Arbeitszeiterfassung in Odoo: Was das Recht verlangt
Kurz gesagt
Odoo 20.0 Community liefert die Zeitstempel, die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber. In Deutschland muss er nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfassen (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung); ausgenommen sind Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber auf Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG eine abweichende Regelung getroffen hat. § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG verlangen zusätzliche Aufzeichnungen (nach dem MiLoG für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV und die elf Bereiche des § 2a SchwarzArbG; ausgenommen sind private Haushalte und die Fälle des § 1 Abs. 1 und 2 MiLoDokV; für Arbeitnehmer mit ausschließlich mobiler Tätigkeit, die keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen, genügt nach § 1 Abs. 1 MiLoAufzV die Aufzeichnung der Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit, und die Erfassung von Beginn und Ende nach dem BAG-Beschluss bleibt davon unberührt); eine Form ist nicht vorgeschrieben, eine Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung ist nur angekündigt.
Das Wichtigste
- In Deutschland ist Pflichtiger der Arbeitgeber; die Software ist das Werkzeug, nicht die Erfüllung.
- Nach dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 ist Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen; Arbeitnehmer mit einer Abweichung nach Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG sind ausgenommen (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG).
- § 16 Abs. 2 ArbZG: Die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen, die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geringfügig Beschäftigter nach § 8 Abs. 1 SGB IV und in den elf Bereichen des § 2a SchwarzArbG bis zum siebten Folgetag; ausgenommen sind private Haushalte (§ 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG, § 8a SGB IV) und die Fälle des § 1 Abs. 1 und 2 MiLoDokV (Entgeltgrenze, Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers), für die § 1 Abs. 3 MiLoDokV Unterlagen im Inland in deutscher Sprache verlangt. § 1 Abs. 1 MiLoAufzV lässt für Arbeitnehmer mit ausschließlich mobiler Tätigkeit, die keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen, nur die Aufzeichnung der Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit genügen; unberührt bleibt die Pflicht nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG-Beschluss 1 ABR 22/21, Leitsatz 1), Beginn und Ende zu erfassen.
- Geldbuße bis 30.000 Euro droht in Deutschland nach § 22 ArbZG, bis 50.000 Euro nach § 21 MiLoG.
- Nach dem BMAS besteht für die Aufzeichnung keine Formvorschrift; die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag eine elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz angekündigt.
Was das Recht in Deutschland verlangt
Ein Satz „Die Arbeitszeit ist zu erfassen” steht nicht im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Die Pflicht folgt aus der Grundpflicht des Arbeitgebers in § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen. In unionsrechtskonformer Auslegung entnimmt das Bundesarbeitsgericht (BAG) daraus die Pflicht, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen (Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21, Leitsatz 1). Nach demselben Leitsatz gilt sie nicht für Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber auf Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG eine von Art. 3, 5 und 6 Buchst. b dieser Richtlinie abweichende Regelung getroffen hat.
Was Arbeitszeit ist, bestimmt § 2 Abs. 1 ArbZG: die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Aufzuzeichnen ist deshalb Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen Arbeitszeit, Pausen nur dort, wo das Gesetz sie zur Arbeitszeit zählt (im Bergbau unter Tage, § 2 Abs. 1 Satz 2 ArbZG). Die Ruhepausen schreibt § 4 ArbZG vor: mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, aufteilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) fasst die Lage in seinen Antworten zur Arbeitszeiterfassung (Stand 8. August 2025) zusammen: Aufzuzeichnen ist die gesamte Arbeitszeit; die Aufzeichnung nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die nur die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Zeit betrifft, genügt den Vorgaben nicht. Festlegungen zum Inhalt hat das BMAS noch nicht getroffen; als Maßstab nennt es Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin und jedes Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber darf die Aufzeichnung nach Auffassung des BMAS an die Beschäftigten delegieren und bleibt für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben verantwortlich.
Eine Form ist nicht vorgeschrieben: Nach dem BMAS besteht für die Aufzeichnung keine Formvorschrift, sie kann auch handschriftlich erfolgen. Odoo ist deshalb ein mögliches Werkzeug, keine Voraussetzung.
Für wen die Pflicht gilt — und für wen nicht
§ 2 Abs. 2 ArbSchG bestimmt, wer Beschäftigter im Sinne dieses Gesetzes ist: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten, arbeitnehmerähnliche Personen im Sinne des § 5 Abs. 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes mit Ausnahme der in Heimarbeit Beschäftigten und der ihnen Gleichgestellten, Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten sowie die in Werkstätten für Behinderte Beschäftigten. Arbeitgeber im Sinne dieses Gesetzes ist nach § 2 Abs. 3 ArbSchG, wer solche Personen beschäftigt. Das ist die gesetzliche Begriffsbestimmung des Beschäftigtenkreises; die Erfassungspflicht, um die es hier geht, formuliert der Leitsatz des BAG dagegen für Arbeitnehmer.
Der Leitsatz des BAG formuliert diese Erfassungspflicht für Arbeitnehmer. Ausgenommen sind die Arbeitnehmer, für die der Gesetzgeber auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG eine abweichende Regelung getroffen hat. Welche Gruppen das im Einzelnen sind, lässt sich aus dem Leitsatz nicht ableiten; klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Rechtsberatung.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Nach dem BMAS steht eine Dokumentation der Arbeitszeit einer solchen Vereinbarung nicht im Wege; Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten sind auch dort einzuhalten.
Dieser Artikel behandelt Deutschland. Für Österreich und die Schweiz siehe Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich und der Schweiz.
Welche Anforderung welche Anwesenheitsfunktion erfüllt
Die Tabelle ordnet die Aufzeichnungspflichten den Funktionen der App Anwesenheiten (Attendances) zu, die die offizielle Dokumentation der Version 20.0 beschreibt. Beschrieben ist hier der belegte Umfang des Community-Zweigs 20.0: Das Modul hr_attendance des öffentlichen Zweigs 20.0 enthält Anmeldung und Abmeldung, Kioskmodus, Anwesenheitsübersicht, Fehlermarkierung, automatische Abmeldung, Rechtestufen und das Berichtswesen; die Zeitregeln für Überstunden liegen im Modul hr_work_entry. Enterprise und Odoo Online sind nicht geprüft; ob eine Funktion in Ihrer Datenbank vorhanden ist, prüfen Sie dort. Deutsche Bezeichnungen folgen der Übersetzung des Community-Zweigs 20.0; wo diese keinen aktuellen Eintrag führt, steht die englische Bezeichnung der Dokumentation in Klammern (Overview, Worked Hours, Automatic Rules).
| Anforderung | Rechtsgrundlage (Stand 14. Oktober 2026) | In Odoo 20.0 Community | Was zusätzlich nötig ist |
|---|---|---|---|
| Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers erfassen | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21, Leitsatz 1: Arbeitnehmer, ausgenommen Arbeitnehmer mit einer Abweichung nach Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG | Anmeldung und Abmeldung je Mitarbeitendem mit Zeitstempel, über das Anmeldefenster oben rechts oder im Kioskmodus; Zeitstempel und gearbeitete Zeit stehen immer am Eintrag, Geräte- und Ortsdaten dagegen nur bei eingeschalteter Geräte- und Standortverfolgung (Device & Location Tracking, Standard: aus): dann IP-Adresse, Browser und die daraus abgeleitete Lokalisierung sowie Koordinaten, die aus der Standortfreigabe des Browsers stammen, sonst aus der IP-Adresse abgeleitet werden (GeoIP) | Betriebliche Regel, dass alle Beschäftigten an- und abmelden; Pausen zutreffend abbilden, weil § 2 Abs. 1 ArbZG sie nicht zur Arbeitszeit zählt; Nachbuchung fehlender Zeiten durch die Verwaltung |
| Über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren | § 16 Abs. 2 Satz 1 und 2 ArbZG | Anmeldungen und Abmeldungen bleiben je Tag gespeichert, jeder Eintrag zeigt die gearbeitete Zeit (Worked Time); Zeitregeln (Overtime Rulesets, im Menü unter Anwesenheiten ‣ Konfiguration als Automatic Rules) bestimmen, welche Zeit als Überstunde gilt | Kontrolle, dass jeder Arbeitstag erfasst ist; Einträge nicht löschen; eine fehlende Abmeldung markiert Odoo erst 24 Stunden nach der Anmeldung als Fehler |
| Verzeichnis der Beschäftigten führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit nach § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben | § 16 Abs. 2 Satz 1 ArbZG | Die Dokumentation 20.0 beschreibt keine solche Liste | eigene Liste außerhalb von Odoo |
| Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geringfügig Beschäftigter nach § 8 Abs. 1 SGB IV und Beschäftigter in den elf Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags, und zwei Jahre aufbewahren | § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG in Verbindung mit § 8 Abs. 1 SGB IV und § 2a SchwarzArbG; für ausschließlich mobile Tätigkeiten § 1 Abs. 1 MiLoAufzV | Zeitstempel und gearbeitete Zeit je Eintrag; fehlende Einträge legt die Verwaltung manuell an | Zuerst die Ausnahmen prüfen: § 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG nimmt Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV (geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten) aus; § 1 Abs. 1 MiLoDokV nimmt Beschäftigte mit verstetigtem Monatsentgelt brutto über 4.461 Euro aus (2.974 Euro, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat), § 1 Abs. 2 MiLoDokV im Betrieb des Arbeitgebers arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers (bei einer juristischen Person oder einer rechtsfähigen Personengesellschaft die des vertretungsberechtigten Organs, eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters); § 1 Abs. 3 MiLoDokV verlangt dafür Unterlagen im Inland in deutscher Sprache. Für ausschließlich mobile Tätigkeit lässt § 1 Abs. 1 MiLoAufzV nur die Aufzeichnung der Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit genügen, wenn drei Voraussetzungen zusammenkommen: die Tätigkeit ist nicht an Beschäftigungsorte gebunden (§ 1 Abs. 2 MiLoAufzV, insbesondere Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen, Abfallsammlung, Straßenreinigung, Winterdienst, Gütertransport und Personenbeförderung), es bestehen keine Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende), und die Arbeitszeit wird eigenverantwortlich eingeteilt. Diese Erleichterung betrifft die Aufzeichnung nach § 17 Abs. 1 Satz 1 MiLoG, nicht die Pflicht nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des BAG (erste Zeile), Beginn und Ende zu erfassen. Für alle übrigen die Sieben-Tage-Frist im Blick behalten |
| Betriebsrat an Einführung und Anwendung beteiligen, soweit ein Regelungsspielraum bleibt | § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (technische Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle); Beginn und Ende der Arbeitszeit einschließlich Pausen: § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG | Kiosk, Standortdaten, Auswertungen und Rechtestufen sind Gegenstand der Regelung | Betriebsvereinbarung vor der Einführung |
| Beschäftigtendaten nur verarbeiten, soweit es für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist | § 26 Abs. 1 BDSG; die Verarbeitung ist auch auf Einwilligung (Abs. 2) oder Kollektivvereinbarung (Abs. 4) möglich | je nach Erfassungsmethode und nur bei eingeschalteter Geräte- und Standortverfolgung IP-Adresse, Browser, daraus abgeleitete Lokalisierung und Koordinaten (Standortfreigabe des Browsers oder aus der IP-Adresse abgeleitet) | Erforderlichkeit der Standorterfassung prüfen und die Beschäftigten informieren |
Zwei Einstellungen sollten Sie getrennt von diesen Pflichten betrachten. Die Zeitregeln für Überstunden (Overtime Rulesets, im Menü unter Anwesenheiten ‣ Konfiguration als Automatic Rules) bestimmen nach der Dokumentation 20.0 mit ihren Toleranzen (With a tolerance in favor of the employer of und of the employee; im Modul hr_work_entry als Employee Tolerance und Employer Tolerance), welche Zeit als Überstunde anerkannt wird; die gespeicherten An- und Abmeldezeiten ändern sie nicht. Die Automatische Abmeldung kennt im Community-Zweig 20.0 zwei Modi: Toleranz (Tolerance) setzt eine Abmeldezeit nach Arbeitsplan plus Toleranz, Spezifische Zeit (Specific Time) meldet zu einer festgelegten Uhrzeit ab; ob die so entstandene Zeit der tatsächlichen Arbeitszeit entspricht, prüfen Sie im Berichtswesen der App (Anwesenheiten ‣ Berichtswesen), das die gearbeiteten Stunden (Worked Hours) je Mitarbeitendem und Monat darstellt.
Seit wann die Pflicht gilt
Der BAG-Beschluss ist vom 13. September 2022. Nach dem BMAS darf der Arbeitgeber nicht warten, bis das ArbZG angepasst ist: Das BAG habe die Erfassungspflicht als geltendes Recht festgestellt. Die BMAS-Seite zu den Regelungen der Arbeitszeit (Stand 25. Februar 2026) nennt sie ebenfalls als bestehende Pflicht. Ein Datum, ab dem die Pflicht erstmals anzuwenden wäre, lässt sich daraus nicht ableiten; das Entscheidungsdatum ist kein Anwendungsbeginn.
Was bei einem Verstoß droht
§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG ahndet es als Ordnungswidrigkeit, wenn Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht, nicht richtig oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden; nach § 22 Abs. 2 ArbZG kann die Geldbuße bis zu 30.000 Euro betragen. Für Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG sieht § 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro vor (§ 21 Abs. 3 MiLoG).
Für die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG nennt das ArbSchG keinen eigenen Bußgeldtatbestand; § 25 ArbSchG erfasst Rechtsverordnungen und vollziehbare Anordnungen. Die zuständige Behörde kann nach § 22 Abs. 3 ArbSchG im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen zur Erfüllung der Pflichten zu treffen sind, und ihre Missachtung ist nach § 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a, Abs. 2 ArbSchG mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro bewehrt. Zuständig für die Überwachung sind nach der Antwort des BMAS die nach Landesrecht bestimmten Arbeitsschutzbehörden, etwa die Gewerbeaufsichtsämter.
Was geplant ist (noch nicht in Kraft)
Nach dem BMAS hat sich die Bundesregierung im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten. In Kraft ist eine solche Regelung am 14. Oktober 2026 nicht: Das ArbZG ist nach dem amtlichen Vollzitat zuletzt durch Gesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) geändert, das ArbSchG zuletzt durch Gesetz vom 22. Dezember 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 369); § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG enthält weiterhin keine ausdrückliche Aufzeichnungspflicht. Bis zu einer Änderung bleibt es bei der Auslegung durch das BAG.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Legen Sie fest, wie an- und abgemeldet wird: im Anmeldefenster der Datenbank, am Kiosk mit PIN oder Ausweis, und was für Beschäftigte ohne Zugang gilt.
- Setzen Sie die Rechte: Wer verwaltet alle Anwesenheiten, wer ist Administrator, wer als Genehmigender am Mitarbeiterdatensatz hinterlegt (Einstellungen ‣ Benutzer & Unternehmen ‣ Benutzer, Benutzer und Zugriffsgruppen).
- Kontrollieren Sie monatlich die roten Einträge der Anwesenheitsübersicht (Overview): Odoo markiert eine fehlende Abmeldung erst 24 Stunden nach der Anmeldung und einen Eintrag mit mehr als 16 Stunden als Fehler. Buchen Sie fehlende Zeiten nach und halten Sie fest, wer nachgebucht hat. Prüfen Sie außerdem, ob die aufgezeichneten Zeiten die Pausen zutreffend abbilden.
- Klären Sie die Beteiligung des Betriebsrats vor der Einführung (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6 BetrVG).
- Prüfen Sie mit Ihren Datenschutzverantwortlichen, ob die mit der Geräte- und Standortverfolgung erfassten Daten (IP-Adresse, abgeleitete Lokalisierung, Koordinaten) für Ihren Zweck erforderlich sind (§ 26 Abs. 1 BDSG).
- Führen Sie die Liste nach § 16 Abs. 2 ArbZG für Beschäftigte, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben, außerhalb von Odoo.
- Klären Sie für geringfügig Beschäftigte und für Branchen nach § 2a SchwarzArbG zuerst die Ausnahmen: § 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG nimmt Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV aus, § 1 Abs. 1 MiLoDokV Beschäftigte über der Entgeltgrenze, § 1 Abs. 2 MiLoDokV im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers (bei einer juristischen Person oder einer rechtsfähigen Personengesellschaft die des vertretungsberechtigten Organs, eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters); nach § 1 Abs. 3 MiLoDokV müssen Sie die Voraussetzungen im Inland in deutscher Sprache nachweisen. Für ausschließlich mobile Tätigkeit nach § 1 Abs. 1 und 2 MiLoAufzV (nicht an einen Beschäftigungsort gebunden, insbesondere Zustellung, Abfallsammlung, Straßenreinigung, Winterdienst, Gütertransport, Personenbeförderung), ohne Vorgaben zu Beginn und Ende und mit eigenverantwortlicher Zeiteinteilung genügt die Aufzeichnung der Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit; die Pflicht nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, Beginn und Ende zu erfassen, bleibt daneben bestehen. Für die übrigen Fälle muss die Aufzeichnung bis zum siebten Folgetag stehen.
- Halten Sie die Zweijahresfrist ein: Die Anwesenheitsübersicht lässt auch archivierte Mitarbeitende als Filter zu, sodass Sie vor dem Ausscheiden entscheiden können, wie die Aufzeichnung aufbewahrt wird.