E-Rechnung in Deutschland: Pflicht und Odoo-Umsetzung

Was § 14 UStG vorschreibt

§ 14 Abs. 1 UStG unterscheidet die elektronische Rechnung (E-Rechnung) von der sonstigen Rechnung. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht die elektronische Verarbeitung (Satz 3). Das Format entspricht entweder der europäischen Norm EN 16931 samt Syntaxliste nach der Richtlinie 2014/55/EU oder ist zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart und erlaubt die richtige und vollständige Extraktion der Pflichtangaben (Satz 6). Alles andere ist eine sonstige Rechnung (Satz 4): Papier und Formate wie ein PDF ohne integrierten Datensatz (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 7).

Als Beispiele zulässiger Formate nennt das BMF-Schreiben XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Rn. 25, 30) sowie Factur-X und Peppol-BIS Billing (Rn. 26). Welches zulässige Format gilt, ist zivilrechtlich zwischen den Parteien zu klären (Rn. 27).

Für wen die Pflicht gilt

Ausstellen. Eine E-Rechnung ist auszustellen, wenn Leistender und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind, die Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen geht und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG; Rn. 8, 12, 13). Keine E-Rechnung ist danach nötig:

• wenn einer der Beteiligten nicht im Inland ansässig ist (Rn. 16);
• bei Rechnungen an Privatkunden und an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (Rn. 19);
• bei Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 Satz 4 UStDV), außer bei Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV);
• bei Fahrausweisen (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV);
• bei Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmern (§ 34a Satz 4 UStDV).

Eine freiwillig ausgestellte E-Rechnung ist in diesen Fällen mit Zustimmung des Empfängers möglich, die formfrei und auch durch widerspruchslose Annahme erfolgen kann (Rn. 20, 22).

Empfangen. Jeder im Inland ansässige Unternehmer muss seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch ein Kleinunternehmer oder ein Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen (Rn. 17, 40, 62; ebenso die Hinweise des Bayerischen Landesamts für Steuern). Ein E-Mail-Postfach genügt (Rn. 40). Wer die Annahme verweigert oder technisch nicht empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine sonstige Rechnung (Rn. 42).

Stichtage und Odoo-Funktionen

Die Spalte „Odoo“ nennt nur, was die Odoo-Dokumentation oder der öffentliche Community-Quellcode für die Versionen 19.0 und 20.0 belegt. Menünamen stehen in den Bezeichnungen der englischsprachigen Dokumentation.

Umsätze ausgeführt	Pflicht nach UStG	Odoo 19.0 und 20.0
ab 1. Januar 2025	Empfangsbereitschaft bei Umsätzen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, keine Übergangsregel (Rn. 62). Ausstellen als E-Rechnung ohne Zustimmung des Empfängers möglich (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).	Empfang über Peppol: Dokumente werden mehrmals täglich abgerufen und als Lieferantenrechnung im Entwurf angelegt (Registrierung nach der Dokumentation auch in Community möglich) oder in der Dokumente-App abgelegt (Modul documents_account_peppol; Documents ist laut Editionsvergleich nur in Enterprise). Empfang per E-Mail-Alias des Einkaufsjournals: PDF- und XML-Dateien werden verarbeitet.
2025 und 2026 (Rechnung bis 31.12.2026)	Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, anderes elektronisches Format wie PDF bleibt zulässig (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).	Das Format je Kunde lässt sich im Kundenformular (Reiter „Accounting“, Bereich „Customer invoices“) festlegen; beim Senden erzeugt Odoo die XML-Datei der gewählten Variante und hängt sie an.
2027 (Rechnung bis 31.12.2027)	E-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr über 800.000 Euro lag; sonst bleibt Papier oder PDF mit Zustimmung zulässig, daneben EDI mit Zustimmung ohne Umsatzgrenze (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG).	Versand über Peppol an Empfänger, die im Peppol-Netz registriert sind; der Status wechselt auf „Done“, sobald die Rechnung beim Zugangspunkt des Empfängers zugestellt ist.
ab 2028	E-Rechnung Pflicht für alle bei Umsätzen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, mit den Ausnahmen oben (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG nach Ablauf der Übergangsregeln).	Der XRechnung-Export verlangt laut Community-Quellcode Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ausstellers in den Stammdaten.

Der Gesamtumsatz richtet sich nach § 19 Abs. 2 UStG; bei Organschaft zählt der Organkreis (Rn. 64). Die Grenze von 800.000 Euro betrifft den Aussteller der Rechnung.

Welche Odoo-Funktion in welcher Version belegt ist

Funktion	Odoo 19.0 (erschienen September 2025)	Odoo 20.0 (erschienen September 2026)	Beleg
Peppol-Registrierung, Versand und Empfang; Formate BIS Billing 3.0 und XRechnung CIUS; Deutschland ist für die Registrierung zugelassen	dokumentiert	dokumentiert, Text unverändert	Dokumentation „Electronic invoicing (EDI)“ beider Versionen; Registrierung nach der Dokumentation auch in Odoo Community möglich
Empfang per E-Mail-Alias: PDF und XML	dokumentiert	dokumentiert	Dokumentation „Document digitization“
Kundenformate „Germany (XRechnung)“ und „Germany (ZUGFeRD)“; XRechnung nach Kennung XRechnung 3.0	im Community-Quellcode	im Community-Quellcode	Zweige 19.0 und 20.0, Modul account_edi_ubl_cii
Import: Erkennung von XRechnung (UBL) und CII-XML, Auslesen in PDF eingebetteter Dateien	im Community-Quellcode	im Community-Quellcode	Zweige 19.0 und 20.0, Module account_edi_ubl_cii und account

Der Zweig 18.0 des Community-Quellcodes enthält die Kundenformate XRechnung und ZUGFeRD ebenfalls; die Dokumentation dieser Version haben wir nicht verglichen. Edition und Hosting nennt die Dokumentation für diese Funktionen nicht; die Peppol-Registrierung läuft über Odoos eigenen Zugangspunkt.

Was bei Verstößen droht

Ein eigener Bußgeldtatbestand ist in den geöffneten Quellen nicht benannt. Spürbar ist der Vorsteuerabzug: Er setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Wer E-Rechnungen schuldet und stattdessen eine sonstige Rechnung ausstellt, erfüllt die Vorgabe des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG nicht. Wie die Finanzverwaltung das im Einzelfall behandelt, etwa bei Berichtigung durch eine E-Rechnung oder bei Vertrauen auf die Übergangsregeln, regeln die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025; klären Sie solche Fälle mit Ihrer Steuerberatung.

Aufbewahrung der E-Rechnung

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen und maschinell auswertbar bleiben (Rn. 60 des BMF-Schreibens). Den Bildteil eines hybriden Formats verlangen die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 nur, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Angaben wie Buchungsvermerke enthält (Rz. 119 und 131). Wie Odoo Belege archiviert, behandeln Aufbewahrung in Odoo und GoBD und Odoo.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Prüfen Sie, ob ein Postfach oder Peppol-Zugang für den Empfang eingerichtet ist und wer eingehende E-Rechnungen sichtet (Pflicht seit 1. Januar 2025, Rn. 40).
2. Stellen Sie fest, ob Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag; davon hängt ab, ob die Pflicht für 2027 ausgeführte Umsätze schon gilt.
3. Legen Sie je Geschäftskunde in Deutschland ein Format fest und senden Sie eine Testrechnung, bevor Papier oder PDF nicht mehr genügt. Eine XRechnung können Sie im kostenlosen E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung (e-rechnung.elster.de) ansehen.
4. Pflegen Sie Telefonnummer und E-Mail des Ausstellers in den Stammdaten, wenn Sie XRechnungen aus Odoo erzeugen.
5. Stellen Sie sicher, dass der strukturierte Teil jeder empfangenen E-Rechnung unverändert aufbewahrt wird und nicht nur ein daraus erzeugtes PDF.
6. Halten Sie Ausnahmen fest (Auslandskunden, Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro), damit sie sich später gegenüber der Betriebsprüfung begründen lassen.