Verlorene Chancen in Odoo auswerten

Verlustgründe nützen nur, wenn sie bei jedem verlorenen Auftrag erfasst werden und anschließend jemand in die Zahlen schaut. Dieser Artikel zeigt beide Seiten: das Festhalten beim Schließen der Chance in Odoo 20.0 und die Auswertung in der Pipeline-Analyse. Am Ende steht ein Rezept, das je Verlustgrund die passende Auswertung und eine mögliche Maßnahme nennt.

Was Sie vorab brauchen

• Die App CRM in Ihrer Odoo-Datenbank (Version 20.0); die App ist laut Editionsseite von Odoo S.A. in Community und Enterprise enthalten.
• Eine Liste der Verlustgründe, die in Ihrem Vertrieb vorkommen, zum Beispiel Preis, Wettbewerber, kein Bedarf oder keine Antwort. Fünf bis acht Gründe reichen für die Auswertung, eine Ausdifferenzierung mit Zwanzig Einzelfällen macht Gruppen im Bericht unlesbar (redaktionelle Einschätzung).
• Für das Anlegen und Bearbeiten der Verlustgründe Zugriff auf den Bereich Konfiguration der App CRM. Sehen Sie diesen Bereich nicht, klären Sie Ihre Benutzerrechte mit der Administration Ihrer Datenbank.
• Die deutschen Bezeichnungen dieses Artikels folgen den Übersetzungsdateien des Community-Quellcodes (Zweig 20.0); in Ihrer Datenbank können sie abweichen.

Schritt für Schritt: vom Verlustgrund zur Auswertung

Schritt 1: Verlustgründe anlegen

Öffnen Sie CRM ‣ Konfiguration ‣ Verlustgründe. Bestehende Gründe bearbeiten Sie, indem Sie sie in der Liste anklicken und das Feld Beschreibung ändern. Einen neuen Grund legen Sie über Neu an und tragen den Text ebenfalls in das Feld Beschreibung ein. Wählen Sie Formulierungen, die Ihr Vertrieb beim Schließen eines Auftrags wirklich anspricht; ein Grund wie Sonstiges ist erlaubt, trägt aber nichts zur Auswertung bei.

Schritt 2: Chance als verloren markieren

Öffnen Sie in der App CRM die Pipeline und klicken Sie auf die Kanban-Karte der Chance, damit sich das Detailformular öffnet. Wählen Sie oben die Schaltfläche Verloren. Es erscheint der Dialog zum Markieren als verloren mit zwei Feldern:

Feld (Odoo 20.0)	Inhalt	Pflicht
Verlustgrund	vorhandenen Grund aus dem Auswahlfeld wählen oder neuen Text eingeben und Erstellen wählen	nein
Abschlussnotiz	freier Text, etwa Inhalt des letzten Gesprächs oder Gegenangebot des Wettbewerbers	nein

Schließen Sie mit Als verloren markieren ab. Die Chance erhält oben rechts ein rotes Verloren-Kennzeichen und verlässt die aktive Pipeline. Die Dokumentation weist darauf hin, dass verlorene Chancen archiviert werden; nicht jede archivierte Chance ist jedoch als verloren markiert.

Einen Sonderfall nennt die Dokumentation für inaktive (archivierte) Chancen: Sie markieren sie als verloren, indem Sie das Feld Wahrscheinlichkeit auf 0 Prozent setzen.

Schritt 3: Verlorene Chancen wiederfinden

Öffnen Sie CRM ‣ Verkauf ‣ Meine Pipeline, klicken Sie in die Suchleiste und entfernen Sie die voreingestellten Filter, damit Sie nicht nur Ihre eigenen Chancen sehen. Öffnen Sie dann das Ausklappmenü rechts in der Suchleiste und setzen Sie unter Filter das Häkchen bei Verloren.

Für einen einzelnen Verlustgrund erstellen Sie einen benutzerdefinierten Filter: über Benutzerdefinierten Filter hinzufügen das Feld Verlustgrund auswählen, als Operator „=“ wählen und den gewünschten Grund eintragen. Mit dem Operator „is in“ im zweiten Feld filtern Sie mehrere Verlustgründe gleichzeitig.

Schritt 4: Verlustgründe im Bericht auswerten

Die Auswertung läuft über CRM ‣ Berichtswesen ‣ Pipeline; die Seite heißt Pipeline-Analyse. Bauen Sie die Auswertung so auf:

1. Filter Verloren setzen.
2. Über Benutzerdefinierten Filter hinzufügen den Dialog Benutzerdefinierter Filter öffnen und dort den Schalter Inklusive Archivierte aktivieren, da verlorene Chancen archiviert sind; die Dokumentation beschreibt diese Option an dieser Stelle.
3. Über Gruppieren nach den Eintrag Verlustgrund wählen; je Frage ergänzen Sie weitere Gruppierungen wie Vertriebsmitarbeiter, Verkaufsteam, Phase oder Kampagne. Die Gruppierungen werden in der Reihenfolge ihrer Auswahl angewendet.
4. Den Zeitraum über den Filter Erstellt am festlegen; die Voreinstellung ist das laufende Jahr.
5. Über Werte die Kennzahl wählen: Anzahl zählt die Datensätze der Auswahl. Sollen nur Chancen gezählt werden, lassen Sie den Leads-Filter deaktiviert und setzen Sie nur den Chancen-Filter; sind beide Filter zusammen aktiv, erfassen sie laut Dokumentation Leads und Chancen gemeinsam, weil Filter derselben Gruppe mit ODER verknüpft werden. Erwarteter Umsatz summiert die möglichen Erlöse.

In der Pivot-Ansicht sehen Sie dieselben Daten als Tabelle und können Zeilen und Spalten frei kombinieren, etwa Verlustgrund in Zeilen und Vertriebsmitarbeiter in Spalten. Ein Klick auf eine Gruppe in der Diagrammansicht öffnet die Liste der dahinterliegenden Chancen.

Schritt 5: Gewinn-Verlust-Bericht ergänzen (optional)

Die Gruppierung nach Verlustgrund gewinnt Aussagekraft, wenn Sie sie ins Verhältnis zu den gewonnenen Chancen setzen. Die Dokumentation beschreibt einen Gewinn-Verlust-Report in vier Einstellungen auf derselben Pipeline-Analyse:

1. Unter Filter die Einträge Chancen und Leads aktivieren, damit beide erfasst sind.
2. Einen benutzerdefinierten Filter anlegen mit dem Feld Gewonnen/Verloren gleich Gewonnen, über Neuer Regel eine zweite Zeile mit gleich Verloren ergänzen.
3. Im selben Dialog den Schalter Inklusive Archivierte einschalten; die Dokumentation betont, dass sonst verlorene Chancen trotz Verloren-Filter fehlen können.
4. Gruppieren nach Phase, dann über Benutzerdefinierte Gruppe Gewonnen/Verloren, dann Vertriebsmitarbeiter. Die Option Gestapelt ausschalten, wenn Sie die Balken nebeneinander sehen wollen.

Die Formel lautet laut Dokumentation: Gewinn-Verlust-Quote = gewonnene Chancen geteilt durch verlorene Chancen. Der Report zeigt dann, in welcher Phase und bei welchem Vertriebsmitarbeiter Chancen verloren gehen.

Rezept: vom Verlustgrund zur Maßnahme

Die folgende Tabelle verbindet typische Verlustgründe mit der passenden Auswertung in der Pipeline-Analyse. Die Gründe sind erfundene Beispiele; legen Sie Ihre eigenen an. Die Auswertungsspalte folgt der Dokumentation 20.0, die Maßnahmen sind eine redaktionelle Einschätzung und kein Bestandteil der Dokumentation.

Verlustgrund (Beispiel)	Auswertung in der Pipeline-Analyse	Was die Zahl zeigt	Mögliche Maßnahme (redaktionelle Einschätzung)
Preis zu hoch	Filter Verloren, Gruppierung Verlustgrund, Wert Erwarteter Umsatz	verlorenes Umsatzpotenzial je Preisanteil	Preispositionierung oder Rabattspielraum mit der Geschäftsleitung klären
Wettbewerber gewählt	Gruppierungen Verlustgrund, Vertriebsmitarbeiter und Verkaufsteam	Häufung bei einzelnen Mitarbeitern oder Teams	Wettbewerbsvergleich in der Abschlussnotiz pflegen und quartalsweise auswerten
Kein Budget / kein Bedarf	Gruppierung Verlustgrund, Wert Anzahl, Filter Erstellt am je Quartal	Qualität der Leadqualifizierung im Zeitverlauf	Qualifizierungskriterien im Lead-Prozess schärfen
Keine Antwort	Kennzahl Tage bis Zuweisung (Days to Assign) zusätzlich zur Gruppierung Verlustgrund	Dauer von der Erstellung der Chance bis zu ihrer Zuweisung an einen Vertriebsmitarbeiter	Zuweisung von Chancen und Aktivitäten-Verfolgung in der Pipeline prüfen
Zu spät reagiert	Gruppierung Verlustgrund und Phase, Wert Anzahl	Verlustphase, etwa kurz vor Abschluss	Ablauf zwischen Angebot und Nachfassen im Verkaufsteam festlegen
Kein Fit / nicht abdeckbar	Gruppierungen Verlustgrund und Kampagne beziehungsweise Medium	Kanäle, die unverkäufliche Anfragen liefern	Zielgruppe der Kampagnen nachjustieren

Behalten Sie eine Konstante bei: Werte und Gruppierungen ändern sich je Frage, der Filter Verloren zusammen mit dem Schalter Inklusive Archivierte bleibt in jeder dieser Auswertungen stehen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Markieren Sie in einer Testdatenbank eine Beispielchance als verloren, mit Verlustgrund und Abschlussnotiz. Sie erscheint unter dem Filter Verloren und mit dem roten Kennzeichen.
• Öffnen Sie die Pipeline-Analyse, setzen Sie Filter Verloren und den Schalter Inklusive Archivierte im Dialog Benutzerdefinierter Filter und vergleichen Sie die Kennzahl Anzahl mit der Zahl der verlorenen Chancen, die Sie manuell gezählt haben. Der manuelle Vergleich muss denselben Zeitraum und dieselben Filter verwenden; sollen nur Chancen verglichen werden, ohne Leads-Filter und nur mit dem Chancen-Filter, da Leads- und Chancen-Filter gemeinsam beide Datensatzarten erfassen. Beide Werte müssen übereinstimmen.
• Öffnen Sie eine verlorene Chance: Der Verlustgrund steht als Feld im Datensatz und lässt sich in der Listenansicht als Spalte Verlustgrund einblenden. Die Abschlussnotiz aus dem Mark-Lost-Dialog steht nicht als Feld zur Verfügung; sie wird im Verlauf des Datensatzes protokolliert. Beides ist für die Community-Edition im Quellcode 20.0 belegt (Spalte Verlustgrund in der Listenansicht, Protokollierung der Abschlussnotiz); für die Enterprise-Edition äußert sich die Dokumentation dazu auf den genannten Seiten nicht.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache nach Dokumentation	Lösung
Verlorene Chancen fehlen im Bericht	verlorene Chancen werden archiviert	im Dialog Benutzerdefinierter Filter den Schalter Inklusive Archivierte aktivieren oder Filter Archivierte setzen
Verlustgrundgruppe leer im Bericht	Verlustgrund ist optional und wurde beim Verlieren nicht erfasst	Chance über Wiederherstellen zurückholen und erneut mit Verlustgrund verlieren
Archivierte Chance lässt sich nicht über die Schaltfläche Verloren markieren	bei inaktiven Chancen läuft das Markieren über die Wahrscheinlichkeit	Feld Wahrscheinlichkeit auf 0 Prozent setzen
Mehrere Verlustgründe gleichzeitig filtern schlägt fehl	Operator „=“ vergleicht mit genau einem Wert	Operator „is in“ im benutzerdefinierten Filter wählen
Verlorene Chance taucht wieder in der aktiven Pipeline auf	das Zusammenführen einer verlorenen mit einer aktiven Chance holt sie laut Dokumentation zurück	prüfen, ob das Zusammenführen gewollt war, andernfalls erneut als verloren markieren

Wann Sie Hilfe holen sollten

Die Schritte dieses Artikels brauchen keine Anpassungen am System. Wollen Sie darüber hinaus eigene Felder für Abschlussinformationen oder eigene Berichte, klären Sie das mit der Administration Ihrer Odoo-Datenbank oder Ihrem Odoo-Partner. Fragen zur Vertriebssteuerung, etwa welche Verlustgründe Ihr Angebotsspielraum hergibt, beantwortet die Leitung des Vertriebs gemeinsam mit den Beteiligten.