Spesen und Reisekosten in Odoo abrechnen

Was Sie vorab brauchen

• Einen Benutzer mit Zugriff auf die App Spesenabrechnung (Expenses); die offizielle Editionsseite führt die App in Community und Enterprise. Erfassen und einreichen kann, wer diesen Zugriff hat; Belege verarbeiten erst ab der Rolle Teamgenehmiger (Team Approver).
• Für das Buchen in ein Journal die Rechte Buchhaltung als Buchhalter oder Berater und Spesenabrechnung als Manager.
• Die Entscheidung, welche Sätze erstattet werden: tatsächlicher Belegbetrag, fester Satz je Einheit oder beides, je Kategorie getrennt.
• Die Sätze des Landes; die Tabelle unten nennt die Werte für Deutschland, Österreich und die Schweiz.
• Die Abstimmung mit der Buchhaltung über Aufwandskonto, Steuer und Journal.
• Für die automatische Erfassung eine aktivierte Spesendigitalisierung mit IAP-Guthaben und einen E-Mail-Alias; für die Erstattung über die Gehaltsabrechnung eine Enterprise-Datenbank mit Lohn-App.

Schritt für Schritt: Belege erfassen, prüfen und erstatten

Schritt 1: Spesenkategorie für den tatsächlichen Betrag anlegen

Öffnen Sie Spesenabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Spesenkategorien (Expense Categories) und legen Sie mit Neu eine Kategorie an. Soll der Betrag auf dem Beleg erstattet werden, lassen Sie das Feld Kosten (Cost) auf 0.00. Beim Erfassen trägt die Person dann den Gesamtbetrag ein; das Feld Menge (Quantity) ist ausgeblendet. Ergebnis: Die Kategorie erstattet genau den gemeldeten Betrag.

Hinterlegen Sie auf demselben Formular das Aufwandskonto (Expense Account), sofern die App Buchhaltung installiert ist, dazu die Steuern, falls sie für diese Spesenart gelten, und die Referenz (Reference). Die Referenz ist der Code, den die Belegerfassung per E-Mail braucht, etwa FOOD oder TRAVEL.

Schritt 2: Spesenkategorie für einen festen Satz anlegen

Für Pauschalen tragen Sie im Feld Kosten den Satz ein. Odoo zeigt dann das Feld pro (per) mit einer Einheit; die Einheit (Unit) ist vorbelegt und lässt sich über die Auswahlliste umstellen, für Fahrkilometer etwa auf eine Längeneinheit. Beim Erfassen gibt die Person die Menge (Quantity) ein, Odoo rechnet Menge mal Satz.

Beispielrechnung: Kosten 0,30 und Menge 240 ergeben 72,00 Euro für 240 gefahrene Kilometer. Kosten 28,00 und Menge 3 ergeben 84,00 Euro für drei Reisetage. Der Satz ist ein Eingabewert; ob die Vergütung steuerfrei bleibt oder im Lohnausweis nicht einzeln erscheinen muss, entscheidet das Recht des Landes.

Schritt 3: Beleg erfassen – vier Wege

Die Dokumentation beschreibt vier Wege. Erstens die manuelle Eingabe unter Spesenabrechnung ‣ Meine Spesen (My Expenses) mit Neu, Beschreibung, Kategorie, Gesamt (Total) und Datum der Ausgabe. Zweitens das Hochladen eines PDF-Belegs über Hochladen (Upload) und drittens Drag and Drop eines Belegs auf das Dashboard; beide Wege setzen die eingeschaltete Spesendigitalisierung (OCR) voraus, für das Hochladen nennt die Dokumentation zusätzlich IAP-Guthaben. Beide legen einen Spesendatensatz aus dem Scan an; nach Drag and Drop erscheint er nach der Dokumentation im Dashboard Spesen generieren (Generate Expenses). Viertens eine E-Mail an den Alias.

Für den vierten Weg aktivieren Sie unter Spesenabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen die Option Eingehende Emails (Incoming Emails) und tragen den Alias ein, standardmäßig expense@Ihre-Domain.com. Im Betreff stehen Referenzcode und Betrag, etwa FOOD 25.00; der Beleg hängt als Anhang an. Odoo nimmt nur bestätigte Arbeits-E-Mail-Adressen der Beschäftigten an.

Schritt 4: Beleg anhängen und Erfassung prüfen

Hängen Sie den Beleg mit Beleg anhängen (Attach Receipt) an; Odoo führt ihn im Chatter, mehrere Belege je Spese sind möglich. Aktivieren Sie unter Konfiguration ‣ Einstellungen die Option Spesendigitalisierung (OCR) und wählen Sie Nicht digitalisieren, Nur auf Anfrage digitalisieren oder Automatisch digitalisieren. Prüfen Sie je Beleg Betrag, Kategorie und Datum; ein hochgeladener Beleg erhält nach der Dokumentation zunächst das heutige Datum.

Schritt 5: Einreichen, genehmigen oder ablehnen

Mitarbeitende wählen im Dashboard Meine Spesen die Einträge mit Status Entwurf aus und klicken Einreichen; der Status wechselt auf Eingereicht. Genehmigungsberechtigte sehen die Vorgänge unter Spesenabrechnung ‣ Meine Spesen ‣ Zu bearbeitende Spesen (Expenses to Process) und genehmigen einzeln oder in Masse. Ablehnen geht nur einzeln und nur mit einem Grund im Feld Grund (Reason).

Schritt 6: Buchen und erstatten

Genehmigte Spesen buchen Sie über Journalbuchungen verbuchen (Post Journal Entries) und bestätigen im Fenster mit Spesen buchen (Post Expenses); die Dokumentation nennt als Standardjournal Einkäufe (Purchases) und als Buchungsdatum das Spesendatum. Erst nach dem Buchen erstatten Sie: über den Smart-Button Journalbuchung, dort die Schaltfläche Zahlen (Pay) und im Fenster Zahlung erstellen (Create Payment) mit einem Bank- oder Kassenjournal, oder über In nächster Gehaltsabrechnung abrechnen (Report in Next Payslip), wenn die Option In Gehaltsabrechnung erstatten (Reimburse in Payslip) unter Konfiguration ‣ Einstellungen aktiviert ist. Bezahlt ist die Spese erst nach der Zahlung; die Statusreihe lautet Entwurf (Draft), Eingereicht (Submitted), Genehmigt (Approved), Gebucht (Posted), In Zahlung (In Payment), Bezahlt (Paid) und Abgelehnt (Refused).

Welche Sätze Sie in Odoo hinterlegen

Die Tabelle nennt die Werte, die am 14. Oktober 2026 galten, mit ihrer Rechtsgrundlage. Für Deutschland sind es die Pauschbeträge, die nach § 9 EStG als Werbungskosten abziehbar sind und bis zu deren Höhe der Arbeitgeber nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten kann. Für Österreich sind es Beträge, die nach § 26 Z 4 EStG 1988 nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit gehören; die darüber hinausgehenden Beträge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Schweizer Zeilen sind die Betragsgrenzen der ESTV-Wegleitung, bei deren Einhaltung die Vergütung nicht betragsmäßig im Lohnausweis erscheint, und keine Steuerfreigrenzen. Alle Werte sind Eingabewerte für Odoo, keine Steuerberatung.

Land	Satz	Betrag	Grundlage
Deutschland	Verpflegungspauschale, auswärtige berufliche Tätigkeit; bei längerfristiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG)	28 Euro für einen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit	§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG
Deutschland	Verpflegungspauschale, auswärtige berufliche Tätigkeit; bei längerfristiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG)	je 14 Euro für den An- und Abreisetag bei Übernachtung außerhalb der Wohnung	§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG
Deutschland	Verpflegungspauschale, auswärtige berufliche Tätigkeit; bei längerfristiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG)	14 Euro für einen Kalendertag mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung außerhalb der Wohnung	§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG
Deutschland	Fahrtkosten je Kilometer, Dienstreise mit dem Pkw	30 Cent (höchste Wegstreckenentschädigung für Kraftfahrzeuge)	§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG mit § 5 BRKG
Österreich	Tagesgeld Inland, volles Tagesgeld für 24 Stunden	bis 30 Euro je Tag	§ 26 Z 4 lit. b EStG 1988
Österreich	Nächtigungsgeld Inland einschließlich der Kosten des Frühstücks, wenn keine höheren Nächtigungskosten nachgewiesen werden	bis 17 Euro je Nächtigung	§ 26 Z 4 lit. c EStG 1988
Österreich	Kilometergeld Pkw, Sätze der Bundesbediensteten	bis 0,50 Euro je Kilometer	§ 26 Z 4 lit. a EStG 1988 mit § 10 Abs. 3 Z 2 RGV
Schweiz	Hauptmahlzeit, effektiv gegen Beleg erstattet; Betragsgrenze für den Verzicht auf die betragsmäßige Deklaration im Lohnausweis, keine Steuerfreigrenze	in der Regel bis 35 Franken	ESTV-Wegleitung Lohnausweis 2026, Rz. 52
Schweiz	Hauptmahlzeit als Einzelfallpauschale; Betragsgrenze für den Verzicht auf die betragsmäßige Deklaration im Lohnausweis, keine Steuerfreigrenze	bis 30 Franken	ESTV-Wegleitung Lohnausweis 2026, Rz. 52
Schweiz	Kleinspesen als Tagespauschale; Betragsgrenze für den Verzicht auf die betragsmäßige Deklaration im Lohnausweis, keine Steuerfreigrenze	bis 20 Franken	ESTV-Wegleitung Lohnausweis 2026, Rz. 52
Schweiz	Geschäftliche Fahrt mit dem Privatfahrzeug; Betragsgrenze für den Verzicht auf die betragsmäßige Deklaration im Lohnausweis, keine Steuerfreigrenze	75 Rappen je Kilometer	ESTV-Wegleitung Lohnausweis 2026, Rz. 52

Deutschland: Steuerfrei sind nach § 3 Nr. 16 EStG die Vergütungen, die Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten, Umzugskosten oder Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten, soweit sie die nach § 9 EStG als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen. Für die Kilometerpauschale verweist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG auf die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz; § 5 BRKG gewährt 20 Cent je Kilometer und 30 Cent, wenn an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse besteht, das vor Antritt der Dienstreise festgestellt wird (§ 5 Abs. 1 und Abs. 2 BRKG). Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt; eine Unterbrechung dieser Tätigkeit führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens vier Wochen dauert (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG). Wird eine Mahlzeit gestellt, ist die Verpflegungspauschale nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG zu kürzen: um 20 Prozent für ein Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, gerechnet von der Pauschale für einen vollen Kalendertag.

Österreich: § 26 Z 4 EStG 1988 rechnet Reisevergütungen bis zu diesen Grenzen nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit; die die Grenzen übersteigenden Beträge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Das volle Tagesgeld steht für 24 Stunden zu; dauert eine Dienstreise länger als drei Stunden, kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel gerechnet werden (§ 26 Z 4 lit. b EStG 1988). Als Nächtigungsgeld einschließlich der Kosten des Frühstücks können bis zu 17 Euro berücksichtigt werden, wenn bei der Inlandsdienstreise keine höheren Kosten für die Nächtigung nachgewiesen werden (§ 26 Z 4 lit. c EStG 1988). Das Kilometergeld ist auf die Sätze der Bundesbediensteten begrenzt: 0,50 Euro je Fahrkilometer für Personen- und Kombinationskraftwagen (§ 10 Abs. 3 Z 2 RGV, in Kraft seit 1. Juli 2025, BGBl. I Nr. 26/2025). Die geöffnete Fassung des § 26 EStG 1988 gilt vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 und ist zuletzt durch BGBl. I Nr. 144/2024 geändert; die ab 1. Januar 2027 geltende Fassung (zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 62/2026) nennt für Tages- und Nächtigungsgeld dieselben Beträge.

Schweiz: Die ESTV-Wegleitung zählt die Bedingungen auf, unter denen effektive Spesenauslagen nicht einzeln im Lohnausweis erscheinen: Übernachtung gegen Beleg, Vergütung für Mittag- oder Abendessen in der Regel bis 35 Franken, Pauschale für eine Hauptmahlzeit bis 30 Franken, Tagespauschale für Kleinspesen bis 20 Franken, höchstens 75 Rappen je Kilometer für das Privatfahrzeug; Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit, und eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig (Rz. 52). Pauschalspesen sind betragsmäßig zu bescheinigen, auch bei genehmigtem Spesenreglement; die Genehmigung durch den Sitzkanton umfasst die Festsetzung der effektiven und der pauschalen Spesenvergütungen (Rz. 55 und 59).

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Legen Sie eine Testspese mit fester Kategorie an und geben Sie eine Menge ein: 12 Kilometer zu 0,30 Euro müssen 3,60 Euro ergeben.
2. Verfolgen Sie den Status über die Reihe Entwurf, Eingereicht, Genehmigt, Gebucht, In Zahlung, Bezahlt; die Dokumentation bindet jeden Schritt an den passenden Ausgangszustand, etwa Einreichen nur bei Entwurf und Buchen nur bei Genehmigt.
3. Prüfen Sie die Journalbuchung auf Journal, Buchungsdatum, Aufwandskonto und Steuer, und lassen Sie das Ergebnis von Ihrer Buchhaltung bestätigen.
4. Wechseln Sie in Spesenabrechnung ‣ Berichte ‣ Spesenanalyse (Expenses Analysis) über das Pivot-Symbol zwischen der Auswertung nach Mitarbeiter und der nach Kategorie.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Schaltfläche Einreichen fehlt	Auswahl enthält keine Spese im Status Entwurf	nur Entwürfe auswählen; der Filter Einzureichen (To Submit) hilft
Kein Feld Menge beim Erfassen	Kategorie hat Kosten 0.00	festen Satz in der Kategorie eintragen oder den Betrag als Gesamt erfassen
Ablehnen nicht möglich	kein Grund im Feld Grund (Reason) eingetragen	Grund erfassen, dann ablehnen
Betrag aus dem Scan stimmt nicht	die automatische Belegerkennung füllt die Felder aus den gescannten Daten; eine Prüfung des Betrags nennt die Dokumentation nicht	Betrag und Kategorie am Datensatz korrigieren und den Beleg im Chatter prüfen
E-Mail-Beleg legt keine Spese an	Absenderadresse nicht als Arbeits-E-Mail bestätigt oder Alias fehlt	Arbeits-E-Mail im Mitarbeiterdatensatz prüfen, Alias unter Konfiguration ‣ Einstellungen setzen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei Auslandsdienstreisen gelten länderweise eigene Pauschbeträge; § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG leitet sie aus den Auslandstagegeldern des Bundesreisekostengesetzes ab (120 Prozent für volle Tage, 80 Prozent für An- und Abreisetage und für Tage mit mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung). Ob Mahlzeiten anzurechnen sind und wie Lohn und Sozialversicherung zusammenspielen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. In einer Datenbank mit mehreren Unternehmen ordnen Sie jede Spesenkategorie einem Unternehmen zu oder lassen das Feld Unternehmen leer, damit die Kategorie für alle Unternehmen gilt; prüfen Sie das vor dem Anlegen. Für die Belegaufbewahrung beginnen Sie bei den GoBD-Grundlagen und der Aufbewahrung in Deutschland; den Belegkreislauf von der Rechnung bis zur Zahlung beschreibt Eingangsrechnungen in Odoo.