Sammelrechnungen in Odoo erstellen

Was Sie vorab brauchen

• Eine Odoo-20.0-Datenbank mit der App Verkauf und einer Rechnungsstellung; nach dem Editionsvergleich von Odoo S.A. sind beide in Community und Enterprise enthalten, die vollständige App Buchhaltung (Accounting) nur in Enterprise.
• Verkaufsaufträge im Status Verkaufsauftrag mit Positionen, Preisen und Steuern. Ein Angebot (Status Angebot oder Angebot gesendet) hat keine abrechenbare Menge und wird übersprungen.
• Vollständige Kundenstammdaten. Für verschiedene Lieferadressen brauchen Sie die Option Kundenadresse (Customer Addresses) unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Abschnitt Kundenrechnungen.
• Schreibrechte auf Aufträge und Kundenrechnungen.
• Für Deutschland: Eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, als elektronische Rechnung auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); ausgenommen sind Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 Satz 4 UStDV; nach § 33 Satz 3 UStDV gilt die Kleinbetragsregel nicht für Rechnungen über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a Satz 4 UStDV). § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG lässt für nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführte Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format zu; Einzelheiten im Artikel E-Rechnung in Deutschland.

Wie Odoo Aufträge zu einer Rechnung bündelt

In der Auftragsliste steht in der Kopfzeile die Schaltfläche Rechnungen erstellen (Create Invoices). Sie öffnet den Assistenten Rechnung(en) erstellen und sammelt die markierten Aufträge. Diesen Assistenten beschreiben wir nach dem öffentlichen Quellcode des Zweigs 20.0 der App Verkauf, also für Odoo 20.0 Community im eigenen Betrieb (On-Premise); für Enterprise, Odoo Online und Odoo.sh ist sein Verhalten nicht belegt. In dieser Fassung zeigt der Assistent bei genau einem Auftrag die Auswahl Reguläre Rechnung, Anzahlung (Prozent) oder Anzahlung (fester Betrag); bei mehreren Aufträgen blendet er diese Auswahl aus und zeigt stattdessen Anzahl Aufträge und das voreingestellte Kontrollkästchen Konsolidierte Abrechnung (Consolidated Billing).

Ist das Kästchen gesetzt, entsteht ein Entwurf je Gruppe. Gruppiert wird nach den Schlüsseln des Quellcodes: Firma, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Währung, Steuerposition, Incoterm und Incoterm-Ort. Die Rechnungsadresse des Auftrags füllt im Entwurf das Feld Kunde (englisch Customer) und ist damit selbst ein Gruppierungsschlüssel: Odoo übernimmt sie aus dem jeweiligen Auftrag; zwei Aufträge mit unterschiedlichen Rechnungs- oder Lieferadressen ergeben deshalb zwei Entwürfe, auch wenn das Kästchen gesetzt ist.

Diesen Assistenten mit dem Kontrollkästchen haben wir in den geöffneten Seiten der öffentlichen Dokumentation zu Odoo 20.0 (Rechnungsstellungsrichtlinien, Rechnungsprozess, Liefer- und Rechnungsadressen) nicht gefunden; die Angaben oben stammen aus dem öffentlichen Quellcode des Zweigs 20.0 der App Verkauf (github.com/odoo/odoo, Branch 20.0) und dessen deutschen Modulübersetzungen und gelten damit für Odoo 20.0 Community On-Premise. Für Enterprise-, Odoo-Online- und Odoo.sh-Datenbanken ist nur belegt, dass die App Verkauf laut Editionsvergleich in beiden Editionen enthalten ist, nicht das Verhalten des Assistenten und der Gruppierung; prüfen Sie die Felder dort selbst nach.

Ein zweiter Weg führt über mehrere Teillieferungen eines Auftrags. Bei der Abrechnungspolitik Gelieferte Mengen enthält der Entwurf die gelieferte und noch nicht abgerechnete Menge; rechnen Sie erst nach der letzten Teillieferung ab, stehen alle Lieferungen dieses Auftrags auf einer Rechnung. Welche Politik zu Ihren Produkten passt, steht im Artikel Abrechnungspolitik bestellt oder geliefert.

Was eine Sammelrechnung enthalten muss

Deutschland: Eine Rechnung muss die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände sowie den Zeitpunkt der Lieferung nennen (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG). Die Ausstellungspflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG ist in den Fällen der Nummern 1 bis 3 innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu erfüllen; steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ausgenommen. Bei mehreren Lieferungen läuft die Frist für jede Lieferung ab ihrem Zeitpunkt, die erste Lieferung setzt also die Grenze. Als Zeitpunkt der Lieferung darf der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird (§ 31 Abs. 4 UStDV). Nach § 31 Abs. 1 UStDV darf eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die Angaben des § 14 Abs. 4 UStG insgesamt ergeben; das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einem dieser Dokumente zusammengefasst anzugeben und die übrigen Dokumente zu bezeichnen.

Österreich: Die Pflicht zur Rechnungsausstellung nach § 11 Abs. 1 UStG 1994 trifft dieselben Fallgruppen (Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, oder eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer); ihr ist innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen. Die Rechnung muss unter anderem die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. c UStG 1994) und den Tag der Lieferung oder den Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt, enthalten. Bei Lieferungen, die abschnittsweise abgerechnet werden, genügt statt des Tages die Angabe des Abrechnungszeitraums, soweit dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994).

Schweiz: Eine Rechnung ist auf Verlangen auszustellen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Sie muss den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG in der Regel unter anderem Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (lit. c), sowie Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (lit. d) nennen (konsolidierte Fassung mit Stand am 31. März 2025). Der Zeitraum ist ausdrücklich vorgesehen, eine Monatsgrenze nennt die Schweiz nicht.

Für die Praxis: In der deutschen Lokalisierung trägt die Rechnung das Feld Liefer-/Leistungsdatum (Delivery Date); es ist ein einzelnes Datum, und die deutsche Lokalisierung füllt es beim Buchen mit dem Rechnungsdatum oder dem heutigen Tag vor, wenn nichts eingetragen ist. Bei mehreren Lieferungen passt dort nur ein Datum hinein; in Deutschland dürfen Sie stattdessen den Kalendermonat der Leistung angeben (§ 31 Abs. 4 UStDV), oder die Lieferscheine steuern die einzelnen Zeitpunkte nach § 31 Abs. 1 UStDV bei. In Österreich ist für abschnittsweise abgerechnete Lieferungen der Abrechnungszeitraum bis höchstens einen Kalendermonat zulässig (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994), in der Schweiz Datum oder Zeitraum ohne Monatsgrenze (Art. 26 Abs. 2 lit. c MWSTG); klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie einen Zeitraum im Entwurf festhalten.

Schritt für Schritt: Aufträge zu einer Rechnung

Schritt 1: Abrechnungspolitik prüfen

Prüfen Sie unter Verkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Abschnitt Rechnungsstellung, ob die Abrechnungspolitik auf Bestellte Mengen oder Gelieferte Mengen steht; die Einstellung gilt für neue Produkte, bei bestehenden steht sie im Produktformular. Ergebnis: Sie wissen, welche Menge der Entwurf enthält.

Schritt 2: Aufträge markieren

Öffnen Sie Verkauf ‣ Aufträge ‣ Aufträge, filtern Sie die Liste über den Rechnungsstatus (Filter Abzurechnen, englisch To Invoice) und markieren Sie die Zeilen, die auf eine Rechnung sollen. Prüfen Sie dabei Rechnungsadresse und Lieferadresse, weil beide die Gruppierung bestimmen; zu den Gruppierungsschlüsseln zählen außerdem Firma, Währung, Steuerposition, Incoterm und Incoterm-Ort. Ergebnis: In der Kopfzeile steht Rechnungen erstellen.

Schritt 3: Den Assistenten öffnen

Klicken Sie in der Kopfzeile auf Rechnungen erstellen. Der Assistent Rechnung(en) erstellen nennt die Anzahl Aufträge (Beschreibung nach dem öffentlichen Quellcode von Odoo 20.0 Community On-Premise). Ergebnis: Bei mehreren Aufträgen zeigt er Anzahl Aufträge und Konsolidierte Abrechnung, bei einem Auftrag die Auswahl der Rechnungsart.

Schritt 4: Konsolidierte Abrechnung prüfen

Lassen Sie Konsolidierte Abrechnung angehakt, um je Gruppe eine Rechnung zu erhalten; eine Gruppe ist jede Kombination aus Firma, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Währung, Steuerposition, Incoterm und Incoterm-Ort. Entfernen Sie das Häkchen, wenn je Auftrag eine eigene Rechnung entstehen soll. Klicken Sie dann auf Entwurf erstellen. Ergebnis: Odoo öffnet eine Rechnung als Formular oder, bei mehreren Gruppen, die Liste der Entwürfe.

Schritt 5: Den Entwurf kontrollieren

Im Entwurf stehen Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, die Referenz (im Rechnungsformular Kundenreferenz) und in der deutschen Lokalisierung das Liefer-/Leistungsdatum; in den Zeilen Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuern und Betrag. Die Nummern der gebündelten Aufträge führt Odoo im Feld Ursprung (englisch Origin); im Formular der Community-Fassung 20.0 ist dieses Feld ausgeblendet, im Rechnungsausdruck steht es als Source, in der Rechnungsliste als optionale Spalte Referenzbeleg (Source Document). Welche Aufträge gebündelt wurden, prüfen Sie über die Schaltfläche Verkaufsaufträge (Sale Orders) am Entwurf, die deren Liste öffnet. Vergleichen Sie Menge, Preis und Steuer jeder Zeile mit den markierten Aufträgen. Ergebnis: Der Entwurf enthält nur Positionen, die Sie abrechnen wollen.

Schritt 6: Buchen und versenden

Klicken Sie auf Bestätigen, wenn die Rechnung stimmt. Ergebnis: Der Entwurf wechselt auf Gebucht und trägt eine fortlaufende Rechnungsnummer; eine gebuchte Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten, die Dokumentation nennt als Korrekturweg Auf Entwurf zurücksetzen (Reset to Draft). Sind Buchungen mit Secure posted entries with hash gesperrt, ist dieser Weg versperrt; dann laufen Korrekturen über eine Gutschrift und eine neue Rechnung. Versenden Sie die Rechnung über Senden.

Beispielrechnung: drei Aufträge, eine Rechnung

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Händler in Deutschland beliefert denselben Kunden an dieselbe Rechnungs- und Lieferadresse aus drei bestätigten Aufträgen derselben Firma, alle mit derselben Währung und Steuerposition und ohne Incoterm. Die Positionen sind Kaffee und Tee; dafür gilt der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 1 UStG, Anlage 2 Nr. 12: Kaffee, Tee, Mate und Gewürze).

Auftrag	Position	Menge	Einzelpreis netto	Entgelt netto
S00041	Kaffeebohnen 1 kg	10	25,00 Euro	250,00 Euro
S00043	Tee 250 g	4	60,00 Euro	240,00 Euro
S00048	Kaffeebohnen 1 kg	6	25,00 Euro	150,00 Euro

Markiert der Händler alle drei Aufträge und nutzt Konsolidierte Abrechnung, entsteht ein Entwurf mit ihren Positionen:

Angabe	Wert
Entgelt netto	640,00 Euro
Umsatzsteuer 7 Prozent	44,80 Euro
Rechnungsbetrag brutto	684,80 Euro
Ursprung (englisch Origin, im Ausdruck Source)	S00041, S00043, S00048

Die beiden Bohnen-Aufträge ergeben zusammen 16 Packungen; die Zeilen müssen diese Menge ausweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG). Ob Odoo gleichartige Zeilen zusammenfasst, prüfen Sie im Entwurf; die Reihenfolge, in der die Auftragsnummern im Feld Ursprung stehen, ist nicht festgelegt (der Quellcode sammelt sie in einer Menge).

Zweiter Fall: Derselbe Kunde bestellt einmal an eine abweichende Lieferadresse. Trotz gesetztem Häkchen entstehen dann zwei Entwürfe, einer für die drei Aufträge an die erste Adresse und einer für den vierten Auftrag; dasselbe passiert bei einer abweichenden Rechnungsadresse.

So prüfen Sie das Ergebnis

• In Odoo 20.0 Community On-Premise führt die Schaltfläche Verkaufsaufträge (Sale Orders) am Entwurf alle gebündelten Aufträge auf, und im Feld Ursprung (englisch Origin, im Ausdruck Source) stehen ihre Nummern; fehlt eine Nummer, wurde dieser Auftrag nicht abgerechnet.
• Kunde, Rechnungsadresse und, bei aktivierten Kundenadressen, Lieferadresse stimmen mit den markierten Aufträgen überein.
• Menge und Einzelpreis jeder Zeile entsprechen den Auftragspositionen; die Summe der Zeilen ergibt das Entgelt, im Beispiel 640,00 Euro netto.
• Die Umsatzsteuer ist je Position ausgewiesen und in der Summe richtig gerechnet, im Beispiel 44,80 Euro bei 7 Prozent.
• In Deutschland ist im Entwurf das Liefer-/Leistungsdatum gesetzt (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG); bei mehreren Lieferungen prüfen Sie, ob die Lieferscheine die einzelnen Zeitpunkte tragen (§ 31 Abs. 1 UStDV) oder ob der Kalendermonat der Leistung als Zeitpunkt angegeben ist (§ 31 Abs. 4 UStDV).
• Die Zahlungsbedingungen passen zu Ihrer Vereinbarung, besonders wenn die Aufträge unterschiedliche Bedingungen hatten.
• Nach dem Buchen stimmt der Rechnungsbetrag mit der Summe der Aufträge überein; eine Abweichung korrigieren Sie über Auf Entwurf zurücksetzen, solange die Buchung nicht mit Secure posted entries with hash gesperrt ist, sonst über eine Gutschrift und eine neue Rechnung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Odoo meldet, es gebe nichts abzurechnen	Die Positionen sind noch nicht abrechenbar: Das Angebot ist nicht bestätigt, oder die Abrechnungspolitik verlangt eine Lieferung	Angebot bestätigen, Lieferung ausführen und bestätigen oder die Abrechnungspolitik am Produkt ändern
Es entstehen mehr Rechnungen als erwartet	Die Aufträge unterscheiden sich in Firma, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Währung, Steuerposition, Incoterm oder Incoterm-Ort; diese Angaben sind die Gruppierungsschlüssel des öffentlichen Community-Zweigs 20.0	Adress- und Steuerdaten am Auftrag angleichen oder die getrennten Entwürfe bewusst getrennt buchen
Ein Auftrag fehlt im Entwurf	Er war nicht markiert, ist storniert oder hat keine abrechenbare Menge	Auftrag prüfen und markieren; stornierte Aufträge bleiben außen vor
Das Feld Konsolidierte Abrechnung erscheint nicht	In der Community-Fassung 20.0 wird es nur bei mehreren markierten Aufträgen eingeblendet; für Enterprise, Odoo Online und Odoo.sh ist der Assistent nicht belegt	Weitere Aufträge markieren oder die Aufträge einzeln abrechnen; in Enterprise prüfen Sie die Felder in Ihrer eigenen Datenbank nach
Die Positionen stehen in unerwarteter Reihenfolge	Beim Zusammenführen mehrerer Aufträge kann die Reihenfolge der Zeilen von der Auftragsreihenfolge abweichen	Zeilen im Entwurf prüfen und vor dem Buchen ordnen
Im Entwurf fehlt das Liefer-/Leistungsdatum	Außerhalb der deutschen Lokalisierung bleibt das Feld ausgeblendet, solange kein Datum gesetzt ist; die deutsche Lokalisierung belegt es erst beim Buchen vor	Datum im Entwurf eintragen und den Ausdruck vor dem Versand prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie die Lieferzeitpunkte mehrerer Lieferungen auf einer Sammelrechnung nachweisen. Maßgeblich sind dafür in Deutschland § 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG mit § 31 Abs. 1 und 4 UStDV, in Österreich § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994, in der Schweiz Art. 26 MWSTG.

Holen Sie Ihren Odoo-Partner dazu, wenn Aufträge über mehrere Gesellschaften oder Währungen hinweg gebündelt werden sollen oder eine Sammelrechnung als E-Rechnung versendet werden soll. Wie Zahlungsziele den Entwurf beeinflussen, steht im Artikel Zahlungsbedingungen und Skonto in Odoo, der Unterschied zwischen Anzahlung und Schlussrechnung im Artikel Anzahlungs- und Teilrechnungen in Odoo.