Automatisierungsregeln in Odoo: Auslöser und Aktionen

Was Sie vorab brauchen

• Eine Kopie der Datenbank. Testen Sie Regeln dort, wie es die Dokumentation für Webhooks verlangt; bei einem zeitbasierten Auslöser kann eine nicht initialisierte Regel rückwirkend auf historische Datensätze laufen.
• Das Recht Einstellungen. Im Community-Zweig 20.0 hat nur die Gruppe base.group_system Zugriff auf base.automation (Benutzer und Zugriffsgruppen).
• Den Entwicklermodus für den Weg über die Einstellungen; das Menü Technisch ist erst dann sichtbar (Entwicklermodus in Odoo).
• Einen Satz zum Zweck für den Reiter Notizen: Modell, Auslöser, Bedingung, Aktion, Zielwert.
• Vorlagen für Aktionen, die eine Nachricht senden; WhatsApp senden setzt laut Dokumentation WhatsApp-Vorlagen voraus.

Schritt für Schritt: eine Regel anlegen

Schritt 1: Modell und Ort wählen

Im Community-Zweig öffnen Sie mit Entwicklermodus Einstellungen ‣ Technisch ‣ Automatisierung ‣ Automatisierungsregeln und wählen Neu. Mit Odoo Studio wechseln Sie vorher in das gewünschte Modell, öffnen Studio und wählen Automatisierungen ‣ Neu; Studio im Tarif Standard löst ein Upsell auf Custom aus. Ein dritter Weg beginnt an einer Kanban-Spalte über das Zahnradsymbol am Spaltennamen; dort steht der Auslöser bereits auf Phase ist eingestellt auf. Was Studio sonst verändert, steht unter Odoo Studio: Anpassen ohne Programmieren.

Vergeben Sie einen Namen, der den Zweck trägt, und wählen Sie das Modell. Ergebnis: ein Formular mit dem Feld Auslöser und den Reitern Auszuführende Aktionen und Notizen.

Schritt 2: Auslöser wählen

Der Auslöser bestimmt das Ereignis, das die Regel startet; die Auswahl hängt am Modell. Die Dokumentation zu 20.0 nennt fünf Kategorien (die zweite heißt im Englischen Email Events und meint E-Mails):

Auslöserkategorie	Was sie startet
Werte aktualisiert (Values Updated)	Änderungen im Datensatz, etwa ein Stichwort wird hinzugefügt oder das Feld Benutzer gesetzt
Veranstaltungsmails (Email Events)	Eingang oder Versand einer E-Mail
Zeitliche Bedingungen (Timing Conditions)	Basierend auf Datumsfeld, Nach Erstellung, Nach letzter Aktualisierung
Benutzerdefiniert (Custom)	Bei Erstellung, Bei Erstellung und Bearbeitung, Bei Löschung, Bei UI-Änderung
Extern (External)	Webhook aus einem externen System, Auslöser Bei Webhook

Für die Auslöser Bei Erstellung und Bearbeitung und Bei UI-Änderung wählen Sie im Feld Bei Aktualisierung ein Feld; bleibt es leer, kann die Aktion mehrfach je Datensatz laufen. Der Auslöser Bei UI-Änderung arbeitet nur mit der Aktion Code ausführen.

Schritt 3: Bedingungen setzen

Bedingungen sind optional. Die Domäne vor Aktualisierung prüft den Datensatz vor dem Ereignis, Anwenden auf danach; ohne Entwicklermodus ergänzen Sie eine Bedingung über Bedingung hinzufügen. Zwei Eigenheiten gehören ins Regeldesign: Die Domäne vor Aktualisierung wird beim Erstellen eines Datensatzes nicht geprüft, und Odoo prüft die Bedingungen erst, nachdem der Auslöser ausgelöst hat. Passt der Datensatz nicht, unterbleibt die Aktion.

Schritt 4: Zeitbasierte Regeln initialisieren

Dieser Schritt betrifft nur die Auslöserkategorie Zeitliche Bedingungen. Stellen Sie dort die Verzögerung in Minuten, Stunden, Tagen oder Monaten ein; bei Basierend auf Datumsfeld wählen Sie zusätzlich Vor oder Nach. Speichern Sie mit Manuell speichern und klicken Sie auf Geplante Aktion; das öffnet die geplante Aktion Automatisierungsregeln: prüfen und ausführen.

Dort klicken Sie oben links auf Manuell ausführen. Der Schritt setzt den Zeitstempel des letzten Laufs; die Dokumentation nennt ihn entscheidend, damit die Regel nicht rückwirkend auf historische Datensätze läuft. Führen Sie ihn aus, bevor Sie die Aktionen hinzufügen (Schritt 5). Standardmäßig prüft die geplante Aktion alle vier Stunden; Verzögerungen unter dem Gegenwert von 40 Stunden erhöhen den Takt automatisch, laut Dokumentation etwa bei drei Stunden Verzögerung auf einen Takt von 18 Minuten.

Die Aktion läuft nur, wenn der errechnete Ausführungszeitpunkt zwischen letztem und aktuellem Lauf liegt und die Bedingungen zutreffen (letzte Ausführung, Ausführungszeitpunkt, aktuelle Ausführung). Ein manueller Lauf führt sie deshalb nicht zwangsläufig aus; sehen Sie am Datensatz nach.

Schritt 5: Aktionen hinzufügen

Im Reiter Auszuführende Aktionen wählen Sie Aktion hinzufügen und dann den Typ; die Dokumentation zu 20.0 nennt neun:

Typ der Aktion	Wofür	Wichtige Angaben
Datensatz aktualisieren	ein Feld setzen, auch ein verknüpftes	Aktualisieren, Mit KI aktualisieren, Sequenz, Berechnen
Datensatz erstellen und duplizieren	neuen oder kopierten Datensatz anlegen	Zu erstellender Datensatz, Name, Verknüpfungsfeld
Aktivität erstellen	Aktivität am Datensatz planen	Aktivitätstyp, Titel, Fällig in, Bestimmter oder Dynamischer Benutzer
E-Mail versenden und SMS versenden	Vorlage senden oder im Chatter posten	Vorlage, E-Mail senden als: E-Mail, Nachricht, Notiz
WhatsApp senden	WhatsApp-Vorlage senden	erstellte Vorlage nötig
Follower hinzufügen und entfernen	Kontakte an- oder abmelden	Bestimmte oder Dynamische Follower
Code ausführen	Python-Code mit env, model, record, records	Wartung von eigenem Code laut Dokumentation nicht in Standard und Custom enthalten
Webhook-Benachrichtigung versenden	POST-Anfrage an eine externe URL	URL und Beispielnutzdaten
Mehrere Aktionen	mehrere Aktionen zu einem Auslöser bündeln	Aktion hinzufügen im Pop-up

Mehrere Aktionen laufen in der Reihenfolge ihrer Definition; die Reihenfolge ändern Sie am Ziehgriff. Bei einem zeitbasierten Auslöser liegt der manuelle Lauf aus Schritt 4 hinter Ihnen; speichern Sie danach mit Manuell speichern.

Schritt 6: Speichern und testen

Speichern Sie die Regel und legen Sie den Testfall an, auf den der Auslöser passt. Prüfen Sie das Ergebnis dort, wo die Aktion wirkt: eine Aktivität unter Aktivitäten, ein geänderter Feldwert, ein Stichwort, eine Nachricht im Chatter. Erst wenn der Testfall sitzt, übernehmen Sie die Regel in die Produktivdatenbank.

Drei Beispielregeln mit Auslöser und Test

Die drei Beispiele decken drei Auslöserkategorien ab; Ziele und Werte sind als Beispiele gewählt.

Zweck	Modell	Auslöser	Aktion
Angebot nachfassen	Verkauf ‣ Auftrag	Werte aktualisiert: Status ist eingestellt auf Angebot gesendet	Aktivität erstellen
Frist im Projekt	Projekt ‣ Aufgabe	Zeitliche Bedingungen: Basierend auf Datumsfeld Frist, Vor 5 Tage	Datensatz aktualisieren
Kontakt vervollständigen	Kontakt	Benutzerdefiniert: Bei Erstellung und Bearbeitung, Feld E-Mail	Datensatz aktualisieren

Beispiel 1: Angebot nachfassen

Ziel: Sobald ein Angebot auf Angebot gesendet wechselt, entsteht am Datensatz sofort eine Anrufaktivität für den zuständigen Vertriebsmitarbeiter; fällig wird sie drei Tage später.

1. Modell Verkauf ‣ Auftrag; Auslöser Werte aktualisiert ‣ Status ist eingestellt auf ‣ Angebot gesendet.
2. Domäne vor Aktualisierung: Status ist nicht Angebot gesendet, damit die Regel nur beim Wechsel greift.
3. Aktion Aktivität erstellen: Typ Anruf, Titel Angebot nachfassen, Fällig in 3 Tagen, Dynamischer Benutzer (basierend auf Datensatz) mit dem Feld Vertriebsmitarbeiter.

Test: Setzen Sie ein Angebot auf Angebot gesendet. Am Datensatz muss sofort die Anrufaktivität mit Fälligkeit in drei Tagen stehen. Ändern Sie danach ein anderes Feld, etwa den Kunden: Eine zweite Aktivität entsteht nicht. Legen Sie ein zweites Angebot an und versenden Sie es: Die Aktivität muss erneut erscheinen.

Beispiel 2: Frist naht im Projekt

Ziel: Fünf Tage vor der Frist einer Aufgabe erhält die Aufgabe das Stichwort Frist naht.

1. Modell Projekt ‣ Aufgabe; Auslöser Zeitliche Bedingungen ‣ Basierend auf Datumsfeld ‣ Frist, Verzögerung 5 Tage, Richtung Vor.
2. Keine Bedingung; wollen Sie erledigte Aufgaben ausnehmen, ergänzen Sie unter Anwenden auf eine Bedingung auf Ihre Projektphase.
3. Manuell speichern, Geplante Aktion öffnen, Manuell ausführen — bevor Sie die Aktion anlegen.
4. Aktion Datensatz aktualisieren: Feld Stichwörter, durch Hinzufügen, Wert Frist naht; danach Manuell speichern.

Test: Legen Sie nach diesem Lauf eine Aufgabe mit Frist in genau fünf Tagen an; der Ausführungszeitpunkt liegt dann zwischen letztem und nächstem Lauf (Standard alle vier Stunden). Führen Sie die geplante Aktion erneut manuell aus und prüfen Sie das Stichwort. Bei einer Frist in zehn Tagen kommt das Stichwort später.

Beispiel 3: Kontakt vervollständigen

Ziel: Sobald an einem Kontakt eine E-Mail-Adresse steht, trägt der Datensatz das Stichwort Kontakt vollständig.

1. Modell Kontakt; Auslöser Benutzerdefiniert ‣ Bei Erstellung und Bearbeitung, Feld Bei Aktualisierung ‣ E-Mail.
2. Domäne vor Aktualisierung: E-Mail ist nicht gesetzt und Ist ein Unternehmen ist nicht gesetzt. Anwenden auf: E-Mail ist gesetzt.
3. Aktion Datensatz aktualisieren: Feld Stichwörter, durch Hinzufügen, Wert Kontakt vollständig.

Test: Legen Sie einen Kontakt ohne E-Mail-Adresse an; das Stichwort fehlt. Tragen Sie die Adresse ein und speichern Sie: Das Stichwort muss erscheinen. Legen Sie einen zweiten Kontakt gleich mit Adresse an: Die Domäne vor Aktualisierung wird beim Erstellen nicht geprüft, deshalb steht das Stichwort sofort am Datensatz.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Sehen Sie nach jedem Test am Datensatz nach, wo die Aktion wirkt: Aktivitäten, Feldwert, Stichwort, Chatter-Nachricht.
• Prüfen Sie eine Regel mit Bedingungen zweimal: mit einem passenden und einem nicht passenden Datensatz; beim zweiten darf nichts geschehen.
• Prüfen Sie mehrere Aktionen in ihrer Reihenfolge und zeitbasierte Regeln über das Zeitfenster aus Schritt 4.
• Prüfen Sie bei einer zeitbasierten Regel, dass der manuelle Lauf vor dem Anlegen der Aktion lag; nur so bleiben Altbestände außen vor.
• Testen Sie in einer Kopie der Datenbank (Testumgebung für Odoo); Regeln aus einer Kopie gehören nicht in die Produktivdatenbank.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation oder Quellcode 20.0	Lösung
Die Regel wirkt nicht	Der Auslöser ist vor dem Anlegen eingetreten	Testdatensatz nach dem Speichern neu anlegen oder ändern
Zeitbasierte Regel bleibt still	Der Ausführungszeitpunkt liegt nicht zwischen letztem und aktuellem Lauf, oder die Bedingungen treffen nicht zu	Geplante Aktion manuell ausführen, Takt, Zeitfenster und Bedingungen prüfen
Eine zeitbasierte Regel trifft Altbestände	Der erste manuelle Lauf der geplanten Aktion fehlt; er ist nach der Dokumentation vor dem Anlegen der Aktionen vorgesehen	In einer Kopie testen, die geplante Aktion vor dem Hinzufügen der Aktionen manuell ausführen und die betroffenen Datensätze prüfen
Die Aktion läuft mehrfach je Datensatz	Das Feld Bei Aktualisierung ist leer	Feld auswählen
Bedingung filtert beim Anlegen nicht	Die Domäne vor Aktualisierung wird beim Erstellen nicht geprüft	Bedingung unter Anwenden auf ergänzen
Menü Automatisierungsregeln fehlt	Entwicklermodus aus oder Recht Einstellungen fehlt	Entwicklermodus einschalten oder einen Administrator fragen
Webhook löst nichts aus	Die URL muss das externe System aufrufen; sie ist geheim	Entwicklerrolle hinzuziehen, Log Calls einschalten

Wann Sie Hilfe holen sollten

Ziehen Sie eine Entwicklerrolle hinzu, wenn eine Regel Code ausführen oder einen Webhook nutzt: Falsch konfigurierte Webhooks können die Datenbank stören, und die Wartung von benutzerdefiniertem Code ist laut Dokumentation in den Preisplänen Standard und Custom nicht enthalten. Soll eine Regel Belege, Buchungen oder Lagerbewegungen verändern, klären Sie das vorab mit Ihrer Steuerberatung.