Einkauf in Odoo: Von der Anfrage zur Bestellung

Was Sie vorab brauchen

• Die App Einkauf (Purchase) ist installiert; für den Wareneingang kommt die App Lager (Inventory) dazu.
• Am Produkt ist unter dem Produktnamen das Kontrollkästchen Einkauf gesetzt und im Reiter Einkauf mindestens ein Lieferant mit Preis und Lieferzeit eingetragen. Die Route Einkaufen und der Reiter Lager erscheinen nur mit der App Lager.
• Für die Anfrage kennen Sie Lieferant, Produkt, Menge, Auftragsfrist und die Lieferzeit des Lieferanten. Preis und Lieferzeit liest Odoo aus der Lieferantenpreisliste; wie Sie sie pflegen, steht unter Lieferantenpreislisten.
• Die Einstellungen der App Einkauf sehen nur Personen mit Verwaltungsrechten in dieser App. Die Lieferantenrechnung entsteht in der Buchhaltung: in Community in der App Rechnungsstellung, in Enterprise in der App Buchhaltung. Wohin die Rechnung bucht, bestimmt die Fiskallokalisierung des Landes; mit der deutschen Lokalisierung installiert Odoo das Modul l10n_de für Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und Steuern (Odoo 20.0 Dokumentation: Germany).

Die vier Stufen des Einkaufs

Jede Station des Einkaufs hat ihren eigenen Zustand und ihren eigenen Menüpunkt. Die Tabelle ordnet jeder Station das Dokument zu, das dort entsteht.

Stufe	Dokument	Menü in Odoo 20.0	Was dort passiert
1. Anfrage	Angebotsanfrage (RFQ)	Einkauf ‣ Aufträge ‣ Angebotsanfragen	nimmt Lieferant, Produkte und Preise auf; Auftragsfrist und erwartete Ankunft stehen im Kopf der Anfrage
2. Bestellung	Bestellung (Purchase Order)	Einkauf ‣ Aufträge ‣ Bestellungen	entsteht durch Auftrag bestätigen und trägt danach das Bestätigungsdatum
3. Wareneingang	Eingang (Receipt, WH/IN)	Lager ‣ Vorgänge ‣ Eingänge	wird für Güter beim Bestätigen der Bestellung angelegt und erhöht die erhaltene Menge
4. Lieferantenrechnung	Lieferantenrechnung (Vendor Bill)	Buchhaltung oder Rechnungsstellung ‣ Lieferanten ‣ Eingangsrechnungen	entsteht mit Rechnungen erstellen aus der Bestellung oder von Hand; Bestätigen bucht sie

Schritt für Schritt: von der Anfrage zur Lieferantenrechnung

Schritt 1: Produkt und Lieferantenpreisliste einrichten

Öffnen Sie Einkauf ‣ Produkte ‣ Produkte und setzen Sie am Produkt unter dem Produktnamen das Kontrollkästchen Einkauf sowie im Reiter Lager die Route Einkaufen. Im Reiter Einkauf tragen Sie über Zeile hinzufügen den Lieferanten mit Einzelpreis und Lieferzeit (Lead Time) ein. Für eine von Hand angelegte Anfrage gilt der Lieferant, den Sie im Kopf wählen, mit Menge, Datum und Einheit. Erzeugt eine Nachbestellregel die Anfrage, verwendet Odoo den obersten Eintrag dieser Liste als Lieferanten; ist an der Regel selbst ein Lieferant hinterlegt (Nachbestellung, Spalte Lieferant, sichtbar bei einer Einkaufsroute), übernimmt Odoo diesen Lieferanten in die Anfrage (Odoo 20.0 Dokumentation: Reordering rules, Abschnitte Replenishment method und Advanced uses, Vendor).

Ergebnis: Am Produkt steht der Lieferant mit Preis und Lieferzeit, und eine neue Anfrage füllt beides von selbst.

Schritt 2: Angebotsanfrage anlegen

Neu unter Einkauf ‣ Aufträge ‣ Angebotsanfragen öffnet das Formular. Wählen Sie den Lieferanten und tragen Sie die Lieferantenreferenz ein; sie erscheint später als Referenzbeleg am Wareneingang. Die Auftragsfrist (Order Deadline) ist der letzte Tag, an dem der Lieferant zusagen soll. Sobald Auftragsfrist und Lieferzeit des Lieferanten stehen, berechnet Odoo daraus die erwartete Ankunft (Expected Arrival). Im Reiter Produkte fügen Sie über Produkt hinzufügen die Positionen hinzu.

Ergebnis: Die Anfrage steht im Zustand Entwurf und zeigt Nettobetrag und Gesamt.

Schritt 3: Anfrage versenden

Angebotsanfrage versenden öffnet ein E-Mail-Fenster mit der Vorlage für die Anfrage. Nach dem Senden steht der Zustand auf Gesendet; Drucken erzeugt ein PDF der Anfrage. Antworten des Lieferanten und interne Notizen sammeln sich im Verlauf des Belegs, Mengen und Preise ändern Sie weiter im Entwurf.

Ergebnis: Der Lieferant hat die Anfrage, und der Zustand ist Gesendet.

Schritt 4: Anfrage bestätigen

Ist das Angebot geklärt, wählen Sie Auftrag bestätigen; der Beleg wird damit verbindlich. Die Auftragsfrist weicht dem Bestätigungsdatum, und mit installierter App Lager legt Odoo für Güter gleichzeitig den Wareneingang mit den Produkten und dem erwarteten Ankunftsdatum an. Über Bestellung versenden informieren Sie den Lieferanten über die verbindliche Bestellung.

Ist die Bestellbestätigung ab einem Mindestbetrag eingeschaltet, wartet der Beleg stattdessen im Zustand Zu genehmigen, bis eine berechtigte Person Auftrag genehmigen wählt; das beschreibt die Einkaufsfreigabe.

Ergebnis: Die Bestellung trägt eine laufende Referenz und das Bestätigungsdatum; mit der App Lager zeigt sie zusätzlich die Schaltfläche Wareneingang.

Schritt 5: Wareneingang erfassen

Öffnen Sie den Eingang über die Schaltfläche Wareneingang an der Bestellung oder über Lager ‣ Vorgänge ‣ Eingänge. Ist weniger angekommen, tragen Sie die tatsächliche Menge ein, bevor Sie Validieren wählen; der Eingang wechselt auf Erledigt, und an der Bestellposition steht die erhaltene Menge. Ohne die App Lager entsteht bei der Bestätigung kein Eingang und Odoo bucht keinen Bestand; im Community-Zweig 20.0 tragen Sie die erhaltene Menge dann in der Bestellzeile in der Spalte Erhalten ein.

Wie viele Schritte der Eingang umfasst, hängt an der Einstellung Wareneingänge am Lagerhaus: ein Schritt bucht direkt in den Bestand, zwei Schritte schieben eine Eingangszone ein, drei Schritte zusätzlich eine Qualitätskontrolle; Einzelheiten unter Wareneingang und Lieferung. Der Eingang entsteht beim Bestätigen nur mit der App Lager und nur für Güter (Odoo 20.0 Dokumentation: Requests for quotation); eine Bestellung über Dienstleistungen hat diesen Schritt nicht.

Ergebnis: Mit der App Lager steht der Eingang auf Erledigt, und der Bestand am Lagerort ist um die gelieferte Menge gestiegen.

Schritt 6: Lieferantenrechnung erstellen und bezahlen

Markieren Sie die Bestellung unter Einkauf ‣ Aufträge ‣ Bestellungen in der Liste und wählen Sie Rechnungen erstellen. Wann das zulässig ist, steuert die Kontrollrichtlinie am Produkt im Reiter Einkauf: Auf bestellte Mengen erlaubt die Rechnung schon nach dem Bestätigen der Bestellung, Auf erhaltene Mengen erst, wenn die erhaltene Menge erfasst ist – bei Gütern mit der App Lager die Menge des gebuchten Wareneingangs; wo kein Wareneingang entsteht, also bei Dienstleistungen und bei Bestellungen ohne die App Lager, ist die erhaltene Menge im Community-Zweig 20.0 ein Feld der Bestellzeile (Spalte Erhalten), das Sie von Hand ausfüllen; die Voreinstellung hängt an der Produktart. Von Hand legen Sie die Rechnung unter Buchhaltung oder Rechnungsstellung ‣ Lieferanten ‣ Eingangsrechnungen mit Neu an; über Autovervollständigung ziehen Sie die Daten einer bestehenden Bestellung in den Entwurf.

Mit Rechnungsdatum, Rechnungsreferenz und Journal prüfen Sie den Entwurf, Bestätigen bucht die Rechnung und vergibt eine Nummer. Zahlen öffnet das Zahlungsfenster, Zahlung erstellen registriert die Zahlung; die Rechnung zeigt danach In Zahlung, bei einer Teilzahlung Teilzahlung, und Bezahlt nach dem Abgleich der Zahlung mit einer Banktransaktion. Eine Ausnahme nennt die Dokumentation: Ist das Bankkonto des Journals zugleich als Konto für ausstehende Zahlungen der Zahlungsmethode hinterlegt (Journal, Reiter Zahlungsausgänge, Spalte Konten für ausstehende Zahlungen), dann führt die Registrierung der vollständigen Zahlung die Rechnung ohne Bankabgleich direkt auf Bezahlt (Odoo 20.0 Dokumentation: Vendor bills, Payment and reconciliation; Payments, Registering payments from an invoice or bill). Ob Bestellung, Eingang und Rechnung zusammenpassen, prüft der Dreifach-Abgleich.

Ergebnis: Der Rechnungsentwurf hängt an den Bestellzeilen – auch der von Hand angelegte, über Autovervollständigung gefüllte Entwurf. Vollständig abgerechnet zeigt der Abrechnungsstatus erst, wenn keine abzurechnende Menge mehr offen und der Bestellung mindestens eine Rechnung zugeordnet ist; belegt ist diese Zuordnung im Community-Zweig 20.0 (purchase/models/purchase_order.py, _get_invoiced), für Enterprise, Odoo Online und Odoo.sh ist sie aus dem öffentlichen Quellcode nicht geprüft. Nach der registrierten Zahlung steht die Rechnung auf In Zahlung, auf Bezahlt nach dem Bankabgleich – oder mit der vollständigen Zahlung sogleich, wenn das Bankkonto des Journals als Konto für ausstehende Zahlungen der Zahlungsmethode hinterlegt ist.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Kopf der Bestellung: Der Zustand steht auf Bestellung, das Bestätigungsdatum ist gefüllt, und mit der App Lager zeigt die Schaltfläche Wareneingang die erfassten Eingänge.
2. Bestellzeilen der Bestellung: Die Spalten Menge, Erhalten und Abgerechnet stehen nebeneinander, sobald die Bestellung bestätigt ist; mit App Lager füllt die Spalte der gebuchte Eingang, ohne App Lager ist sie im Community-Zweig 20.0 von Hand zu füllen. Eine Lücke zwischen bestellter und erhaltener Menge zeigt eine offene Lieferung.
3. Reiter Weitere Informationen: Der Abrechnungsstatus lautet Nichts abzurechnen, Wartende Rechnungen oder Vollständig abgerechnet.
4. Lager ‣ Vorgänge ‣ Eingänge: Der Eingang steht auf Erledigt, und die Mengen stimmen mit dem Lieferschein überein.
5. Lieferantenrechnung: Der Beleg steht auf Gebucht, In Zahlung oder Bezahlt und trägt Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Journal; der Reiter Buchungszeilen zeigt die erzeugten Buchungen. Bezahlt folgt dem Bankabgleich, außer wenn das Bankkonto des Journals als Konto für ausstehende Zahlungen der Zahlungsmethode hinterlegt ist; dann genügt die vollständige Zahlung.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation 20.0	Abhilfe
Es entsteht kein Wareneingang	Die App Lager ist nicht installiert, oder die Bestellung enthält nur Dienstleistungen	App Lager installieren, wenn Sie Bestände führen; ohne sie im Community-Zweig 20.0 die erhaltene Menge in der Bestellzeile eintragen; einer Dienstleistungsbestellung fehlt dieser Schritt
Rechnungen erstellen meldet einen ungültigen Vorgang	Die Bestellung ist bereits abgerechnet	Vorhandenen Rechnungsentwurf öffnen, statt einen zweiten anzulegen
Im Rechnungsentwurf fehlen Positionen	Kontrollrichtlinie Auf erhaltene Mengen, und die erhaltene Menge ist noch nicht erfasst	Erhaltene Menge erfassen – mit der App Lager über den gebuchten Wareneingang, ohne Wareneingang im Community-Zweig 20.0 in der Spalte Erhalten der Bestellzeile – und die Rechnung danach erstellen
Die erwartete Ankunft passt nicht zur Lieferzusage	Die Lieferzeit in der Lieferantenpreisliste fehlt oder ist veraltet	Lieferzeit am Produkt pflegen; die erwartete Ankunft ist Auftragsfrist plus Lieferzeit
Die Bestellung bleibt im Zustand Zu genehmigen stehen	Die Bestellbestätigung ab einem Mindestbetrag ist eingeschaltet	Freigabe durch eine berechtigte Person, Schwellenwert in den Einkaufs-Einstellungen prüfen
Änderungen an der gebuchten Rechnung sind nicht möglich	Im gebuchten Zustand lässt sich der Beleg nicht direkt bearbeiten	Auf Entwurf zurücksetzen, ändern und erneut bestätigen; in der Community-Edition 20.0 geht das an gebuchten Belegen, solange keine unveränderliche Sperre greift
Die Anfrage erreicht den Lieferanten nicht	Am Lieferantenkontakt fehlt die E-Mail-Adresse	Kontakt pflegen, dann erneut senden

Wann Sie Hilfe holen sollten

Änderungen an Kontrollrichtlinie, Freigaberegeln, Wareneingangsstufen und 3-Wege-Abstimmung prüfen Sie an einer Kopie der Datenbank, nicht im laufenden Betrieb. Für mehrere Unternehmen, Fremdwährungen und automatische Beschaffung klären Sie die Konfiguration mit Ihrem Odoo-Partner: Eine Anfrage in einer anderen Währung setzt laut Dokumentation voraus, dass die Währung in den Einstellungen der Rechnungsstellung freigegeben ist. Den Weg vom Meldebestand zur erzeugten Anfrage beschreiben die Nachbestellregeln.