Elektronische Signatur in Odoo: Wirkung und Grenzen

Was Odoo E-Signatur erzeugt

Odoo 20.0 führt die App E-Signatur (Sign) zum Vorbereiten, Versenden und Unterschreiben von Dokumenten. Der Editionsvergleich von Odoo S.A. führt die Zeile Sign mit einem Kreuz in der Spalte Community und einem Häkchen in der Spalte Enterprise: Community enthält die App nicht. Nach der Preisseite von Odoo S.A. gehört E-Signatur zu den Apps der Tarife Standard und Custom; der Tarif Standard gilt für Odoo Online, der Tarif Custom für Odoo Online, Odoo.sh und On-Premise. Die Dokumentation 20.0 beschreibt die Funktionen der App, ohne eine Edition zu nennen.

Die Dokumentation ordnet die erzeugte Signatur selbst einer Stufe zu: Odoo erzeuge die erste Art, einfache elektronische Signaturen. Dieselbe Seite trägt den Hinweis, dass ihre Angaben keinen rechtlichen Wert haben und dass für die Beurteilung ein Anwalt zu fragen ist. Die Stufe ist eine Angabe des Anbieters über sein Produkt; über die Wirkung entscheidet sie nicht.

Die Signaturanfrage erreicht den Unterzeichner über einen Link in der E-Mail; nach der letzten Unterschrift erhalten alle Unterzeichner das signierte PDF und das Abschlusszertifikat per E-Mail (E-Signatur ‣ Alle Dokumente). Die Bezeichnungen folgen der deutschen Fassung der Dokumentation 20.0; in Ihrer Datenbank und in früheren Fassungen kann die Einordnung abweichen.

Die drei Stufen der Verordnung (EU) Nr. 910/2014

Rahmen ist die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 in der konsolidierten Fassung vom 18. Oktober 2024, zuletzt geändert durch die Verordnung (EU) 2024/1183. Sie ist am 17. September 2014 in Kraft getreten (Art. 52 Abs. 1; veröffentlicht am 28. August 2014) und gilt nach Art. 52 Abs. 2 seit dem 1. Juli 2016 mit den dort genannten Ausnahmen; Art. 25 steht nicht in dieser Ausnahmeliste. Sie gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat. Als elektronische Signatur definiert sie Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10). An die erste Stufe knüpft die Verordnung keine weitere Anforderung; in der Praxis heißt sie einfach. Darüber stehen die fortgeschrittene Signatur mit den Merkmalen des Art. 26 Buchst. a bis d (Art. 3 Nr. 11) und die qualifizierte Signatur, die zusätzlich auf einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit und einem qualifizierten Zertifikat beruht (Art. 3 Nr. 12).

Die Tabelle stellt die Anforderungen der Verordnung der Dokumentation gegenüber; sie ist keine Zusage, dass eine Stufe erreicht wird.

Stufe	Voraussetzung nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014	Was Odoo 20.0 nach der Dokumentation liefert	Was für die Stufe fehlt
Einfach	Signaturdaten, dem Dokument beigefügt oder logisch verbunden, vom Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10)	Signatur- und Initialenfeld mit erzeugter, gezeichneter oder hochgeladener Unterschrift, Zugang über einen persönlichen Link, Signatur-Hash, Abschlusszertifikat, Zugriffsprotokolle	nichts; Art. 3 Nr. 10 stellt keine Anforderungen an Identitätsprüfung oder Schlüssel
Fortgeschritten	eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, Signaturerstellungsdaten unter seiner alleinigen Kontrolle, nachträgliche Änderung erkennbar (Art. 26 Buchst. a bis d)	Zuordnung und Identifizierung über den persönlichen Link, zusätzlich wählbar Einmalcode per SMS oder itsme®; Erkennung nachträglicher Änderungen über Signatur-Hash und kryptografische Nachweise; auf Wunsch Signatur mit eigenem Zertifikat (.p12/.pfx, auch selbst erzeugt)	keine Aussage der Dokumentation zur alleinigen Kontrolle über die Signaturerstellungsdaten (Buchst. c); ob ein Zertifikat die Anforderung erfüllt, hängt an ihm und an der Verwahrung des Schlüssels
Qualifiziert	fortgeschrittene Signatur, erstellt mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit (Anhang II), beruhend auf einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (Art. 3 Nr. 12 und 15, Art. 28, Anhang I)	nichts; die Dokumentation nennt weder eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit noch ein qualifiziertes Zertifikat	beides; dafür brauchen Sie einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter

Welche Wirkung eine einfache Signatur hat

Art. 25 Abs. 1 der Verordnung regelt die Beweislage: Einer elektronischen Signatur darf die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren und die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder weil sie die Anforderungen an die qualifizierte Signatur nicht erfüllt. Für elektronische Dokumente wiederholt Art. 46 den Grundsatz. Eine einfache Signatur ist damit nicht wertlos, aber der handschriftlichen Unterschrift nicht gleichgestellt. Die Gleichstellung mit der handschriftlichen Unterschrift knüpft Art. 25 Abs. 2 an die qualifizierte elektronische Signatur; beruht sie auf einem in einem Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat, wird sie in allen anderen Mitgliedstaaten anerkannt (Art. 24a Abs. 1).

Die Grenze zeigt sich im Streitfall. In Deutschland würdigt das Gericht Beweise nach freier Überzeugung (§ 286 Abs. 1 ZPO). Eine gesetzliche Vermutung der Echtheit knüpft die Zivilprozessordnung an private elektronische Dokumente mit qualifizierter Signatur (§ 371a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 ZPO): Nach Satz 2 kann der Anschein der Echtheit dort nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel begründen. Bei einer einfachen Signatur bleibt es bei dieser freien Würdigung.

Nach Art. 2 Abs. 3 berührt die Verordnung das Unionsrecht und das nationale Recht über Abschluss und Gültigkeit von Verträgen sowie andere Formvorschriften nicht; die Wirksamkeit des Vertrags entscheidet sie damit nicht.

Wo die Schriftform trotzdem gilt

Welche Form ein Geschäft braucht, steht im nationalen Recht. Der folgende Blick gilt Deutschland; für Österreich und die anderen Mitgliedstaaten gelten deren eigene Formvorschriften, die dieser Artikel nicht prüft.

Formvorschrift in Deutschland	Was sie verlangt	Reicht eine einfache Signatur aus Odoo?
Textform (§ 126b BGB)	lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger	nicht erforderlich; die Textform verlangt keine Signatur
Schriftform, elektronische Form zugelassen (§ 126 Abs. 3, § 126a BGB)	Name des Ausstellers und qualifizierte elektronische Signatur	nein; fehlt die vorgeschriebene Form, ist das Geschäft nach § 125 Satz 1 BGB nichtig
Schriftform, elektronische Form ausgeschlossen (§ 623 BGB; § 766 Satz 1 und 2 BGB)	eigenhändige Namensunterschrift nach § 126 Abs. 1 BGB	nein; die Vorschrift schließt die elektronische Form aus, deshalb hilft auch eine qualifizierte Signatur nicht. Ausnahme: Ist die Bürgschaft auf Seiten des Bürgen ein Handelsgeschäft, greifen die Formvorschriften des § 766 Satz 1 und 2 BGB nach § 350 HGB nicht

§ 126 Abs. 3 BGB lässt die elektronische Form an die Stelle der schriftlichen treten, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt; § 126a BGB verlangt dafür den Namen des Ausstellers und seine qualifizierte elektronische Signatur. Wo die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen ist, bleibt es bei der eigenhändigen Unterschrift: Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform, und § 623 BGB schließt die elektronische Form aus. Die Bürgschaftserklärung darf nach § 766 Satz 1 und 2 BGB nicht elektronisch erteilt werden, sofern die Bürgschaft auf Seiten des Bürgen kein Handelsgeschäft ist; ist sie ein Handelsgeschäft (§ 343 Abs. 1 HGB), so greifen diese Formvorschriften nach § 350 HGB nicht, die Bürgschaft ist dann formfrei.

Die Schweiz ist kein Mitgliedstaat der Union; die Verordnung gilt dort nicht.

Was Odoo als Nachweis mitliefert

Odoo sammelt während der Signatur Nachweise; die Dokumentation beschreibt vier.

• Signatur-Hash. Beim Unterschreiben entsteht ein Hash, der die Identität des Unterzeichners an den Inhalt des Dokuments im Zeitpunkt der Signatur bindet; nachträgliche Änderungen werden nach den Angaben der Dokumentation erkannt. Unterschrift und Initialen tragen einen Sicherheitsrahmen mit dem Anfang des Hashs.
• Abschlusszertifikat. Es entsteht, wenn ein Dokument oder ein Dokumentenumschlag vollständig unterschrieben ist, und geht per E-Mail an alle Unterzeichner. Es enthält Dokumentendetails (Erstellungszeitpunkt und Ersteller, Dateinamen, Zahl der Unterzeichner, Referenz-Hash), die Teilnehmer mit Prüfmethode und Signatur-Hash sowie zeitgestempelte, IP- und geografisch rückverfolgbare Aufzeichnungen der Signaturereignisse und Zugriffe. Herunterladen: E-Signatur ‣ Alle Dokumente, Details, Zertifikat.
• Identifizierung des Unterzeichners. Standard ist der persönliche Link per E-Mail. Zusätzlich lässt sich ein SMS-Einmalcode oder die Anmeldung über itsme® verlangen (itsme® in der EU, in Großbritannien, Norwegen und Island); beide kosten Credits, und ohne Guthaben wird die Authentifizierung nach der Dokumentation übersprungen. Aadhaar eSign nennt die Dokumentation für Indien.
• Kryptografische Signatur mit eigenem Zertifikat. Sie laden eine .p12- oder .pfx-Datei mit privatem Schlüssel und Passwort hoch (E-Signatur ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen); das Zertifikat kann von einer Zertifizierungsstelle stammen oder selbst erzeugt sein. Selbst erzeugte Zertifikate bieten laut Dokumentation nicht dasselbe Vertrauensniveau.

Nicht beschrieben sind eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit, ein qualifiziertes Zertifikat und ein qualifizierter Zeitstempel (Art. 42). Das Abschlusszertifikat ist kein qualifiziertes Zertifikat, weil ein solches von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt werden muss (Art. 3 Nr. 15).

Was sich 2024 geändert hat

Die Verordnung (EU) 2024/1183 vom 11. April 2024 (Amtsblatt L, 2024/1183 vom 30. April 2024) ändert die eIDAS-Verordnung und ist nach ihrem Art. 2 am 20. Mai 2024 in Kraft getreten. Der frühere Art. 25 Abs. 3 über die gegenseitige Anerkennung qualifizierter Signaturen wurde gestrichen; die Anerkennung steht jetzt in Art. 24a Abs. 1. Für fortgeschrittene Signaturen sieht Art. 26 Abs. 2 vor, dass die Kommission bis zum 21. Mai 2026 bewertet, ob sie Referenzstandards und Verfahren durch Durchführungsrechtsakte festlegt.

Checkliste für Ihren Betrieb

• Klären Sie vor dem Versand, welche Form Ihr Geschäft verlangt: Textform, Schriftform mit qualifizierter Signatur (§ 126a BGB) oder Schriftform ohne elektronische Form (§ 623 BGB; bei der Bürgschaft § 766 Satz 1 und 2 BGB nur, wenn die Bürgschaft auf Seiten des Bürgen kein Handelsgeschäft ist, § 350 HGB).
• Für die ersetzende elektronische Form planen Sie in Deutschland einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter ein; E-Signatur erzeugt diese Stufe nach der Dokumentation nicht.
• Bewahren Sie signiertes PDF und Abschlusszertifikat zusammen auf (Download über E-Signatur ‣ Alle Dokumente).
• Prüfen Sie vor der Einführung, welchen Tarif Ihre Datenbank nutzt: Nach dem Editionsvergleich enthält nur die Edition Enterprise die App; nach der Preisseite ist E-Signatur in den Tarifen Standard (Odoo Online) und Custom (Odoo Online, Odoo.sh, On-Premise) enthalten.
• Für SMS-Einmalcode oder itsme® planen Sie Credits ein; ohne Guthaben wird sie laut Dokumentation übersprungen.
• Halten Sie bei streitigen Fällen fest, welche Prüfmethode je Unterzeichner eingestellt war; zur Ablage siehe Dokumente ablegen mit Odoo.