Angebotsvorlagen und Optionen in Odoo nutzen

Ein Angebot entsteht in Odoo aus Bausteinen, die Sie einmal festlegen und danach wiederverwenden. Diese Anleitung folgt der Dokumentation 20.0 und zeigt Angebots- und Abschnittsvorlagen sowie optionale Positionen; die deutschen Bezeichnungen stammen aus den Übersetzungen des Community-Zweigs 20.0.

Was Sie vorab brauchen

• die App Verkauf in Odoo 20.0; die Editionsseite von Odoo S.A. führt sie in Community und Enterprise
• eine Betriebsart, die zu Ihrer Edition passt: die Editionsseite führt die Zeile Hosting nur bei Enterprise, und Odoo.sh verlangt laut seiner Anleitung einen Odoo-Enterprise-Abonnementcode; eine Community-Installation betreiben Sie selbst (On-Premise)
• ein Benutzerkonto mit Zugriff auf Verkauf ▸ Konfiguration und auf die Vorlagenliste, siehe Benutzer und Zugriffsgruppen
• angelegte Produkte mit Verkaufspreis, für Produktangebote genug Positionen für den Produktkatalog
• bei preisabhängigen Angeboten Preislisten und Rabatte, siehe Preislisten in Odoo
• optional eine PDF-Datei mit fertiger Kopf- oder Fußzeile
• eine Testdatenbank, solange an laufenden Angeboten gearbeitet wird

Die deutschen Bezeichnungen können in Ihrer Datenbank abweichen.

Schritt für Schritt: Vorlage anlegen und einsetzen

Schritt 1: Vorlagenliste öffnen

Öffnen Sie Verkauf ▸ Konfiguration ▸ Vorlagen. Im Quellcode des Community-Zweigs 20.0 hängt die Liste direkt an diesem Menü; die Dokumentation 20.0 nennt dazu ein Kästchen Angebotsvorlagen und ein Feld für eine Standardvorlage im Abschnitt Angebote & Aufträge der Verkaufseinstellungen. Prüfen Sie beide Wege in Ihrer Datenbank.

Vier Werte der Verkaufseinstellungen gelten je Unternehmen: Standardgültigkeit für Angebot, Online-Signatur, Online-Zahlung und Produktbilder. In einer Datenbank mit mehreren Firmen setzen Sie sie für jede Firma einzeln.

Schritt 2: Vorlage anlegen und benennen

Klicken Sie in der Vorlagenliste auf Neu und tragen Sie im Feld Vorlage den Namen ein; erfundene Beispiele sind „Beratung – Standardpaket“ und „Montage – Material und Arbeit“. Über das Feld Typ unterscheiden Sie Angebotsvorlage und Abschnitt; Abschnittsvorlagen speichern nur Zeilen.

Weitere Felder dieser Maske:

Feld	Wirkung nach Dokumentation 20.0
Teilen (Share)	gibt die Vorlage für die gewählten Verkaufsteams frei; die Dokumentation 20.0 beschreibt nur das Teilen mit ausgewählten Teams, im Community-Zweig 20.0 steht die Vorlage bei eingeschaltetem Teilen und ohne ausgewählte Teams allen Benutzern offen (Quellcode sale_order_template.py, _compute_user_has_access)
Unternehmen	ordnet die Vorlage im Mehrfirmenbetrieb einer Firma zu

Die Reihenfolge in der Auswahlliste folgt der Vorlagenliste. Seit Version 20 wählen Sie die Vorlage direkt beim Anlegen eines Angebots aus.

Schritt 3: Zeilen mit Produkten, Abschnitten und Notizen füllen

Im Reiter Zeilen stehen drei Schaltflächen: Produkt hinzufügen, Abschnitt hinzufügen und Notiz hinzufügen. Ein Abschnitt ist eine fett gesetzte Überschrift, die Positionen gruppiert, eine Notiz ist Freitext für den Kunden. Produkte wählen Sie über die Autovervollständigung im Feld oder über die Schaltfläche Katalog, die Menge steht voreingestellt auf 1 und lässt sich je Zeile ändern. Die Reihenfolge verschieben Sie am Griff links neben der Zeile.

Version 20 ergänzt Abschnitte um eine eigene Menge und Mengeneinheit, die auf alle zugehörigen Produktzeilen wirken, und erlaubt mehrzeilige Abschnittsbeschreibungen. Unterabschnitte und Zeilenoptionen wie das Ausblenden von Preisen oder Zusammensetzung (Hide Price, Hide Composition) stehen in derselben Zeilenliste.

Schritt 4: Bedingungen, Gültigkeit und Bestätigung einstellen

Der Reiter Geschäftsbedingungen nimmt den Text auf, der auf dem Angebot erscheint. Ein gefüllter Vorlagentext tritt an die Stelle der in den Verkaufseinstellungen hinterlegten Bedingungen; bleibt der Reiter leer, übernimmt das Angebot die hinterlegten Bedingungen (Quellcode Community-Zweig 20.0, _compute_note). Welchen Inhalt Sie einstellen, gehört in Ihre Rechtsberatung.

Im Reiter Einstellungen steuern Sie das übrige Verhalten:

Feld	Bedeutung
Angebotsgültigkeit (Tage)	Anzahl Tage, die ein Angebot aus dieser Vorlage gilt. Die Dokumentation 20.0 nennt 0 als Wert für eine unbegrenzt gültige Vorlage; im Community-Zweig 20.0 übernimmt das Angebot den Vorlagenwert nur bei mehr als 0 Tagen, bei 0 bleibt die Unternehmensvorgabe Standardgültigkeit für Angebot wirksam (Prüfschritt 2)
Online-Signatur	verlangt die Unterschrift des Kunden zur Bestätigung
Online-Zahlung	verlangt eine Zahlung zur Bestätigung, wahlweise über einen Prozentsatz; beide Schalter lassen sich gleichzeitig setzen
Bestätigungsmail	E-Mail-Vorlage, die nach der Bestätigung an den Kunden geht
Journal	Rechnungsjournal für Aufträge aus dieser Vorlage; ohne Auswahl nutzt Odoo das Verkaufsjournal mit der niedrigsten Sequenz

Schritt 5: Kopf- und Fußzeilen aus PDF ergänzen

Dafür schalten Sie im Abschnitt Angebote & Aufträge das Kästchen PDF-Angebotsbauer (PDF Quote builder) ein. Unter Verkauf ▸ Konfiguration ▸ Kopf-/Fußzeilen laden Sie über Hochladen eine PDF-Datei und setzen den Dokumenttyp auf Kopfzeile (Header, vor dem Angebot) oder Fußzeile (Footer, danach). In der Vorlage erscheint dann der Reiter Quote Builder, in dem Sie die Dokumente zuordnen und mit dem Feld Quotation & section templates auf diese Vorlage beschränken.

Formularfelder in der PDF-Datei erkennt Odoo als dynamische Felder und verbindet sie über Dynamische Felder konfigurieren mit Datenbankfeldern; Feldnamen dürfen keine Leerzeichen enthalten. Am Produkt hängen Sie über die Schaltfläche Dokumente eine PDF-Datei oder einen Link an. Die Sichtbarkeit im Verkauf entscheidet, ob die Datei verborgen bleibt, im Angebot, bei bestätigtem Auftrag oder innerhalb des Angebots erscheint.

Schritt 6: Vorlage im Angebot verwenden

Legen Sie unter Verkauf ▸ Aufträge ▸ Angebote mit Neu ein Angebot an und wählen Sie im Feld Angebotsvorlage Ihren Eintrag. Odoo übernimmt Zeilen, Abschnitte, Notizen, Bedingungen und die Einstellungen der Vorlage; bei einer Angebotsgültigkeit über 0 Tagen rechnet es das Ablaufdatum im Feld Gültigkeit daraus; bei Vorlagenwert 0 bleibt nach dem Quellcode des Community-Zweigs 20.0 die Unternehmensvorgabe Standardgültigkeit für Angebot maßgeblich, und Sie können das Datum überschreiben. Die Schaltfläche Vorschau zeigt die Kundensicht im Portal. Den Weg von dort bis zur Rechnung beschreibt Angebot in Odoo erstellen.

Umgekehrt wird ein fertiges Angebot zur Vorlage: Die Aktion Als Vorlage speichern (Save as template) legt daraus eine neue Angebotsvorlage an und trägt sie in das offene Angebot ein. Im Community-Zweig 20.0 steht sie laut Quellcode nur der Gruppe group_sale_manager zur Verfügung; die Quelle belegt damit Community, nicht Enterprise.

Schritt 7: Optionale Positionen ergänzen

Es gibt zwei Wege, die sich kombinieren lassen:

1. Am Produkt: Verkauf ▸ Produkte ▸ Produkte, Reiter Verkauf, Gruppe Upselling & Cross-Selling, Feld Optionale Produkte. Odoo schlägt sie im Reiter Optionale Produkte des Angebots und im Shop vor, sobald ein verknüpftes Kernprodukt in den Warenkorb oder das Angebot kommt.
2. Im Angebot: Abschnitt hinzufügen, dann im Menü des Abschnitts Optional festlegen. Der Abschnitt wird farblich markiert, alle Positionen darin stehen auf Menge 0 und zählen erst ab Menge 1 zur Summe. Portalbenutzer und Mitarbeitende mit Zugriff auf Angebote können die Mengen ändern.

Zusätzlich leitet Odoo Vorschläge aus der Verkaufsgeschichte ab: App E-Commerce installieren und in Website ▸ Konfiguration ▸ Einstellungen das Kästchen Automate suggested products setzen. Die Funktion läuft wöchentlich oder auf Anforderung, wertet die letzten fünf Jahre an Aufträgen aus und ändert ein Feld nicht mehr, sobald Sie es von Hand angepasst haben.

Rezept für ein Dienstleistungs- und ein Produktangebot

Redaktioneller Vorschlag: eine Vorlage für Dienstleistungen und eine für Produkte. Die Tabelle ist eine Beispielkonfiguration mit erfundenen Werten und keine Vorgabe von Odoo.

Baustein	Vorlage für Dienstleistungen	Vorlage für Produkte
Abschnitte	nach Leistungsphasen, etwa „1. Analyse“, „2. Umsetzung“, „3. Betreuung“	nach Warengruppen, etwa „1. Geräte“, „2. Montagematerial“
Positionen	Dienstleistungspositionen mit Menge in Stunden oder Tagen, Beschreibung als Leistungsumfang	Produkte aus dem Katalog mit Menge und Mengeneinheit
Notizen	Annahmen und Ausschlüsse je Position, etwa „ohne Reisezeit“	Liefer- und Montagehinweise am Abschnitt
Optionale Zeilen	Abschnitt „Erweiterungen“ als optional, Menge 0	Zubehör- und Garantieprodukte als Optionale Produkte
Angebotsgültigkeit	14 Tage als Beispielwert, weil Aufwand und Termine sich ändern	30 Tage als Beispielwert, solange die Preise stehen
Bestätigung	Online-Signatur; eine Anzahlung nur, wenn sie vereinbart ist	Bestätigung ohne Unterschrift, Online-Zahlung als Option für Neukunden
Dokumente	Methodik oder Referenzen als Fußzeile hinter dem Angebot	Datenblatt am Produkt mit der Sichtbarkeit Inside quote
Prüfpunkt	jede Position nennt Umfang und Menge	jede Position nennt Produkt, Menge und Einheit

Für Dienstleistungen, die nach Aufwand abgerechnet werden, gehört zusätzlich die Abrechnungspolitik geprüft; siehe Abrechnung nach bestellter oder gelieferter Menge.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Legen Sie die Vorlage in einer Testdatenbank an und erstellen Sie daraus ein Angebot; Zeilen, Abschnitte, Notizen und Bedingungen müssen vollständig erscheinen.
2. Setzen Sie die Angebotsgültigkeit der Vorlage auf 0 und auf 14 Tage und vergleichen Sie das Ablaufdatum beider Angebote: Die Dokumentation 20.0 nennt 0 den Wert für eine unbegrenzt gültige Vorlage; im Community-Zweig 20.0 trägt das Angebot mit Vorlagenwert 0 dagegen das Datum der Unternehmensvorgabe Standardgültigkeit für Angebot, sobald diese positiv ist.
3. Markieren Sie einen Abschnitt als optional und ändern Sie eine Menge von 0 auf 1; die Zwischensumme muss steigen.
4. Ordnen Sie eine Kopf- und eine Fußzeile zu und öffnen Sie das PDF; die Kopfseite muss davor, die Fußseite dahinter stehen.
5. Erstellen Sie nach einer Änderung an der Vorlage ein zweites Angebot und sehen Sie nach, welche Angaben es übernimmt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Prüfung
Feld Angebotsvorlage lässt sich nicht ändern	im Community-Zweig 20.0 ist das Feld schreibgeschützt, solange das Angebot bestätigt oder storniert ist (Quellcode views/sale_order_views.xml); die Dokumentation 20.0 macht dazu keine Angabe	Vorlage vor dem Bestätigen oder Stornieren wählen
Menüpunkt Vorlagen fehlt	fehlender Zugriff auf die Konfiguration	Rechte des Benutzers prüfen, siehe Benutzer und Zugriffsgruppen
Reiter Geschäftsbedingungen oder Einstellungen fehlt	der Typ der Vorlage ist Abschnitt	Abschnittsvorlagen haben nur den Reiter Zeilen
Reiter Quote Builder fehlt	PDF-Angebotsbauer nicht eingeschaltet	Kästchen einschalten und speichern
gleichnamige Vorlage wurde überschrieben	zwei Vorlagen desselben Benutzers tragen denselben Namen	Namen eindeutig vergeben
Angebot aus einer Vorlage mit Gültigkeit 0 läuft trotzdem ab	im Community-Zweig 20.0 greift bei Vorlagenwert 0 die Unternehmensvorgabe Standardgültigkeit für Angebot, sobald sie positiv ist	Datum vergleichen und die Unternehmensvorgabe prüfen (Schritt 4)
Produktzeile ohne verknüpftes Produkt lässt sich nicht speichern	im Community-Zweig 20.0 gilt die Produktpflicht im Vorlagenformular nur bei eingeschalteter Einstellung Obligatorisches Produkt und nicht für Abschnitts- und Notizzeilen (Quellcode views/sale_order_template_views.xml); die Dokumentation 20.0 beschreibt mit Obligatorisches Produkt nur, dass ein Verkaufsabschluss ohne verknüpftes Produkt verhindert wird	Produkt verknüpfen oder die Einstellung bewusst ändern
PDF-Anhang erscheint nicht im Angebot	Dokumenttyp oder Sichtbarkeit passen nicht	Kopf-/Fußzeile und die Sichtbarkeit am Produktdokument prüfen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Unterstützung, wenn Angebote aus mehreren Firmen oder Lokalisierungen stammen, wenn Vorlagen mit Studio-Feldern erweitert werden sollen oder wenn Kopf- und Fußzeilen laufend gepflegt werden. Rechtliche Fragen rund um Angebot und Auftragsbestätigung klärt Ihre Rechtsberatung; für das Druckbild mit Briefkopf und Fensterumschlag siehe Angebote und Rechnungen in DIN 5008 drucken, für den Einsatz in größeren Unternehmen Edition und Umfang prüfen.