Rechnungsnummern in Odoo: Nummernkreise und Lücken

Was § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt

Eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes muss eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die der Aussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt (Rechnungsnummer); so steht es in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG. Verbindlich sind zwei Dinge: Die Nummer läuft innerhalb der Reihe aufwärts, und dieselbe Nummer darf kein zweites Mal vorkommen.

„Fortlaufend“ heißt nicht „lückenlos“. Nach der Verwaltungsauffassung im Steuermerkblatt des Landesamts für Steuern Niedersachsen (Rechtsstand 1. Januar 2025) soll die Nummer die Rechnung einmalig identifizieren; der Vollständigkeitsüberprüfung dient sie nicht (Nr. 6). Eine Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag braucht nach § 33 UStDV keine Nummer; die Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).

Das Merkblatt lässt mehrere Nummernkreise zu – für Zeiträume, Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder je Kunde. Die Zuordnung muss leicht und einwandfrei erkennbar sein, etwa durch eine feste Klassifizierung, und die Nummer einmalig bleiben. Ein gesonderter Kreis nur für Gutschriften ist nicht vorgeschrieben: § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt eine einmalig vergebene Nummer und lässt eine oder mehrere Zahlenreihen zu.

Wer die Nummer vergeben muss

Die Nummernpflicht trifft den Aussteller jeder Rechnung nach § 14 UStG; ob überhaupt eine Rechnung auszustellen ist, regelt § 14 Abs. 2 UStG. Rechnungspflichtig ist, wer eine Leistung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG ausführt: an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (Nr. 1), an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist (Nr. 2), oder als steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück (Nr. 3) – innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung und nur, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).

Ob eine Rechnung auszustellen ist, regelt § 14 Abs. 2 UStG. Gegenüber Privatpersonen kann der Unternehmer nach der Verwaltungsauffassung wählen, ob er eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG, ein anders gestaltetes Dokument oder gar keine Rechnung erteilt (Steuermerkblatt Nr. 2); verpflichtend ist die Rechnung in den drei Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Stellt er eine Rechnung nach § 14 UStG aus – ob verpflichtet oder freiwillig –, muss sie die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG tragen, einschließlich der Rechnungsnummer; die fehlende Ausstellungspflicht entbindet eine freiwillig ausgestellte Rechnung nicht davon. Zwei Fallgruppen haben eigene Mindestlisten: Für eine Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen die vier Angaben des § 33 Satz 1 UStDV, für eine Rechnung über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze gilt die Liste des § 34a Satz 1 UStDV – die Rechnungsnummer steht in keiner der beiden Listen. Die 250-Euro-Erleichterung gilt nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).

Anforderungen und Odoo-Einstellungen

Die Tabelle stellt die Vorgaben aus Gesetz und Verwaltungsauffassung neben das, was Odoo 19.0 und 20.0 tun.

Anforderung (Deutschland)	Was sie verlangt	Odoo 19.0 und 20.0	Prüfpunkt
Fortlaufende Nummer (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG)	Aufsteigende Vergabe innerhalb der gewählten Reihe	Nummer aus der Sequenz des Journals; Standardformat Kürzel/Jahr/laufende Nummer, Neustart bei 1 am Jahresanfang	Erste und letzte Nummer des Zeitraums vergleichen
Eine oder mehrere Zahlenreihen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG)	Mehrere Kreise sind zulässig, die Zuordnung muss erkennbar bleiben	Jedes Journal führt einen eigenen Kreis; das Journal-Kürzel steht der Nummer voran	Lässt sich jede Nummer einem Journal zuordnen?
Einmalige Vergabe (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG)	Keine Nummer zweimal	Umschlüsseln bricht bei einem Duplikat ab (Dokumentation „Rechnungssequenz“); im Community-Quellcode 19.0 weist das Rechnungsformular bei einer Nummer unterhalb der höchsten mit „Die aktuell höchste Zahl ist …“ auf die höchste vorhandene Nummer hin	Hinweiszeile im Formular, Chatter
Nummernlücke	Die Nummer prüft keine Vollständigkeit (Merkblatt Nr. 6)	Eine Lücke im offenen Zeitraum erscheint als „Lücken in der Sequenz“	Meldung auf dem Buchhaltungsdashboard
Rechnung bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) – nicht bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV) – oder über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze (§ 34a UStDV)	Nummer nicht erforderlich	Odoo vergibt beim Bestätigen trotzdem eine Nummer (Dokumentation „Kundenrechnungen“)	Kein Handlungsbedarf
Eindeutige Nummerierung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG)	Verlangt ist eine einmalig vergebene Nummer; die Vorschrift lässt eine oder mehrere Zahlenreihen zu und schreibt keinen gesonderten Kreis für Gutschriften vor	Option, keine Pflicht: je Journal lässt sich mit „Gesonderter Nummerkreis für Gutschriften“ ein eigener Kreis aktivieren; nach der Journaldokumentation zählt er unabhängig vom Hauptkreis und stellt ein R vor den Journal-Kurzcode, nach der Seite „Gutschriften und Erstattungen“ trägt die Gutschrift ein R vor der Bezugsnummer (RINV/2025/0004 zu INV/2025/0004)	Gutschrift gegen Rechnung prüfen

Wie Odoo die Nummer vergibt

Odoo legt eine Rechnung zunächst als Entwurf an; erst beim Bestätigen wechselt der Status auf „Gebucht“, und in diesem Moment vergibt Odoo die eindeutige Nummer aus einer Sequenz. Die Sequenz hängt am Journal und steht unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale: In Odoo 19.0 heißt das Feld „Sequenz-Präfix“ („Sequence Prefix“), in Odoo 20.0 „Kurzcode“ („Short Code“); der Code aus ein bis fünf Zeichen steht allen Buchungen des Journals voran. Zwei Verkaufsjournale ergeben damit zwei Nummernkreise; für Gutschriften lässt sich je Journal ein gesonderter Kreis führen, nötig ist er nicht.

Als Voreinstellung nutzt Odoo das Format Kürzel/Jahr/laufende Nummer (Beispiel der Dokumentation: RG/2025/00001) und beginnt jedes Jahr wieder bei 1. Ändern lässt sich das an der zuletzt bestätigten Rechnung: Rechnung öffnen, „Auf Entwurf zurücksetzen“, Referenznummer bearbeiten; Odoo erklärt dann, wie es das erkannte Format künftig anwendet. Steht der Monat in der Nummer, wechselt die Periode von Jahr auf Monat.

Mehrere Rechnungen auf einmal schlüsseln Sie über das Menü Aktionen mit „Resequenzierung“ um: Im Entwicklermodus auf dem Buchhaltungsdashboard das Journal Kundenrechnungen öffnen, Rechnungen auswählen, die Reihenfolge festlegen („Aktuelle Reihenfolge beibehalten“ oder „Neuordnung nach Buchungsdatum“), unter „Erste neue Sequenz“ die Startnummer setzen, Vorschau prüfen, bestätigen. Die Dokumentation verlangt dafür Administrator- oder Beraterzugriff und nennt keine Editionseinschränkung; die erste Rechnung der neuen Reihe wird dauerhaft rot hervorgehoben, Referenzänderungen stehen im Chatter. Umschlüsseln scheitert vor einem Sperrdatum, bei einem Duplikat und bei ungültigem Bereich – etwa dem Präfixjahr 2024 für eine Rechnung mit Datum 2025 – mit einem Validierungsfehler. Der Editionsvergleich von Odoo führt „Invoicing“ für Community und Enterprise, das vollständige Rechnungswesen nur für Enterprise.

Wann eine Nummernlücke entsteht

Nach der Verwaltungsauffassung ist eine Lücke in der Nummernfolge unauffällig: Die Nummer soll die Vollständigkeit der Rechnungen nicht belegen. In Odoo wird sie trotzdem sichtbar: Gibt es im offenen Zeitraum Entwürfe, stornierte oder gelöschte Rechnungen mit einer laufenden Nummer, zeigt das Buchhaltungsdashboard im Journal Kundenrechnungen die Meldung „Lücken in der Sequenz“ und nennt als Ursache Unregelmäßigkeiten seit dem letzten Sperrdatum. Die Meldung verschwindet, sobald das Buchungsdatum des Eintrags am oder nach dem Sperrdatum liegt. Wie Sie Sperrdaten setzen, beschreibt Festschreibung und Sperrdatum in Odoo.

§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO bleibt davon unberührt: Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Die Rechnungsnummer hilft, eine Rechnung wiederzufinden; als Vollständigkeitskontrolle ist sie nach der Verwaltungsauffassung nicht gedacht.

Falsche Nummer, Doppelnummer, Löschung: die Korrekturfälle

Fall	Vorgehen in Odoo	Wo die Grenze liegt
Rechnung ist noch Entwurf	Journal wählen, bevor Sie bestätigen; die Nummer entsteht aus dessen Sequenz	Ein Entwurf verbraucht keine Nummer
Gebuchte Rechnung trägt eine falsche Nummer, Zeitraum offen	„Auf Entwurf zurücksetzen“, Referenznummer ändern, erneut bestätigen	Liegt die neue Nummer nicht über der höchsten, zeigt das Formular im Community-Quellcode 19.0 den Hinweis auf die höchste Zahl; eine Formatänderung wirkt auf künftige Rechnungen
Nummern sollen nach einem Import weiterlaufen	Aktionen → Resequenzierung mit „Erste neue Sequenz“	Nicht vor einem Sperrdatum oder bei einem Duplikat
Der Zeitraum ist bereits gesperrt	Änderung an der Nummer ist nicht möglich	Nach der Dokumentation ist die Gutschrift der Weg, eine bestätigte Rechnung zu ändern
Das Journal ist festgeschrieben	„Gebuchte Posten mit Hash festschreiben“ schützt die Posten	Die Option lässt sich nicht mehr entfernen, sobald das Journal eine gebuchte Buchung enthält
Eine gebuchte Rechnung löschen	In einer Datenbank mit deutscher Lokalisierung (Modul l10n_de) geht das nicht	Der Prüfpfad ist dort erzwungen; gebuchte Buchungen lassen sich nur stornieren

Steuerlich regelt § 31 Abs. 5 UStDV die Berichtigung: Fehlende oder unzutreffende Angaben dürfen durch ein Dokument übermittelt werden, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist; Rechnungsnummer und Rechnungsdatum genügen dafür. Für den Vorsteuerabzug wirkt die Berichtigung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück, wenn diese mindestens Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer enthielt. Fehlt eine dieser Angaben oder ist sie so unbestimmt, unvollständig oder offensichtlich unzutreffend, dass sie einer fehlenden Angabe gleichsteht, wirkt die Berichtigung insoweit erst in dem Zeitpunkt, in dem sie durchgeführt wird (Steuermerkblatt Nr. 13).

Was bei Verstößen droht

Wer entgegen der Pflicht aus § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG ordnungswidrig, wenn er vorsätzlich oder leichtfertig handelt; nach § 26a Abs. 3 UStG beträgt die Geldbuße in diesen Fällen bis zu 5.000 Euro. Einen eigenen Bußgeldtatbestand für die Rechnungsnummer nennt § 26a UStG nicht.

Beim Empfänger setzt der Vorsteuerabzug eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Ob die Rechnungsnummer richtig ist, kann er nach der Auffassung im Steuermerkblatt nicht prüfen; ist nur diese Angabe oder die Steuernummer beziehungsweise die USt-IdNr. unrichtig und war das nicht erkennbar, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn die übrigen Voraussetzungen vorliegen. Eine falsche Angabe, die er inhaltlich prüfen kann, kostet ihn den Abzug; bloße Ungenauigkeiten stehen dem Vorsteuerabzug dagegen nicht entgegen (Steuermerkblatt Nr. 14). Fälle mit einer bereits beim Kunden liegenden Rechnung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; die Aufbewahrung behandelt GoBD und Odoo.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Legen Sie für jeden gewünschten Nummernkreis ein eigenes Journal an (Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale) und wählen Sie ein Kürzel, das den Kreis erkennbar macht.
2. Prüfen Sie auf der ersten Rechnung des Zeitraums das erzeugte Format und passen Sie es an, bevor Sie bestätigen.
3. Aktivieren Sie im Verkaufsjournal „Gesonderter Nummerkreis für Gutschriften“, wenn Gutschriften eine eigene Reihe führen sollen (Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale); die Vorschrift verlangt das nicht, sie fordert nur eine einmalig vergebene Nummer.
4. Bestätigen Sie eine Rechnung erst, wenn Journal, Datum und Empfänger feststehen.
5. Ändern Sie Nummern nur im offenen Zeitraum über „Auf Entwurf zurücksetzen“ oder Aktionen → Resequenzierung; ein Sperrdatum blockiert beides.
6. Prüfen Sie vor dem Festschreiben eines Journals „Gebuchte Posten mit Hash festschreiben“: Danach lassen sich die Posten nicht mehr ändern.
7. Sehen Sie sich die Meldung „Lücken in der Sequenz“ an und notieren Sie die Ursache für eine spätere Prüfung.