Odoo-Kasse einrichten: Kassensystem, Produkte, Zahlung

Ein Ladenkassensystem ist in Odoo eine Browser-Anwendung: Der Kassenbildschirm läuft auf einem Tablet oder Rechner, die Stammdaten liegen in der Datenbank. Die Einrichtung folgt einer Reihenfolge — erst Kasse und Warenstamm, dann Zahlung und Beleg, danach der steuerliche Schutz, zuletzt der Testverkauf. Diesen Weg beschreibt die Anleitung für die App Kassensystem (Point of Sale) in Odoo 20.0.

Was Sie vorab brauchen

• Administratorzugriff auf die App Kassensystem; alle Menüpunkte liegen darin unter Konfiguration.
• Eine Artikelliste mit Verkaufspreis und dem Steuersatz, der am Produkt hinterlegt werden soll.
• Die Entscheidung, je Kasse eine eigene Bargeld-Zahlungsmethode und ein eigenes Bargeldjournal anzulegen; so bleiben Kassenbestand und Buchungen je Kasse auseinanderzuhalten.
• Die Klärung, welcher steuerliche Schutz in Ihrem Land gilt; die Tabelle unten nennt Pflicht und Modul.
• Optional und nicht Voraussetzung für den ersten Verkauf: Barcodes, Personalkennungen, Bondrucker, Kartenterminal.

Fiskalisierung: Was Ihr Land verlangt

Die Kasse selbst richten Sie überall gleich ein; unterschiedlich ist der steuerliche Schutz. Die Tabelle nennt Pflicht, Rechtsgrundlage und das dokumentierte Modul.

Land	Was gilt	Odoo 20.0
Deutschland	Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme, erstmals anzuwenden seit 1. Januar 2020 (§ 146a Abs. 1 AO; Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO)	Germany - Certification for Point of Sale (l10n_de_pos_cert), für Gastronomie l10n_de_pos_res_cert; Cloud-TSE von fiskaly, Internetverbindung nötig
Österreich	Bareinnahmen einzeln erfassen ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 Euro im Jahr übersteigen; für beide Beträge ist nach der Auslegung des BMF vom Nettoumsatz auszugehen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO; BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 6.2.1.8). Schutz durch Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (§ 131b Abs. 2 BAO; RKSV)	Austria - Security Regulation for Point of Sale (l10n_at_pos); Anbindung über fiskaly mit FinanzOnline-Zugangsdaten
Schweiz	Die Seite Switzerland der Dokumentation führt Zahlungsscheine (ISR) und MWST-Sätze, aber keinen Abschnitt zu einer Kassen-Sicherheitseinrichtung	Kein POS-Fiskalmodul dokumentiert; MWST-Angaben auf dem Beleg mit der Treuhand prüfen

Zwei Punkte gelten länderübergreifend: Die Fiskalisierungsmodule stehen nicht im öffentlichen Community-Quellcode, die Zuordnung zu Edition und Hosting klären Sie daher im Angebot; und in Deutschland ist die Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems dem Finanzamt binnen eines Monats mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO). Einzelheiten in Odoo-Kasse und TSE in Deutschland, Registrierkassa in Österreich mit Odoo und Odoo-Kasse in der Schweiz.

Schritt für Schritt: Von der Konfiguration zum ersten Verkauf

Die Menünamen folgen der deutschen Oberfläche; wo das Programm englische Bezeichnungen zeigt, steht der englische Name in Klammern. Die Namen rund um fiskaly folgen der englischsprachigen Dokumentation, weil die Module nicht im öffentlichen Community-Quellcode stehen. Das gilt auch für zwei Beleg-Einstellungen, die die Seite Receipts englisch nennt (WhatsApp Enabled, Receipt template) und für die der öffentliche Community-Zweig 20.0 keine deutsche Übersetzung enthält.

Schritt 1: Kasse anlegen

Öffnen Sie Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Kassensystem und klicken Sie auf Neu. Tragen Sie einen Namen ein, der zur Filiale passt, etwa Laden Mitte. Ohne Kasse in der Datenbank zeigt das Dashboard Karten für Betriebstypen; eine Karte legt eine Kasse mit voreingestellten Werten an. Die allgemeinen Einstellungen erreichen Sie über Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen. Prüfen Sie danach, dass die Karte der neuen Kasse auf dem Dashboard erscheint.

Schritt 2: Produkte und Kassenkategorien anlegen

Öffnen Sie Kassensystem ‣ Produkte ‣ Produkte und legen Sie mit Neu ein Produkt an. Setzen Sie die Markierung für das Kassensystem am Kopf des Formulars. Arbeiten Sie mit Kassenkategorien, wählen Sie im Reiter Kassensystem eine Kategorie (Feld Kategorie des Kassensystems); diese Zuordnung ist dann Pflicht: Fehlt sie, erscheint das Produkt im Kassenbildschirm nicht und lässt sich dort nicht auswählen. Die Kategorien verwalten Sie unter Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Kassensystem-Produktkategorien; über die übergeordnete Kategorie bauen Sie eine Hierarchie, etwa Getränke über Heißgetränke. Prüfen Sie an jedem Produkt Verkaufspreis und Steuersatz.

Schritt 3: Zahlungsmethoden und Journal anlegen

Öffnen Sie Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Zahlungsmethoden und legen Sie mit Neu eine Methode an, zum Beispiel Bar. Vergeben Sie einen Namen, wählen Sie das Bargeldjournal und tragen Sie im Feld für das Kassensystem Ihre Kasse ein; das Feld Integration bleibt bei Bargeld auf Nicht erforderlich (None required). Für Kartenzahlung über ein Terminal steht dort Terminal, und für ein Terminal ist das Journal Bank vorgesehen; die Anbindung beschreibt Kartenterminal an die Odoo-Kasse anbinden. Beachten Sie die Vorgabe der Dokumentation: Jede Kasse bekommt eine eigene Bargeld-Zahlungsmethode und ein eigenes Bargeldjournal. Im öffentlichen Community-Zweig 20.0 lässt sich dieselbe Bargeldmethode nicht zwei Kassen zuweisen; Odoo bricht dort beim Speichern mit einem Validierungsfehler ab, der Enterprise-Zweig ist nicht öffentlich. Prüfen Sie am Ende, dass die Methode im Kassenbildschirm neben Zahlung erscheint.

Schritt 4: Beleg konfigurieren

Unter Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen legen Sie im Abschnitt Rechnungen & Quittungen den Beleg fest: Kopf- und Fußzeile, automatischer Bondruck, Geschenkbeleg und die Möglichkeit, dass sich der Kunde selbst eine Rechnung erzeugt (Eigenständige Rechnungserstellung, Self-service invoicing). Hängt ein Fiskaldatenmodul (Blackbox) an der Datenbank, muss der automatische Bondruck eingeschaltet sein. Prüfen Sie den fertigen Beleg an einem Testverkauf.

Zwei Versandwege sind in den Einstellungen vorgesehen: Für den Versand per SMS aktivieren Sie SMS aktiviert (SMS Enabled), für den Versand per WhatsApp WhatsApp Enabled; anschließend wählen Sie im Feld Receipt template eine Vorlage aus. Die Seite Receipts der Dokumentation nennt WhatsApp Enabled nur für den Fall, dass die WhatsApp-App installiert ist.

Für den Versand per E-Mail führt die Seite Receipts weder einen Schalter noch eine Vorlage in den Einstellungen auf, sondern die Eingabe der Adresse am Kassenbildschirm und ein Versandsymbol nach der Zahlung: Sie tragen die E-Mail-Adresse des Kunden in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken auf das Symbol; dasselbe Feld nimmt die Rufnummer für SMS oder WhatsApp auf.

Schritt 5: Fiskalisierung einrichten

In Deutschland installieren Sie die oben genannten Module und öffnen dann Einstellungen ‣ Unternehmen ‣ Update Info. Tragen Sie Firmenname, Adresse, USt-IdNr., Steuernummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer ein, speichern Sie und öffnen Sie den Reiter Fiskaly. Ein Klick auf Fiskaly Registration registriert das Unternehmen; danach erscheinen Organisation-ID, API-Schlüssel und API-Secret. Anschließend öffnen Sie die Kasse unter Kassensystem ‣ Konfiguration ‣ Kassensystem und setzen im Abschnitt Fiskaly API das Kontrollkästchen Create TSS. Odoo zeigt dann die TSS-ID und die Fiskaly-Client-ID der Kasse.

In Österreich installieren Sie l10n_at_pos; öffnen Sie dann die Einstellungen und prüfen und ergänzen Sie im Abschnitt Unternehmen über Update Info die aktuellen Unternehmensdaten. Öffnen Sie danach den Reiter Fiskaly, erzeugen Sie mit Generate Credentials die Zugangsdaten und bestätigen Sie sie mit Authenticate Keys. Anschließend tragen Sie die FinanzOnline-Zugangsdaten ein (Participant Identifier, User Identifier, User Pin); mit Authenticate FON binden Sie die Organisation an die Finanzverwaltung.

In der Schweiz entfällt dieser Schritt; prüfen Sie stattdessen die MWST-Angaben auf dem Beleg.

Schritt 6: Kasse öffnen

Öffnen Sie das Dashboard und klicken Sie auf der Karte Ihrer Kasse auf Kasse öffnen. Im Fenster Eröffnungskontrolle (Opening Control) prüfen Sie den Eröffnungssaldo im Feld für den Anfangsbestand und bestätigen mit Kasse öffnen. Danach ersetzt die Schaltfläche Verkauf fortsetzen den Knopf Kasse öffnen. Mehrere Mitarbeitende können an einer geöffneten Kasse die Benutzenden wechseln, wenn die Mehrfachanmeldung aktiviert ist.

Schritt 7: Ersten Verkauf durchführen

Klicken Sie Produkte an, um sie in den Warenkorb zu legen. Über Menge ändern Sie die Stückzahl, über Prozent den Rabatt und über Preis den Preis. Optional hinterlegen Sie einen Kunden. Mit Zahlung wechseln Sie zum Bezahlbildschirm, wählen die Zahlungsmethode, geben bei Bargeld den erhaltenen Betrag ein und klicken auf Validieren. Danach drucken Sie den Vollständigen Beleg (Print Full Receipt) oder senden ihn elektronisch: Dafür tragen Sie am Kassenbildschirm die E-Mail-Adresse oder die Rufnummer des Kunden in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken nach abgeschlossener Zahlung auf das Symbol für den Versand (E-Mail, SMS oder WhatsApp, je nach freigeschaltetem Versandweg); in Deutschland ist die elektronische Ausgabe nur mit Zustimmung des Belegempfängers zulässig (§ 6 KassenSichV). Mit Neuer Auftrag beginnt der nächste Vorgang.

Schritt 8: Kasse schließen und Buchungen prüfen

Öffnen Sie das Menü in der Kopfzeile und wählen Sie Kasse schließen. Das Fenster zeigt die Zahl der Aufträge und die erwarteten Beträge je Zahlungsmethode. Über das Geld-Symbol erfassen Sie Münzen und Scheine, bestätigen die Zählung und schließen mit Kasse schließen; dabei erzeugt Odoo die Buchungen. Weicht der gezählte Betrag ab, erscheint die Zahlungsdifferenz, die Sie bestätigen oder über die Einstellung Maximale Differenz festlegen sperren.

So prüfen Sie das Ergebnis

In Deutschland prüfen Sie den Beleg gegen die sieben Mindestangaben des § 6 KassenSichV, darunter Transaktionsnummer, Seriennummern, Prüfwert und Signaturzähler. Öffnen Sie danach auf der Karte der Kasse die Sitzungen: Die Liste zeigt, wer geöffnet hat, der Bericht alle Aufträge mit Belegnummer und Betrag. Aggregierte Auswertungen stehen unter Kassensystem ‣ Berichtswesen ‣ Aufträge. Stimmen erwarteter und gezählter Kassenbestand überein, ist die Kasse betriebsbereit.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Ein Produkt erscheint nicht im Kassenbildschirm	Die Markierung für das Kassensystem fehlt, oder bei Verwendung von Kassenkategorien ist dem Produkt keine Kategorie zugewiesen	Produkt öffnen, Markierung setzen und im Reiter Kassensystem eine Kategorie wählen
Validierungsfehler beim Speichern, wenn dieselbe Bargeldmethode einer zweiten Kasse zugewiesen wird (Community 20.0)	Die Dokumentation verlangt je Kasse eine eigene Bargeld-Zahlungsmethode; Community 20.0 prüft das beim Speichern	Je Kasse eine eigene Bargeld-Zahlungsmethode mit eigenem Bargeldjournal anlegen
Der Beleg zeigt in Österreich keinen QR-Code	Die Signaturerstellungseinheit ist nicht erreichbar	Verbindung und Anbindung an FinanzOnline prüfen; offene Aufträge später über Aktionen und Sign Order signieren
Das Schließen wird wegen einer Differenz blockiert	Maximale Differenz festlegen ist aktiv und die Abweichung liegt darüber	Freigabe durch eine berechtigte Person einholen und die Zählung erneut prüfen
Bei Kartenzahlung fehlt die Rückgeldberechnung	Zahlung mit einem Klick unterstellt den passenden Betrag	Die reguläre Schaltfläche Zahlung verwenden und den erhaltenen Betrag eingeben

Wann Sie Hilfe holen sollten

Die Fiskalisierung hängt an Vertrag, Landeslokalisierung und den Zugangsdaten der Finanzverwaltung. Wenn Ihr Angebot die Module nicht ausdrücklich nennt, die Anbindung an FinanzOnline oder fiskaly fehlschlägt oder Sie mehrere Firmen in einer Datenbank führen wollen, klären Sie das vor dem Produktivstart mit Ihrem Odoo-Dienstleister und Ihrer Steuerberatung.