Datenschutz in Odoo: Besonderheiten Österreich und Schweiz
Kurz gesagt
Welches Datenschutzrecht für eine Odoo-Datenbank gilt, entscheidet nicht der Sitz allein: In Österreich ist die DSGVO unmittelbar anzuwenden und das DSG ergänzt sie; in der Schweiz gilt das DSG (SR 235.1) mit der DSV (SR 235.11), und die DSGVO greift daneben nach ihrem Art. 3, wenn die Verarbeitung in ihren Anwendungsbereich fällt. Beide Ordnungen verlangen ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, Auskunft und die Meldung von Datenpannen, jeweils mit eigenen Bedingungen und Ausnahmen. In der Schweiz bestrafen die Kantone vorsätzliche Verstöße mit Bussen bis 250 000 Franken, bei den Sorgfaltspflichten und den Informations- und Auskunftspflichten auf Antrag (Art. 60 Abs. 1 und Art. 61 DSG), bei falschen Auskünften im Untersuchungsverfahren und beim Missachten einer Verfügung von Amtes wegen (Art. 60 Abs. 2 und Art. 63 DSG).
Das Wichtigste
- Österreich: Die DSGVO gilt unmittelbar; das DSG ergänzt sie, etwa mit § 4 Abs. 6 DSG zum Auskunftsrecht.
- Schweiz: Das DSG (SR 235.1) ist seit 1. September 2023 in Kraft, die DSV (SR 235.11) seit demselben Tag (Art. 47 DSV); gelesen wurde die DSV-Konsolidierung mit Stand 1. Dezember 2025.
- Verzeichnis: in Österreich Art. 30 DSGVO, wobei die Ausnahme nach Art. 30 Abs. 5 nur für Unternehmen oder Einrichtungen mit weniger als 250 Mitarbeitern greift und auch dann nur, wenn die Verarbeitung kein Risiko birgt, nur gelegentlich erfolgt und keine besonderen Datenkategorien (Art. 9 Abs. 1) oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Art. 10) einschliesst; in der Schweiz Art. 12 DSG mit der Ausnahme nach Art. 24 DSV.
- Datenpanne: in Österreich unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden ab Bekanntwerden an die DSB, außer die Verletzung führt voraussichtlich zu keinem Risiko (Art. 33 Abs. 1 DSGVO); in der Schweiz so rasch als möglich an den EDÖB, wenn die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko führt (Art. 24 Abs. 1 DSG).
- Odoo Cloud Region Europa: Produktion in Frankreich und Belgien, Sicherungen in Frankreich, den Niederlanden und Schweden; die reine EU-Sicherung gilt laut Fussnote der Datenschutzerklärung für neue Kunden mit Odoo 19.0 oder später, andere in der EU gehostete Kunden haben bis zum Abschluss der Umstellung zusätzlich eine Sicherung in Kanada, das ein Drittland ist: Die Übermittlung dorthin braucht eine Grundlage nach Kapitel V der DSGVO.
- Sanktion: Art. 83 Abs. 5 DSGVO bis 20 Mio. EUR oder im Fall eines Unternehmens bis 4 Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs, je nachdem, welcher Betrag höher ist; in der Schweiz Bussen bis 250 000 Franken gegen vorsätzlich handelnde private Personen, bei Art. 60 Abs. 1 und Art. 61 DSG auf Antrag.
Was in Österreich und in der Schweiz jeweils gilt
In Österreich gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unmittelbar; sie ist seit 25. Mai 2018 anzuwenden (Art. 99 Abs. 2 DSGVO). Das österreichische Datenschutzgesetz (DSG, BGBl. I Nr. 165/1999) führt sie durch und ergänzt sie: § 1 DSG enthält als Verfassungsbestimmung das Grundrecht auf Datenschutz, § 4 DSG den Anwendungsbereich und einzelne Ausnahmen. Aufsichtsbehörde ist die Datenschutzbehörde (DSB), die § 18 DSG als nationale Aufsichtsbehörde nach Art. 51 DSGVO einrichtet.
In der Schweiz gilt die DSGVO nicht schon wegen eines Sitzes dort: Nach ihrem Art. 3 greift sie, wenn die Verarbeitung im Rahmen der Tätigkeiten einer Niederlassung in der Union erfolgt (Abs. 1) oder wenn ein nicht in der Union niedergelassener Verantwortlicher Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anbietet oder ihr Verhalten dort beobachtet (Abs. 2). Für die eigene Bearbeitung gilt das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1), räumlich für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden (Art. 3 Abs. 1 DSG); es ist seit 1. September 2023 in Kraft (Art. 74 DSG), mit der Verordnung über den Datenschutz (DSV, SR 235.11) als Ausführungsrecht. Aufsicht führt der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB, Art. 4 und 43 DSG).
Auch der Aufbau des Rechts unterscheidet sich. Die DSGVO verbietet die Verarbeitung, solange keine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 sie erlaubt. Das Schweizer DSG knüpft an den Schutz der Persönlichkeit an: Eine Bearbeitung ist widerrechtlich, wenn sie die Persönlichkeit verletzt und kein Rechtfertigungsgrund nach Art. 31 DSG greift, also Einwilligung, überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder Gesetz. Die Bekanntgabe besonders schützenswerter Personendaten an Dritte ist eine solche Verletzung (Art. 30 Abs. 2 Buchst. c DSG).
Wer Verantwortlicher ist und was in Odoo dazugehört
Verantwortlich ist, wer über Zweck und Mittel der Bearbeitung entscheidet, in Österreich nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO, in der Schweiz nach Art. 5 Buchst. j DSG. Auftragsbearbeiter ist, wer im Auftrag bearbeitet (Art. 4 Nr. 8 DSGVO, Art. 5 Buchst. k DSG). Diese Rollen folgen dem Hostingmodell und der tatsächlichen Verarbeitung, nicht dem Land; ob Odoo S.A. Ihre Datenbank im Auftrag bearbeitet, steht unter Odoo-Hosting und die DSGVO.
Beide Rechtsordnungen verlangen, dass diese Weitergabe abgesichert ist: Art. 28 DSGVO in Österreich, Art. 9 DSG in der Schweiz. Art. 9 Abs. 2 DSG verlangt zusätzlich, dass sich der Verantwortliche vergewissert, dass der Auftragsbearbeiter in der Lage ist, die Datensicherheit zu gewährleisten. Der Odoo-Enterprise-Abonnementvertrag (Version 13 vom 24. September 2026) regelt die Auftragsbearbeitung in Abschnitt 6.5 “Data Protection” und geht davon aus, dass der Kunde für die personenbezogenen Daten seiner Datenbank Verantwortlicher ist; was darüber hinaus zu prüfen ist, steht unter Auftragsverarbeitung bei Odoo.
Personal-, Lohn-, Kontakt- und Verkaufsdaten liegen in Odoo in derselben Datenbank. In der Schweiz zählen Gesundheitsdaten zu den besonders schützenswerten Personendaten (Art. 5 Buchst. c Ziff. 2 DSG); stützt sich deren Bearbeitung auf eine Einwilligung, muss diese ausdrücklich erfolgen (Art. 6 Abs. 7 Buchst. a DSG). Wer welche Datensätze sieht, steuern Sie über Benutzergruppen und Datensatzregeln (Benutzer und Zugriffsgruppen). In Österreich kommt § 6 DSG hinzu: Mitarbeiter dürfen personenbezogene Daten nur auf ausdrückliche Anordnung übermitteln; der Verantwortliche muss sie zur Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichten und darüber belehren.
Vergleichstabelle: Pflichten in Österreich und in der Schweiz
Die Tabelle stellt die Pflichten gegenüber, die für personenbezogene Daten in einer Odoo-Datenbank gelten. Stand: 15. Oktober 2026.
| Pflicht | Österreich | Schweiz |
|---|---|---|
| Anwendbares Recht | DSGVO, unmittelbar anwendbar (Art. 99 Abs. 2 DSGVO), ergänzt durch das DSG (BGBl. I Nr. 165/1999) | DSG (SR 235.1), in Kraft seit 1. September 2023, für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken (Art. 3 Abs. 1), und DSV (SR 235.11); die DSGVO nur nach ihrem Art. 3 |
| Aufsichtsbehörde | Datenschutzbehörde (DSB), § 18 DSG und Art. 51 DSGVO | Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Art. 4 und 43 DSG |
| Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten | Art. 30 DSGVO; keine Pflicht für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, wenn die Verarbeitung kein Risiko für die Rechte und Freiheiten birgt, nur gelegentlich erfolgt und keine besonderen Datenkategorien (Art. 9 Abs. 1) oder Daten über Straftaten (Art. 10) einschließt (Art. 30 Abs. 5) | Art. 12 DSG mit den Mindestangaben nach Abs. 2; befreit sind privatrechtliche Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitern am 1. Januar, außer bei besonders schützenswerten Personendaten in grossem Umfang oder bei Profiling mit hohem Risiko (Art. 24 DSV) |
| Datenschutzbeauftragter | Pflicht in den Fällen des Art. 37 Abs. 1 DSGVO; Verschwiegenheit und Aussageverweigerungsrecht nach § 5 DSG | freiwillig: Datenschutzberater nach Art. 10 DSG; auf die Konsultation des EDÖB nach Art. 23 Abs. 4 DSG kann der private Verantwortliche nur verzichten, wenn er den Berater konsultiert hat und dessen Voraussetzungen nach Art. 10 Abs. 3 DSG erfüllt sind |
| Information bei der Erhebung | Art. 13 DSGVO: die Angaben sind zum Zeitpunkt der Erhebung mitzuteilen; werden die Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben, gilt Art. 14 DSGVO: innerhalb einer angemessenen Frist nach Erlangung, längstens eines Monats, bei Verwendung zur Kommunikation spätestens zum Zeitpunkt der ersten Mitteilung und bei beabsichtigter Offenlegung an einen anderen Empfänger spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung (Art. 14 Abs. 3 Buchst. a bis c) | Art. 19 DSG: bei Daten, die nicht bei der betroffenen Person beschafft werden, spätestens einen Monat nach Erhalt; gibt der Verantwortliche sie vor Ablauf dieser Frist bekannt, spätestens im Zeitpunkt der Bekanntgabe (Art. 19 Abs. 5 DSG) |
| Auskunft | Art. 15 DSGVO; ein Monat, Verlängerung um zwei Monate möglich (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); Ausnahme bei Gefahr für Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse (§ 4 Abs. 6 DSG) | Art. 25 DSG; 30 Tage seit Eingang des Begehrens (Art. 18 DSV); bei unverhältnismäßigem Aufwand eine Beteiligung von höchstens 300 Franken (Art. 19 DSV); greift die DSGVO nach ihrem Art. 3 daneben, gilt zusätzlich die Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO: ein Monat, verlängerbar um zwei Monate |
| Löschung und Aufbewahrung | Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Art. 17 DSGVO; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten | Art. 6 Abs. 4 DSG: Vernichtung oder Anonymisierung, sobald die Daten zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind |
| Datensicherheit | Art. 32 Abs. 1 DSGVO | Art. 8 DSG mit den Mindestanforderungen der Art. 1 bis 3 DSV (Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität, Nachvollziehbarkeit) |
| Datenpanne | unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden ab Bekanntwerden an die DSB, ausser die Verletzung führt voraussichtlich zu keinem Risiko (Art. 33 Abs. 1 DSGVO); bei voraussichtlich hohem Risiko zusätzlich unverzüglich an die Betroffenen (Art. 34 Abs. 1 DSGVO) | so rasch als möglich an den EDÖB, wenn die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte führt (Art. 24 Abs. 1 DSG); die Dokumentation ist ab der Meldung mindestens zwei Jahre aufzubewahren (Art. 15 Abs. 4 DSV) |
| Datenschutz-Folgenabschätzung | Art. 35 DSGVO; die DSB hat die Listen nach Art. 35 Abs. 4 und 5 DSGVO nach § 21 Abs. 2 DSG im Wege einer Verordnung im Bundesgesetzblatt kundzumachen | Art. 22 DSG; ergibt die Folgenabschätzung, dass die geplante Bearbeitung trotz der vorgesehenen Massnahmen noch ein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte zur Folge hat, holt der Verantwortliche vorgängig die Stellungnahme des EDÖB ein (Art. 23 Abs. 1 DSG); der EDÖB teilt seine Einwände innert zwei Monaten mit, bei einer komplexen Datenbearbeitung verlängerbar um einen Monat (Art. 23 Abs. 2 DSG); auf die Konsultation kann der private Verantwortliche nach Art. 23 Abs. 4 DSG nur verzichten, wenn er den Datenschutzberater nach Art. 10 DSG konsultiert hat und dessen Voraussetzungen erfüllt |
| Bekanntgabe ins Ausland | Kapitel V der DSGVO (Art. 44 bis 49); innerhalb der EU frei, sonst Angemessenheitsbeschluss (Art. 45), geeignete Garantien (Art. 46) oder eine der Ausnahmen des Art. 49 Abs. 1; Kanada ist Drittland | Art. 16 und 17 DSG; die Staaten mit angemessenem Schutz nach Art. 16 Abs. 1 stehen in Anhang 1 der DSV (Art. 8 Abs. 1 DSV); für Kanada gilt dieser angemessene Schutz nur, wenn das kanadische Bundesgesetz über den Schutz personenbezogener Daten im privaten Bereich oder ein ihm weitgehend entsprechendes Provinzgesetz zur Anwendung gelangt; sonst geeigneter Datenschutz nach Art. 16 Abs. 2 oder eine Ausnahme nach Art. 17 Abs. 1 |
| Vertretung im Land | keine; Art. 27 DSGVO betrifft Verantwortliche ohne Niederlassung in der Union | Art. 14 DSG verlangt eine Vertretung in der Schweiz, wenn vier Voraussetzungen zusammenkommen: Angebot oder Beobachtung in der Schweiz, umfangreiche und regelmäßige Bearbeitung und hohes Risiko |
| Sanktion | Geldbuße bis 20 Mio. EUR oder im Fall eines Unternehmens bis 4 Prozent seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs, je nachdem, welcher Betrag höher ist (Art. 83 Abs. 5 DSGVO); bei erstmaligen Verstößen wendet die DSB insbesondere das Verwarnen an (§ 11 DSG) | Verwaltungsmassnahmen des EDÖB nach Art. 51 DSG, darunter eine Verwarnung nach Art. 51 Abs. 5 DSG; Bussen bis 250 000 Franken verhängen die Kantone gegen vorsätzlich handelnde private Personen, bei den Informations-, Auskunfts- und Mitwirkungspflichten nach Art. 60 Abs. 1 und bei den Sorgfaltspflichten nach Art. 61 DSG auf Antrag, bei falschen Auskünften im Untersuchungsverfahren nach Art. 60 Abs. 2 und beim Missachten einer Verfügung nach Art. 63 DSG von Amtes wegen (Verfolgung und Beurteilung: Art. 65 Abs. 1 DSG) |
Hinweise zur Tabelle: In der Schweiz treffen die Pflichten den Verantwortlichen und den Auftragsbearbeiter, das Verzeichnis führen beide getrennt (Art. 12 Abs. 1 DSG): Das Verzeichnis des Auftragsbearbeiters enthält die Identität beider Seiten, die Kategorien der Bearbeitungen im Auftrag sowie die Angaben nach Art. 12 Abs. 2 Buchst. f und g (Art. 12 Abs. 3 DSG), nicht die ganze Liste des Verantwortlichen. Die Ausnahme nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO greift nur, wenn die Verarbeitung kein Risiko für die Rechte und Freiheiten birgt, nur gelegentlich erfolgt und keine besonderen Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 oder Daten nach Art. 10 einschließt; die Ausnahme nach § 4 Abs. 6 DSG betrifft das Auskunftsrecht und gilt in der Regel; die Schweizer Ausnahme nach Art. 24 DSV hat einen Stichtag (1. Januar). Die Informationsfristen setzen bei verschiedenen Anlässen an. Nach Art. 14 Abs. 3 DSGVO ist bei Daten, die nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, innerhalb einer angemessenen Frist nach Erlangung, längstens aber innerhalb eines Monats zu informieren (Buchst. a); werden die Daten zur Kommunikation mit der betroffenen Person verwendet, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Mitteilung an sie (Buchst. b); ist die Offenlegung an einen anderen Empfänger beabsichtigt, spätestens zum Zeitpunkt der ersten Offenlegung (Buchst. c). Das Schweizer Recht zieht die Frist nur bei einer Bekanntgabe von Personendaten vor: Nach Art. 19 Abs. 5 DSG ist spätestens einen Monat, nachdem der Verantwortliche die Daten erhalten hat, zu informieren; gibt er die Personendaten vor Ablauf dieser Frist bekannt, spätestens im Zeitpunkt der Bekanntgabe.
Wo Ihre Odoo-Daten liegen und wann daraus ein Auslandtransfer wird
Für Odoo Online und Odoo.sh richtet sich der Ort Ihrer Datenbank nach der Hostingregion, die Odoo der Nähe zuordnet; einen Wechsel können Sie beantragen, soweit verfügbar. In der Region Europa liegen die Produktionsdatenbanken laut der Datenschutzerklärung von Odoo (Geltungsbeginn 24. September 2026) in Frankreich und Belgien; gesichert wird in Frankreich, den Niederlanden und Schweden. Nach der Fussnote dort gilt diese reine EU-Sicherung für neue Kunden, die Odoo 19.0 oder später nutzen; andere in der EU gehostete Kunden haben bis zum Abschluss der Umstellung (dort mit Ziel viertes Quartal 2026 angegeben) zusätzlich eine Sicherung in Kanada. Die Sicherungsorte sind nicht wählbar und für alle Kunden einer Region gleich; die Orte können sich nach derselben Angabe innerhalb der Region ändern. Bei einer selbst betriebenen Installation gilt nichts davon: Ort und Sicherungen bestimmen Sie, und die Pflichten bleiben bei Ihnen.
Für einen Verantwortlichen in Österreich liegen Frankreich, Belgien, die Niederlande und Schweden in der Union; insoweit entsteht keine Übermittlung nach Kapitel V der DSGVO. Kanada ist auch für ihn ein Drittland: Die Sicherung dort ist nur gedeckt, wenn sie sich auf eine Grundlage des Kapitels V der DSGVO stützt, etwa einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 oder geeignete Garantien nach Art. 46. Für einen Verantwortlichen in der Schweiz sind dieselben vier Staaten Ausland; eine Bekanntgabe ist nach Art. 16 Abs. 1 DSG zulässig, weil Anhang 1 der DSV sie als Staaten mit angemessenem Datenschutz aufführt. Für Kanada gilt dieser angemessene Schutz nur unter der dort genannten Bedingung: Das kanadische Bundesgesetz «Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques» vom 13. April 2000 muss im privaten Bereich zur Anwendung gelangen oder das Gesetz einer kanadischen Provinz, das diesem Bundesgesetz weitgehend entspricht (der Anhang nennt Québec, British Columbia und Alberta sowie für die Gesundheitsdaten weitere Provinzen). Trifft diese Bedingung nicht zu, braucht die Bekanntgabe nach Kanada eine Grundlage nach Art. 16 Abs. 2 DSG, etwa dem EDÖB mitgeteilte Datenschutzklauseln, oder einen Ausnahmefall nach Art. 17 Abs. 1 DSG. Liegt die Datenbank in einer anderen Region, prüfen Sie die Grundlage der Bekanntgabe, bevor Sie sie anlegen.
Odoo schreibt außerdem, dass Mitarbeiter von Tochtergesellschaften in anderen Ländern auf die Daten zugreifen können und dass Odoo dafür EU-Standardvertragsklauseln verwendet. Ob diese Klauseln für eine Bekanntgabe aus der Schweiz die Voraussetzung des Art. 16 Abs. 2 Buchst. b oder d DSG erfüllen, klären Sie mit dem Anbieter.
Die Löschung selbst plant Odoo nicht nach Ihren Pflichten: Nach einer Kündigung bleibt die Kundendatenbank drei Wochen deaktiviert und wird danach zerstört; gelöschte personenbezogene Daten können bis zu zwölf Monate in den Sicherungen liegen. Wie Sie die Löschpflicht (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Art. 17 DSGVO, Art. 6 Abs. 4 DSG) mit diesen Fristen zusammenbringen, steht unter Daten in Odoo löschen.
Was Odoo beiträgt und was Ihre Aufgabe bleibt
Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und eine Datenschutz-Folgenabschätzung sind Dokumente Ihrer Organisation; Zwecke, Kategorien, Empfänger und Fristen kommen aus Ihrem Prozess. Welche Pflicht welche Odoo-Funktion unterstützt, steht unter DSGVO-Pflichten in Odoo.
Zwei Funktionen unterstützen die Grundsätze. Die Datenbereinigung findet doppelte Datensätze und führt sie zusammen; die Recycle-Regeln spüren veraltete Datensätze auf, um sie zu archivieren oder zu löschen (Modul Data Recycle in der Community-Edition, Feldbereinigung und Zusammenführen in der Enterprise-Edition; Dokumentation 20.0, Data Cleaning). Damit halten Sie Daten richtig (Art. 5 Abs. 1 Buchst. d DSGVO, Art. 6 Abs. 5 DSG).
Protokolle sind etwas anderes. Die DSV verlangt eine Protokollierung nur in bestimmten Fällen: Werden besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang automatisiert bearbeitet oder wird ein Profiling mit hohem Risiko durchgeführt und können die präventiven Massnahmen den Datenschutz nicht gewährleisten, sind zumindest das Speichern, Verändern, Bekanntgeben, Löschen und Vernichten der Daten sowie das Zugreifen auf die Daten zu protokollieren (Art. 4 Abs. 1 DSV). Das Protokoll muss über die Identität der handelnden Person sowie Art, Datum und Uhrzeit und gegebenenfalls über die Identität der Empfängerin oder des Empfängers Aufschluss geben und während mindestens einem Jahr getrennt vom System aufbewahrt werden (Art. 4 Abs. 4 und 5 DSV). Was Odoo wann protokolliert, steht unter Protokolle in Odoo; ob die Protokolle die Anforderung “getrennt vom System” erfüllen, prüfen Sie im Einzelfall.
Wenn Ihr Sitz in Österreich ist und Kundinnen und Kunden in der Schweiz dazukommen
Ein Verantwortlicher ohne Sitz in der Schweiz, der Personendaten von Personen in der Schweiz bearbeitet, braucht eine Vertretung in der Schweiz nur, wenn vier Voraussetzungen zusammenkommen: Die Bearbeitung steht im Zusammenhang mit dem Angebot von Waren und Dienstleistungen oder der Beobachtung des Verhaltens in der Schweiz, sie ist umfangreich, sie ist regelmäßig, und sie bringt ein hohes Risiko für die Persönlichkeit der betroffenen Personen mit sich (Art. 14 Abs. 1 DSG). Die Vertretung ist Anlaufstelle für die betroffenen Personen und für den EDÖB, führt das Verzeichnis und wird mit Name und Adresse veröffentlicht (Art. 14 Abs. 2 und 3, Art. 15 DSG).
Umgekehrt gilt für Formulare auf einer Odoo-Website oder in einem Odoo-Shop mit Sitz in Österreich: Bei Diensten der Informationsgesellschaft, die einem Kind direkt angeboten werden, ist dessen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO rechtmäßig, wenn es das 14. Lebensjahr vollendet hat (§ 4 Abs. 4 DSG). Prüfen Sie, ob Ihre Formulare eine solche Einwilligung erfassen können und woran Sie das Alter feststellen.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Bestimmen Sie für jede Datenbank, welches Recht gilt: in Österreich die DSGVO mit dem DSG, in der Schweiz das DSG mit der DSV; bei einem Sitz in der Schweiz oder einer Niederlassung in der EU prüfen Sie, ob die DSGVO über ihren Art. 3 daneben greift.
- Bestimmen Sie je Datenbank, wer Verantwortlicher und wer Auftragsbearbeiter ist, und legen Sie die Vertragsfassung mit Abschnitt 6.5 zu Ihren Unterlagen.
- Führen Sie das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten und prüfen Sie, ob für Ihren Betrieb eine Ausnahme greift: Art. 30 Abs. 5 DSGVO entlastet nur Unternehmen oder Einrichtungen mit weniger als 250 Mitarbeitern, und auch dann nur, wenn die Verarbeitung kein Risiko für die Rechte und Freiheiten birgt, nur gelegentlich erfolgt und keine besonderen Datenkategorien (Art. 9 Abs. 1) oder personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Art. 10) einschließt; Art. 24 DSV befreit nur unter 250 Mitarbeitern am 1. Januar und ohne besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang oder Profiling mit hohem Risiko.
- Notieren Sie für Auskunftsbegehren die Frist Ihres Landes: ein Monat, verlängerbar um zwei Monate, in Österreich (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); 30 Tage in der Schweiz (Art. 18 Abs. 1 DSV), und falls die DSGVO nach ihrem Art. 3 daneben greift, zusätzlich die Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO.
- Legen Sie den Weg für eine Datenpanne fest: in Österreich Meldung an die DSB unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden ab Bekanntwerden, sofern die Verletzung voraussichtlich zu einem Risiko führt (Art. 33 Abs. 1 DSGVO); in der Schweiz Meldung an den EDÖB so rasch als möglich, sobald voraussichtlich ein hohes Risiko droht (Art. 24 Abs. 1 DSG).
- Prüfen Sie bei einer Region außerhalb der EU oder außerhalb der Liste in Anhang 1 DSV die Grundlage der Bekanntgabe, bevor Sie die Datenbank anlegen: in der Schweiz die Angemessenheit nach Art. 16 Abs. 1 DSG, einen geeigneten Datenschutz nach Art. 16 Abs. 2 DSG oder einen Ausnahmefall nach Art. 17 Abs. 1 DSG, in Österreich eine Grundlage nach Kapitel V der DSGVO; für die Sicherung in Kanada gilt das ebenfalls, auch für einen Verantwortlichen in Österreich.