Einkaufsfreigabe und Bestellgrenzen in Odoo

Eine Bestellung wird in Odoo über die Schaltfläche Auftrag bestätigen zur Bestellung. Ob zwischen diesem Klick und der verbindlichen Bestellung noch eine zweite Person zustimmen muss, steuern zwei Angaben in den Einstellungen der App Einkauf: ein Betrag und eine Benutzergruppe.

Diesen Ablauf beschreibt der Artikel für die Community-Ausgabe der Version 20.0 in einer eigenen Installation (On-Premise). Der Nachweis ist der öffentliche Community-Quellcode des Zweigs 20.0: Die Prüfung steht im Modell purchase.order, die beiden Einstellungen in der Einstellungsansicht der App Einkauf. Die Dokumentation 20.0 führt unter Einkauf keine Seite zur Freigabe (geprüft: Seitenübersicht der App Einkauf am 14. Oktober 2026). Für die Enterprise-Ausgabe und für die Hostingmodelle Odoo Online und Odoo.sh ist die Freigabe in dieser Form nicht belegt; der Artikel trifft dazu keine Aussage.

Was Sie vorab brauchen

• Die App Einkauf (Purchase) ist installiert. Nach dem Editionsvergleich von odoo.com (Zeile Purchase, gelesen am 14. Oktober 2026) ist sie in Community und Enterprise enthalten.
• Für die Konfiguration brauchen Sie die Rolle Administrator. Der Eintrag Einstellungen im Menü Konfiguration der App Einkauf hängt im Community-Zweig 20.0 an der Gruppe base.group_system, die zu dieser Rolle gehört.
• Mindestens eine Person, die freigeben soll, mit der Stufe Administrator der App Einkauf (intern purchase.group_purchase_manager).
• Die Firmenwährung Ihres Unternehmens, weil der Mindestbetrag in dieser Währung gilt.
• Für den Test eine Kopie der Datenbank, nicht die Datenbank im Tagesbetrieb.

Wie die Freigabe wirkt

Die Freigabe ist kein eigenes Dokument und kein eigener Menüpunkt. Sie sitzt im Zustand der Bestellung.

Element	Wo es sitzt	Wirkung im Community-Zweig 20.0
Bestellbestätigung (Purchase Order Approval)	Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, Abschnitt Aufträge	Schaltet die Genehmigungsstufen auf zwei Schritte; ohne diese Einstellung bestätigt ein Klick die Bestellung sofort.
Mindestbetrag (Minimum Amount)	dieselbe Einstellung, erscheint nach dem Einschalten	Betrag in der Firmenwährung, ab dem die Freigabe verlangt wird; voreingestellt 5.000,00 in der Firmenwährung.
Gesamtbetrag der Bestellung	Feld amount_total; in der Liste der Bestellungen die Spalte Gesamt (beim Überfahren der Summenzeile darunter erscheint der Hinweis Gesamtbetrag)	Vergleichswert; er enthält die Steuern der Bestellpositionen.
Zustand Zu genehmigen	Status der Bestellung	Ergebnis eines Bestätigungsversuchs über dem Mindestbetrag.
Schaltfläche Auftrag genehmigen	Kopf des Bestellformulars, nur in diesem Zustand	Sichtbar nur für die Gruppe Administrator der App Einkauf; schreibt den Status auf Bestellung und füllt das Feld Auftragsdatum.
Gruppe Administrator der App Einkauf	Benutzerrechte, nicht am Dokument	Ihre Mitglieder bestätigen jede Bestellung sofort; die Freigabe greift für sie auch über dem Mindestbetrag nicht.

Zwei Bedingungen wirken sofort: Der Gesamtbetrag liegt unter dem Mindestbetrag, oder die bestätigende Person gehört der Gruppe Administrator der App Einkauf an. Ein Mitglied dieser Gruppe braucht keine Freigabe, auch nicht bei hohen Beträgen. Sonst schreibt Odoo den Zustand Zu genehmigen.

Der Vergleichswert wird in der Währung der Bestellung geführt. Ist die Bestellung in einer fremden Währung, rechnet Odoo den Mindestbetrag mit dem Kurs zum Datum der Auftragsfrist (Order Deadline, Feld date_order) in diese Währung um; als Ausgangswährung dient dabei die Währung des in Ihrer Sitzung aktiven Unternehmens. Die Umrechnung passt deshalb nur, wenn Sie das Unternehmen der Bestellung aktiviert haben; ist ein anderes Unternehmen aktiv, geht Odoo von dessen Währung aus. Der Vergleich arbeitet mit „kleiner als“: Ein Gesamtbetrag genau auf dem Mindestbetrag erfüllt die Bedingung nicht und braucht die Freigabe.

Schritt für Schritt: Bestellfreigabe einrichten

Schritt 1: Einkaufs-Einstellungen öffnen

Öffnen Sie Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und suchen Sie den Abschnitt Aufträge. Für diesen Menüpunkt brauchen Sie die Rolle Administrator; ohne sie ist der Eintrag nicht sichtbar.

Ergebnis: Sie sehen im Abschnitt Aufträge die Kontrollkästchen für die Bestellbestätigung, das Sperren bestätigter Bestellungen und die Warnungen.

Schritt 2: Bestellbestätigung einschalten und Mindestbetrag setzen

Setzen Sie das Kontrollkästchen Bestellbestätigung. Darunter erscheint das Feld Mindestbetrag, voreingestellt 5.000 in Ihrer Firmenwährung. Tragen Sie die Grenze ein, die zu Ihren Einkaufsvolumina passt, und speichern Sie.

Ergebnis: Nach dem Speichern stehen die Genehmigungsstufen auf zwei Schritten; jede Bestellung ab dem eingetragenen Betrag läuft über die Freigabe. Ausgenommen sind Konten der Gruppe Administrator der App Einkauf: Sie bestätigen auch eine Bestellung über dem Mindestbetrag sofort.

Schritt 3: Freigebende Benutzer festlegen

Öffnen Sie Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Benutzer und setzen Sie im Reiter Zugriffsrechte für die App Einkauf die Stufe Administrator. Einzelne Gruppen zeigt erst der Entwicklermodus; der Weg dorthin steht im Artikel Benutzer und Zugriffsgruppen in Odoo.

Ergebnis: Jede so eingestufte Person sieht an Bestellungen im Zustand Zu genehmigen die Schaltfläche Auftrag genehmigen.

Schritt 4: Testbestellung über der Grenze bestätigen

Legen Sie als Benutzer ohne diese Stufe eine Angebotsanfrage mit Lieferant und Positionen an, deren Gesamtbetrag über dem Mindestbetrag liegt, und wählen Sie Auftrag bestätigen. Den Status lesen Sie im Formular in der Kopfzeile; in der Liste der Angebotsanfragen können Sie die Spalte Status über das Einstellungssymbol rechts in der Kopfzeile ein- und ausblenden.

Ergebnis: Der Status der Anfrage steht auf Zu genehmigen, nicht auf Bestellung. Mitglieder der Gruppe Administrator der App Einkauf sehen dieses Ergebnis nicht: Bei ihnen steht sofort Bestellung.

Schritt 5: Freigeben und Status prüfen

Öffnen Sie dieselbe Bestellung als Mitglied der Gruppe Administrator und wählen Sie Auftrag genehmigen. Kontrollieren Sie danach im Formular die Kopfzeile und im Reiter Weitere Informationen das Feld Auftragsdatum; in der Liste unter Einkauf ‣ Aufträge ‣ Bestellungen steht derselbe Wert in der Spalte Auftragsdatum.

Ergebnis: Der Status steht auf Bestellung, das Feld Auftragsdatum ist gefüllt, und die Bestellung lässt sich wie gewohnt in Wareneingang und Lieferantenrechnung weiterführen; den ganzen Ablauf beschreibt Einkauf in Odoo.

Beispielrechnung: Grenze 5.000,00 Euro

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Die Firmenwährung ist Euro, der Mindestbetrag steht auf 5.000,00 Euro. Die Ergebnisse gelten für bestätigende Benutzer ohne die Gruppe Administrator der App Einkauf; ein Mitglied dieser Gruppe bestätigt jede der Bestellungen sofort. Bestellungen mit demselben Lieferanten haben folgende Summen:

Bestellung	Gesamtbetrag der Bestellung	Vergleich mit 5.000,00 Euro	Ergebnis nach Auftrag bestätigen
A	4.760,00 Euro	240,00 Euro darunter	sofort Bestellung
B	5.000,00 Euro	genau auf der Grenze	Zu genehmigen
C	5.117,00 Euro	117,00 Euro darüber	Zu genehmigen
D	7.140,00 Euro	2.140,00 Euro darüber	Zu genehmigen

Bestellung B zeigt die Grenze: Odoo prüft auf „kleiner als der Mindestbetrag“; genau auf dem Betrag greift die Freigabe. Bestellung C zeigt den zweiten Punkt: Ihr Nettobetrag liegt mit 4.300,00 Euro unter der Grenze, ihr Gesamtbetrag mit 5.117,00 Euro darüber. Verglichen wird der Gesamtbetrag, weil Odoo den Wert einschließlich der Steuern der Bestellpositionen bildet. Prüfen Sie deshalb in der Liste die Spalte Gesamt (Gesamtbetrag der Bestellung) und nicht die Spalte Unversteuert (Nettobetrag).

Für Bestellungen in fremder Währung kommt die Umrechnung dazu. Beispielannahme: Firmenwährung Franken, Mindestbetrag 5.000,00 Franken, der Lieferant rechnet in Euro ab. Bei einem angenommenen Kurs von 1 Euro zu 0,94 Franken zum Datum der Auftragsfrist entspricht die Grenze 5.319,15 Euro. Eine Euro-Bestellung mit 5.200,00 Euro Gesamtbetrag wäre frei, eine mit 5.400,00 Euro nicht. Maßgeblich ist der Kurs zum Datum der Auftragsfrist (Feld date_order), nicht ein späterer Kurs. Die Rechnung setzt voraus, dass in Ihrer Sitzung das Unternehmen der Bestellung aktiv ist; ist ein anderes Unternehmen aktiv, geht Odoo von dessen Währung aus.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Bestätigen Sie eine Testbestellung über der Grenze als Benutzer ohne die Stufe Administrator und lesen Sie den Status: Er muss Zu genehmigen lauten.
2. Öffnen Sie dieselbe Bestellung als Mitglied der Gruppe und prüfen Sie, ob die Schaltfläche Auftrag genehmigen erscheint. Fehlt sie, fehlt die Stufe.
3. Vergleichen Sie den Gesamtbetrag der Bestellung mit dem Mindestbetrag, nicht den Nettobetrag.
4. Wiederholen Sie den Test mit einer Bestellung in fremder Währung, während das Unternehmen der Bestellung aktiv ist, und rechnen Sie die Grenze mit dem Kurs zum Datum der Auftragsfrist nach.
5. Sehen Sie nach, wer in Ihrer Datenbank die Stufe Administrator der App Einkauf hat. Nur diese Gruppe umgeht die Prüfung; eine eigene Liste von Freigebenden kennt die Konfiguration der App Einkauf 20.0 nicht.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Bestellung wird ohne Freigabe zur Bestellung	Die bestätigende Person hat die Stufe Administrator der App Einkauf	Prüfen Sie, wer freigeben darf: Mitglieder dieser Gruppe bestätigen ohne Freigabeschritt; für den Test einen Benutzer ohne die Stufe verwenden
Keine Schaltfläche Auftrag genehmigen zu sehen	Der Benutzer ist nicht in der Gruppe, oder die Bestellung steht nicht im Zustand Zu genehmigen	Stufe Administrator der App Einkauf setzen; Status der Bestellung prüfen
Feld Mindestbetrag lässt sich nicht ändern	Fehlende Rechte auf die Einstellungen	Als Benutzer mit der Rolle Administrator anmelden
Die Grenze wirkt nach einer Änderung nicht mehr	Das Kontrollkästchen Bestellbestätigung wurde ausgeschaltet; damit steht die Genehmigungsstufe wieder auf einem Schritt	Einstellungen prüfen und erneut speichern
Eine Fremdwährungsbestellung wird freigegeben, obwohl der Eurobetrag zu hoch erscheint	Verglichen wird der Gesamtbetrag in der Währung der Bestellung, umgerechnet mit dem Kurs zum Datum der Auftragsfrist; als Ausgangswährung dient die Währung des aktiven Unternehmens	Den Gesamtbetrag in der Spalte Gesamt ablesen, das Unternehmen der Bestellung aktivieren und die Umrechnung nachrechnen

Was die eingebaute Freigabe nicht leistet

Die Freigabe kennt einen Betrag je Unternehmen und eine Gruppe; wer dieser Gruppe angehört, prüft nicht mehr, sondern bestätigt sofort. Für eine zweite Stufe, einen Betrag je Produktkategorie oder einen benannten Freigeber statt einer Gruppe hat die Konfiguration der App Einkauf 20.0 kein Feld. Sie gilt außerdem für das Bestätigen der Bestellung; Lieferantenrechnung und Zahlung sind eigene Dokumente mit eigenen Prüfungen.

Nicht zu verwechseln ist sie mit der Sperre bestätigter Bestellungen: Die Einstellung Bestätigte Bestellungen sperren verhindert Änderungen an einer bestätigten Bestellung und fügt keinen zweiten Zustimmenden hinzu. Für Freigaben auf andere Schaltflächen oder für mehrere Stufen beschreibt die Dokumentation der App Studio Genehmigungsregeln; Studio gehört laut Editionsvergleich zu Enterprise.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Testen Sie die Grenze in einer Kopie der Datenbank, bevor Sie sie produktiv setzen. In einer Datenbank mit mehreren Unternehmen hat jedes Unternehmen eigene Werte; bei Fremdwährungen kommt der Kurs zum Datum der Auftragsfrist hinzu. Klären Sie diese Fälle mit Ihrem Odoo-Partner; die Anfragen aus der automatischen Beschaffung beschreiben die Nachbestellregeln in Odoo.