Budget und Finanzplanung in Odoo

Odoo führt zwei Budgetarten getrennt: Das Kostenstellenbudget baut auf Kostenstellenplänen und Kostenstellen auf, das Finanzbudget auf den Konten der Gewinn- und Verlustrechnung und erscheint dort als zusätzliche Spalte (Dokumentation 20.0, Budgets). Diese Anleitung zeigt für Odoo 20.0 den Aufbau eines Kostenstellenbudgets, die Generierung von Periodenbudgets und den Vergleich von Plan und Verbrauch. Wie Sie Pläne und Kostenstellen davor anlegen, steht im Artikel Kostenstellen und Analytik in Odoo.

Was Sie vorab brauchen

• Die Edition Enterprise. Die offizielle Editionsseite führt Accounting und darunter den Punkt Comprehensive Accounting mit Budgets nur in der Enterprise-Spalte; die Community-Spalte ist dort mit einem Kreuz markiert. Enterprise läuft im Tarif Standard auf Odoo Online sowie im Tarif Custom auf Odoo Online, Odoo.sh oder selbst gehostet; nach der Preisseite ist es dieselbe Software, nur Hosting und Infrastruktur unterscheiden sich.
• Zugriff auf die App Buchhaltung und das Recht, die Einstellungen des Unternehmens zu ändern, weil die Budgetfunktion dort eingeschaltet wird.
• Kostenstellenpläne und Kostenstellen. Odoo strukturiert Budgets über beide, und sie müssen vor dem Anlegen eines Budgets bestehen (Dokumentation 20.0). Jeder Plan braucht mindestens eine Kostenstelle.
• Die Entscheidung, worauf Sie planen: auf Kostenstellen für Abteilung, Projekt oder Kostenart oder auf den Konten der Gewinn- und Verlustrechnung im Finanzbudget.
• Eine Kostenverteilung an der Bestellzeile, wenn Bestellungen im Budget mitlaufen sollen. Ohne sie trägt keine Zeile den Vorgang.
• Bei englischer Oberfläche die abweichenden Namen: Analytic Budgets im Menü, Committed und Achieved in den Spalten.

Schritt für Schritt: Kostenstellenbudget anlegen und überwachen

Schritt 1: Budgetverwaltung einschalten

Öffnen Sie Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und setzen Sie im Abschnitt Analyse die Funktion Budgetverwaltung. Die Dokumentation 20.0 beschreibt genau diesen Schalter als Voraussetzung dafür, dass sich Kostenstellenbudgets anlegen lassen. Im gleichen Abschnitt liegt der getrennte Schalter Kostenrechnung (Analytic Accounting), mit dem Odoo Kosten auf Kostenstellen verteilt; die Kostenverteilung je Rechnung und Buchungszeile beschreibt der Artikel Kostenstellen und Analytik in Odoo. Ergebnis der Einstellung: Die Budgets liegen im Menü Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Kostenstellenbudgets.

Schritt 2: Kostenstellenplan und Kostenstellen anlegen

Ohne Plan und Kostenstelle bleibt jede Budgetzeile leer. Pläne legen Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Kostenstellenpläne an, Kostenstellen unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Kostenstellen. Jede Kostenstelle hängt über das Feld Plan an einem Plan, und jeder Plan braucht mindestens eine Kostenstelle. Die Felder Standardanwendbarkeit und Anwendbarkeit steuern, ob die Zuordnung an einer neuen Buchungszeile freiwillig, verpflichtend oder nicht verfügbar ist; die Anwendbarkeit einer Planzeile hat Vorrang vor der Standardanwendbarkeit.

Schritt 3: Budget anlegen und Zeilen füllen

Öffnen Sie Buchhaltung ‣ Buchhaltung ‣ Kostenstellenbudgets und klicken Sie Neu. Füllen Sie Budgetname, Periode und Budgettyp. Im Reiter Budgetzeilen wählen Sie Zeile hinzufügen und erfassen je Zeile eine oder mehrere Kostenstellen mit dem Betrag in der Spalte Budgetiert; die Kostenstellenpläne entsprechen den Spalten dieser Zeilenliste (Dokumentation 20.0).

Schritt 4: Budget öffnen und später ändern

Sind alle Zeilen erfasst, klicken Sie Offen. Erst mit diesem Status stehen die Spalten Erreicht und Gebunden bereit. Müssen Sie danach etwas ändern, haben Sie zwei Wege: Auf Entwurf zurücksetzen überschreibt die Daten, Prüfen (Revise) erzeugt dagegen ein neues Budget, dessen Name den Zusatz Rev trägt; das ursprüngliche Budget läuft dann als Geprüft. Löschen lässt Odoo ein Budget nur in den Zuständen Entwurf und Erledigt (Cancelled).

Schritt 5: Periodenbudgets generieren

In der Listenansicht Budgets klicken Sie Generieren. Im Fenster Budget generieren setzen Sie Start- und Enddatum, wählen die Periode (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) und die Kostenstellenpläne und klicken Teilen. Odoo legt je Periode ein Budget im Zustand Entwurf an: bei einem Plan mit einer Zeile für jede Kostenstelle des Plans, bei mehreren Plänen mit einer Zeile je Kombination aus Kostenstelle und Plan. Die Zeilen entstehen aus den Plänen; die Beträge tragen Sie in jedem Periodenbudget in der Spalte Budgetiert nach und geben es einzeln mit Offen frei.

Schritt 6: Verbrauch verfolgen

Nach dem Öffnen berechnet Odoo zwei Spalten aus der Kostenverteilung der Buchungszeilen. Erreicht fasst die Posten bestätigter Journalbuchungen im Budgetzeitraum zusammen, die auf die Kostenstelle der Zeile verteilt sind; ändern Sie die Kostenverteilung einer Buchung innerhalb der Periode, aktualisiert Odoo die betroffenen Zeilen (Dokumentation 20.0). Gebunden ist der Wert von Erreicht zuzüglich bestätigter Bestellungen, die noch nicht abgerechnet sind (Dokumentation 20.0), sodass auch Verpflichtungen ohne Rechnung im Vergleich auftauchen. Über das Symbol Einstellungen anpassen in der Kopfzeile der Budgetzeilen blenden Sie den Theoretischen Betrag oder Prozentsatz ein. Die Dokumentation 20.0 beschreibt ihn als den Betrag, der im Verhältnis zu Start- und Enddatum der Periode bis zum heutigen Datum hätte ausgegeben oder eingenommen werden können; eine Rechenformel nennt sie nicht, der Wert hängt also vom aktuellen Datum ab. Der Knopf Details an einer Zeile öffnet eine gefilterte Ansicht des Budgetberichts zu dieser Zeile.

Bestellungen spielen zweimal eine Rolle. Eine Angebotsanfrage oder Bestellung, deren Zeile eine Kostenverteilung trägt, zeigt eine Schaltfläche Budget, die in den Budgetbericht führt. Übersteigt ein solcher Vorgang bei einem offenen Budget den zugewiesenen Budgetbetrag, hebt Odoo die Bestellzeile rot hervor. Wollen Sie die Zeilen mehrerer Budgets nebeneinander ansehen, markieren Sie die Budgets in der Liste und klicken Budgetzeilen.

Schritt 7: Budgetbericht auswerten

Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Budgetbericht zeigt die Budgetdaten. Sie filtern und gruppieren die Daten, springen in die einzelnen Buchungen hinab und exportieren sie für Ihre eigene Auswertung. Für den Plan-Ist-Vergleich auf Kontenebene öffnen Sie stattdessen Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Gewinn- und Verlustrechnung, wählen über die Kalender-Schaltfläche den Zeitraum und klicken Budget. Odoo benennt die neue Spalte nach dem Budget und setzt sie neben die Spalte Saldo; die Beträge tragen Sie je Konto ein. Rechts daneben erscheint eine Spalte mit Prozentangabe, die laut Dokumentation den aktuellen Stand anzeigt. Mehrere Budgets mit eigenen Namen ergeben mehrere Vergleichsspalten.

Beispielrechnung: Plan, Ist und gebunden zum 30. Juni

Beispielrechnung mit erfundenen Beträgen in Euro: Ein Dienstleister führt für das Jahr 2026 ein Kostenstellenbudget über den Plan Abteilungen mit zwei Kostenstellen; die Periode läuft vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026. Bis zum 30. Juni 2026 sind Rechnungen gebucht und eine Bestellung bestätigt, aber noch nicht abgerechnet.

Kostenstelle	Budgetiert 2026	Erreicht 30.06.2026	Gebunden 30.06.2026	Theoretisch 30.06.2026 (eigene Näherung)
Marketing	24.000,00 €	9.000,00 €	14.000,00 €	12.000,00 €
Weiterbildung	6.000,00 €	2.500,00 €	9.000,00 €	3.000,00 €

Die Spalte Gebunden rechnet Erreicht plus die bestätigten, noch nicht abgerechneten Bestellungen: 9.000,00 € + 5.000,00 € = 14.000,00 € beim Marketing, 2.500,00 € + 6.500,00 € = 9.000,00 € bei der Weiterbildung. Die Spalte Theoretisch ist in dieser Beispielrechnung unsere eigene Näherung, kein Wert aus Odoo: Wir setzen den Zeitanteil bis zum 30. Juni als halbes Jahresbudget an, also 12.000,00 € und 3.000,00 €. Odoo berechnet den Theoretischen Betrag laut Dokumentation aus dem Verhältnis des aktuellen Datums zu Start- und Enddatum und nennt dafür keine Formel; der Wert, den die Software am 30. Juni 2026 zeigt, kann von unserer Hälfte abweichen.

Die beiden Zeilen zeigen zwei verschiedene Abweichungen. Bei der Weiterbildung liegt der gebundene Wert mit 9.000,00 € über dem Jahresbudget von 6.000,00 €, und schon die bestätigte Bestellung über 6.500,00 € überschreitet diesen Betrag: Die Dokumentation sagt, dass Odoo eine Bestellzeile mit Kostenverteilung, die den zugewiesenen Budgetbetrag übersteigt, bei einem offenen Budget rot hervorhebt. Beim Marketing bleibt der gebundene Wert unter dem Jahresbudget, liegt aber 2.000,00 € über der zeitanteiligen Näherung von 12.000,00 €. Ob Sie daraus eine Kürzung ableiten, entscheiden Sie; der Bericht liefert nur die Zahlen. Steigen Sie über Details in die Zeile ein, sehen Sie, welche Rechnung und welche Bestellung den Wert erzeugen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Der Status des Budgets ist Offen; die Spalten Erreicht und Gebunden stehen laut Dokumentation erst dann bereit.
• Trägt eine Buchung keine Kostenverteilung, erscheint sie in keiner Budgetzeile. Prüfen Sie deshalb im Budgetbericht, ob die erwarteten Rechnungen und Bestellungen des Zeitraums tatsächlich enthalten sind.
• Eigene Kontrollrechnung (redaktioneller Rechenweg): Budgetiert minus Gebunden ergibt den noch freien Betrag der Zeile; beim Marketingbeispiel 24.000,00 € − 14.000,00 € = 10.000,00 €.
• Der Theoretische Betrag ist ein aus dem aktuellen Datum abgeleiteter Zeitanteil bis heute, keine Prognose aus Belegen; er verändert sich allein durch das Fortschreiten der Periode. Der Wert in der Beispielrechnung ist unsere vereinfachte Näherung mit dem halben Jahresbudget, nicht der von Odoo berechnete Wert.
• Öffnen Sie die Zeile über Details und vergleichen Sie dort die gelisteten Buchungen mit Ihren Erwartungen, bevor Sie Beträge im Budget ändern.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Menü Kostenstellenbudgets fehlt	Budgetverwaltung ist nicht aktiviert, oder die Datenbank läuft in der Community-Edition	Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, Abschnitt Analyse, Budgetverwaltung setzen; in der Community-Edition fehlt die Funktion laut Editionsseite
Erreicht bleibt auf 0,00 €	Die Buchung trägt keine Kostenverteilung, oder ihr Buchungsdatum liegt außerhalb der Periode	Kostenverteilung an der Buchung ergänzen und Zeitraum prüfen
Eine Bestellung fehlt im Wert Gebunden	Die Bestellung ist nicht bestätigt, oder ihre Zeile hat keine Kostenverteilung	Bestellung bestätigen und die Kostenverteilung an der Zeile nachtragen
Budgetzeilen lassen sich nicht bearbeiten	Das Budget steht auf Offen	Auf Entwurf zurücksetzen oder Prüfen (Revise) wählen
Budget lässt sich nicht löschen	Odoo erlaubt das Löschen nur in den Zuständen Entwurf und Erledigt	Zuerst Auf Entwurf zurücksetzen, dann löschen
Spalte Gebunden fehlt	Das Budget ist nicht geöffnet	Budget mit Offen freigeben
Theoretischer Betrag fehlt	Die Spalte ist ausgeblendet	Einstellungen anpassen in der Kopfzeile der Budgetzeilen anklicken
Finanzbudget-Spalte erscheint nicht	Nicht der Bericht Gewinn- und Verlustrechnung oder kein Zeitraum gewählt	Bericht Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Gewinn- und Verlustrechnung öffnen, Zeitraum setzen, Budget anklicken

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei mehreren Kostenstellenplänen, mehreren Unternehmen oder einer Planung, die mit der Konzernsicht abgestimmt werden soll, ist die Struktur der Pläne und Konten die Grundlage jeder späteren Auswertung; legen Sie sie mit Ihrer Buchhaltung fest, bevor Beträge erfasst werden. Welche Kennzahlen aus diesen Daten für die Geschäftsführung entstehen, behandelt der Artikel Management-Berichte aus Odoo. Für die Auswertung einzelner Vorhaben über Aufgaben, Stunden und Kosten ist Projektrentabilität in Odoo auswerten der nächste Schritt.