: Tickets mit Verkauf für Verkaufsaufträge, Tickets mit Kassensystem für die Kasse, Online-Ticketverkauf für die Website. Speichern Sie die Einstellungen. Legen Sie dann unter Verkauf ‣ Produkte ‣ Produkte je Ticketart ein Produkt an: Produktart Dienstleistung, Bei Auftrag erstellen gleich Veranstaltungsregistrierung und der Verkaufspreis als Standardpreis des Tickets. Sollen Tickets auch an der Kasse verkauft werden, setzen Sie am Produkt zusätzlich das Kontrollkästchen Kassensystem (Point of Sale); erst damit erscheint das Produkt in der App Kassensystem.
Ergebnis: Im Reiter Tickets lässt sich das Produkt auswählen. Ein Verkauf erzeugt dann je Kanal einen Verkaufsauftrag, einen Kassenbeleg oder eine Bestellung auf der Website; die Produkteinrichtung selbst legt noch kein Verkaufsdokument an.
Schritt 3: Ticketarten im Reiter Tickets anlegen
Legen Sie unter Tickets über Zeile hinzufügen je Ticketart eine Zeile an: Produkt wählen, Namen vergeben (etwa Frühbucher oder Standard), Preis eintragen. Der Zeilenpreis übersteuert den Verkaufspreis des Produkts für diese Zeile. Dazu kommen Registrierungsbeginn (Sales Start), Registrierungsschluss (Sales End) und die optionale Max. Teilnehmeranzahl der Zeile; der Hilfetext im öffentlichen Community-Zweig 20.0 nennt den Wert 0 für ein Ticket ohne Kontingent. Über das Menü am Spaltenkopf blenden Sie Beschreibung und Zusätzliche Produkte ein; Letztere hängen dem Ticket weitere Produkte an, etwa ein Mittagessen. Die Spalte Registrierung füllt Odoo mit der Zahl der verkauften Tickets.
Ergebnis: Jede Zeile erscheint auf der Registrierungsseite mit Preis und Verkaufszeitraum; nach dem Registrierungsschluss endet ihr Verkauf.
Schritt 4: Fragen für die Anmeldung festlegen
Im Reiter Fragen stehen voreingestellt drei Fragen: Name, E-Mail und optional Telefon. Über Zeile hinzufügen ergänzen Sie eigene Fragen; den Fragetyp wählen Sie aus Auswahl, Texteingabe, Name, E-Mail, Telefon und Unternehmen, bei Auswahlfragen pflegen Sie die Antworten im Reiter Antworten. Die Option Antwort erforderlich erzwingt eine Antwort, Einmal pro Bestellung fragen stellt eine Frage für die ganze Bestellung einmal, etwa die Rechnungsanschrift. Standardfrage fügt die Frage automatisch in jedes neue Veranstaltungsformular ein, Ist wiederverwendbar hält sie nur zur späteren Auswahl bereit; wer Standardfrage setzt, aktiviert Ist wiederverwendbar automatisch mit.
Ergebnis: Auf der Registrierungsseite erhält jeder Teilnehmer einen Abschnitt mit diesen Fragen; die Antworten stehen am Teilnehmer-Datensatz. Die Schaltfläche Statistik zählt die Antworten für die Fragetypen Auswahl und Texteingabe zusammen.
Schritt 5: Bestätigung und Erinnerungen einrichten
Der Reiter Kommunikation ist mit drei Nachrichten vorbelegt: einer Bestätigung nach jeder Registrierung und zwei Erinnerungen vor der Veranstaltung. Je Zeile wählen Sie den Typ (Mail, SMS, Social-Media-Beitrag oder WhatsApp; die englische Fassung nennt den Beitrag Social Post), eine Vorlage, ein Intervall mit Einheit (Sofort, Stunden, Tage, Wochen, Monate) und den Auslöser, etwa Nach jeder Registrierung oder Vor Beginn der Veranstaltung. Social-Media-Beitrag erscheint nur mit installierter App Social Marketing, WhatsApp nur mit installiertem WhatsApp-Modul; die App Social Marketing führt der Editionsvergleich von Odoo S.A. nur in Enterprise, WhatsApp ist laut der WhatsApp-Dokumentationsseite eine Enterprise-Anwendung, die in der Community-Fassung nicht funktioniert. Für WhatsApp-Vorlagen ist zusätzlich eine separate Freigabe durch Meta nötig.
Ergebnis: Die Spalte Gesendet zählt die Nachrichten, ein Symbol zeigt den Zustand (laufend, gesendet, geplant). Für große Verteiler prüfen Sie die Versandgrenzen über Newsletter mit Odoo.
Schritt 6: Veranstaltung veröffentlichen
Setzen Sie am Formular den Schalter Veröffentlicht, oder veröffentlichen Sie über Zur Website. Danach erreichen Besucher die Registrierungsseite über die Schaltfläche Registrieren.
Ergebnis: Die Veranstaltungsseite ist öffentlich, und die Anmeldung ist je nach Zeile kostenlos oder kostenpflichtig.
Schritt 7: Anmeldung am Veranstaltungstag
Öffnen Sie auf einem Mobilgerät Veranstaltungen ‣ Anmeldeschalter: Wählen Sie Teilnehmende über Teilnehmer auswählen und markieren Sie sie mit Als teilnehmend markieren, oder scannen Sie den Veranstaltungsausweis; dafür braucht Odoo Zugriff auf die Kamera. Der Status wechselt auf Teilgenommen.
Ergebnis: Die Anwesenheit ist erfasst und zählt in den Berichten mit.
Mehrere Zeitfenster für dieselbe Veranstaltung
Für Führungen und Werkstattrunden setzen Sie am Formular das Kontrollkästchen Mehrere Zeitfenster. Im Reiter Tickets erscheint dann die Spalte Höchstanzahl pro Zeitfenster, und die Smart-Schaltfläche Zeitfenster öffnet einen Kalender für die Zeiten. Ist ein Zeitfenster voll, zeigt die Registrierungsseite es als Ausverkauft an. Ein Zeitfenster muss im Veranstaltungszeitraum liegen, sonst meldet Odoo einen Fehler.
Beispiel: Workshop mit drei Ticketarten
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein eintägiger Workshop hat 60 Plätze, im Feld Max. Teilnehmeranzahl der Veranstaltung steht 60. Drei Ticketarten stehen im Reiter Tickets:
| Ticketart | Preis | Registrierungsbeginn | Registrierungsschluss | Max. Teilnehmeranzahl |
|---|---|---|---|---|
| Frühbucher | 190,00 € | 01.09.2026 | 15.10.2026 | 20 |
| Standard | 240,00 € | 01.09.2026 | 05.11.2026 | 40 |
| Kombi mit Mittagessen | 290,00 € | 01.09.2026 | 05.11.2026 | 60 |
Die drei Zeilen ergeben zusammen 120 mögliche Anmeldungen, der Saal fasst 60. Bis zum 15.10.2026 melden sich 18 Personen für den Frühbucher an, danach 22 für Standard und 20 für die Kombi. Mit der 60. Anmeldung ist das Kontingent der Veranstaltung erreicht; Odoo nimmt keine weitere Anmeldung an, obwohl die Zeile Standard erst 22 von 40 Plätzen belegt hat. Die Zeile Frühbucher endet unabhängig davon schon am 15.10.2026, weil dort der Registrierungsschluss liegt.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Öffnen Sie die Registrierungsseite und kontrollieren Sie je Ticketart Preis und Verkaufszeitraum; eine Zeile nach ihrem Registrierungsschluss darf nicht mehr buchbar sein.
- Legen Sie eine Testzeile mit Max. Teilnehmeranzahl 1 an und melden Sie sich zweimal an. Die zweite Anmeldung muss scheitern. Löschen Sie die Testzeile danach am Papierkorbsymbol.
- Verfolgen Sie eine Testanmeldung durch: Am Formular zählen die Smart-Buttons Teilnehmer und Verkäufe mit, die Antworten stehen am Teilnehmer-Datensatz.
- Prüfen Sie unter Veranstaltungen ‣ Berichtswesen ‣ Einnahmen mit dem Filter Kostenpflichtige Tickets die Kennzahlen Einnahmen und Unversteuerte Einnahmen; wie viele Personen teilgenommen haben, zeigt dasselbe Berichtswesen unter Teilnehmer.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache nach Dokumentation 20.0 | Abhilfe |
|---|---|---|
| Das Produkt lässt sich im Reiter Tickets nicht auswählen | Produktart ist nicht Dienstleistung, oder Bei Auftrag erstellen ist nicht Veranstaltungsregistrierung | Beide Felder am Produkt ändern |
| Der Preis auf der Website weicht vom Produktpreis ab | Der Verkaufspreis des Produkts ist nur der Standard; der Preis der Ticketzeile übersteuert ihn | Preis in der Zeile und am Produkt vergleichen |
| Eine kostenpflichtige Anmeldung erzeugt keinen Verkaufsauftrag | Der passende Kanal ist in den Einstellungen nicht aktiv oder nicht gespeichert | Abschnitt Registrierung prüfen und Speichern anklicken |
| Ein Ticket lässt sich an der Kasse nicht verkaufen | Am Ticketprodukt fehlt das Kontrollkästchen Kassensystem (Point of Sale) | Kontrollkästchen am Produkt setzen |
| Anmeldungen enden, obwohl eine Ticketart noch Plätze frei hat | Das Gesamtkontingent der Veranstaltung ist erreicht | Max. Teilnehmeranzahl der Veranstaltung prüfen |
| Es kommt keine Bestätigungsmail | Die Zeile im Reiter Kommunikation fehlt oder ihr Auslöser passt nicht | Kommunikation prüfen; eine Erinnerung läuft erst zu ihrem Auslöser |
| Ein Zeitfenster lässt sich nicht anlegen | Das Datum liegt außerhalb des Veranstaltungszeitraums | Zeitraum oder Zeitfenster anpassen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Für einen Zahlungsanbieter und angepasste E-Mail-Vorlagen (Entwicklermodus unter Einstellungen ‣ Technisch) holen Sie den Odoo-Partner dazu; prüfen Sie Änderungen an Einstellungen und Vorlagen in einer Kopie der Datenbank. Welche Steuer auf den Ticketpreis entfällt, hängt an der Steuerzuordnung des Produkts; das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Für Termine statt Tickets siehe Online-Terminbuchung mit Odoo einrichten.