Odoo für Bauunternehmen: Angebot, Abschlag und Nachkalkulation

Der Ablauf in diesem Artikel ist ein Beispiel: Auf das Angebot folgen mehrere Abschläge, eine Sicherheit und die Schlussrechnung, und jede Station hat eigene Fristen und Steuerfolgen. Zwingend ist diese Kette nicht. § 632a Abs. 1 Satz 1 BGB gibt dem Unternehmer einen Anspruch darauf, vom Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen zu verlangen, § 650f Abs. 1 Satz 1 BGB einen Anspruch auf Sicherheit für die noch nicht gezahlte Vergütung; beide Ansprüche bestehen, wenn der Unternehmer sie geltend macht, und ein fester Ablauf für jeden Bauauftrag folgt daraus nicht. Odoo 20.0 hat für jeden dieser Schritte ein Objekt; was es nicht kennt, sind Aufmaß und Leistungsverzeichnis-Import.

Worauf es ankommt

Der beschriebene Ablauf hat vier Stationen, und die Belege dafür entstehen in den Apps Verkauf, Buchhaltung und Projekte. Das Angebot ist ein Verkaufsauftrag mit Abschnitten, gegliedert nach Gewerk oder Bauabschnitt. Den Abschlag erzeugen Sie als Anzahlungsrechnung – die deutsche Oberfläche nennt sie Abschlagsrechnung (Down payment invoice) –, als Rechnung nach erreichtem Meilenstein oder als Teilrechnung nach gelieferter Menge. Die Sicherheit ist kein Beleg, sondern ein Anspruch, dessen Bürgschaft Sie am Projekt ablegen. Die Schlussrechnung setzt die Teilentgelte ab, die vor Ausführung der Leistung vereinnahmt wurden und über die Rechnungen ausgestellt worden sind (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).

Der Abschnitt trägt die Gliederung des Angebots: Die Dokumentation 20.0 beschreibt für Angebotsvorlagen Abschnitt hinzufügen, dessen Name als Überschrift die Positionen des Auftrags organisiert, Notiz hinzufügen für einen Text an den Kunden und Abschnittsvorlagen, die einen Abschnitt samt seinen Positionen speichern, auch wenn er keine enthält. Wie Sie damit arbeiten, steht in Angebotsvorlagen.

Für Bauunternehmen kommt ein Branchenpaket von Odoo S.A. hinzu: Im Repository odoo/industry, Zweig 20.0, liegt unter construction das Modul General Contractor in Version 1.10. Sein Manifest nennt als Lizenz OEEL-1 und als Abhängigkeiten unter anderem helpdesk, documents, crm_enterprise und sale_timesheet_enterprise; Kundendienst und Dokumente führt der Editionsvergleich nur für Enterprise. Welche Angebots- und Abschnittsvorlagen das Paket mitbringt, ist in der Nutzerdokumentation 20.0 nicht beschrieben; deren Inhaltsverzeichnis führt keinen Abschnitt zu dem Paket. Dieser Artikel bleibt deshalb bei den Standard-Apps. Mehr zu solchen Paketen steht in Branchenpakete (Industries).

Die Kette in Odoo

1. 1
   Angebot mit AbschnittenVerkaufsauftrag, Abschnittsvorlagen je Gewerk
2. 2
   Abschlag abrechnenAnzahlungsrechnung nach Prozent oder Festbetrag
3. 3
   Sicherheit stellenBürgschaft berechnen, am Projekt ablegen
4. 4
   SchlussrechnungReguläre Rechnung mit Abzug der Anzahlungen

Der Ablauf gilt für Bauaufträge, in denen Abschläge vereinbart und Sicherheit verlangt wird.

Quelle: Beispielhafter Ablauf nach der Odoo-Dokumentation 20.0; Abschlag und Sicherheit als Ansprüche nach § 632a und § 650f BGB

Die Menüwege der Übersicht gelten für Odoo 20.0 mit deutscher Oberfläche.

Schritt	Beleg in Odoo	Weg	bleibt Handarbeit
Angebot	Verkaufsauftrag mit Abschnitten und Notizen; Gliederung aus Abschnittsvorlagen	Verkauf ‣ Angebote, Abschnitt hinzufügen	Mengen aus dem Aufmaß, LV-Positionen als Produkte
Abschlag	Anzahlung (Prozent) oder Anzahlung (fester Betrag), alternativ Rechnung nach Meilenstein	Verkauf, Rechnung(en) erstellen	Aufstellung nach § 632a Abs. 1 Satz 5 BGB
Sicherheit	kein Beleg; Bürgschaft oder Garantie als Anhang am Projekt, in der App Dokumente (Enterprise)	Projekte, Dokumente	Berechnung, Anforderung, Nachweis
Schlussrechnung	Reguläre Rechnung mit Feld Bereits abgerechnet	Verkauf, Rechnung(en) erstellen	Abzug der vor Leistungsausführung vereinnahmten Teilentgelte nach § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG

Drei Pflichten, die Sie einrichten müssen

Drei Pflichten bestimmen den Zahlungsstrom: der Abschlag samt Sicherheit, die der Unternehmer verlangen kann, die Umsatzsteuer bei Bauleistungen und die Bauabzugsteuer. Die Tabelle ordnet sie den Belegen zu und nennt die Bedingung, unter der jede greift, sowie das, was in Odoo dafür vorhanden ist.

Land	Pflicht	Norm	in Odoo
DE	Abschlag auf Verlangen des Unternehmers nach dem Wert der erbrachten Leistungen, Nachweis durch Aufstellung	§ 632a Abs. 1 BGB	Anzahlungsrechnung nach Prozent oder Festbetrag, keine Aufstellung
DE	auf Verlangen des Unternehmers Sicherheit für die noch nicht gezahlte Vergütung, Nebenforderungen mit 10 Prozent; die üblichen Kosten der Sicherheit erstattet der Unternehmer dem Besteller bis 2 Prozent für das Jahr; nicht bei öffentlich-rechtlichem Besteller ohne Insolvenzverfahren sowie bei Verbraucherbau- und Bauträgervertrag, ausgenommen bei Betreuung durch einen Baubetreuer	§ 650f Abs. 1, Abs. 3 und Abs. 6 BGB	nichts; Bürgschaft außerhalb führen
DE, Verbraucherbauvertrag nach § 650i BGB mit einem Verbraucher als Besteller	Abschläge höchstens 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich der Vergütung für Nachtragsleistungen nach § 650c BGB; der Verbraucher erhält bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung	§ 650m Abs. 1 und 2 BGB	nichts; Grenzen von Hand prüfen
DE, Bauträgervertrag nach § 650u BGB mit einem Verbraucher als Besteller	Die 90-Prozent-Grenze gilt nicht (§ 650u Abs. 2 BGB); die Sicherheit von 5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung bei der ersten Abschlagszahlung bleibt (§ 650m Abs. 2 BGB)	§ 650u Abs. 2, § 650m Abs. 2 BGB	nichts; von Hand prüfen
DE	Steuerschuld des Empfängers bei Bauleistungen, wenn er nachhaltig solche Leistungen erbringt; Rechnungshinweis	§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5, § 14a Abs. 5 UStG	Steuersatz ohne Steuerausweis und Hinweis im Rechnungstext
DE	Bauabzugsteuer: 15 Prozent der Gegenleistung behält der Leistungsempfänger ein, wenn er Unternehmer oder juristische Person des öffentlichen Rechts ist; nicht bei gültiger Freistellungsbescheinigung, bei voraussichtlich höchstens 5.000 Euro im Kalenderjahr (15.000 Euro, wenn er ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführt) und nicht auf Bauleistungen für die Wohnungen, wenn er insgesamt nicht mehr als zwei Wohnungen vermietet	§ 48 Abs. 1 bis 3 EStG	nichts; gekürzten Zahlungseingang buchen, Abzugsbetrag gesondert führen und mit dem Abrechnungsbeleg nach § 48a Abs. 2 EStG abstimmen
AT	Steuerschuld des Empfängers bei Bauleistungen, wenn er mit Bauleistungen beauftragt ist oder üblicherweise selbst welche erbringt; er hat auf die Beauftragung hinzuweisen	§ 19 Abs. 1a UStG 1994	wie DE, mit dem Hinweis im Rechnungstext
CH	Gesetzliches Grundpfandrecht für Forderungen aus Material und Arbeit an einem Grundstück; bei Mieter, Pächter oder anderer berechtigter Person als Schuldner nur mit Zustimmung des Grundeigentümers	Art. 837 Abs. 1 Ziff. 3 und Abs. 2 ZGB	nichts; Eintrag bis vier Monate nach Vollendung, Art. 839 Abs. 2 ZGB

Bei der Umkehr der Steuerschuld schuldet der Leistungsempfänger die Steuer nur, wenn er Unternehmer ist, der nachhaltig solche Leistungen erbringt (§ 13b Abs. 5 Satz 2 UStG); davon ist auszugehen, wenn ihm das zuständige Finanzamt eine im Zeitpunkt der Ausführung gültige, auf längstens drei Jahre befristete Bescheinigung darüber erteilt hat. Planungs- und Überwachungsleistungen sind ausgenommen (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG). Einzelheiten stehen unter Umkehr der Steuerschuld.

In Österreich schuldet der Empfänger die Steuer, wenn er Unternehmer ist und seinerseits mit der Erbringung von Bauleistungen beauftragt ist; er muss auf diesen Umstand hinweisen. Erbringt er üblicherweise selbst Bauleistungen, wird die Steuer für die an ihn erbrachten Bauleistungen stets von ihm geschuldet (§ 19 Abs. 1a UStG 1994).

Die Bauabzugsteuer trifft den Leistungsempfänger: Ist er ein Unternehmer im Sinne des § 2 UStG oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts, behält er 15 Prozent der Gegenleistung ein, wenn Sie ihm keine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b Abs. 1 Satz 1 EStG vorlegen und die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro übersteigen wird (§ 48 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Führt er ausschließlich steuerfreie Umsätze aus der Vermietung und Verpachtung von Grundstücken nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG aus, liegt die Grenze bei 15.000 Euro (§ 48 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG); vermietet er Wohnungen, ist der Abzug auf Bauleistungen für diese Wohnungen nicht vorzunehmen, wenn er insgesamt nicht mehr als zwei Wohnungen vermietet (§ 48 Abs. 1 Satz 2 EStG). Für die Grenze sind die Bauleistungen zusammenzurechnen, die für denselben Leistungsempfänger erbracht worden sind und voraussichtlich erbracht werden (§ 48 Abs. 2 Satz 2 EStG). Gegenleistung ist das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer (§ 48 Abs. 3 EStG). Der Abzug ist keine zusätzliche Forderung an den Kunden: Der Leistungsempfänger meldet ihn bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats, in dem er die Gegenleistung erbringt, elektronisch an und führt ihn für Ihre Rechnung an das für Sie zuständige Finanzamt ab (§ 48a Abs. 1 Sätze 1 und 3 EStG); über den Abzug rechnet er mit Ihnen unter Angabe von Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Zahlungstag, Höhe des Steuerabzugs und Finanzamt ab (§ 48a Abs. 2 EStG). Angerechnet wird der Betrag auf die von Ihnen zu entrichtenden Steuern, soweit er einbehalten und angemeldet worden ist (§ 48c Abs. 1 Satz 1 EStG). Buchen Sie den gekürzten Zahlungseingang, führen Sie den Abzugsbetrag in einer eigenen Buchung und stimmen Sie ihn mit dem Abrechnungsbeleg des Kunden ab.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Bauunternehmen saniert eine Werkshalle für einen Industriebetrieb; die Auftragssumme beträgt 400.000 Euro netto, die Umsatzsteuer 19 Prozent. Der Kunde ist Unternehmer, erbringt aber selbst keine Bauleistungen, deshalb bleibt es bei einer Rechnung mit Steuerausweis; als Unternehmer behält er die Bauabzugsteuer ein, weil keine Freistellungsbescheinigung vorliegt und die Gegenleistung die Grenze von 5.000 Euro übersteigt.

Schritt	Rechnung	Betrag
Auftragssumme brutto	400.000 Euro × 1,19	476.000 Euro
Abschlag 1, 30 Prozent netto	400.000 Euro × 0,30	120.000 Euro
Umsatzsteuer darauf	120.000 Euro × 0,19	22.800 Euro
Abschlagsrechnung brutto	120.000 + 22.800	142.800 Euro
Bauabzugsteuer	142.800 Euro × 0,15	21.420 Euro
Auszahlung	142.800 − 21.420	121.380 Euro

Für die Sicherheit nach § 650f BGB ist die noch nicht gezahlte Vergütung maßgeblich (§ 650f Abs. 1 Satz 1 BGB); das Beispiel führt die Bruttobeträge der Rechnungskette fort, weil die Vorschrift die Vergütung nicht in Entgelt und Steuer aufteilt. Nach der Abschlagsrechnung über 142.800 Euro brutto bleiben aus der Auftragssumme 333.200 Euro brutto offen (die einbehaltene Bauabzugsteuer bleibt in dieser Zeile außer Betracht); die Nebenforderungen sind mit 10 Prozent des zu sichernden Vergütungsanspruchs anzusetzen, also 33.320 Euro, zusammen 366.520 Euro. Die üblichen Kosten dieser Sicherheit erstattet der Unternehmer dem Besteller, bis zu einem Höchstsatz von 2 Prozent für das Jahr (§ 650f Abs. 3 Satz 1 BGB); bezogen auf die Sicherheit von 366.520 Euro sind das bis zu 7.330,40 Euro im Jahr. Ist der Besteller Verbraucher und liegt ein Verbraucherbauvertrag nach § 650i BGB oder ein Bauträgervertrag nach § 650u BGB vor, finden die Absätze 1 bis 5 keine Anwendung (§ 650f Abs. 6 Satz 1 Nr. 2 BGB), es sei denn, ein zur Verfügung über die Finanzierungsmittel des Bestellers ermächtigter Baubetreuer betreut das Bauvorhaben (§ 650f Abs. 6 Satz 2 BGB); dann erhält der Verbraucher bei der ersten Abschlagszahlung eine Sicherheit von 5 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung (§ 650m Abs. 2 BGB), und nur im Verbraucherbauvertrag darf der Gesamtbetrag der Abschläge 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung nicht übersteigen (§ 650m Abs. 1 BGB); im Bauträgervertrag gilt diese Grenze nicht (§ 650u Abs. 2 BGB).

Was der Standard nicht kann

Ein Aufmaß beschreibt die Dokumentation 20.0 nicht. Die dokumentierte Anzahlungsrechnung nimmt einen Prozentsatz oder Festbetrag des Auftragswerts; § 632a BGB verlangt dagegen den Wert der erbrachten Leistungen mit Aufstellung. Für gemessene Abschläge bleiben zwei Wege: Positionsmengen von Hand fortschreiben, wenn die Abrechnungspolitik auf gelieferter Menge steht, oder Meilensteine mit festen Prozentsätzen führen. Ein erreichter Meilenstein hebt die gelieferte Menge; eine Rechnung entsteht dadurch nicht. Die Mechanismen stehen in Anzahlungs- und Teilrechnungen.

Auch ein Leistungsverzeichnis-Import fehlt. Die Dokumentation beschreibt den Import von Produkten über die Importvorlage für Produkte und die interne Referenz als eindeutige Kennung. Sie importieren damit Ihre LV-Positionen als Produkte und setzen die Ordnungszahl in die interne Referenz. Einen Import für GAEB- oder LV-Dateien nennt die Dokumentation nicht.

Typische Fehler

• Angebot ohne Abschnitte. Ohne Abschnitt fehlt die Gliederung nach Gewerk oder Bauabschnitt: Die Dokumentation beschreibt den Abschnitt als Überschrift, die die Positionen organisiert, und eine Abschnittsvorlage setzt einen solchen Abschnitt im Auftrag voraus.
• Abschlag als freie Teilrechnung getippt. Die Schlussrechnung zieht dann nichts ab; § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt den Abzug der vor Leistungsausführung vereinnahmten Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuer, wenn über sie Rechnungen ausgestellt worden sind.
• Steuerausweis trotz Umkehr der Steuerschuld. Weist die Rechnung an ein Bauunternehmen Umsatzsteuer aus, obwohl der Empfänger die Steuer schuldet, fehlt der Hinweis nach § 14a Abs. 5 UStG; berichtigen Sie die Rechnung.
• Bauabzugsteuer ohne eigene Buchung. Buchen Sie den gekürzten Zahlungseingang stillschweigend gegen die Rechnung, fehlt die gesonderte Verbuchung und Abstimmung des Steuerabzugs. Der einbehaltene Betrag ist keine offene Forderung an den Kunden; er wird nach § 48c Abs. 1 Satz 1 EStG auf Ihre Steuern angerechnet, soweit er einbehalten und angemeldet worden ist, und der Kunde rechnet nach § 48a Abs. 2 EStG über ihn ab. Buchen Sie den Abzug als eigenen Posten und gleichen Sie ihn mit diesem Abrechnungsbeleg ab.
• Projekt ohne Kostenstelle. Ohne analytische Verteilung landen Stunden und Einkäufe nicht beim Projekt, und die Nachkalkulation bleibt leer.

So gehen Sie vor

1. Legen Sie je LV-Position ein Produkt an, mit der Ordnungszahl als interner Referenz, und importieren Sie die Liste mit der Importvorlage für Produkte. Prüfen Sie danach, ob jede Position mit Einheit und Preis angekommen ist.
2. Bauen Sie eine Angebotsvorlage mit den Abschnitten Ihres Leistungsverzeichnisses und speichern Sie wiederkehrende Abschnitte als Abschnittsvorlage. Prüfen Sie die Vorschau so, wie der Kunde sie im Portal sieht.
3. Setzen Sie je Produkt die Abrechnungspolitik: Vorkasse/Festpreis für Pauschalpositionen, Basierend auf Zeiterfassungen für Regiearbeiten, Basierend auf Meilensteinen für Bauabschnitte.
4. Legen Sie je Bauvorhaben ein Projekt mit eigener Kostenstelle an und schalten Sie in den Projekteinstellungen die Zeiterfassung ein; wie das geht, zeigt Zeiterfassung in Projekten.
5. Planen Sie den Einsatz über Rollen und Ressourcen, auch Material wie Krane: Die App Planung führt der Editionsvergleich nur für Enterprise; ohne sie planen Sie über Aufgaben und Zeiterfassung im Projekt. Den Unterschied erklärt Odoo Community oder Enterprise.
6. Bei jedem Zahlungseingang mit Bauabzugsteuer: Buchen Sie den einbehaltenen Betrag als eigenen Posten und legen Sie den Abrechnungsbeleg des Kunden nach § 48a Abs. 2 EStG zur Rechnung; er ist der Nachweis für die Anrechnung nach § 48c Abs. 1 Satz 1 EStG und wird auf Verlangen des Finanzamts vorgelegt.
7. Vergleichen Sie monatlich die Projektübersicht mit den Angebotssummen. Die Dokumentation 20.0 beschreibt dort eine Rentabilitätsansicht mit erwarteten, abzurechnenden und abgerechneten Beträgen, deren Posten von den installierten Apps abhängen; die Auswertung vertieft Projektrentabilität.