Zusammenfassende Meldung und innergemeinschaftliche Lieferungen

Was die Zusammenfassende Meldung verlangt

Wer steuerfreie Warenlieferungen in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ausführt, meldet das dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Die Zusammenfassende Meldung (ZM) wird nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle übermittelt, für jeden Meldezeitraum mit meldepflichtigen Umsätzen gesondert (§ 18a Abs. 1 Satz 1 UStG), und die Frist endet am 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums; aus Härtegründen kann das Finanzamt auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichten (§ 18a Abs. 5 UStG).

In der ZM stehen je Erwerber dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die Summe der Bemessungsgrundlagen und die Umsatzart (§ 18a Abs. 7 Satz 1 UStG); je Erwerber sind höchstens drei Zeilen vorgesehen, eine für Warenlieferungen, eine für sonstige Leistungen und eine für Dreiecksgeschäfte. Dieselben Beträge sind in der Umsatzsteuer-Voranmeldung gesondert zu erklären (§ 18b UStG); die Erklärung in der Voranmeldung führt beim BZSt automatisiert zu einer Abgabepflicht für die ZM (BZSt, Fragen und Antworten zur ZM).

Wer melden muss – und wer nicht

Drei Umsatzarten sind meldepflichtig: innergemeinschaftliche Warenlieferungen (§ 18a Abs. 6 UStG in Verbindung mit § 6a Abs. 1 UStG), im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte steuerpflichtige sonstige Leistungen, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs. 2 UStG), und Lieferungen im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts (§ 25b Abs. 2 UStG).

Eine Lieferung zählt nur dann als innergemeinschaftliche Lieferung, wenn der Gegenstand in einen anderen Mitgliedstaat befördert oder versendet wird, der Abnehmer eine der in § 6a Abs. 1 Nr. 2 UStG genannten Personen ist, der Erwerb dort den Vorschriften der Umsatzbesteuerung unterliegt und, außer im Fall des Buchst. c, der Abnehmer gegenüber dem Unternehmer eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte gültige USt-IdNr. verwendet (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG). Nr. 2 unterscheidet drei Fälle: den in einem anderen Mitgliedstaat für Zwecke der Umsatzsteuer erfassten Unternehmer, der den Gegenstand für sein Unternehmen erwirbt (Buchst. a), die dort erfasste juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder den Gegenstand nicht für ihr Unternehmen erwirbt (Buchst. b), und bei einem neuen Fahrzeug jeden anderen Erwerber (Buchst. c). Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. sind von der Meldepflicht ausgenommen (§ 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG).

Kleinunternehmer, die § 19 Abs. 1 UStG anwenden, müssen keine ZM abgeben (§ 18a Abs. 4 UStG). Warenbezüge aus anderen Mitgliedstaaten gehören nicht in die Meldung, und für Zeiträume ohne meldepflichtige Umsätze ist keine Nullmeldung vorgesehen (BZSt, Fragen und Antworten zur ZM). Eine Organgesellschaft gibt ihre ZM mit eigener USt-IdNr. ab, auch wenn die Umsätze umsatzsteuerlich dem Organträger zugerechnet werden (BZSt, Abgabepflicht).

Für die Konsignationslagerregelung nach § 6b UStG sind Beförderungen, Versendungen und ein Erwerberwechsel zusätzlich anzugeben (§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 2a UStG); nach Auskunft des BZSt erlaubt das elektronische Verfahren diese Angaben derzeit nicht, dafür steht ein amtlicher Vordruck bereit (BZSt, Fragen und Antworten zur ZM).

Meldezeitraum und Frist

Umsatzart	Meldezeitraum	Frist
Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte, Summe über 50.000 Euro im laufenden oder in einem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre	Kalendermonat	25. Tag nach Ablauf des Monats
Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte, Summe jeweils nicht mehr als 50.000 Euro im laufenden und in den vier vorangegangenen Kalendervierteljahren (Wahlrecht des Unternehmers)	Kalendervierteljahr	25. Tag nach Ablauf des Quartals
im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtige sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG mit Steuerschuld des in einem anderen Mitgliedstaat ansässigen Leistungsempfängers	Kalendervierteljahr	25. Tag nach Ablauf des Quartals
Jahreszahler mit Befreiung von den Voranmeldungen nach § 18a Abs. 9 UStG	Kalenderjahr	25. Tag nach Ablauf des Jahres

Der Meldezeitraum für Warenlieferungen hängt an der Summe der Bemessungsgrundlagen aus Warenlieferungen und Dreiecksgeschäften. Beträgt sie weder im laufenden noch in einem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre mehr als 50.000 Euro, kann die ZM bis zum 25. Tag nach Ablauf des Quartals übermittelt werden (§ 18a Abs. 1 Satz 2 UStG). Wird die Grenze im laufenden Quartal überschritten, ist bis zum 25. Tag nach Ablauf dieses Monats für ihn und die abgelaufenen Monate des Quartals zu melden (Satz 3); danach bleibt es beim Monatsrhythmus. Der Wechsel tritt automatisch ein; eine Mitteilung des BZSt über den geänderten Meldezeitraum gibt es nicht (BZSt, Fristen und Fragen und Antworten zur ZM). Wer die Quartalsregel nicht nutzt, zeigt das in der ersten Monats-ZM durch Markieren eines Feldes an (§ 18a Abs. 1 Satz 4 UStG; BZSt, Anleitung zur Zusammenfassenden Meldung).

Sonstige Leistungen, die im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtig sind und für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs. 2 UStG), sind bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres zu melden (§ 18a Abs. 2 Satz 1 UStG); wer monatlich meldet, trägt sie in der ZM des letzten Quartalsmonats ein (Satz 2) oder nimmt sie nach Anzeige in die Monats-ZM auf (§ 18a Abs. 3 UStG). Jahreszahler mit Befreiung von den Voranmeldungen melden bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalenderjahres, wenn § 18a Abs. 9 UStG erfüllt ist. Die Dauerfristverlängerung der Voranmeldung gilt für die ZM nicht (BZSt, Fristen).

Was jede ZM-Zeile enthält

Nach der Anleitung des BZSt trägt jede Meldung in Kennzahl 01 die eigene USt-IdNr. und in Kennzahl 02 den Meldezeitraum; eine Berichtigung kennzeichnet Kennzahl 03. Die Umsatzart wird gekennzeichnet: sonstige Leistungen mit der Ziffer 1, Dreiecksgeschäfte mit der Ziffer 2; Warenlieferungen bleiben ohne Kennzeichnung. Beträge in fremder Währung sind auf Euro umzurechnen (§ 18a Abs. 7 Satz 2 UStG in Verbindung mit § 16 Abs. 6 UStG).

Von der Rechnung zur ZM-Zeile: die Datencheckliste

In Odoo entstehen die Zahlen der ZM in der Buchhaltung: Land und USt-IdNr. am Kundenkontakt, daraus die Steuerposition, daraus die Steuer auf der Rechnungszeile. Steuernamen, Steuerposition und Berichtszeilen der folgenden Tabelle sind im öffentlichen Community-Quellcode der deutschen Lokalisierung belegt (Zweige 19.0 und 20.0); eine entsprechende Voreinstellung der Enterprise-Ausgabe, von Odoo Online oder von Odoo.sh ist daraus nicht abgeleitet und kann in Ihrer Datenbank abweichen. Stimmen Sie die Bezeichnungen deshalb dort ab. Die Tabelle nennt die Bausteine der deutschen Lokalisierung und ordnet jeder Angabe der ZM den Prüfpunkt zu.

Angabe in der ZM	Rechtsgrundlage	Woher in Odoo	Was Sie prüfen
eigene USt-IdNr. (Kennzahl 01)	§ 18a Abs. 1 Satz 1 UStG	Feld USt-IdNr. am Unternehmensdatensatz	dass die Nummer des meldenden Unternehmens steht, bei einer Organgesellschaft deren eigene
Meldezeitraum (Kennzahl 02)	§ 18a Abs. 1, 8 UStG	Rechnungsdatum und Leistungsdatum der Rechnung; das Feld Taxable Supply Date (Leistungsdatum) wirkt laut Dokumentation auf Buchungsdatum und Umsatzsteuerperiode, bei gesperrter Vorperiode auf die offene Periode	dass die Zuordnung nach § 18a Abs. 8 UStG anhand von Rechnungs- und Leistungsdatum stimmt und keine Lieferung in einem zu späten Zeitraum erscheint; eine eigene Zuordnung des ZM-Meldezeitraums beschreibt die Dokumentation nicht
USt-IdNr. des Erwerbers (Spalte 1)	§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 1 Buchst. a, § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG	Feld USt-IdNr. (englisch Tax ID) am Kundenkontakt	dass die Nummer von einem anderen Mitgliedstaat als Deutschland erteilt ist und unter ihr die Lieferung ausgeführt wurde, und dass die Prüfung sie als gültig meldet; der Sitzstaat des Abnehmers muss nicht übereinstimmen
Summe der Bemessungsgrundlagen (Spalte 2)	§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 1 Buchst. b, § 10 Abs. 1 UStG	Nettobetrag der Zeilen mit der Steuer 0% EU D (Steuerfreie innergem. Lieferung § 4 Abs. 1b UStG)	dass die Steuer auf jeder betroffenen Zeile steht und Rechnungen in fremder Währung nach § 16 Abs. 6 UStG umgerechnet sind
Kennzeichnung sonstige Leistung (Spalte 3, Ziffer 1)	§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 3 UStG	Steuer 0% EU (0% Steuerfreie Leistung EU); im Community-Quellcode inaktiv, vor der Verwendung aktivieren und der Rechnungszeile selbst zuordnen	dass die Leistung im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtig ist und der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs. 2 UStG) und dass sie im Zeitraum der Ausführung gemeldet wird (§ 18a Abs. 8 Satz 2 UStG)
Kennzeichnung Dreiecksgeschäft (Spalte 3, Ziffer 2)	§ 18a Abs. 7 Satz 1 Nr. 4, § 25b Abs. 2 UStG	Steuer 0% TT F (0% Umsatzsteuer Dreiecksgeschäft erster Abnehmer)	dass die Voraussetzungen des § 25b Abs. 2 UStG vorliegen und die USt-IdNr. des letzten Abnehmers erfasst ist
Gegenprobe: Zeile 41 des Steuerberichts	§ 18b UStG	Zeile 41 „An Abnehmer mit USt-IdNr.“ im Steuerbericht des Zeitraums (Zeile 21 für sonstige Leistungen, Zeile 42 für Dreiecksgeschäfte)	dass die Summe der Zeile 41 zur Summe der Warenlieferungszeilen der ZM passt

Im Community-Quellcode der deutschen Lokalisierung (Zweige 19.0 und 20.0; die Vorlagendateien sind in beiden Zweigen gleich) ist die Steuerposition „Geschäftspartner EU (mit USt-ID)“ für die Ländergruppe „European Union VAT“ mit dem Kennzeichen „automatisch anwenden“ hinterlegt; das Kennzeichen „USt-IdNr. erforderlich“ trägt sie in der Vorlage SKR03, in der Vorlage SKR04 in beiden Zweigen dagegen nicht. Bei Warenlieferungen ersetzt sie die inländischen Verkaufssteuern 19 % und 7 % automatisch durch die Steuer „0% EU D“ (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung nach § 4 Abs. 1b UStG); diese trägt im Quellcode die Herkunftssteuern 19 % und 7 %. Die Steuer „0% EU“ („0% Steuerfreie Leistung EU“) für sonstige Leistungen ist dort inaktiv und trägt keine Herkunftssteuer, wird also nicht automatisch ersetzt; für Leistungen aktivieren Sie sie und wählen sie auf der Rechnungszeile selbst. Eine entsprechende Voreinstellung der Enterprise-Ausgabe ist daraus nicht belegt. Dass Steuerpositionen automatisch, manuell oder am Geschäftspartner hinterlegt angewendet werden, beschreibt die Odoo-Dokumentation; bei eingeschalteter Funktion „USt-Identifikationsnummern überprüfen“ (englisch Verify VAT Numbers) wird eine Steuerposition mit dem Kennzeichen „USt-IdNr. erforderlich“ nur noch automatisch angewendet, wenn am Kontakt das Kennzeichen „Innergemeinschaft gültig“ (englisch Intra-Community Valid) gesetzt ist. Das betrifft die Vorlage SKR03; die Vorlage SKR04 trägt dieses Kennzeichen nicht und wird automatisch allein anhand der Ländergruppe angewendet. Odoo setzt das Kennzeichen „Innergemeinschaft gültig“ anhand der Prüfung über VIES (deutsch MIAS) und hebt es wieder auf; die Dokumentation erlaubt ausdrücklich, es manuell zu übersteuern, wenn die automatische Prüfung falsch liegt, und protokolliert die Änderung im Chatter. Für die manuelle Anwendung am Beleg und die am Geschäftspartner hinterlegte Voreinstellung nennt die Dokumentation diese Bedingung nicht. Bleibt die automatische Zuordnung aus und ändert auch keine manuell oder am Kontakt hinterlegte Steuerposition die Steuern, trägt die Rechnung die sonst geltenden Steuern – bei inländischen Sätzen die deutsche Umsatzsteuer –, und die Zeile 41 bleibt leer; prüfen Sie deshalb die tatsächlich auf der Rechnung verrechneten Steuern.

Steuernamen, Steuerposition und Berichtszeilen stammen aus dem öffentlichen Quellcode der deutschen Lokalisierung in den Zweigen 19.0 und 20.0; in Ihrer Datenbank können sie abweichen. Menüpfade sind wie in der Odoo-Dokumentation englisch genannt: Accounting ‣ Configuration ‣ Fiscal Positions, Accounting ‣ Configuration ‣ Settings und Accounting ‣ Configuration ‣ Taxes. Die deutsche Lokalisierung unterstützt die Kontenrahmen SKR03 und SKR04; welcher installiert ist, steht im Feld Package unter Accounting ‣ Configuration ‣ Settings, und in einer neuen Odoo-Online-Datenbank ist laut Dokumentation SKR03 voreingestellt.

Welche Rechnung in welchen Zeitraum gehört

Für Warenlieferungen gilt der Meldezeitraum, in dem die Rechnung ausgestellt wird, spätestens aber der Meldezeitraum, in dem der auf die Ausführung folgende Monat endet (§ 18a Abs. 8 Satz 1 UStG); für sonstige Leistungen und Dreiecksgeschäfte zählt der Zeitraum der Ausführung (Satz 2). Dieselbe Zuordnung verlangt § 18b UStG für die Voranmeldung.

Beispiel mit der Annahme einer monatlichen ZM-Abgabe; bei vierteljährlicher Meldung nach § 18a Abs. 1 Satz 2 UStG oder jährlicher Meldung nach Abs. 9 ist der Meldezeitraum das Kalendervierteljahr beziehungsweise das Kalenderjahr: Eine Lieferung geht im Juni an einen Abnehmer in Frankreich, die Rechnung datiert auf den 5. August. Meldezeitraum des Rechnungsmonats wäre der August, zulässig ist die Angabe aber nur bis zu dem Meldezeitraum, in dem der auf die Ausführung folgende Monat endet, hier der Juli. Die Lieferung gehört damit spätestens in die ZM für Juli und darf in der August-Meldung nicht erneut auftauchen; ist die Juli-Meldung schon abgegeben, berichtigen Sie sie innerhalb eines Monats nach Kenntnis des Fehlers (§ 18a Abs. 10 UStG).

In Odoo steuert das Feld „Taxable Supply Date“ (Leistungsdatum) für vor der Rechnungserstellung erbrachte Lieferungen und Leistungen das Buchungsdatum der Rechnung und die zugehörige Umsatzsteuer, sodass der Buchungssatz in der richtigen Periode erfasst wird; ist die Vorperiode über Sperrdaten (englisch Lock Dates) gesperrt, wird der Buchungssatz automatisch in der aktuellen offenen Periode erfasst (Odoo-Dokumentation 19.0 und 20.0, Germany, Taxable supply date). Eine eigene Zuordnung des ZM-Meldezeitraums beschreibt die Dokumentation nicht; prüfen Sie die Zuordnung deshalb nach § 18a Abs. 8 UStG am Rechnungs- und Leistungsdatum.

Der Bericht EC Sales List und die Übermittlung

Die Dokumentation der deutschen Lokalisierung nennt unter den deutschen Berichten eine EC Sales List. Wie dieser Bericht seine Zeilen bildet, beschreibt die Seite nicht; die Buchhaltungsberichte ordnet der Editionsvergleich der Enterprise-Ausgabe zu. Prüfen Sie den Bericht deshalb gegen die Gegenprobe aus Zeile 41 und gegen die Gliederung des BZSt-Vordrucks, bevor Sie die Zahlen übertragen. Wie Steuern und Steuerpositionen in Odoo zusammenspielen, beschreibt Umsatzsteuer in Odoo: Steuern und Steuerpositionen.

Eine Übermittlung der ZM aus Odoo heraus beschreibt die Dokumentation nicht; als ELSTER-Anbindung führt sie das manuell zu installierende Modul Germany - Elster Tax Submission (l10n_de_reports_elster) für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Diesen Weg zeigt Umsatzsteuer-Voranmeldung aus Odoo über ELSTER. Für die ZM stehen nach Auskunft des BZSt das ELSTER-Dienstleistungsportal und das BZSt-Online-Portal bereit, das Massenmelder nutzen müssen; die Zertifikate beider Portale sind zeitlich begrenzt (BZSt, Fragen und Antworten zur ZM).

Was bei Fehlern droht

Wer die ZM vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgibt oder eine Berichtigung nach § 18a Abs. 10 UStG nicht oder nicht rechtzeitig vornimmt, handelt ordnungswidrig; möglich ist eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro, Verwaltungsbehörde ist das BZSt (§ 26a Abs. 2 Nr. 5, Abs. 3 und 4 UStG). Erinnert das BZSt ohne Erfolg, kann es die Abgabe mit Zwangsgeld erzwingen; dessen Zahlung erledigt die Abgabepflicht nicht (BZSt, Fragen und Antworten zur ZM).

Das BZSt prüft die ausländischen USt-IdNr. auf Gültigkeit und Schlüssigkeit und gleicht sie mit dem Datenbestand der anderen Mitgliedstaaten ab. Bei ungültigen oder im Meldezeitraum nicht gültigen Nummern folgt eine Aufforderung zur Berichtigung innerhalb eines Monats (§ 18a Abs. 10 UStG; BZSt, Fragen und Antworten zur ZM).

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Prüfen Sie die USt-IdNr. jedes EU-Kunden im Kontakt und lassen Sie sie über VIES bestätigen; eine manuelle Übersteuerung ist möglich und wird im Chatter protokolliert.
2. Kontrollieren Sie vor dem Melden, dass die Warenlieferungen die Voraussetzungen des § 6a Abs. 1 UStG erfüllen – Beförderung oder Versendung in einen anderen Mitgliedstaat, Erwerb, der beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung unterliegt, und bei einem Abnehmer nach Nr. 2 Buchst. a oder b dessen gültige USt-IdNr. aus einem anderen Mitgliedstaat – und statt der deutschen Umsatzsteuer die Steuer für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung tragen; Lieferungen neuer Fahrzeuge an andere Erwerber nach Nr. 2 Buchst. c sind ebenfalls steuerfrei und gehören ohne USt-IdNr. des Abnehmers nicht in die ZM (§ 18a Abs. 6 Nr. 1 UStG). Sonstige Leistungen tragen die Steuer für steuerfreie EU-Leistungen nur, wenn sie im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtig sind und der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet (§ 3a Abs. 2 UStG); für alle übrigen Leistungen gilt die dafür einschlägige Steuer.
3. Vergleichen Sie die Summe der ZM-Zeilen mit den Zeilen 41, 21 und 42 des Steuerberichts desselben Zeitraums und mit der Voranmeldung.
4. Klären Sie vorher, welcher Meldezeitraum gilt: Für Warenlieferungen und Dreiecksgeschäfte ist vierteljährlich nur zu melden, solange die Summe der Bemessungsgrundlagen im laufenden und in den vier vorangegangenen Kalendervierteljahren 50.000 Euro nicht übersteigt; sonst ist monatlich zu melden. Meldepflichtige sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG gehören grundsätzlich in die ZM des Kalendervierteljahres (§ 18a Abs. 2 UStG).
5. Erfassen Sie Rechnungsdatum und Leistungsdatum, damit die Zuordnung nach § 18a Abs. 8 UStG stimmt.
6. Legen Sie fest, wer die ZM im ELSTER- oder im BZSt-Online-Portal abgibt und wer die Rückmeldungen bearbeitet.
7. Halten Sie berichtigte Meldezeiträume fest; für jeden Zeitraum ist eine eigene Berichtigungsmeldung abzugeben.