Odoo im Elektrobetrieb: Einsatzplanung und Fahrzeuglager

Am Montag kommt die Störungsmeldung, am Mittwoch die Wiederholungsprüfung einer Anlage im Kundenbetrieb, am Freitag die Frage, welcher Auftrag welches Kabel verbraucht hat. Drei Vorgänge, die im Elektrobetrieb leicht ineinanderrutschen: der Einsatz, der Bestand im Fahrzeug und die Abrechnung.

Worauf es beim Elektrobetrieb ankommt

Die allgemeine Kette von Angebot, Einsatz und Rechnung beschreibt Odoo im Handwerksbetrieb für alle Gewerke. Beim Elektrobetrieb kommen die Branchenseite Elektriker und die Prüfpflicht hinzu, aus der ein Dokument für den Kunden wird.

Größe	Wo sie in Odoo 20.0 sitzt	Was daran hängt
Einsatz	Schicht der App Planung mit Kunde, Verkaufsauftrag und Arbeitsblatt	Anmeldung, Abschluss, Zeit, Material, Kundenbericht
Fahrzeuglager	Lagerort der App Lager, Lagerorttyp Intern	Bestand je Fahrzeug, Nachbestellregel, Zählung
Abrechnung	Verkaufsauftrag und Rechnung	Abrechnungspolitik; gesonderter Ausweis des Arbeitsanteils, soweit ein privater Kunde die Ermäßigung nach § 35a EStG beansprucht

Im Dokumentationsindex 20.0 haben wir keinen eigenen Abschnitt zum Fahrzeuglager gefunden (geprüft am 17. Oktober 2026). Die App Fuhrpark (Fleet) führt Fahrzeugdatensatz, Fahrer, Kilometerstand, Vertrag und Services; den Bestand im Fahrzeug führt die App Lager über einen Lagerort.

Was die Branchenseite Elektriker nennt

Die Seite Alle Branchen führt das Gewerk als Elektriker (Für Elektriker, Elektroinstallateure und technische Dienstleister). Die Branchenseite Elektriker nennt dazu benutzerdefinierte Arbeitsblätter mit eigenen Feldern, Unterschriften von Mitarbeitern und Kunden, mobile Zeiterfassung, Bestandsverfolgung, Kartenansicht und Umfragen. Beide Seiten tragen keine Versionsangabe und nennen keine Edition.

Diese Funktionen liegen in den Standard-Apps; die Dokumentation 20.0 zeigt, wo: Arbeitsblatt, Anmeldung und Kundenbericht im Außendienst der App Planung, Zeit in den Apps Projekte und Zeiterfassung, Bestand in der App Lager, Rechnung im Verkauf. Arbeitsblatt und Kundenbericht setzen den Außendienst voraus, den der Editionsvergleich nur in Enterprise führt. Welche Vorlagen, Produkte und Rollen Ihre Datenbank mitbringt, hängt an der eingerichteten Konfiguration; prüfen Sie das in der Testdatenbank (Community oder Enterprise).

Das Fahrzeuglager als Lagerort führen

Die Schritte liegen in der App Lager:

1. Lagerorte einschalten. Lager > Konfiguration > Einstellungen, Häkchen Lagerorte setzen und speichern.
2. Je Fahrzeug einen Lagerort anlegen. Lager > Konfiguration > Lagerorte, Neu: Name etwa Fahrzeug 1, übergeordneter Lagerort eine Gruppe Fahrzeuge, Lagerorttyp Intern. Das Häkchen Auffüllungen setzen Sie, wenn der Ort Ziel von Nachschub sein soll. Den Fahrzeugdatensatz mit Fahrer und Kilometerstand legen Sie zusätzlich in der App Fuhrpark an; dessen Feld Standort ist ein Textfeld für den Standort und kein Lagerort der App Lager.
3. Nachschub regeln. Lager > Vorgänge > Auffüllung, Neu: Produkt, Lagerort Fahrzeug 1, Min und Max. Fällt der prognostizierte Bestand unter Min, entsteht eine Beschaffung bis Max. Nachbestellregeln setzen ein Produkt mit Produktart Warenbestand (Goods) und aktivierter Bestandsverfolgung voraus. Für den Weg vom Zentrallager ins Fahrzeug nehmen Sie eine interne Umlagerung (Interne Transfers), siehe Lagerorte einrichten und Nachbestellregeln.
4. Das Fahrzeug zählen. Lager > Vorgänge > Bestandsaufnahme zeigt die Spalte Lagerort, sobald Lagerorte aktiv sind; tragen Sie die gezählte Menge in das Feld Gezählt ein. Am Lagerort lässt sich eine Inventurhäufigkeit hinterlegen, aus der Odoo den nächsten Zähltermin berechnet (Inventur durchführen).

Die Lieferung eines Verkaufsauftrags bucht den Bestand vom Lager zum Kunden ab (Dokumentation 20.0, One-step receipt and delivery); die Ware im Fahrzeug liegt an einem anderen Lagerort. Prüfen Sie an einem Musterauftrag, ob Ihre Lieferung den Fahrzeugbestand trifft; sonst zählen Sie das Fahrzeug und buchen die Differenz als Verbrauch.

Vom Einsatz zur Rechnung

1. 1
   Material ins Fahrzeug umlagerninterne Umlagerung vom Zentrallager auf den Lagerort Fahrzeug
2. 2
   Nachbestellregel prüfenMin und Max je Lagerort, Beschaffung bis Max
3. 3
   Einsatz anlegenSchicht in der Planung mit Kunde, Verkaufsauftrag und Arbeitsblatt
4. 4
   Am Einsatz anmeldenBeginn wird gesetzt, die Allocated Time mitgeschrieben
5. 5
   Arbeitsblatt und Material erfassenPrüfschritte im Arbeitsblatt, Produkte am Einsatz
6. 6
   Einsatz abschließenEnde und Allocated Time werden fortgeschrieben
7. 7
   Rechnung erstellenEntwurf aus dem Auftrag; Arbeitsanteil gesondert ausgewiesen, falls der Kunde die Ermäßigung nach § 35a EStG geltend macht
8. 8
   Kundenbericht unterschreibenBericht mit Positionen, Zeit und ausgefülltem Arbeitsblatt

Planung und Außendienst setzen die Enterprise-Edition voraus. Der Bestand im Fahrzeug wird über Lagerorte, Umlagerungen und Zählungen geführt; der Einsatz erfasst Material und Zeit.

Quelle: Odoo 20.0 Dokumentation, Planning, Field service und Invoicing based on time and materials

Am Produkte-Knopf des Einsatzes hängt die Rechnung. Die Dokumentation 20.0 nennt dafür drei Bedingungen: Im Außendienst müssen die Funktionen Abrechnung (Billing) und Produkte (Products) eingeschaltet sein, im Verkauf braucht es das Recht User: All Documents oder Administrator, und die Positionen werden am Einsatz erfasst. Was der Monteur antippt, wird zur Auftragsposition; ohne verknüpften Auftrag entsteht ein neuer Verkaufsauftrag für denselben Kunden. Ist der Einsatz als Garantiefall (Under Warranty) markiert, setzt Odoo den Preis der vom Einsatz stammenden Positionen auf null; Positionen, die direkt im Verkaufsauftrag stehen, bleiben unverändert.

Prüfpflicht und Prüffristen in Deutschland

Adressat der DGUV Vorschrift 3 (Fassung vom 1. Januar 1997) ist der Unternehmer (§ 5 Abs. 1); bei einem gewerblichen Kunden sorgt der Kunde als Betreiber für die Prüfung, und Ihr Betrieb prüft als Elektrofachkraft oder unter deren Leitung und Aufsicht und liefert den Nachweis. Im privaten Haushalt ist die Prüfung eine vereinbarte Leistung; ihren Umfang halten Sie im Angebot fest.

• § 5 Abs. 1 Nr. 1: Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme und nach Änderung oder Instandsetzung vor der Wiederinbetriebnahme, durch eine Elektrofachkraft oder unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft.
• § 5 Abs. 1 Nr. 2: Prüfung in bestimmten Zeitabständen; die Fristen sind so zu bemessen, dass entstehende Mängel, mit denen gerechnet werden muss, rechtzeitig festgestellt werden. Eine Zahl nennt die Vorschrift nicht.
• § 5 Abs. 2, § 2 Abs. 2: Zu beachten sind die elektrotechnischen Regeln, also die VDE-Bestimmungen, auf die die Berufsgenossenschaft in ihrem Mitteilungsblatt verwiesen hat.
• § 5 Abs. 3: Ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen führen Sie auf Verlangen der Berufsgenossenschaft.
• § 5 Abs. 4: Die Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme ist nicht erforderlich, wenn Hersteller oder Errichter dem Unternehmer bestätigt, dass die Anlagen und Betriebsmittel den Bestimmungen der Vorschrift entsprechend beschaffen sind. Nach der Durchführungsanweisung bezieht sich die Bestätigung auf betriebsfertig installierte oder angeschlossene Anlagen und kann in der Regel nur der Errichter abgeben.

Die Zahlen stehen in der Durchführungsanweisung zu § 5 Abs. 1 Nr. 2 (Ausgabedatum 1997.04, aktualisierte Fassung 2005.01); sie gelten für normale Beanspruchung durch Umgebungstemperatur, Staub und Feuchtigkeit:

Anlage oder Betriebsmittel in Deutschland	Prüffrist
Ortsfeste elektrische Anlagen und ortsfeste Betriebsmittel	4 Jahre
Ortsfeste Anlagen und Betriebsmittel in Betriebsstätten, Räumen und Anlagen besonderer Art (DIN VDE 0100 Gruppe 700)	1 Jahr
Ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel, Verlängerungs- und Geräteanschlussleitungen (soweit benutzt)	Richtwert 6 Monate, auf Baustellen 3 Monate; Höchstwerte 1 Jahr auf Baustellen, in Fertigungsstätten und Werkstätten, 2 Jahre in Büros
Schutzmaßnahmen mit Fehlerstrom-Schutzeinrichtungen in nichtstationären Anlagen	1 Monat, auf Wirksamkeit mit geeigneten Mess- und Prüfgeräten
Fehlerstrom-, Differenzstrom- und Fehlerspannungs-Schutzschalter in stationären Anlagen	6 Monate, durch Betätigen der Prüfeinrichtung
Dieselben Schutzschalter in nichtstationären Anlagen	arbeitstäglich, durch Betätigen der Prüfeinrichtung

Für ortsfeste Anlagen und Betriebsmittel gilt die Forderung auch als erfüllt, wenn eine Elektrofachkraft sie ständig überwacht, also laufend instand hält und messtechnisch prüft; für die Betriebsmittel der Tabellen 1B und 1C gilt diese Ersatzmöglichkeit nicht.

Als Maß, ob die Prüffristen ortsveränderlicher Betriebsmittel ausreichend bemessen sind, dient die bei den Prüfungen festgestellte Fehlerquote: Beträgt sie höchstens 2 Prozent, kann die Prüffrist als ausreichend angesehen werden; wird eine Fehlerquote unter 2 Prozent erreicht, kann sie verlängert werden. Ein Verstoß gegen § 5 Abs. 1 bis 3 ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 9 der Vorschrift in Verbindung mit § 209 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII.

Das Prüfprotokoll als Arbeitsblatt

Arbeitsblätter schalten Sie in der Planung unter Konfiguration > Einstellungen im Abschnitt Außendienst ein, die Vorlagen liegen unter Konfiguration > Arbeitsblattvorlagen (Worksheet Templates). Je Vorlage legen Sie Eigenschaften an, also Felder, die der Monteur vor Ort füllt. Ein Feldvorschlag, abgeleitet aus der Prüfpflicht:

Feld im Arbeitsblatt	Art	Inhalt
Anlage und Standort	Text	Anlagenbezeichnung, Gebäude, Verteiler
Prüfart	Auswahl	Erstprüfung, Wiederholung nach Änderung, Wiederholung nach Frist
Prüfdatum und Prüfer	Datum, Text	Tag der Prüfung, Name der Elektrofachkraft
Messwerte und Ergebnis	Text, Auswahl	Anzeige je Messpunkt; ohne Mangel, Mangel behoben, Mangel offen
Mangel, Frist, nächste Prüfung	Text, Datum	was zu beheben ist, bis wann, und wann die nächste Prüfung fällig ist

Mit dem Abschluss des Einsatzes erzeugt Odoo den Kundenbericht (Customer Report) mit Positionen, erfasster Zeit und ausgefülltem Arbeitsblatt, sobald Abrechnung oder Arbeitsblätter eingeschaltet sind; unterschreiben lassen Sie ihn über den Knopf Bericht unterschreiben (Sign Report). Das Feld für die nächste Prüfung ist der Anker für die Wiedervorlage. Welche Messungen die Prüfung umfassen muss, steht in den elektrotechnischen Regeln nach § 5 Abs. 2.

Nach Zeit und Material abrechnen

Die Abrechnungspolitik hängt am Produkt. Für den Weg nach Aufwand setzen Sie die Produktart auf Dienstleistung, die Abrechnungspolitik auf Basierend auf Zeiterfassungen und Bei Auftrag erstellen (Create on Order) auf Projekt und Aufgabe. Dazu brauchen Sie die Apps Projekte und Buchhaltung, in der Buchhaltung das Häkchen Analytische Buchhaltung und in den Projekte-Einstellungen die Zeiterfassung; abgerechnet wird die Allocated Time. Spesen und Einkäufe erreichen die Rechnung über die analytische Verteilung, die Spesen zusätzlich über die Weiterberechnung an den Verkaufsauftrag (Zeiterfassung in Projekten, Angebot erstellen).

• Arbeitsanteil gesondert ausweisen, wenn der Kunde die Steuerermäßigung geltend macht. In Deutschland ermäßigt § 35a Abs. 3 Satz 1 EStG die tarifliche Einkommensteuer auf Antrag um 20 Prozent der Aufwendungen für Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen, höchstens um 1.200 Euro, und nach Absatz 5 Satz 2 nur für Arbeitskosten. Begünstigt sind nur Aufwendungen für eine Leistung, die im Haushalt des Steuerpflichtigen in der EU oder im EWR erbracht wird (Abs. 4 Satz 1), und nur, soweit sie nicht Betriebsausgaben oder Werbungskosten sind (Abs. 5 Satz 1). Ein gewerblicher Kunde und ein Vermieter, der die Kosten als Werbungskosten abzieht, erhalten die Ermäßigung deshalb nicht. Für diesen Antrag muss der Arbeitsanteil aus der Rechnung hervorgehen; ein prozentualer Ausweis durch den Rechnungsaussteller genügt, eine Schätzung durch den Kunden nicht (BMF-Schreiben vom 9. November 2016, BStBl I 2016, 1213, Tz. 40, gelesen in der FAQ des Landesamts für Steuern Niedersachsen). Weiter nötig sind eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Betriebs (Abs. 5 Satz 3); öffentlich geförderte Maßnahmen mit zinsverbilligtem Darlehen oder steuerfreiem Zuschuss sind ausgenommen (Abs. 3 Satz 2). Getrennte Produktpositionen für Lohn und Material sind die einfachste Form dieses Ausweises; § 14 Abs. 4 UStG verlangt die Trennung von Lohn und Material nicht.
• Material als Produkt, nicht als Freitextzeile. Nur ein Produkt hängt an einem Lagerort, lässt sich dort zählen und in eine Nachbestellregel aufnehmen; eine Freitextzeile ordnet den Verbrauch keinem Bestand zu (Lager).

§ 35a EStG und DGUV Vorschrift 3 gelten in Deutschland; für Betriebe in Österreich und in der Schweiz gilt die dortige Regelung, die dieser Artikel nicht wiedergibt.

Typische Fehler

• Der Einsatz hängt an keinem Auftrag. Material am Einsatz legt einen neuen Auftrag an, die Stunden des Projekts stehen in einem anderen Beleg.
• Das Projekt ist nicht abrechenbar oder die Zeiterfassung nicht freigegeben. Die Rechnung nach Aufwand bleibt ohne Zeitposition, obwohl der Monteur angemeldet war.
• Das Fahrzeug ist kein Lagerort, sondern ein Notizzettel. Dann fehlt der Bestand, und die Nachbestellregel greift nicht.
• Der Prüfbericht liegt als PDF außerhalb von Odoo. Der Einsatz endet ohne Arbeitsblatt, und die nächste Frist steht nirgends.
• Der Lohn steckt in einer Mischposition ohne ausgewiesenen Arbeitsanteil. Dann fehlt dem privaten Kunden im eigenen Haushalt die Grundlage für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG, auch wenn die Rechnung nach § 14 UStG vollständig ist.
• Der Einsatz wird als Aufgabe im Projekt gebaut, weil Planung und Außendienst fehlen. Dann fehlen Schicht, Arbeitsblatt und Kundenbericht.

So gehen Sie vor

1. Entscheiden Sie je Fahrzeug, ob es ein eigener Lagerort wird, und legen Sie die Gruppe Fahrzeuge unter dem Zentrallager an.
2. Setzen Sie je Fahrzeug eine Nachbestellregel mit Min und Max und prüfen Sie einen Nachschub an einem Musterprodukt.
3. Legen Sie Produkte für Lohn, Material und Prüfleistung getrennt an, mit Produktart und Abrechnungspolitik; so bleibt der Arbeitsanteil für die Steuerermäßigung privater Kunden nach § 35a EStG ausweisbar.
4. Bauen Sie die Arbeitsblattvorlage für die Prüfung und testen Sie einen Einsatz von der Anmeldung bis zum Kundenbericht.
5. Prüfen Sie an einem Musterauftrag, ob die Lieferung den Fahrzeugbestand trifft, und legen Sie den Zählrhythmus fest.