Newsletter mit Odoo: E-Mail-Marketing richtig einsetzen

Was Sie vorab brauchen

• Die App E-Mail-Marketing (Email Marketing) ist installiert. Sie ist laut Editionsvergleich von Odoo S.A. in Community und Enterprise enthalten.
• Für die Bestätigung der Anmeldung brauchen Sie die App Marketing-Automatisierung (Marketing Automation); sie ist im selben Editionsvergleich nur in Enterprise enthalten. Ein Anmeldeformular auf der Website setzt die App Website voraus.
• Sie haben entschieden, auf welcher Grundlage Sie schreiben: vorherige Einwilligung oder die Ausnahme für Bestandskunden nach § 7 Abs. 3 UWG. Ohne eine dieser beiden Grundlagen ist die Werbe-E-Mail unzulässig (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), und es fehlt die Erlaubnis nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
• Für Änderungen unter E-Mail-Marketing ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen brauchen Sie ein Konto mit den entsprechenden Rechten, für die Anmeldeseite auf der Website Redaktionsrechte.

Wie Werbung, Einwilligung und Widerruf zusammenhängen

Eine Werbe-E-Mail ist eine geschäftliche Handlung: Ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten ist sie nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine unzumutbare Belästigung und damit unzulässig. Davon zu trennen ist die Erlaubnis nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO: Wer sich nicht auf die Einwilligung nach Buchst. a stützt, kann für Bestandskunden die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO heranziehen; nach der Orientierungshilfe der Aufsichtsbehörden überwiegen die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person in der Regel dann nicht, wenn die Vorgaben des § 7 Abs. 3 UWG eingehalten sind und der Werbezweck bei der Erhebung mitgeteilt wurde. § 7 Abs. 3 UWG ist die wettbewerbsrechtliche Ausnahme mit vier Bedingungen; beide Prüfungen sind getrennt zu führen.

Das Gegenstück zur Einwilligung ist der Widerspruch: Betroffene können der Verarbeitung ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), danach dürfen die Daten für diese Zwecke nicht mehr verarbeitet werden (Art. 21 Abs. 3 DSGVO). Auf das Recht ist spätestens bei der ersten Kommunikation ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen hinzuweisen (Art. 21 Abs. 4 DSGVO). Nach Art. 7 Abs. 3 Satz 4 DSGVO muss der Widerruf so einfach sein wie die Einwilligung, und nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO müssen Sie die Einwilligung nachweisen können.

Die Datenschutzkonferenz verlangt in ihrer Orientierungshilfe zur Direktwerbung für elektronisch erklärte Einwilligungen das Double-Opt-in-Verfahren und den vollständigen Nachweis des Einwilligungstexts; ein bloß gespeicherter IP-Adresswert genügt nicht.

Schritt für Schritt: Newsletter aus Odoo versenden

Schritt 1: Mailingliste anlegen

Öffnen Sie E-Mail-Marketing ‣ Mailinglisten ‣ Mailinglisten und legen Sie über Neu eine Liste an. Aktivieren Sie In Präferenzen zeigen, damit Empfänger die Liste auf der Seite Mailing-Abonnements selbst verwalten können.

Ergebnis: Die Liste erscheint in der Übersicht mit Kacheln für Empfänger, Mailings und Abmeldungen.

Schritt 2: Anmeldung mit Einwilligung einholen

Gehen Sie auf die Website, klicken Sie auf Bearbeiten und suchen Sie in der Seitenleiste nach Newsletter. Die Bausteine Newsletter-Baustein, Newsletter-Pop-up und Newsletter fügen ein Anmeldefeld ein; im Feld Newsletter wählen Sie die Mailingliste. Wer seine Adresse einträgt und die Schaltfläche anklickt, erscheint unter E-Mail-Marketing ‣ Mailinglisten ‣ Mailinglistenkontakte mit automatisch gesetztem Anmeldungsdatum.

Achten Sie darauf, dass die Anmeldung eine eigene Handlung bleibt: Nach Erwägungsgrund 32 der DSGVO sind Stillschweigen, bereits angekreuzte Kästchen und Untätigkeit keine Einwilligung. Nach Art. 13 Abs. 1 Buchst. c DSGVO sind die Zwecke und die Rechtsgrundlage der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Erhebung mitzuteilen; eine bestimmte Stelle schreibt die Norm nicht vor. Als redaktionelle Umsetzung empfehlen wir, beide Angaben in den Text am Anmeldefeld und in die Datenschutzerklärung aufzunehmen. Prüfen Sie die Freiwilligkeit zusätzlich dann, wenn die Anmeldung mit einem Vertrag oder einer Bestellung verknüpft ist: Nach Art. 7 Abs. 4 DSGVO ist bei der Beurteilung, ob die Einwilligung freiwillig erteilt wurde, in größtmöglichem Umfang zu berücksichtigen, ob die Erfüllung eines Vertrags von einer für seine Erfüllung nicht erforderlichen Einwilligung abhängig gemacht wurde; nach der Orientierungshilfe der Aufsichtsbehörden (Nr. 3.4) ist dieses Koppelungsverbot kein echtes Verbot, doch fehlt solchen Einwilligungen regelmäßig die Freiwilligkeit, sodass sie unwirksam sind. Unsere redaktionelle Empfehlung ist deshalb, das Anmeldefeld außerhalb des Bestellvorgangs zu halten; eine Vorgabe der Norm ist das nicht. Importieren Sie fremde Adressen nur, wenn für jede Adresse eine Einwilligung vorliegt oder alle vier Bedingungen des § 7 Abs. 3 UWG erfüllt sind.

Ergebnis: Der neue Kontakt steht in der Mailingliste, mit Anmeldungsdatum und ohne gesetztes Kontrollkästchen Abmelden. Wie Sie Einwilligungen an Kontakten und Leads festhalten, beschreibt Einwilligungen im CRM.

Schritt 3: Anmeldung per Doppelter Zustimmung bestätigen

Für den Nachweis beschreibt die Dokumentation 20.0 einen Weg über die Kampagnenvorlage. Öffnen Sie die App Marketing-Automatisierung in Odoo und wählen Sie die Kampagnenvorlage Doppelte Zustimmung (Double Opt-in). Die Kampagne filtert Mailingkontakte nach den Kriterien E-Mail ist gesetzt, Schwarze Liste ist nicht gesetzt und Mailinglisten enthält Newsletter; die E-Mail-Aktivität Bestätigung versendet eine Stunde nach dem Start des Arbeitsablaufs die Vorlage mit einer Bestätigungsschaltfläche. Jeder Klick auf einen Link dieser Mail, ausgenommen die Abmeldeschaltfläche, fügt den Kontakt der Liste Bestätigte Kontakte hinzu.

Die Vorlage rechnet damit, dass nur die Kontakte in Bestätigte Kontakte ihre Zustimmung bestätigt haben. Versenden Sie Newsletter deshalb an diese Liste, nicht an die Ausgangsliste. Eine weitere Bestätigungsfunktion haben wir in den geöffneten Seiten der Dokumentation 20.0 nicht gefunden. Die App Marketing-Automatisierung und damit die Kampagnenvorlage Doppelte Zustimmung ist nach dem Editionsvergleich nur in Enterprise enthalten; in Community fehlt dieser beschriebene Weg, sodass Sie die Bestätigung dort anders einrichten müssen.

Ergebnis: Unter E-Mail-Marketing ‣ Mailinglisten ‣ Mailinglisten enthält die Liste Bestätigte Kontakte die bestätigten Adressen.

Schritt 4: Absender und Antwortadresse festlegen

Legen Sie unter E-Mail-Marketing ‣ Neu ein Mailing an; der Betreff ist Pflicht. Im Reiter Einstellungen setzen Sie Vorschautext, Senden von für die Absenderadresse und Antwort an für die Adresse, an die Antworten gehen. Auf Odoo Online und Odoo.sh setzt Odoo die Antwort-an-Adresse standardmäßig auf ein catchall-Postfach der Datenbank-Subdomain; über das Feld weisen Sie eine Adresse zu, die jemand liest.

Eine reine no-reply-Adresse schneidet einen Weg des Widerspruchs ab: Die Orientierungshilfe weist darauf hin, dass nach Art. 12 Abs. 2 Satz 1 DSGVO für den Werbewiderspruch auch eine elektronische Kommunikationsmöglichkeit anzubieten ist, und empfiehlt dafür eine Antwortadresse.

Ergebnis: In der Testmail stehen Absender und Antwort-an-Adresse wie eingestellt.

Schritt 5: Abmeldelink in jeder Vorlage sicherstellen

In allen Mailing-Vorlagen steht am unteren Rand ein Abmeldelink, der den Empfänger von der Liste abmeldet und ihm die Seite Mailing-Abonnements zeigt. Eine Ausnahme nennt die Dokumentation ausdrücklich: In der Vorlage Von Grund auf neu anfangen fehlt der Link; dort fügen Sie /unsubscribe_from_list selbst in den Text ein oder verwenden einen Fußzeilenblock.

Halten Sie die Abfrage des Abmeldungsgrunds freiwillig: Odoo fragt nach einem Grund aus der Liste unter E-Mail-Marketing ‣ Konfiguration ‣ Abmeldungsgründe, verpflichtend darf diese Frage nach der Orientierungshilfe nicht sein. Für eine Abmeldung von Hand aktivieren Sie am Mailingkontakt das Kontrollkästchen Abmelden; Odoo setzt dann das Abmeldungsdatum.

Ergebnis: Jede Testmail enthält einen anklickbaren Abmeldelink, und die Prüfmail an eine eigene Adresse führt auf die Seite Mailing-Abonnements.

Schritt 6: Empfänger wählen, senden und Sperrliste nutzen

Wählen Sie im Mailing im Feld Empfänger die Mailingliste; mehrere Listen und Filter auf Kontakte, Leads oder Verkaufsaufträge sind möglich. Aktivieren Sie unter E-Mail-Marketing ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen die Option „Schwarze Liste“ bei Abmeldung, damit der Empfänger sich über Mich ausschließen von allen künftigen Marketing-E-Mails ausschließen kann. Mit Senden geht das Mailing in die Warteschlange und wird nach der Dokumentation so schnell wie möglich versendet, mit Planen zu einem festgelegten Zeitpunkt, mit Testen an einzelne Adressen.

Adressen auf der schwarzen Liste sind von allen Marketing-Mailings ausgeschlossen, erhalten aber weiterhin Transaktions-E-Mails wie Auftragsbestätigungen. Die Liste prüfen Sie unter E-Mail-Marketing ‣ Konfiguration ‣ E-Mail-Adressen auf der schwarzen Liste; dort steht der angegebene Grund, und über Von schwarzer Liste entfernen geben Sie eine Adresse wieder frei.

Ergebnis: Das Mailing steht im Status In der Warteschlange oder Gesendet.

Checkliste: Opt-in und Widerruf in Odoo

Die Tabelle stellt jede Anforderung der passenden Stelle in Odoo 20.0 gegenüber. Die Vorgaben gelten für Werbung an Empfänger in Deutschland.

Vorgabe	Wo Sie sie in Odoo einstellen oder prüfen
Vorherige ausdrückliche Einwilligung vor jeder Werbe-E-Mail; Ausnahme für Bestandskunden nach § 7 Abs. 3 UWG	Anmeldeblock Newsletter; Import fremder Adressen nur mit Einwilligung oder erfüllter Ausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG
Einwilligung ist erkennbare Handlung, kein vorangekreuztes Kästchen (Erwägungsgrund 32 DSGVO)	Anmeldefeld mit Schaltfläche; keine voreingestellte Einwilligung
Freiwilligkeit der Einwilligung: Wurde die Erfüllung eines Vertrags von einer für den Vertrag nicht erforderlichen Einwilligung abhängig gemacht, ist das bei der Beurteilung zu berücksichtigen (Art. 7 Abs. 4 DSGVO); nach der Orientierungshilfe Direktwerbung (Nr. 3.4) ist das Koppelungsverbot kein echtes Verbot, doch fehlt solchen Einwilligungen regelmäßig die Freiwilligkeit	Anmeldung getrennt von Bestellvorgang und Kontaktanlage (redaktionelle Empfehlung)
Bestätigung der elektronisch erklärten Einwilligung (Orientierungshilfe Direktwerbung, Nr. 3.3)	Kampagnenvorlage Doppelte Zustimmung, Liste Bestätigte Kontakte
Versand nur an bestätigte Kontakte	Empfänger-Feld auf die Liste Bestätigte Kontakte richten, nicht auf die Ausgangsliste
Information über Zwecke und Rechtsgrundlage zum Zeitpunkt der Erhebung (Art. 13 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)	Text am Anmeldefeld und in der Datenschutzerklärung (redaktionelle Empfehlung zur Stelle)
Nachweis der Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO)	Anmeldungsdatum am Mailingkontakt; Bestätigungsmail und Anmeldetext getrennt aufbewahren
Hinweis auf das Widerspruchsrecht, getrennt von anderen Informationen (Art. 21 Abs. 4 DSGVO)	Fußzeile mit Abmeldelink; in Von Grund auf neu anfangen /unsubscribe_from_list selbst einsetzen
Gültige Adresse, an die der Empfänger die Einstellung der Werbung verlangen kann (§ 7 Abs. 2 Nr. 3 Buchst. c UWG)	Feld Antwort an im Reiter Einstellungen statt no-reply
Abmeldung so einfach wie die Anmeldung (Art. 7 Abs. 3 Satz 4 DSGVO)	Ein-Klick-Abmeldelink; Abfrage des Grundes bleibt freiwillig
Widerspruch sofort umsetzen (Art. 21 Abs. 3 DSGVO)	Abmeldung und Sperrliste wirken im Zeitpunkt des Klicks
Keine weitere Werbung nach dem Widerspruch (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO)	Option „Schwarze Liste“ bei Abmeldung, Kontrolle unter E-Mail-Adressen auf der schwarzen Liste

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Schicken Sie sich selbst eine Testmail über die Schaltfläche Testen und öffnen Sie sie in einem fremden Postfach. Prüfen Sie Betreff, Absenderadresse, Antwort-an-Adresse und Abmeldelink.
2. Klicken Sie auf Abmelden. Danach muss Odoo die Seite Mailing-Abonnements zeigen und die Adresse aus der Liste nehmen; prüfen Sie am Mailingkontakt das Abmeldungsdatum.
3. Prüfen Sie in der Liste Bestätigte Kontakte, ob nur Kontakte mit geklickter Bestätigungsmail darin stehen, und vergleichen Sie die Zahl mit der Ausgangsliste.
4. Legen Sie ein Mailing mit einem abgemeldeten Testkontakt an und kontrollieren Sie, ob Odoo ihn auslässt.

Wenn etwas nicht klappt

Diese Fälle ergeben sich aus den Hinweisen und Warnungen der Dokumentation zu Odoo 20.0.

Symptom	Ursache nach Dokumentation 20.0	Abhilfe
Der Empfänger sieht keinen Abmeldelink	Die Vorlage Von Grund auf neu anfangen enthält ihn nicht	Link /unsubscribe_from_list in den Text einfügen oder einen Fußzeilenblock verwenden
Das Mailing bleibt lange im Status In der Warteschlange	Tageslimit der Datenbank erreicht; Reste werden laut Dokumentation nicht von selbst nachgesendet	Erneut versuchen anklicken oder einen eigenen ausgehenden Mailserver einrichten; Zustellbarkeit von Odoo-Mails prüfen
Keine Kampagnenvorlage Doppelte Zustimmung verfügbar	App Marketing-Automatisierung fehlt, sie ist nur in Enterprise enthalten	Bestätigung auf einem anderen Weg einrichten oder auf Enterprise wechseln
Kontakte erhalten Bestätigungs-, aber keine Newsletter-Mails	Die Bestätigung ist nicht geklickt; Bestätigte Kontakte ist leer	Abmeldelink, Schwarze Liste und Klick auf die Bestätigungsschaltfläche prüfen
Ein ausgeschlossener Kunde bekommt weiterhin Rechnungen	Die Sperrliste gilt nur für Marketing-Mailings	Keine Änderung nötig; Transaktions-E-Mails bleiben vorgesehen
Die Adresse ist auf der schwarzen Liste, soll aber wieder werben	Der Empfänger hat Mich ausschließen geklickt	Adresse erst über Von schwarzer Liste entfernen, wenn eine neue Einwilligung oder eine erfüllte Ausnahme nach § 7 Abs. 3 UWG vorliegt

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ob eine vorliegende Adresse die eines Bestandskunden ist, lässt sich nur aus Ihren Kundendaten beantworten; den Nachweis dafür schulden Sie nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Klären Sie solche Fälle mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung, ebenso den Aufbau des Nachweises über erteilte Einwilligungen samt Anmeldetext; die übrigen DSGVO-Pflichten in Odoo bleiben davon unberührt.

Für SPF, DKIM und DMARC brauchen Sie Zugriff auf die DNS-Zonenverwaltung. Änderungen an Vorlagen und Einstellungen prüfen Sie in einer Kopie der Datenbank, nicht im laufenden Versand.