Daten in Odoo bereinigen und löschen

Zwei Pflichten ziehen gegeneinander. Was für den Zweck nicht mehr nötig ist, soll weg (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Art. 17 Abs. 1 DSGVO, in Deutschland und Österreich anwendbar seit 25. Mai 2018, Art. 99 Abs. 2 DSGVO); was das Steuer- und Handelsrecht verlangt, muss bleiben. In der Schweiz gilt für Personendaten die Vernichtungs- und Anonymisierungspflicht nach Art. 6 Abs. 4 DSG, in Kraft seit 1. September 2023. Ein Löschplan hält für jede Datengruppe fest, welche Seite gewinnt, bevor jemand in Odoo eine Regel anlegt.

Was Sie vorab brauchen

• Eine Liste der Apps mit personenbezogenen Daten: Kontakte, CRM, Website und Events, Abonnements, Kundendienst, Personal, Buchhaltung. Wer Verantwortlicher ist, steht unter DSGVO in Odoo umsetzen.
• Die Fristen je Unterlagenart und Land: Aufbewahrungsfristen in Deutschland nach § 147 AO, Aufbewahrungsfristen in Österreich nach § 132 BAO und Aufbewahrung in der Schweiz nach Art. 958f OR.
• Zugriffsrechte zum Anlegen und Ändern von Recycling- und Deduplizierungsregeln; Regeln verwaltet ein Administrator.
• Eine Testdatenbank mit einer Kopie des Bestands, in der eine Regel scharf laufen darf, bevor sie in der Produktion greift: Testumgebung für Odoo.

Der Löschplan: was bleibt, was geht

Der Plan ist eine Tabelle, die Sie einmal ausfüllen und danach je Datenart prüfen. Jede Zeile nennt den Ort in Odoo, die Seite, die gewinnt, und die Maßnahme. Was bleiben muss, erfassen Sie nicht mit einer Recycling-Regel; die Sichtbarkeit verengen stattdessen Vertrauliche Kontakte in Odoo und Datensatzregeln in Odoo.

Datengruppe	Wo in Odoo	Behalten oder löschen	Maßnahme
Bücher, Rechnungen, Buchungsbelege	Buchhaltung; Anhänge am Belegsatz, mit Dokumente-App in Journalordnern	Behalten: Deutschland 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, 8 Jahre für Buchungsbelege, bei Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstituten 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO), Österreich 7 Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO), Schweiz 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR)	Nicht über Recycling-Regeln erfassen; Zugriff über Gruppen und Datensatzregeln verengen
Kunden- und Lieferantenkontakte ohne laufenden Vorgang	Kontakte	Löschen, wenn der Zweck entfallen ist (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO in Deutschland und Österreich); in der Schweiz Vernichtung oder Anonymisierung (Art. 6 Abs. 4 DSG)	Kontakt löschen; verweist ein Geschäftsdokument darauf, sperrt Odoo die Löschung, dann Angaben anonymisieren
Kontakte und Vorgänge mit laufendem Geschäft oder offener Frist	Verkauf, Einkauf, Buchhaltung, Kundendienst	Behalten: In Deutschland und Österreich nimmt Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO die Verarbeitung von der Löschpflicht aus, soweit eine rechtliche Verpflichtung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten sie erfordert; in der Schweiz verlangt Art. 958f OR die Aufbewahrung der Geschäftsbücher	Nicht löschen; Sichtbarkeit über Gruppen, Feldrechte und Datensatzregeln verengen
Leads, Marketing- und Abonnentenkontakte nach Widerruf	CRM, E-Mail-Marketing, Website	Löschen, wenn die Einwilligung widerrufen ist und keine andere Rechtsgrundlage bleibt (Art. 17 Abs. 1 Buchst. b DSGVO in Deutschland und Österreich); in der Schweiz Vernichtung oder Anonymisierung (Art. 6 Abs. 4 DSG)	Recycling-Regel nach dem Zeitfeld „Zuletzt aktualisiert am“ (Dokumentationsbeispiel); das Opt-out-Feld setzen (GDPR-Leitfaden)
Dubletten in Kontakten, Leads, Produkten	Kontakte, CRM, Lager, weitere Modelle	Zusammenführen; das Duplikat entfernen (nur Enterprise)	Datenbereinigung ▸ Deduplizierung (Enterprise): Master wählen, Ziel Archivieren oder Löschen
Anhänge und Dateien gelöschter Datensätze	Filestore; Dokumente-App nur in Enterprise	Löschen; im Papierkorb bleiben sie nach der Standardeinstellung 30 Tage	In den Papierkorb verschieben lassen und die Löschverzögerung prüfen
Benutzerkonten ausgeschiedener Personen	Einstellungen ▸ Benutzer & Unternehmen ▸ Benutzer	Behalten: Der Datensatz bleibt in Vorgängen und Protokollen sichtbar	Archivieren statt löschen; persönliche Angaben getrennt prüfen
Ganze Datenbank und Sicherungen	Kontrollpanel (Odoo Online), Odoo.sh, eigener Server	Kopien bleiben in der Odoo Cloud bis zu 12 Monate in Sicherungen; nach einer Kündigung ist die Datenbank 3 Wochen deaktiviert und wird dann zerstört	Sicherung herunterladen, bevor gelöscht wird

Schritt für Schritt: Daten in Odoo bereinigen

Die Schritte arbeiten den Plan ab: erst den Bestand sichten, dann Dubletten und Altbestände, zuletzt Dateien, Benutzer und Sicherungen.

Schritt 1: Bestand aufnehmen und exportieren

Der GDPR-Leitfaden verweist für Auskunft und Übergabe auf den Export ab der Listenansicht (Action ▸ Export): Datensätze markieren, Aktion ▸ Exportieren, dann die Felder für die CSV- oder Excel-Datei auswählen. Exportieren Sie vor jeder Löschung das, was als Nachweis oder für eine Übergabe gebraucht wird. Endzustand: eine Liste der Datengruppen mit Ort, Frist und Aufbewahrungsgrund.

Schritt 2: Dubletten zusammenführen

Öffnen Sie Datenbereinigung ▸ Deduplizierung (Data Cleaning ▸ Deduplication). Die Regeln liegen unter Konfiguration ▸ Deduplizierung; eine Regel braucht ein Modell, wahlweise einen Filter, ein eindeutiges Feld und mindestens eine Vergleichsbedingung (genau oder ohne Beachtung von Schreibweise und Akzenten). Im Fenster wählen Sie einen Master-Datensatz und klicken „Zusammenführen“; das Feld „Duplikate entfernen“ der Regel entscheidet, ob das Duplikat archiviert oder gelöscht wird. Die geplante Aktion „Datenzusammenführung: Duplikate finden“ läuft einmal täglich, die Regel lässt sich mit „Deduplizieren“ aber jederzeit starten. Deduplizierung und Feldbereinigung sind Enterprise-Funktionen; in Community fehlen sie. Endzustand: Das Fenster zeigt keine offene Gruppe mehr.

Schritt 3: Recycling-Regel anlegen

Unter Datenbereinigung ▸ Konfiguration ▸ Datensätze recyclen wählen Sie Modell und wahlweise einen Filter, dann Zeitfeld, Delta (ganze Zahl) und Delta-Einheit (Tage, Wochen, Monate, Jahre), den Recycling-Modus (Manuell oder Automatisch) und die Recycling-Aktion (Archivieren oder Löschen). Bei Löschen entscheidet „Inklusive Archivierte“, ob auch archivierte Datensätze erfasst werden. Setzen Sie Zeitfeld, Delta und Delta-Einheit: Im Community-Modul Datenrecycling von Odoo 20.0 greift die Zeitbedingung nur, wenn alle drei gesetzt sind und das Delta nicht 0 ist; sonst prüft die Regel allein den Filter und erfasst alle Datensätze, die dazu passen, bei archivierungsfähigen Modellen ohne die Option „Inklusive Archivierte“ nur die nicht archivierten. Im Recycling-Modus Automatisch mit der Recycling-Aktion Löschen löscht sie diese ohne weitere Prüfung; legen Sie deshalb keine Regel ohne wirksame Zeitbedingung an. Dieses Verhalten der Zeitbedingung ist aus dem Community-Modul von Odoo 20.0 belegt; für die Enterprise-Edition belegt die Dokumentation es nicht. Standardmäßig besteht keine Regel; die geplante Aktion „Datenrecycling: Datensätze bereinigen“ läuft einmal täglich. Endzustand: eine aktive Regel mit wirksamer Zeitbedingung, deren Link „# Datensatz/-sätze“ die in Frage kommende Menge nennt.

Schritt 4: Regel prüfen und starten

Öffnen Sie die Regel und klicken Sie „Jetzt ausführen“; der Zähler „Datensätze“ nennt die erfassten Zeilen. Im Dashboard Datenbereinigung ▸ Datensätze recyceln validieren Sie Zeile für Zeile mit „Validieren“; die Regel archiviert oder löscht dann je Konfiguration. Eine Zeile, die nicht erfasst werden soll, verschwindet mit „Verwerfen“ aus der Liste und wird nicht mehr erkannt; wiederfinden Sie sie über den Suchfilter „Verworfen“. Lassen Sie eine automatische Regel zuerst in der Testdatenbank laufen; zur Lebensdauer von Staging-Zweigen siehe Odoo.sh: Staging-Branches. Endzustand: keine offenen Zeilen, und die Zähler stimmen mit dem Plan überein.

Schritt 5: Kontakt löschen oder anonymisieren

Versuchen Sie, den Kontakt zu löschen. Verweist ein Geschäftsdokument auf ihn, bricht Odoo die Löschung nach dem GDPR-Leitfaden ab; prüfen Sie dann die Frist und anonymisieren Sie, wenn keine Aufbewahrungspflicht für die personenbezogenen Angaben spricht: Name, Anschrift und E-Mail-Adresse ersetzen oder die Belege einem neutralen Kontakt zuordnen. Archivieren ist keine Löschung: Archivierte Kontakte bleiben über den Filter „Archiviert“ (Archived) auffindbar. Endzustand: Der Kontakt fehlt in der Liste, oder er trägt neutrale Angaben.

Schritt 6: Dateien und Papierkorb aufräumen

Anhänge liegen als Dateien im Filestore, die Dokumente-App führt sie in Ordnern. Ist die Dateizentralisierung für eine App aktiv, wandern beim Löschen eines Datensatzes dessen Anhänge in den Papierkorb der Dokumente-App; für Buchhaltungsbelege lässt sich die Zentralisierung nicht abschalten. Dort bleiben sie standardmäßig 30 Tage, bevor sie endgültig gelöscht werden; die Frist stellen Sie unter Dokumente ▸ Konfiguration ▸ Einstellungen im Feld „Löschverzögerung (Tage)“ ein. Die App gibt es nur in Enterprise. Endzustand: Der Papierkorb enthält nur Dateien, die nach der Frist verschwinden dürfen.

Schritt 7: Benutzer, Datenbank und Sicherungen planen

Benutzerkonten ausscheidender Personen archivieren Sie, statt sie zu löschen; so bleibt nachvollziehbar, wer einen Vorgang angelegt hat: Zugänge beim Austritt. Die Dokumentation zu Odoo Online beschreibt das Löschen der Datenbank im Kontrollpanel; alle Daten werden sofort gelöscht und lassen sich nicht wiederherstellen, eine Sicherung vorher ist empfohlen. In der Odoo Cloud bleiben gelöschte personenbezogene Daten nach der Datenschutzerklärung bis zu zwölf Monate in den Sicherungen; kündigen Sie das Abonnement, bleibt die Datenbank drei Wochen deaktiviert und wird danach zerstört. Planen Sie Sicherung und Löschung zusammen, siehe Backup-Strategie für Odoo. Endzustand: Ein Termin und ein Ablauf stehen fest, und wer die Sicherung vorher herunterlädt.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Die Recycling-Regel zeigt unter „Datensätze“ die erfassten Zeilen; nach dem Validieren ist die Liste in diesem Lauf leer.
• Jede aktive Recycling-Regel trägt Zeitfeld, Delta und Delta-Einheit mit einem Delta ungleich 0; eine Regel ohne wirksame Zeitbedingung erfasst im Community-Modul Datenrecycling von Odoo 20.0 alle passenden Datensätze und gehört nicht in die Produktion.
• Verworfene Zeilen erscheinen nur noch über den Suchfilter „Verworfen“.
• Der Zähler der Deduplizierung (Enterprise) steht auf dem Stand nach dem letzten Lauf; jede zusammengeführte Gruppe trägt einen Master-Datensatz.
• Ein gelöschter Kontakt fehlt in der Liste; ein archivierter trägt das Band „Archiviert“ (Archived) und erscheint über den Filter „Archiviert“.
• Der Papierkorb der Dokumente-App (Enterprise) enthält die Dateien gelöschter Datensätze, und die Löschverzögerung passt zu Ihrer Vorgabe.
• Vergleichen Sie die verbliebenen Datengruppen mit dem Löschplan: Jede Zeile hat eine Entscheidung und, wo eine Frist gilt, ein Datum.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Die Löschung eines Kontakts wird abgebrochen	Ein Geschäftsdokument verweist auf den Kontakt	Frist prüfen; sonst die Angaben anonymisieren oder die Belege einem neutralen Kontakt zuordnen (GDPR-Leitfaden)
Eine Recycling-Regel erfasst nichts	Kein Datensatz erfüllt Filter und Zeitbedingung, oder die Regel ist inaktiv	Filter lockern, Zeitfeld, Delta und Delta-Einheit prüfen, den Schalter „Aktiv“ einschalten und „Jetzt ausführen“
Eine Recycling-Regel erfasst alle Datensätze	Zeitfeld, Delta oder Delta-Einheit fehlen, oder das Delta ist 0; die Regel prüft dann nur den Filter (im Community-Modul Datenrecycling von Odoo 20.0)	Zeitfeld, Delta und Delta-Einheit setzen und die erfasste Menge vor dem Aktivieren kontrollieren; eine Regel ohne wirksame Zeitbedingung nicht in der Produktion laufen lassen (Odoo 20.0, Community)
Bei der Deduplizierung (Enterprise) erscheint kein Duplikat	Es ist kein eindeutiges ID-Feld mit Vergleichsbedingung gesetzt	Mindestens eine Deduplizierungsregel anlegen; ohne sie erfasst die Regel nichts
Ein verworfener Datensatz bleibt im Modell stehen	Verwerfen blendet die Zeile aus und nimmt sie aus der Regel, ändert aber den Datensatz nicht	Erwartetes Verhalten; den Datensatz im Modell selbst bearbeiten oder löschen
Ein Anhang bleibt nach dem Löschen sichtbar	Die Dateizentralisierung verschiebt ihn in den Papierkorb	Papierkorb der Dokumente-App prüfen und die Löschverzögerung einstellen
Gelöschte Daten stehen weiter in Sicherungen	Sicherungen bewahren Kopien befristet auf, in der Odoo Cloud bis zu zwölf Monate	Sicherungen als Kopie einplanen, nicht als aktiven Bestand

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung dazu, wenn Buchhaltungsbelege betroffen sind: Frist und Fristbeginn unterscheiden sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter berät Sie bei der Prüfung, ob ein Löschverlangen durchgreift und welche Rechtsgrundlage bleibt; die Verantwortung für diese Entscheidung trägt nach Art. 24 DSGVO der Verantwortliche. Odoo-Support oder Ihren Odoo-Partner brauchen Sie, wenn Sie die ganze Datenbank löschen, Sicherungen herunterladen oder Regeln in einer Datenbank mit mehreren Unternehmen anlegen. Was ein Löschverlangen auslöst, behandelt DSGVO in Odoo umsetzen; für die Übernahme von Altdaten davor siehe Datenübernahme aus dem Altsystem.