Kassenmeldepflicht mit Odoo: Was der Betreiber tun muss

Was § 146a Abs. 4 AO verlangt

§ 146a Abs. 4 Satz 1 der Abgabenordnung (AO) verlangt, dem für Sie zuständigen Finanzamt die Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems „nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung” mitzuteilen. Der Gesetzestext zählt acht Angaben auf: Name des Steuerpflichtigen, Steuernummer, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), Art des elektronischen Aufzeichnungssystems, Anzahl der verwendeten Systeme, deren Seriennummer sowie Datum der Anschaffung und Datum der Außerbetriebnahme. Nach Satz 2 ist die Mitteilung binnen eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu erstatten.

Eine Erstmeldung für vor 2020 angeschaffte Systeme sah bereits Art. 97 § 30 Abs. 1 Satz 2 EGAO vor. Ein elektronisches Übermittlungsverfahren stand nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 aber erst ab 1. Januar 2025 bereit; die Pflicht war zuvor ausgesetzt. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme reichte eine Meldung bis zum 31. Juli 2025; für Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen wurden, gilt die Monatsfrist des § 146a Abs. 4 Satz 2 AO.

Für wen die Meldepflicht gilt

Die Pflicht trifft den Steuerpflichtigen, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst. Als solche gelten elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Wer ohne ein solches System aufzeichnet, etwa mit der offenen Ladenkasse, ist nicht meldepflichtig; die allgemeinen Aufzeichnungspflichten bleiben bestehen. § 146a AO gilt seit 1. Januar 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 Satz 1 EGAO) und nennt keine Umsatzgrenze.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (§ 1 Abs. 2 KassenSichV) haben eigene Melde- und Übergangsregeln; dieser Artikel behandelt sie nicht. Die Meldepflicht hängt an Ihrer Verwendung des Systems, nicht an der Software-Version: Sie gilt für jede Odoo-Edition und jedes Hosting gleichwohl, sobald Sie mit der Kasse aufzeichnungspflichtige Vorgänge erfassen. Wie Sie die Odoo-Kasse mit einer zertifizierten TSE einrichten, behandelt der Artikel Odoo-Kasse und TSE in Deutschland.

Wie die Meldung abläuft

Die Mitteilung ist nach Nr. 1.16.1 des AEAO zu § 146a (BMF-Schreiben vom 30. Juni 2023) grundsätzlich nur wirksam, wenn sie elektronisch über das Programm Mein ELSTER oder über kompatible eigene oder Drittanbieter-Software mit der ERiC-Schnittstelle erfolgt. Das Verfahren kennt eine einheitliche Meldeart; ob eine Meldung eine Anmeldung, eine Abmeldung oder eine Korrektur ist, ergibt sich aus den übermittelten Daten (Nr. 1.16.1.3 AEAO).

Drei Regeln bestimmen den Umfang der Meldung:

• Die Mitteilung ist getrennt für jede Betriebsstätte abzugeben, und sie muss bei jeder Meldung stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Betriebsstätte enthalten (Nr. 1.16.1.4 AEAO).
• Vor der Abmeldung einer Kasse muss die Anschaffung bereits gemeldet sein; das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 ordnet diese Reihenfolge für die Außerbetriebnahme ausdrücklich an.
• Als Ordnungskriterium übermitteln Sie Ihre Steuernummer, zusätzlich optional Ihre Identifikationsnummer nach § 139b AO; nach der Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) nach § 139c AO ist diese zu übermitteln (Nr. 1.16.2.1 AEAO).

Welche Angaben aus Odoo in die Meldung gehören

Die folgende Tabelle ordnet die acht Pflichtangaben des § 146a Abs. 4 Satz 1 AO den Daten zu, die die Odoo-Dokumentation 20.0 (Seite „Germany“, Abschnitt Point of sale) für die Kassenmodule „Germany - Certification for Point of Sale“ (l10n_de_pos_cert) beschreibt, und zeigt, wo Sie fehlende Angaben beschaffen. Der Editionsvergleich von Odoo führt die App Point of Sale in Community und Enterprise; die verwalteten Hostings Odoo Online und Odoo.sh bietet Odoo nur mit Enterprise an, Community läuft auf eigenem Server. Zur deutschen Lokalisierung gehört nach der Odoo-Dokumentation 20.0 auch das Modul „Germany - Certification for Point of Sale“ (l10n_de_pos_cert), das mit der Lokalisierung automatisch installiert wird. Ob die Module in Ihrer Installation angeboten werden, prüfen Sie in der App-Liste Ihrer Instanz; die Dokumentation beschreibt ihre Installation über diese Liste.

Angabe nach § 146a Abs. 4 Satz 1 AO	Aus Odoo 20.0	Ihre Quelle, falls Odoo sie nicht liefert
1. Name des Steuerpflichtigen	Firmenstamm: Feld Company Name (Einstellungen, Update Info)	Handelsregister oder Gewerbeanmeldung
2. Steuernummer	Firmenstamm: Feld St.-Nr.	Steuerlicher Bescheid oder ELSTER-Zugang
3. Art der zertifizierten TSE (Zertifizierungs-ID und TSE-Seriennummer, Nr. 1.16.2.2 AEAO)	Nicht dokumentiert	Anbieter der TSE; Zertifizierungs-ID im BSI-Verzeichnis prüfen
4. Art des Aufzeichnungssystems	Nicht dokumentiert	Auswahlliste des Meldeverfahrens (Nr. 1.16.2.3 AEAO)
5. Anzahl der Systeme je Betriebsstätte	Nicht dokumentiert; die Konfiguration zeigt, für welche Point-of-Sale-Kassen eine TSS angelegt ist	Eigene Geräteübersicht; bei Verbundsystemen jedes einzelne Gerät (Nr. 1.16.2.4 AEAO)
6. Seriennummer des Aufzeichnungssystems	Nicht dokumentiert	Rechnung oder Hersteller des Kassengeräts (Nr. 1.16.2.5 AEAO)
7. Datum der Anschaffung	Nicht dokumentiert	Kaufvertrag oder Rechnung; bei Miete, Leasing oder Leihe der Vertragsbeginn (Nr. 1.16.2.6 AEAO)
8. Datum der Außerbetriebnahme	Nicht dokumentiert	Ihre Betriebsentscheidung; Untergang und Abhandenkommen zählen dazu (Nr. 1.16.1.2 AEAO)

Die Fiskaly-Felder, die Odoo nach der dokumentierten Einrichtung anzeigt, helfen Ihnen bei der Zuordnung: Nach der Dokumentation bezeichnet die Fiskaly Organization ID Ihr Unternehmen auf der Seite von fiskaly, die TSS ID Ihre TSS und die Fiskaly Client ID Ihre Kasse (POS). Ob eine dieser Kennungen der zu meldenden Seriennummer entspricht, sagt die Dokumentation nicht; lassen Sie das bei Ihrem Anbieter bestätigen. Das Meldeverfahren verlangt die Seriennummer der TSE mit Zertifizierungs-ID (Nr. 1.16.2.2 AEAO) sowie die Seriennummer des Aufzeichnungssystems; diese ist herstellerabhängig und nach Nr. 1.16.2.5 AEAO von der Seriennummer der TSE sowie der Zertifizierungs-ID zu unterscheiden. Die Zertifizierungs-ID der TSE hat nach Nr. 1.16.2.2 AEAO das Format BSI-K-TR-nnnn-yyyy oder BSI-K-TR-nnnn-yyyy-MA-ZZ.

Odoo dokumentiert für die deutsche Kasse kein eigenes Meldeverfahren. Auch nach dem dokumentierten Ablauf der Fiskaly-Registrierung bleibt die Meldung ans Finanzamt ein eigener Schritt über Mein ELSTER oder ERiC-kompatible Software.

Fristen im Betriebsalltag

Drei Situationen lösen die Monatsfrist aus: die Anschaffung einer Kasse, ihre Außerbetriebnahme und bei Miete oder Leasing der Beginn des Vertrags. Zählen Sie die Frist vom jeweiligen Ereignis, nicht vom Go-live oder vom Abschluss eines Wartungsvertrags. Ob ein Umzug in eine andere Betriebsstätte eine neue Meldung auslöst, sagt der Wortlaut nicht; er nennt Anschaffung und Außerbetriebnahme als Meldeanlässe. Klären Sie einen geplanten Umzug im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und nicht mehr vorgehalten werden, sind nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 nur zu melden, wenn die Anschaffung zu diesem Zeitpunkt bereits gemeldet war. Diese Ausnahme gilt für jede endgültige Außerbetriebnahme vor dem 1. Juli 2025, auch nach dem Start des Verfahrens am 1. Januar 2025; erst für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene Systeme gilt die Monatsfrist.

Was bei Verstößen droht

Der Katalog der Steuergefährdung in § 379 AO zählt die Tatbestände auf, die als Ordnungswidrigkeit geahndet werden können. Die unterlassene oder fehlerhafte Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO nennt dieser Katalog nicht. Genannt sind dagegen unter anderem der Verstoß gegen die Pflicht, Vorgänge ordnungsgemäß aufzuzeichnen (Nr. 3), und der Verstoß gegen die Pflicht, das System zu verwenden oder zu schützen (Nr. 4 und 5); für sie kann eine Geldbuße bis zu 25.000 Euro drohen, wenn vorsätzliches oder leichtfertiges Handeln Steuerverkürzung ermöglicht (§ 379 Abs. 6 AO). Unabhängig davon bleibt die Pflicht bestehen: Korrigieren Sie fehlerhafte Meldungen unverzüglich nach Kenntnis, spätestens bis zum Ablauf der Monatsfrist, und nehmen Sie alle Kassen der Betriebsstätte in die korrigierende Meldung auf (Nr. 1.16.3 AEAO).

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Listen Sie je Betriebsstätte alle elektronischen Aufzeichnungssysteme auf; vergleichen Sie die Point-of-Sale-Kassen mit einer angelegten TSS in der Odoo-Konfiguration mit Ihren Geräteunterlagen.
2. Prüfen Sie im Firmenstamm von Odoo (Einstellungen, Update Info) Firmenname, St.-Nr. und W-IdNr.; die Steuernummer ist Pflichtangabe der Meldung.
3. Fordern Sie bei Ihrem Anbieter Zertifizierungs-ID und Seriennummer der eingesetzten TSE an und gleichen Sie die Zertifizierungs-ID mit dem BSI-Verzeichnis ab.
4. Ergänzen Sie die Seriennummer jedes Kassengeräts sowie Anschaffungsdatum beziehungsweise Vertragsbeginn aus Rechnung oder Vertrag.
5. Melden Sie jedes System binnen eines Monats über Mein ELSTER oder ERiC-kompatible Software, je Betriebsstätte mit allen dort eingesetzten Kassen.
6. Melden Sie die Außerbetriebnahme einer Kasse binnen eines Monats; ist die Anschaffung noch nicht gemeldet, melden Sie vorher die Anschaffung (Reihenfolge nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Dazu zählen Untergang und Abhandenkommen (etwa Diebstahl). Ein Defekt allein genügt nicht, er wird erst mit der endgültigen Außerbetriebnahme meldepflichtig.
7. Bewahren Sie die Eingangsbestätigung der Meldung und die zugrunde liegenden Geräteunterlagen zusammen mit Ihren Buchführungsunterlagen auf.