Umsatzsteuer-Voranmeldung aus Odoo über ELSTER

Was Sie vorab brauchen

• Odoo 19.0 oder 20.0 mit deutscher Lokalisierung. Das Paket Germany - Accounting (l10n_de) wird mit der Lokalisierung automatisch installiert, das ELSTER-Modul Germany - Elster Tax Submission (l10n_de_reports_elster) nicht.
• USt-IdNr. und Steuernummer (St.-Nr.) am Unternehmensdatensatz. Beide verlangt die Dokumentation für die Übermittlung.
• Einen Benutzer mit Zugriff auf die Buchhaltung. Der Testmodus verlangt den Entwicklermodus; Ausnahmen vom Sperrdatum legen nur Benutzer mit Administratorrechten der Buchhaltung an.
• Die Klärung der ELSTER-Anmeldung: ELSTER nennt für die authentifizierte Übermittlung eine einmalige, kostenlose Registrierung in Mein ELSTER (Seite „Unternehmer“ auf elster.de). Die Odoo-Dokumentation erwähnt diese Anmeldung nicht; fragen Sie vor der ersten Echtübermittlung nach.

Die Menünamen folgen der englischsprachigen Odoo-Dokumentation; in der deutschen Oberfläche können sie abweichend heißen.

Was das Gesetz verlangt

Die Voranmeldung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln, und die selbst berechnete Vorauszahlung ist bis dahin zu entrichten (§ 18 Abs. 1 Satz 1 und 4 UStG). Das Finanzamt kann auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten (Satz 2). Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr; war die Steuer des Vorjahres höher als 9.000 Euro, ist es der Kalendermonat (§ 18 Abs. 2 Satz 1 und 2 UStG). Bei Vorjahressteuer bis 2.000 Euro kann das Finanzamt von der Pflicht zur Voranmeldung befreien (Satz 3). Für Unternehmen, die ihre Tätigkeit neu aufnehmen oder im Vorjahr nur teilweise ausgeübt haben, gelten Sonderregeln: Kalendermonat nach Satz 4 und 5, für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 mit abweichender Berechnung der maßgeblichen Steuer (Satz 6). Klären Sie den Zeitraum in diesen Fällen mit dem Finanzamt.

Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Fristen für Übermittlung und Zahlung um einen Monat (§ 46 UStDV). Der Antrag ist spätestens bis zur Fälligkeit der ersten betroffenen Voranmeldung elektronisch zu stellen (§ 48 Abs. 1 UStDV). Wer monatlich voranmeldet, muss dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres leisten (§ 47 Abs. 1 UStDV); bei nur teilweise ausgeübter Tätigkeit im Vorjahr oder neu begonnener Tätigkeit wird sie anders berechnet (§ 47 Abs. 2 und 3 UStDV).

Schritt für Schritt: Voranmeldung aus Odoo übermitteln

Schritt 1: ELSTER-Modul installieren

Öffnen Sie die Apps, suchen Sie Germany - Elster Tax Submission und installieren Sie das Modul. Prüfen Sie danach, dass es in der Modulliste als installiert steht.

Schritt 2: Unternehmensdaten ausfüllen

Öffnen Sie in den Einstellungen unter „Companies“ die Funktion „Update Info“ und tragen Sie USt-IdNr. und Steuernummer ein. Prüfen Sie beide Angaben auf Tippfehler. Die Prüfung „Company data“ vor dem Validieren meldet fehlende Angaben wie die VAT-Nummer.

Schritt 3: Probelauf im Testmodus (optional, Administrator, Entwicklermodus)

Aktivieren Sie den Entwicklermodus, öffnen Sie Settings ‣ Technical ‣ System Parameters, legen Sie mit „New“ den Parameter l10n_de_reports_elster.elster_proxy_mode mit dem Wert test an und speichern Sie. Dann nutzen Sie die ELSTER-Anbindung, ohne echte Daten zu senden. Wie Sie zum Echtbetrieb zurückkehren, beschreibt die Dokumentation nicht; stellen Sie vor der ersten echten Übermittlung sicher, dass der Parameter nicht mehr auf test steht.

Schritt 4: Periodizität einstellen

Öffnen Sie Accounting ‣ Configuration ‣ Settings, Bereich „Tax Return Periodicity“. Wählen Sie die Periodizität, die zu Ihrem Voranmeldungszeitraum nach § 18 Abs. 2 UStG passt (bei neuen Unternehmen die Sonderregeln beachten), legen Sie fest, wann Odoo an die Frist erinnern soll, und prüfen Sie das Journal der Voranmeldung.

Schritt 5: Buchungen des Zeitraums abschließen

Buchen Sie alle steuerrelevanten Rechnungen und Belege des Zeitraums. Setzen Sie bei Leistungen, die vor der Rechnung erbracht wurden, das Feld „Taxable Supply Date“, damit die Umsatzsteuer in der richtigen Periode erfasst wird. Ist die frühere Periode bereits gesperrt, bucht Odoo den Beleg in die aktuell offene Periode.

Schritt 6: Voranmeldung prüfen und validieren

Öffnen Sie Accounting ‣ Accounting ‣ Tax Returns und klicken Sie die Zeile des Zeitraums an. Je nach Lokalisierung zeigt Odoo Prüfungen zu Bankabgleich, Belegen, Unternehmensdaten, Entwürfen, negativen Beträgen und Steuer-Länder-Zuordnung. Beheben Sie jede fehlgeschlagene Prüfung oder setzen Sie sie bewusst auf „Reviewed“ oder „Supervised“. Klicken Sie dann „Validate“ und, falls ein Fenster „Lock“ erscheint, „Lock“. Odoo setzt das Sperrdatum für die Voranmeldung und bucht den Abschlussbeleg im Journal „Tax Returns“.

Schritt 7: Voranmeldung ansehen und übermitteln

Öffnen Sie in der Ansicht „Tax Return“ den Bericht der Voranmeldung (Umsatzsteuervoranmeldung) und prüfen Sie ihn. Klicken Sie danach „Submit“. Mit der Übermittlung der Voranmeldung sendet das Modul die Daten an ELSTER. Folgen Sie, falls ein Fenster „Submission Instructions“ erscheint, den Hinweisen und klicken Sie „Mark as Submitted“.

Schritt 8: Zahlung veranlassen

Ist eine Zahlung nötig, öffnet Odoo nach der Übermittlung das Fenster „Payment“ mit den Zahlungsdaten. Zahlen Sie die Vorauszahlung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 Satz 4 UStG), bei gewährter Dauerfristverlängerung einen Monat später (§ 46 UStDV), und klicken Sie danach „Mark Paid“. Alternativ verschicken Sie die Zahlungsdaten mit „Send“. Die erzeugte CPA005-Datei im Chatter ist laut Dokumentation für den Bankimport gedacht.

So prüfen Sie das Ergebnis

Öffnen Sie die Voranmeldung noch einmal. Im Chatter müssen die XML-Datei für ELSTER, die CPA005-Datei und die Steuerberichte stehen. Die Schritte „Review“, „Submit“ und „Pay“ der Zeile sind grün, sobald sie erledigt sind; nach „Mark Paid“ verschwindet die Zeile aus der Ansicht „Tax Return“. Den Nachweis finden Sie dann im Journal „Tax Returns“ auf dem Dashboard, das alle gebuchten Abschlussbelege zeigt. Vergleichen Sie die Summen der Voranmeldung mit dem Bericht „Tax return“ der Buchhaltung und mit der Zahlung auf dem Bankkonto.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Keine ELSTER-Anbindung in der Voranmeldung	Modul l10n_de_reports_elster nicht installiert	Modul in den Apps installieren (Schritt 1)
Prüfung „Company data“ schlägt fehl	USt-IdNr. oder Steuernummer fehlt am Unternehmen	Unternehmensdaten ergänzen (Schritt 2)
Prüfung „Draft entries“ schlägt fehl	Entwürfe im Zeitraum	Buchen oder mit anderem Buchungsdatum versehen (Schritt 5)
Beleg erscheint in der Folgeperiode	Zeitraum war bereits gesperrt	Taxable Supply Date und Sperrdatum prüfen (Schritt 5)
Beleg nach dem Validieren ändern	Periode ist gesperrt	Korrektur in der Folgeperiode buchen; Zurücksetzen nur mit Ausnahme vom Sperrdatum (Administrator)
Übermittlung soll nicht aus Odoo laufen	Vorgabe der Steuerberatung	XML-Datei aus dem Chatter manuell auf elster.de hochladen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuerberatung für Dauerfristverlängerung, Befreiung von der Voranmeldung, Sondervorauszahlung und Korrekturen übermittelter Voranmeldungen. Bei Fehlern der ELSTER-Anbindung selbst wenden Sie sich an den Odoo-Support oder Ihren Implementierungspartner.