Dokumente ablegen mit Odoo: Ordner, Rechte, Freigabe

Die Dokumente-App (Documents) ist Odoos zentrale Ablage: Ordner bilden die Struktur, Zugriffsrechte hängen an jedem Ordner und jeder Datei. Rechte über das Benutzerkonto behandeln Benutzer anlegen und Zugriffsgruppen in Odoo und Datensatzregeln in Odoo.

Was Sie vorab brauchen

• Odoo 20.0 in der Enterprise-Edition; in der Community-Edition fehlt die App.
• Administratorrechte für Dokumente ‣ Konfiguration, wo Einstellungen und Stichwörter liegen.
• Eine Liste der Ablagen: gemeinsam (Unternehmen) oder persönlich (Meine Drive).
• Eine Rollenliste: wer nur lesen darf (Betrachter), wer hochladen und ändern darf (Bearbeiter).
• Eine Entscheidung, ob externe Empfänger ohne Odoo-Konto per Freigabe-Link zugreifen dürfen.

Schritt für Schritt: Ordner, Rechte und Freigabe einrichten

Schritt 1: App prüfen und öffnen

Öffnen Sie im Apps-Dashboard die Karte der App Dokumente; ist sie nicht aktiviert, klicken Sie auf Aktivieren. Links in der Baumstruktur liegen die Abschnitte von Alle bis Papierkorb. Der Abschnitt Unternehmen enthält die unternehmensweit geteilten Ordner und Dateien.

Kontrolle: Unter Dokumente ‣ Konfiguration stehen Einstellungen und Stichwörter.

Schritt 2: Ordner im richtigen Abschnitt anlegen

Klären Sie vor dem Anlegen, wer die Dateien sehen soll: Ordner im Abschnitt Unternehmen sind für die Freigabe gedacht, Meine Drive bleibt der persönliche Arbeitsbereich. Wählen Sie links den Abschnitt, klicken Sie auf Neu und dann auf Ordner, tragen Sie den Namen ein und speichern Sie; für einen Unterordner wählen Sie zuerst den übergeordneten Ordner. Ordner, die die Dateizentralisierung anlegt, entstehen automatisch. Wer einen Ordner anlegt, wird sein Eigentümer und behält daran die vollen Rechte, unabhängig von den später gesetzten Freigaben.

Kontrolle: Der neue Ordner hängt unter dem gewählten Abschnitt.

Schritt 3: Rechte am Ordner setzen

Wählen Sie den Ordner, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Teilen. Teilen und Rechte ändern können Sie nur mit Bearbeitungsrechten am Ordner. Im Dialog zählen vier Angaben:

• Personen einladen: einzelne Benutzer oder Kontakte.
• Rolle: Betrachter liest, Bearbeiter ändert.
• Allgemeiner Zugriff: für alle internen Benutzer; Betrachter, Bearbeiter oder Keine.
• Zugriff über Link: für Personen ohne Odoo-Konto; Auffindbar bestimmt, ob sie den Ordner beim Durchsuchen sehen.

Wer kein Odoo-Konto hat, lässt sich im Feld Personen einladen erst eintragen, nachdem Zugriff über Link aktiviert ist. Mit Teilen gewähren Sie den Zugriff, und mit Links kopieren holen Sie den Freigabe-Link in die Zwischenablage; das Kalendersymbol setzt ein Ablaufdatum. An Dateien liegt derselbe Dialog.

Kontrolle: Die eingeladenen Personen stehen mit Rolle und Ablaufdatum in der Liste.

Schritt 4: Dateien hochladen und einordnen

Wählen Sie den Zielordner, klicken Sie auf Neu und dann auf Hochladen; Dateien können Sie auch in den Ordner ziehen. Für Odoo-Online-Datenbanken nennt die Dokumentation 64 MB als Obergrenze je hochgeladener Datei. Für Verweise auf Webseiten oder Videos dient Neu ‣ Link mit URL, Name und Ordner. Unter Info & Stichwörter stehen im Detailbereich Ordner, Größe, Eigentümer und Kontakt; Eigentümer ist, wer die Datei angelegt hat, mit vollen Rechten.

Kontrolle: Die Datei steht im gewählten Ordner und trägt den richtigen Eigentümer.

Schritt 5: Einzelne Dateien abweichend behandeln

Rechte hängen an Ordner und Datei getrennt. Öffnen Sie die Datei und nutzen Sie die obere Leiste oder das Menü Aktionen: Teilen für abweichende Rechte, Sperren gegen Änderungen, Versionen verwalten, Verknüpfung erstellen für einen Zeiger in einem zweiten Ordner, Verschieben und Umbenennen. Beim Teilen eines Ordnerlinks erhalten Empfänger nur die nicht einzeln eingeschränkten Dateien.

Kontrolle: Eine gesperrte Datei lässt sich nicht mehr ändern; eine Verknüpfung erscheint in beiden Ordnern, die Datei liegt aber einmal vor.

Schritt 6: Aus anderen Apps heraus ablegen und verknüpfen

Jeder Datensatz zeigt seine Anhänge im Chatter. Über einem Anhang führt Zu Dokumenten hinzufügen die Datei in die Dokumente-App. Umgekehrt hängen Sie im Chatter über Aus Dokumenten hinzufügen eine Datei an oder setzen mit Link(s) einfügen nur einen Verweis. Im Texteditor fügt der Befehl /file eine Datei ein, das Feld Verknüpft mit verbindet sie mit einem Datensatz.

Kontrolle: Die Datei ist im Ordner und am Datensatz sichtbar.

Schritt 7: Wiederkehrende Abläufe automatisieren

Die Dateizentralisierung ist bei jeder App mit der Installation aktiv und legt deren Dateien in zugeordnete Ordner. Für Buchhaltungsbelege lässt sie sich nicht abschalten: Odoo legt je Journaltyp einen Unterordner an und hängt den Journalnamen als Stichwort an. Zuordnung und Journale ändern Sie unter Dokumente ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, und eine Änderung betrifft nur neue Dateien. Stichwörter pflegen Sie unter Dokumente ‣ Konfiguration ‣ Stichwörter. Mit Neu ‣ Anfragen fordern Sie eine Datei an: Odoo setzt einen Platzhalter, den die angefragte Person befüllt. Automatisierungsregeln setzen Studio voraus, die KI-Sortierung die App Odoo KI.

Kontrolle: Der Ordner trägt je Journaltyp einen Unterordner, und die zugeordneten Stichwörter stehen am Dokument.

Schritt 8: Papierkorb und Löschverzögerung einstellen

Gelöschte Ordner und Dateien liegen im Abschnitt Papierkorb. Die Frist bis zur endgültigen Löschung steht unter Dokumente ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Feld Löschverzögerung (Tage); der Standardwert ist 30 Tage. Ist die Dateizentralisierung für eine App aktiv, wandern die Anhänge eines dort gelöschten Datensatzes in diesen Papierkorb. Prüfen Sie vor jedem Löschen, ob eine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Kontrolle: Was im Papierkorb liegt, verschwindet nach Ablauf der Frist.

Beispiel: Ordner- und Rechtestruktur für einen Handelsbetrieb

Beispiel mit erfundenen Angaben. Der Betrieb führt einen gemeinsamen Baum im Abschnitt Unternehmen.

Unternehmen
├── 00_Vorlagen
├── 01_Verträge
│   └── 2026
├── 02_Buchhaltung        (von der Dateizentralisierung, Unterordner je Journaltyp)
├── 03_Personal
├── 04_Projektdokumente
└── 05_Archiv

So verteilen sich die Rechte:

Ordner	Allgemeiner Zugriff (interne Benutzer)	Zugriff über Link	Einzelne Personen und Rolle
00_Vorlagen	Betrachter	aus	–
01_Verträge	Keine	aus	Vertriebsleitung (Bearbeiter), Geschäftsleitung (Betrachter)
02_Buchhaltung	Keine	aus	Buchhaltung (Bearbeiter), Steuerkanzlei (Bearbeiter, mit Ablaufdatum)
03_Personal	Keine	aus	Personalleitung (Bearbeiter)
04_Projektdokumente	Betrachter	aus	–
05_Archiv	Keine	Betrachter	–

Drei Muster zeigen den Aufbau. 00_Vorlagen und 04_Projektdokumente sind zum Lesen für alle internen Benutzer frei; ändern darf neben dem Eigentümer nur, wer ausdrücklich eingeladen ist. 01_Verträge, 02_Buchhaltung und 03_Personal stehen auf Keine: Damit ist der Zugriff für interne Benutzer vollständig beschränkt. Sichtbar sind diese Ordner dann nur für den Eigentümer, der die vollen Rechte behält, für die ausdrücklich eingeladenen Personen und für die im Detailbereich als Kontakt gesetzte Person, die Betrachter-Zugriff hat. 05_Archiv liegt ebenfalls auf Keine; zusätzlich steht dort Zugriff über Link auf Betrachter, sodass auch Personen ohne Odoo-Konto über den Freigabe-Link lesen können.

So prüfen Sie das Ergebnis

Sehen Sie die Baumstruktur durch: Ihre Ordner müssen unter Unternehmen hängen, nicht in Meine Drive. Wählen Sie einen Ordner und öffnen Teilen: Dort stehen die eingeladenen Personen mit Rolle und Ablaufdatum sowie Allgemeiner Zugriff und Zugriff über Link. Prüfen Sie mit einer Testdatei, ob eine zweite Person mit der Rolle Betrachter die Datei öffnen, aber nicht ändern kann.

Aufbewahrung und Löschung: Was Odoo nicht prüft

Die Ablage ersetzt keine Aufbewahrungsplanung. Eine Überwachung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist in der Dokumentation der App nicht beschrieben; die Fristen richten sich nach Steuer- und Handelsrecht, unabhängig vom Ablageort.

Land	Grundfrist	Rechtsgrundlage
Deutschland	10 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für die übrigen Unterlagen; bei Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstituten bleiben Buchungsbelege 10 Jahre; Lieferscheine ohne Buchungsbelegfunktion enden mit dem Empfang beziehungsweise dem Versand der Rechnung; die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für eine bedeutsame Steuer noch offen ist, wobei die verlängerten Festsetzungsfristen bei Steuerhinterziehung und leichtfertiger Steuerverkürzung nach § 169 Abs. 2 Satz 2 AO nicht gelten	§ 147 Abs. 3 Sätze 1, 3, 4 und 5 sowie Abs. 4 AO; § 169 Abs. 2 AO; Art. 97 § 19a Abs. 2 und 3 EGAO, siehe Aufbewahrung in Odoo: Deutschland
Österreich	7 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege	§ 132 Abs. 1 BAO, siehe Aufbewahrung in Odoo: Österreich
Schweiz	10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres für Geschäftsbücher und Buchungsbelege	Art. 958f Abs. 1 OR, siehe Aufbewahrung in Odoo: Schweiz

Die Löschverzögerung des Papierkorbs ist keine Aufbewahrungsfrist: Sie bestimmt nur, wann ein gelöschtes Element endgültig verschwindet. Zugriffsrechte sind für personenbezogene Dateien zugleich eine Datenschutzmaßnahme: Art. 32 Abs. 1 DSGVO verlangt dafür in Deutschland und Österreich geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, Art. 8 Abs. 1 DSG in der Schweiz eine dem Risiko angemessene Datensicherheit. Beschäftigtendaten in Deutschland behandelt Mitarbeiterdaten in Odoo und der Datenschutz.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Lösung
Eine Kollegin sieht den Ordner in der Dokumente-App nicht	Allgemeiner Zugriff steht auf Keine, sie ist nicht eingeladen	Ordner teilen und sie als Betrachter eintragen
Ein externer Kontakt lässt sich nicht einladen	Zugriff über Link ist nicht aktiviert	Zugriff über Link auf Betrachter stellen, dann erneut einladen
Eine Datei fehlt beim Empfänger des Links	die Datei ist einzeln eingeschränkt und wird im geteilten Ordner ausgelassen	Rechte der Datei anpassen oder sie einzeln teilen
Ein Upload in Odoo Online bricht ab	Datei größer als 64 MB	Datei verkleinern oder nur als Link ablegen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bei mehreren Unternehmen, bei dauerhaft mitschreibenden externen Stellen und dort, wo sich Personal- und Buchhaltungsdaten überschneiden, lohnt ein Abgleich mit Ihrem Dienstleister, bevor Sie Ordner und Rechte umbauen; eine Änderung am Allgemeinen Zugriff betrifft alle internen Benutzer. Wie lange welche Unterlage zu behalten ist, gehört zur Steuerberatung.