Geschäftsausgaben der Mitarbeiter in Odoo erfassen

Was Sie vorab brauchen

• Die App Spesenabrechnung (Expenses); der Editionsvergleich führt sie in Community und Enterprise.
• Mitarbeiterdatensätze für alle, die Auslagen erfassen.
• Spesenkategorien mit Aufwandskonto, den passenden Einkaufssteuern und einer kurzen Referenz für Belege per E-Mail.
• Rechte für den Freigabeweg: Genehmigen setzt mindestens die Rolle Teamgenehmiger (Team Approver) voraus, Buchen zusätzlich Buchhaltung als Buchhalter oder Berater und Spesenabrechnung als Manager.
• Für das Erfassen per Upload oder Drag and Drop die Option Belege digitalisieren (OCR) mit IAP-Guthaben, für die Erstattung über die Personalabrechnung die Option In Gehaltsabrechnung erstatten mit passender Lohnlokalisierung; der Editionsvergleich nennt beide Funktionen nur für Enterprise.

Die Bezeichnungen und Angaben folgen der Dokumentation und dem Editionsvergleich, beide gelesen am 14. Oktober 2026; die Übersetzungen Ihrer Datenbank können davon abweichen.

Schritt für Schritt: Auslage erfassen, genehmigen lassen und erstatten

Schritt 1: Spesenkategorie festlegen

Öffnen Sie Spesenabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Spesenkategorien. Bleibt das Feld Kosten auf 0.00, tragen Beschäftigte beim Erfassen den Belegbetrag als Gesamt ein und das Feld Menge ist ausgeblendet. Steht dort ein fester Betrag, rechnet Odoo Menge mal Satz. Hinterlegen Sie auf demselben Formular Aufwandskonto, Einkaufssteuern (soweit sie für die Ausgabenart gelten) und eine Referenz wie FOOD oder TRAVEL. Ohne eigenes Konto der Kategorie steht im Ausgabenformular das Standardkonto 600000 Aufwand.

Schritt 2: Ausgabe erfassen

Die manuelle Eingabe läuft über Spesenabrechnung ‣ Meine Spesen (My Expenses) ‣ Neu. Das Formular verlangt Beschreibung, Kategorie, Gesamt, Datum der Ausgabe und Mitarbeiter; bei einer Kategorie mit festem Betrag zeigt Odoo stattdessen den Einzelpreis und verlangt die Menge. Das Feld Bezahlt von unterscheidet Mitarbeiter (zu erstatten) und Unternehmen und erscheint nicht bei jeder Kategorie. Aus den Einkaufssteuern der Kategorie bildet Odoo den Wert Enthaltene Steuern. Über Konto, An Kunden berechnen und Kostenverteilung landet der Betrag auf dem Aufwandskonto, in der Kostenstelle oder auf einem Verkaufsauftrag, wenn der Kunde die Auslage trägt.

Drei weitere Wege legen den Datensatz automatisch an: Beleg hochladen, Beleg auf das Dashboard ziehen, Beleg per E-Mail an den Alias senden. Für die ersten beiden muss unter Konfiguration ‣ Einstellungen die Option Belege digitalisieren (OCR) eingeschaltet sein, dazu IAP-Guthaben vorhanden; für den E-Mail-Weg die Option Eingehende E-Mails mit einem Alias, in dessen Betreff Referenz und Betrag stehen. Die Dokumentation nimmt nur bestätigte Arbeits-E-Mail-Adressen der Beschäftigten an.

Schritt 3: Beleg anhängen und Datensatz prüfen

Hängen Sie den Beleg mit Beleg anhängen (Attach Receipt) an; Odoo führt ihn im Chatter, mehrere Belege je Datensatz sind möglich. Ein Upload setzt zunächst das heutige Datum und die aus dem Scan gelesenen Felder; kontrollieren Sie Betrag, Kategorie und Datum vor dem Einreichen. Für Reisekosten in Österreich gehört zum Datensatz zusätzlich der Reisenachweis nach § 13 Abs. 4 UStG 1994: Zeit, Ziel und Zweck der Reise, die reisende Person und der Betrag, aus dem die Vorsteuer errechnet wird; gehen diese Angaben schon aus den für die Erhebung der Einkommen- oder Lohnsteuer erforderlichen Unterlagen hervor, brauchen Sie keinen eigenen Beleg.

Schritt 4: Einreichen

Das Dashboard Meine Spesen zeigt drei Summen: Einzureichen (To Submit) für Datensätze im Status Entwurf, Wartet auf Genehmigung (Waiting Approval) für eingereichte und Wartet auf Erstattung (Waiting Reimbursement) für genehmigte. Wählen Sie die Entwürfe aus und klicken Sie Einreichen; die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn ausschließlich Datensätze im Status Entwurf ausgewählt sind — ist ein Datensatz eines anderen Status in der Auswahl, erscheint sie nicht.

Schritt 5: Genehmigen oder ablehnen

Genehmigungsberechtigte sehen eingereichte Vorgänge unter Spesenabrechnung ‣ Meine Spesen ‣ Zu bearbeitende Spesen (Expenses to Process) und genehmigen einzeln oder mehrere auf einmal; genehmigt werden kann nur der Status Eingereicht. Teamverantwortliche filtern mit Mein Team auf ihre Mitarbeitenden. Ablehnen geht nur einzeln und nur mit einem Grund im Pflichtfeld Grund (Reason); danach sind am Datensatz nur Beleg anhängen und Zurücksetzen möglich.

Schritt 6: Journalbuchung erstellen

Für die Buchung verlangt die Dokumentation Buchhaltung als Buchhalter oder Berater und Spesenabrechnung als Manager. Öffnen Sie eine genehmigte Ausgabe und wählen Sie Journalbuchungen verbuchen; im Fenster stehen das Journal der Kategorie (Standard Einkäufe) und als Buchungsdatum das Datum der Ausgabe. Mehrere Genehmigte lassen sich mit Einträge buchen gesammelt verbuchen. Nicht genehmigte oder bereits gebuchte Datensätze bieten die Schaltfläche nicht an.

Schritt 7: Erstattung auslösen

Gebuchte Ausgaben erstatten Sie über den Smart-Button Journalbuchung und dort über Zahlen (Pay): Journal, Zahlungsmethode, Empfänger-Bankkonto, Betrag, Zahlungsdatum und Notiz füllt Odoo vor, Zahlung erstellen registriert die Zahlung, und die Journalbuchung zeigt danach das grüne Banner Bezahlt. Als Zahlungsmethoden nennt die Dokumentation in den Einstellungen standardmäßig Manuelle Zahlung (Bank), Sammeleinzahlung (Bank) und Schecks (Bank); welche Wege zur Verfügung stehen, hängt von dieser Auswahl und von der Lokalisierung ab.

Alternativ übernimmt die Personalabrechnung die Erstattung, wenn unter Konfiguration ‣ Einstellungen die Option In Gehaltsabrechnung erstatten aktiviert ist: Einzeln über In nächster Gehaltsabrechnung abrechnen oder gesammelt über Aktionen. Die Dokumentation beschreibt den Zugang für eine Ausgabe im Status Genehmigt oder Gebucht; bei einem anderen Status erscheint beim Versuch eine Warnung. Bezahlt wird die Ausgabe erst mit der verarbeiteten Abrechnung. Ob Ihre Personalabrechnung die nötige Lokalisierung mitbringt, prüfen Sie vorab (siehe Lohnabrechnung in Deutschland und Österreich).

Der Ablauf von der Auslage bis zur Erstattung

Die Tabelle ordnet jedem Status die handelnde Rolle, den Schritt in Odoo und den nächsten Schritt zu; die Statusbezeichnungen stehen in deutscher und englischer Fassung.

Status	Wer handelt	Was Odoo tut	Nächster Schritt
Entwurf (Draft)	Mitarbeitende	hält den angelegten Datensatz samt Beleg im Chatter	Einreichen
Eingereicht (Submitted)	Genehmigende	zeigt den Vorgang unter Zu bearbeitende Spesen	Genehmigen oder ablehnen
Genehmigt (Approved)	Buchhaltung	lässt nur diesen Status verbuchen	Journalbuchungen verbuchen
Gebucht (Posted)	Buchhaltung	erzeugt die Journalbuchung, Standardjournal Einkäufe	Erstattung auslösen
Bezahlt (Paid)	Buchhaltung oder Lohnverrechnung	setzt das Banner Bezahlt oder verarbeitet die Abrechnung	Beleg ablegen
Abgelehnt (Refused)	Mitarbeitende	zeigt den Grund, nur Beleg anhängen und Zurücksetzen bleiben	korrigieren und erneut einreichen

Welcher Erstattungsweg möglich ist, hängt am Status und an der Edition. Die zweite Tabelle ordnet Weg und Voraussetzung einander zu.

Erstattungsweg	Voraussetzung	Ort in Odoo
Bank oder Kasse	Spesen im Status Gebucht	Zahlen in der Journalbuchung
Scheck	Spesen im Status Gebucht, Journal Bank	Zahlungsmethode Scheck im Zahlungsfenster
Gehaltsabrechnung	Status Genehmigt oder Gebucht (Schritt-für-Schritt-Anleitung), Option In Gehaltsabrechnung erstatten, Personalabrechnung mit Lokalisierung; Editionsvergleich: nur Enterprise	Konfiguration ‣ Einstellungen, dann In nächster Gehaltsabrechnung abrechnen

Für Reisekosten in Österreich trägt der Reisenachweis nach § 13 Abs. 4 UStG 1994 den Vorsteuerabzug mit: Zeit, Ziel und Zweck der Reise, die reisende Person und der Betrag, aus dem die Vorsteuer errechnet wird; die für die Erhebung der Einkommen- oder Lohnsteuer erforderlichen Unterlagen ersetzen einen eigenen Beleg. Im Belegkreislauf gehört er damit zum Datensatz, bevor die Buchhaltung bucht.

Firmenkarte statt eigener Auslage

Odoo bietet physische und virtuelle Spesenkarten (Expense Cards) als Prepaid-Karten über ein verbundenes Konto des Zahlungsdienstleisters Stripe. Die Dokumentation verlangt dafür die installierten Apps Buchhaltung und Rechnungsstellung; der Editionsvergleich führt die App Buchhaltung nur in der Enterprise-Spalte. Nach der Länderliste der Dokumentation können Unternehmen in Deutschland und Österreich Spesenkarten erstellen und verwenden; die Schweiz steht nicht auf der Liste. Die Gebühren für die Kartenausgabe übernimmt laut Dokumentation Odoo.

Beim Bezahlen legt Odoo automatisch einen mit der Karte verlinkten Spesendatensatz an; den Beleg hängen Sie danach von Hand an. Beschränkungen setzen Sie an der Karte: Länder, Kategorien nach dem Händlercode des Kartennetzbetreibers und zwei Limits (ein Betrag je Zeitraum und ein Betrag je Transaktion). Liegt ein Kauf außerhalb dieser Grenzen, lehnt der Dienstleister die Zahlung ab und Odoo erfasst sie mit dem Status Abgelehnt samt Begründung im Chatter. Verlorene oder kompromittierte Karten sperren Sie über die Schaltfläche Sperren samt Grund, abwesende Karteninhaber pausieren die Karte. Den Weg von der Karte bis zur Auswertung beschreibt Firmenkarte in Odoo.

Welche Belegangaben die Buchhaltung braucht

Was für den Vorsteuerabzug vorliegen muss, unterscheidet sich nach Land: In Deutschland setzt er den Besitz einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung voraus, in Österreich nach § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994 die in einer Rechnung nach § 11 UStG 1994 gesondert ausgewiesene Steuer, während § 13 UStG 1994 für Reisen im Inland die Errechnung aus den einkommensteuerrechtlich für die Gewinnermittlung festgesetzten Pauschbeträgen zulässt, bei einem Arbeitnehmer nur, wenn seine Einkünfte dem Steuerabzug vom Arbeitslohn im Inland unterliegen und die Tages- und Nächtigungsgelder die einkommensteuerrechtlichen Voraussetzungen erfüllen, und beide Absätze nur mit dem Reisenachweis nach § 13 Abs. 4 UStG 1994; in der Schweiz trägt ihn der Nachweis, dass die steuerpflichtige Person die in Rechnung gestellte Inlandsteuer bezahlt hat, und die ESTV darf diesen Nachweis nicht auf bestimmte Beweismittel beschränken (Art. 28 Abs. 3 und Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Ob der Abzug zulässig ist, hängt zusätzlich an der Verwendung der Ausgabe für das Unternehmen und an den Abzugsausschlüssen. Die Tabelle nennt die Regeln, die am 14. Oktober 2026 galten.

Land	Rechnung und Vorsteuerabzug	Vereinfachte Rechnung
Deutschland	Der Abzug setzt den Besitz einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus und dass die Leistung für das Unternehmen ausgeführt wurde (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG); ausgeschlossen ist er nach § 15 Abs. 2 UStG insbesondere, wenn der Unternehmer den Gegenstand oder die Leistung für steuerfreie Ausgangsumsätze verwendet — § 15 Abs. 3 UStG nimmt davon bestimmte steuerfreie Umsätze wieder aus, etwa die nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG und die Ausfuhrfälle —, nach § 15 Abs. 1a UStG für Aufwendungen mit Abzugsverbot nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 7 oder § 12 Nr. 1 EStG, wobei Bewirtungsaufwendungen ausgenommen bleiben, soweit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG den Abzug angemessener und nachgewiesener Aufwendungen ausschließt, und nach § 15 Abs. 1b UStG nur für den nicht unternehmerischen Anteil der Steuer auf ein teils unternehmensfremd genutztes Grundstück. Die Rechnung muss Name und Anschrift des Leistungsempfängers enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG)	Kleinbetragsrechnung mit Gesamtbetrag bis 250 Euro: vier Angaben, ohne Empfängerangabe (§ 33 Satz 1 UStDV); die Erleichterung gilt nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV)
Österreich	Abziehbar ist nach § 12 Abs. 1 Z 1 lit. a UStG 1994 die in einer Rechnung nach § 11 UStG 1994 gesondert ausgewiesene Steuer für eine im Inland für das Unternehmen ausgeführte Leistung; für Reisekosten bestimmt § 13 UStG 1994, dass bei einer im Inland ausschließlich durch den Betrieb veranlassten Reise die abziehbare Vorsteuer auf Mehraufwendungen für Verpflegung nur aus den nach den einkommensteuerrechtlichen Vorschriften für die Gewinnermittlung festgesetzten Pauschbeträgen und die auf Nächtigung einschließlich Frühstück entweder aus diesen Pauschbeträgen oder in tatsächlicher Höhe durch eine Rechnung errechnet werden kann, bei einem Arbeitnehmer, dessen Einkünfte dem Steuerabzug vom Arbeitslohn im Inland unterliegen, aus den einkommensteuerrechtlich nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit gehörenden oder nach § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfreien Tagesgeldern und bei nachgewiesenen Nächtigungskosten auch aus einer auf die reisende Person ausgestellten Rechnung, jeweils nur mit einem Beleg über Zeit, Ziel und Zweck der Reise, die reisende Person und den Betrag, aus dem die Vorsteuer errechnet wird, den die für Einkommen- oder Lohnsteuer erforderlichen Unterlagen ersetzen (§ 13 Abs. 4 UStG 1994), und jeweils unbeschadet der sonstigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 12 UStG 1994; ausgeschlossen ist der Abzug nach § 12 Abs. 2 UStG 1994, insbesondere wenn die Entgelte überwiegend keine abzugsfähigen Ausgaben im Sinne des § 20 Abs. 1 Z 1 bis 5 EStG 1988 oder des § 8 Abs. 2 und des § 12 Abs. 1 Z 1 bis 5 KStG 1988 sind (Z 2 lit. a) und wenn die Leistung mit Personenkraftwagen, Kombinationskraftwagen oder Krafträdern zusammenhängt (Z 2 lit. b; ausgenommen sind Fahrschul- und Vorführkraftfahrzeuge, Fahrzeuge zur ausschließlich gewerblichen Weiterveräußerung und solche, die zu mindestens 80 Prozent der gewerblichen Personenbeförderung oder Vermietung dienen), während Z 2a für Fahrzeuge mit einem CO₂-Emissionswert von 0 Gramm je Kilometer den Abzug nach den allgemeinen Vorschriften zulässt; § 12 Abs. 3 UStG 1994 schließt zusätzlich die Steuer für Leistungen aus, die der Unternehmer zur Ausführung steuerfreier Umsätze verwendet, mit den dort genannten Rückausnahmen	Rechnung mit Gesamtbetrag bis 400 Euro: neben dem Ausstellungsdatum fünf Angaben, ohne Empfängerangabe (§ 11 Abs. 6 UStG 1994); dieselbe Erleichterung gilt unabhängig vom Gesamtbetrag für Rechnungen eines Unternehmers, der die Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 in Anspruch nimmt, die aber als nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 steuerfreie Leistungen keine Steuer gesondert ausweisen und deshalb keinen Vorsteuerabzug tragen; die vereinfachte Rechnungsausstellung ist ausgeschlossen, wenn für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Leistungen eine Rechnungspflicht besteht, und ebenso in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz und des § 19 Abs. 1c UStG 1994, wenn sich die Rechnungsausstellung nach den Vorschriften dieses Bundesgesetzes richtet
Schweiz	Abziehbar ist die in Rechnung gestellte Inlandsteuer im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit, soweit kein Ausschluss nach Art. 29 MWSTG greift und die steuerpflichtige Person die Bezahlung nachweist (Art. 28 MWSTG); die Rechnung muss Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel die Elemente nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG enthalten, darunter Name und Ort des Leistungsempfängers (lit. b); den Nachweis darf die ESTV nicht auf bestimmte Beweismittel beschränken (Art. 81 Abs. 3 MWSTG)	Kassenzettel automatisierter Kassen bis CHF 400 Entgelt je Beleg: keine Angaben zum Leistungsempfänger (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV), aber keine Steuerrückerstattung im Vergütungsverfahren

In Deutschland und Österreich gehören Name und Anschrift des Rechnungsempfängers zum Pflichtinhalt, sobald der Gesamtbetrag die Kleinbetragsgrenze übersteigt. In Deutschland gilt das auch für die Rechnung eines Kleinunternehmers, die keine Steuer gesondert ausweist (§ 34a Satz 1 Nr. 1 UStDV; § 33 UStDV bleibt daneben anwendbar, § 34a Satz 2 UStDV). In Österreich greift die Pflicht nicht gegenüber einem Aussteller, der die Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 in Anspruch nimmt: § 11 Abs. 6 UStG 1994 lässt die vereinfachte Rechnung hier unabhängig vom Gesamtbetrag zu, und weil eine steuerfreie Leistung keine Steuer gesondert ausweist, trägt sie auch keinen Vorsteuerabzug. Legen Sie deshalb für Rechnungen über 250 beziehungsweise 400 Euro fest, dass Beschäftigte den Firmennamen auf die Rechnung nehmen lassen; bis zu diesen Beträgen genügt eine Kleinbetragsrechnung mit den vier beziehungsweise fünf Angaben — die Erleichterung greift in Deutschland nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG und in Österreich nicht, wenn eine Rechnungspflicht für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Leistungen besteht oder wenn sich die Rechnungsausstellung in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz und des § 19 Abs. 1c UStG 1994 nach österreichischem Recht richtet. Die abziehbare Steuer kommt über die Einkaufssteuern der Spesenkategorie in den Datensatz; ob der Abzug zulässig ist, entscheidet nicht der Nachweis allein, sondern auch die Verwendung der Ausgabe und ein möglicher Abzugsausschluss.

Österreich hat für Reisekosten eine eigene Regel. Für eine im Inland ausschließlich durch den Betrieb veranlasste Reise kann der Unternehmer die abziehbare Vorsteuer auf die Mehraufwendungen für Verpflegung nur aus den nach den einkommensteuerrechtlichen Vorschriften für die Gewinnermittlung festgesetzten Pauschbeträgen errechnen und die auf die Nächtigung einschließlich Frühstück entweder aus diesen Pauschbeträgen oder in tatsächlicher Höhe durch eine Rechnung nachweisen; aus den Pauschbeträgen ist die abziehbare Vorsteuer mit dem Steuersatz nach § 10 Abs. 2 UStG 1994 herauszurechnen (§ 13 Abs. 1 UStG 1994). Für einen Arbeitnehmer, dessen Einkünfte dem Steuerabzug vom Arbeitslohn im Inland unterliegen, gilt das sinngemäß, wenn er aus Anlass einer Dienstreise im Inland oder einer Tätigkeit im Sinne des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 im Inland Mehraufwendungen für Verpflegung oder Aufwendungen für Nächtigung erstattet bekommt oder der Unternehmer diese Aufwendungen unmittelbar selbst trägt: Die abziehbare Vorsteuer auf Mehraufwendungen für Verpflegung lässt sich dann nur aus den Tagesgeldern errechnen, die einkommensteuerrechtlich nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit gehören oder nach § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 steuerfrei sind. Bei der Nächtigung einschließlich Frühstück ist entweder die Vorsteuer aus dem Nächtigungsgeld zu errechnen oder die tatsächliche Höhe durch eine Rechnung nachzuweisen — und bei diesem Nachweis dürfen die Rechnungen auf den Namen der reisenden Person lauten. Beide Absätze gelten unbeschadet der sonstigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nach § 12 UStG 1994 (§ 13 Abs. 1 und 2 UStG 1994). § 13 Abs. 4 UStG 1994 knüpft den Abzug der so errechneten Beträge an einen Beleg, der über Zeit, Ziel und Zweck der Reise, die Person, von der die Reise ausgeführt worden ist, und über den Betrag Aufschluss gibt, aus dem die Vorsteuer errechnet wird; einen eigenen Beleg für den Vorsteuerabzug brauchen Sie nicht, wenn diese Angaben schon aus den für die Erhebung der Einkommensteuer (Lohnsteuer) erforderlichen Unterlagen hervorgehen. Die Regel des § 13 UStG 1994 gilt nach ihrem Wortlaut für Reisen im Inland.

In der Schweiz schreibt Art. 327a OR den Auslagenersatz vor: Der Arbeitgeber muss die durch die Arbeit notwendig entstehenden Auslagen ersetzen; eine feste Entschädigung wie ein Taggeld ist nur durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag zulässig und muss alle notwendigen Auslagen decken; Abreden, nach denen Beschäftigte die Auslagen selbst tragen, sind nichtig. Die lohnsteuerliche Behandlung der Erstattung beschreibt Spesen und Reisekosten in Odoo abrechnen; den Einzelfall klärt Ihre Steuerberatung.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Erfassen Sie eine Testspese ohne festen Satz und kontrollieren Sie, dass das Feld Menge fehlt und der eingegebene Gesamtbetrag als Aufwand erscheint.
2. Vergeben Sie die Rolle Teamgenehmiger an eine Testperson und prüfen Sie mit ihr den Filter Mein Team auf der Seite Zu bearbeitende Spesen.
3. Buchen Sie eine genehmigte Testausgabe und prüfen Sie in der Journalbuchung Journal, Buchungsdatum, Aufwandskonto und Steuerbetrag.
4. Vergleichen Sie den Beleg je Land mit der Tabelle oben: Firmenname auf der Rechnung oberhalb der Kleinbetragsgrenze, Kleinbetragsrechnung mit den vier beziehungsweise fünf Angaben darunter. Prüfen Sie auch, ob die Erleichterung im Einzelfall greift; in Deutschland gilt sie nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV), und in Österreich entfällt die Empfängerangabe auch über 400 Euro, wenn der Aussteller die Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 nutzt, dann weist die Rechnung aber auch keine Vorsteuer aus. Für Reisekosten prüfen Sie in Österreich zusätzlich, ob statt der Rechnung die Errechnung aus den einkommensteuerrechtlich für die Gewinnermittlung festgesetzten Pauschbeträgen nach § 13 UStG 1994 trägt, bei einem Arbeitnehmer nur, wenn seine Einkünfte dem inländischen Steuerabzug vom Arbeitslohn unterliegen, und in jedem Fall nur mit dem Reisenachweis nach § 13 Abs. 4 UStG 1994.
5. Verfolgen Sie den Status bis Bezahlt und prüfen Sie, ob die Zahlung über die Abrechnung oder über die Journalbuchung läuft.

Wenn etwas nicht klappt

Die Tabelle ordnet Meldungen aus dem Ablauf ihren Ursachen nach der Dokumentation zu.

Symptom	Ursache nach Dokumentation	Abhilfe
Einreichen wird nicht angeboten	in der Auswahl steht ein Datensatz mit einem anderen Status als Entwurf	nur Entwürfe auswählen, der Filter Einzureichen hilft
Das Feld Menge fehlt beim Erfassen	die Kategorie steht auf Kosten 0.00	festen Satz in der Kategorie hinterlegen oder den Gesamtbetrag eintragen
Ablehnen wirkt nicht	das Feld Grund ist leer	Begründung eintragen, dann ablehnen
Einträge buchen erscheint nicht	der Datensatz ist nicht genehmigt oder schon gebucht	auf Genehmigt filtern
Erstattung über die Abrechnung wird verweigert	der Status ist weder Genehmigt noch Gebucht, oder die Option ist aus	Status und Einstellung prüfen; der Editionsvergleich nennt die Funktion nur für Enterprise
Datum der Ausgabe stimmt nach dem Upload nicht	der Upload setzt das heutige Datum	Datum am Datensatz korrigieren, bevor Sie einreichen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ob eine Erstattung steuerpflichtiger Arbeitslohn ist oder eine Pauschale den Beleg ersetzt, entscheidet das Recht des Landes; das gehört zur Lohnverrechnung und zur Steuerberatung. Für den Belegkreislauf nach der Buchung beginnen Sie bei der Aufbewahrung in Deutschland, für Rechte und Rollen bei Benutzer anlegen und Zugriffsgruppen.