Odoo CRM einrichten: Pipeline, Phasen und Leads

Eine CRM-Pipeline besteht aus Phasen, Teams und Regeln dafür, wann eine Verkaufschance weiterrückt oder verloren geht. Die Anleitung beschreibt die Einrichtung in Odoo 20.0 mit den Menünamen der deutschen Übersetzung im Quellcode; in Ihrer Datenbank können Bezeichnungen abweichen.

Was Sie vorab brauchen

• die App CRM (laut Editionsseite in Community und Enterprise enthalten) und ein Benutzerkonto mit Zugang zur Einstellungen-App und zur Konfiguration der CRM-App
• die Sales-App, falls Sie Angebote direkt aus einer Verkaufschance erstellen wollen
• eine Liste der Phasen, die Ihr Vertrieb heute gedanklich durchläuft (siehe die Phasenvorlage unten)
• eine Testdatenbank, falls Sie Phasen in einer laufenden Pipeline ändern

Schritt für Schritt: Pipeline einrichten

Schritt 1: Leads aktivieren (optional)

Öffnen Sie CRM ▸ Konfiguration ▸ Einstellungen, setzen Sie das Häkchen bei Leads und speichern Sie. Dann erscheint ein Menü Leads. Die Einstellung gilt zunächst für alle Verkaufsteams; je Team lässt sie sich abschalten. Ohne Leads entstehen aus Nachrichten an den Team-Alias direkt Verkaufschancen.

Schritt 2: Verkaufsteam anlegen

Gehen Sie zu CRM ▸ Konfiguration ▸ Verkaufsteams und wählen Sie Neu. Tragen Sie den Namen ein und aktivieren Sie Pipeline (und Leads, falls aktiviert), damit dem Team Verkaufschancen zugewiesen werden können. Legen Sie optional einen E-Mail-Alias fest; im Feld E-Mails annehmen von bestimmen Sie, wer Nachrichten senden darf. Fügen Sie die Vertriebsmitarbeiter hinzu. Die Option Regelbasierte Zuweisung ist standardmäßig aus.

Schritt 3: Entwicklermodus aktivieren

Der Menüpunkt für die Phasen erscheint laut Dokumentation nur im Entwicklermodus. Aktivieren Sie ihn unter Einstellungen ▸ Allgemeine Einstellungen im Abschnitt Developer Tools mit Activate the developer mode (so benennt die Dokumentation 20.0 den Eintrag).

Schritt 4: Phasen anpassen

Öffnen Sie CRM ▸ Konfiguration ▸ Phasen. In der Community-Edition legt Odoo 20.0 laut Quellcode die Phasen Neu, Qualifiziert, Umsatzprognose und Gewonnen an; Enterprise kann abweichen, dazu liegt keine Quelle vor. Benennen Sie Phasen um, ändern Sie die Reihenfolge per Ziehen und legen Sie mit Neu weitere an. Im Feld Anforderungen tragen Sie ein, was für den Eintritt gilt; laut Community-Quellcode erscheint es als Tooltip über dem Phasennamen. Mit Tage bis Verfall färbt Odoo Karten rot, die länger unverändert liegen; 0 schaltet die Funktion ab. Mit dem Feld Verkaufsteams ordnen Sie eine Phase bestimmten Teams zu.

Schritt 5: Gewonnen-Phase prüfen

Bei genau der Phase, die einen Abschluss bedeutet, steht Ist „Gewonnen“-Phase. Eine Änderung dieser Option berechnet laut Community-Quellcode 20.0 die Wahrscheinlichkeiten der Chancen in der Phase neu; Odoo zeigt dazu eine Warnung. Zum Einklappen einer Phase gibt es das Häkchen Eingeklappt in Pipeline; die Dokumentation warnt, dass Karten in einer eingeklappten Phase als geschlossen gelten, und rät, es nur für abschließende Phasen zu setzen.

Schritt 6: Verlustgründe und Aktivitätstypen pflegen

Unter CRM ▸ Konfiguration ▸ Verlustgründe legen Sie die Gründe an, die beim Markieren einer Chance als verloren zur Auswahl stehen. Die Felder Verlustgrund und Abschlussnotiz sind laut Dokumentation nicht verpflichtend. Unter CRM ▸ Konfiguration ▸ Aktivitätstypen finden Sie die vorinstallierten Aktivitätstypen E-Mail, Anruf, Meeting, To-do und Dokument hochladen und können eigene anlegen.

Phasenvorlage für B2B-Dienstleister

Die Vorlage ist eine redaktionelle Empfehlung für einen Vertrieb mit Anfrage, Gespräch und Angebot. Die Werte in der Spalte Tage bis Verfall sind frei gewählte Beispiele.

Phase	Zweck	Eintrittsbedingung (Feld Anforderungen)	Tage bis Verfall (Beispielwert)
Neu	Anfrage erfasst	Kontakt und Anlass sind eingetragen	3
Qualifiziert	Bedarf geklärt	Ansprechpartner, Bedarf, Zeitrahmen und Budgetrahmen erfragt	7
Angebot	Angebot versendet	Angebot liegt dem Kunden vor (in der Community-Edition werkseitig „Umsatzprognose“; hier umbenannt)	10
Verhandlung	Rückfragen und Anpassungen	Kunde hat Rückmeldung gegeben	14
Gewonnen	Auftrag bestätigt	Zusage liegt vor; Option „Ist Gewonnen-Phase“ aktiv	0 (aus)

Verlorene Chancen bilden keine Phase: Sie markieren sie als verloren und wählen einen Verlustgrund. Beispiele für Gründe: Preis, Zeitpunkt, Wettbewerber, keine Rückmeldung. Dazu der Artikel Verlorene Chancen in Odoo auswerten.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Legen Sie unter CRM ▸ Verkauf ▸ Meine Pipeline eine Testchance an (Organisation, Chancenname, E-Mail, Erwarteter Umsatz) und prüfen Sie, ob sie in der Phase Neu erscheint.
2. Ziehen Sie die Karte durch jede Phase und prüfen Sie Tooltip und Verfallsmarkierung.
3. Markieren Sie die Chance als verloren; prüfen Sie, dass die Verlustgründe zur Auswahl stehen und die Chance über den Filter Verloren wieder auftaucht.
4. Wenn Sales installiert ist, erstellen Sie über Neues Angebot ein Angebot; ohne verknüpften Kunden fragt Odoo nach, ob einer neu angelegt oder zugeordnet werden soll.
5. Löschen Sie die Testdaten wieder oder arbeiten Sie in einer Testdatenbank.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Prüfung oder Lösung
Menü Phasen fehlt	Entwicklermodus nicht aktiv	Entwicklermodus laut Schritt 3 aktivieren
Menü Leads fehlt	Einstellung Leads nicht gesetzt	CRM ▸ Konfiguration ▸ Einstellungen prüfen
Lead lässt sich nicht in eine Verkaufschance umwandeln	Der Lead hat 100 Prozent Wahrscheinlichkeit	Laut Dokumentation erzeugt die Umwandlung dann eine Fehlermeldung
Neues Angebot fehlt in der Chance	Sales-App nicht installiert	App Sales installieren
Nachrichten erzeugen keine Chancen	E-Mail-Alias nicht gesetzt oder Absender nicht zugelassen	Alias und Feld „E-Mails annehmen von“ des Teams prüfen
Leads werden nicht zugewiesen	Tageskapazität der Teammitglieder erreicht (bei regelbasierter Zuweisung)	Laut Dokumentation gilt Kapazität geteilt durch 30 je Tag

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie sich Unterstützung, wenn Sie Phasen in einer laufenden Pipeline löschen wollen, mehrere Teams mit unterschiedlichen Phasen betreiben oder Leads automatisch zuweisen lassen. Zum Einlesen der Leads: Leads erfassen und qualifizieren; zum Datenschutz: Einwilligung im CRM.