Firmenkarte in Odoo: Ausgaben direkt steuern

Bei einer Spesenkarte entsteht die Ausgabe im Augenblick der Zahlung, nicht am Abend danach. Odoo legt zu jeder Belastung selbst einen Spesendatensatz an und verknüpft ihn mit der Karte; die Beschäftigten ergänzen nur noch den Beleg. Ob Ihr Unternehmen überhaupt eine Karte erhalten kann, hängt am Firmensitz und an der Edition, nicht am Ort der Zahlung.

Wie die Odoo-Spesenkarte funktioniert

Die Karte heißt in der Anwendung Spesenkarte (Expense Card) und ist eine Prepaid-Debitkarte: Sie funktioniert nur mit einem verbundenen Stripe-Konto des Unternehmens und nur, solange dort Guthaben liegt. Odoo gibt sie in zwei Formen aus: als physische Karte, die gedruckt und an eine hinterlegte Mitarbeiter- oder Firmenadresse geschickt wird, und als virtuelle Karte, die nach der Aktivierung sofort verwendbar ist.

Zwei Apps müssen dafür installiert sein: Buchhaltung und Rechnungsstellung. Der Editionsvergleich auf odoo.com führt die Zeile Buchhaltung nur in der Enterprise-Spalte, Rechnungsstellung und Spesenabrechnung dagegen in beiden Spalten; in der Community-Edition steht die geforderte App Buchhaltung also nicht zur Verfügung.

Das Hosting ändert an der Funktion nichts. Die Preisseite von odoo.com hält fest, dass „Odoo Online oder Odoo Enterprise (On-premise oder Odoo.sh) ist dieselbe Software“ und sich nur Hosting und Infrastruktur unterscheiden; sie ordnet Odoo Online dem Tarif Standard zu und nennt Odoo.sh und On-Premise erst im Tarif Custom, wobei die Kosten für das Odoo.sh-Hosting nicht im Tarifpreis enthalten sind. Beide Tarife enthalten alle Apps, also auch die geforderten Apps Buchhaltung und Rechnungsstellung.

Kartendaten sind gesperrt: PIN, Kartennummer und Sicherheitscode sehen Personen mit eigenem Benutzerprofil, und zwar nach Eingabe eines sechsstelligen Codes per SMS. Jede Karte gehört zu genau einem Unternehmen der Datenbank; für eine zweite Gesellschaft braucht es ein eigenes verbundenes Stripe-Konto.

In welchen Ländern die Spesenkarte verfügbar ist

Die Dokumentation nennt 20 Länder, in denen ein Unternehmen Spesenkarten erstellen und verwenden kann: Österreich, Belgien, Kroatien, Zypern, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Portugal, Slowakei, Slowenien und Spanien. Ein Firmensitz außerhalb dieser Liste schließt die Funktion aus.

Davon getrennt ist das Zahlungsland. Im Feld Länder (Countries) der Karte steht standardmäßig das Land des Unternehmens; weitere Länder, in denen Beschäftigte zahlen sollen, tragen Sie dort ausdrücklich ein. Eine Karte eines österreichischen Unternehmens kann also für Zahlungen in der Schweiz freigegeben werden.

Die folgende Tabelle stellt Verfügbarkeit und Buchung für die drei Länder dieses Kompendiums gegenüber; Grundlage sind die Dokumentationsseiten Expense cards, Post expenses und Journals in den Fassungen 19.0 und 20.0, gelesen am 14. Oktober 2026.

Land	Spesenkarte verfügbar	Aufladung des Kartenkontos	Buchung der Kartenausgabe
Deutschland	Ja, Deutschland steht in der Länderliste der Dokumentation	SEPA-Überweisung auf die fest vorgegebene IBAN des Stripe-Kontos, Gutschrift laut Dokumentation typischerweise nach 2 bis 3 Werktagen	Je Belastung entsteht automatisch eine Spese, verknüpft mit der Karte; gebucht wird sie wie eine erfasste Spese
Österreich	Ja, Österreich steht in der Länderliste der Dokumentation	SEPA-Überweisung auf die fest vorgegebene IBAN des Stripe-Kontos, Gutschrift laut Dokumentation typischerweise nach 2 bis 3 Werktagen	Je Belastung entsteht automatisch eine Spese, verknüpft mit der Karte; gebucht wird sie wie eine erfasste Spese
Schweiz	Nein, die Schweiz steht nicht in der Länderliste; nur Unternehmen mit Sitz in einem der 20 Länder können Karten erstellen	entfällt, weil die Funktion einen Firmensitz in einem der genannten Länder voraussetzt	Firmenkarte einer Bank über ein Journal vom Typ Kreditkarte (Credit Card) führen und die Ausgabe zusätzlich als Spese erfassen

Die Spalte Aufladung folgt der Dokumentation, die für den Euro-Zahlungsverkehr die SEPA-Überweisung an die angezeigte IBAN beschreibt; Partnerbank des Kartenprogramms ist nach derselben Seite Circle Bank. Die Spalte Buchung meint den Weg in der Software, nicht die steuerliche oder rechtliche Würdigung der Ausgabe: Kartenausgaben laufen durch dieselben Zustände wie manuell erfasste Spesen (Dokumentationen Submit expenses, Process expenses, Post expenses). Für einen Schweizer Firmensitz bleibt das eigene Kreditkarten-Journal; wie Odoo Journale aufbaut, beschreibt die Dokumentationsseite Journals.

So richten Sie eine Karte ein

1. Option einschalten: Spesenabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, Kontrollkästchen Spesenkarte, Speichern. Darunter erscheinen das Journal Stripe Issuing (Standard; die Dokumentation rät davon ab, es zu ändern, außer auf Anweisung der Buchhaltung) und der Link zu den Geschäftsbedingungen; ohne deren Bestätigung lässt sich keine Karte anlegen.
2. Stripe-Konto verbinden: Schaltfläche Verbinden, danach der KYC-Fragebogen von Stripe. Stripe braucht rund 24 Stunden für die Entscheidung; nach der Prüfung steht neben Aktualisieren der grüne Vermerk Verifiziert.
3. Guthaben aufladen: App Buchhaltung, Kanban-Karte Stripe Issuing, Aufladen, Betrag eintragen. IBAN und BIC sind vorgegeben und nicht änderbar; die Dokumentation rechnet mit typischerweise 2 bis 3 Werktagen bis zur Gutschrift und hält fest, dass das Guthaben erst nach Abschluss der Überweisung zur Verfügung steht.
4. Karte anlegen: Spesenabrechnung ‣ Karten, Neu. Füllen Sie Kartenname (Card Name), Karteninhaber (Cardholder), Typ (Physisch oder Virtuell) und Unternehmen. Im Fenster Update info sind Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail und Anschrift Pflicht, sonst erscheint beim Bestellen ein Fehler. Das Feld Stripe Journal ist nicht änderbar.
5. Richtlinie setzen: Reiter Richtlinie (Spending Policy) mit Ländern, Kategorien und Limit. Die freigegebenen Kategorien prüft Stripe über den MCC des Kartennetzbetreibers (die Dokumentation nennt Mastercard als Beispiel) und gibt die Transaktion frei oder blockiert sie. Zwei Limits sind möglich: ein Betrag je Tag, Woche, Monat, Jahr oder All Time und ein Betrag je Transaktion. Änderungen wirken laut Dokumentation sofort.
6. Aktivieren: Physische Karten werden bestellt und sind nach 5 bis 10 Werktagen da; die Aktivierung erfolgt mit den Kartenunterlagen und den letzten vier Ziffern der Karte. Virtuelle Karten sind nach Aktivieren sofort einsatzbereit. Die Statusanzeige lautet Entwurf, Ausstehend, Aktiv, Pausiert oder Gesperrt.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Eine Karte trägt das Monatslimit 1.200,00 Euro und ein Transaktionslimit von 500,00 Euro. Die erste Zahlung über 320,00 Euro und die zweite über 480,00 Euro werden durchgelassen, zusammen 800,00 Euro. Eine dritte Zahlung über 400,00 Euro erreicht genau 1.200,00 Euro und liegt unter dem Transaktionslimit; sie geht durch. Eine vierte Zahlung über 100,00 Euro würde den Monatsrahmen auf 1.300,00 Euro heben und wird abgelehnt, obwohl sie unter 500,00 Euro liegt. Sie erscheint mit dem Status Abgelehnt (Refused) in der Spesenübersicht der Karte, und der Grund steht im Chatter des Vorgangs.

Was nach der Zahlung passiert

Die automatisch angelegte Spese wartet auf ihren Beleg. Ohne Beleg zeigt die Liste den Hinweis Bitte laden Sie den Beleg hoch. Hängen Sie den Beleg an und reichen Sie die Spese ein; betrifft ein Beleg mehrere Ausgaben, teilen Sie ihn über Aufteilen (Split) auf.

Danach läuft der gewohnte Weg: Genehmigungsberechtigte genehmigen den Vorgang, die Buchhaltung bucht ihn über Journalbuchungen verbuchen und bestätigt im Fenster Spesen buchen. Standardjournal ist Einkäufe (Purchases), als Buchungsdatum trägt Odoo das Datum der Spese ein. Die Dokumentation nennt für Kartenausgaben keinen Erstattungsschritt; das Guthaben auf dem Stripe-Konto hat die Zahlung bereits geleistet.

Typische Fehler

Symptom	Ursache	Abhilfe
Zahlung abgelehnt	Land nicht im Feld Länder, Kategorie nicht freigegeben oder Limit je Transaktion beziehungsweise je Zeitraum überschritten	Vorgang mit Status Abgelehnt öffnen und den Grund im Chatter lesen, dann die Richtlinie der Karte anpassen
Karte lässt sich nicht bestellen	Pflichtfelder im Fenster Update info sind leer	Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail und Anschrift beim Karteninhaber nachtragen
Karte bleibt ohne Guthaben	Überweisung noch nicht auf dem Stripe-Konto gutgeschrieben	Zahlungseingang abwarten; die Dokumentation rechnet mit typischerweise 2 bis 3 Werktagen
Karte in der zweiten Gesellschaft ohne Funktion	Die Karte gehört zu einem einzelnen Unternehmen, das ein eigenes Stripe-Konto braucht	Für die zweite Gesellschaft ein eigenes Stripe-Konto verbinden und dort eine eigene Karte anlegen
PIN oder Kartennummer nicht sichtbar	Person ohne Benutzerprofil oder ohne Zugriff auf die hinterlegte Telefonnummer	Benutzerprofil anlegen und die Telefonnummer des Karteninhabers prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Firmensitz in der Länderliste steht. Steht er dort, klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, welches Journal, welches Aufwandskonto und welche Kategorien die Kartenausgaben bekommen sollen; die Rolle und die Rechte dafür beschreibt Odoo Buchhaltung im Überblick. Für die Community-Edition und die Frage, was dort fehlt, hilft Odoo Community oder Enterprise.

Ohne Spesenkarte bleibt der Weg über die Erfassung von Belegen und festen Sätzen, den Spesen und Reisekosten in Odoo im Einzelnen zeigt. Die Aufladung läuft als Überweisung von Ihrem Bankkonto; wie Bankumsätze zugeordnet werden, beschreibt die Bankabstimmung in Odoo.