Anzahlungs- und Teilrechnungen in Odoo

Was Sie vorab brauchen

• Odoo 20.0 mit der App Verkauf (Sales) und einer Rechnungsstellung. Die vollständige App Buchhaltung (Accounting) und Odoos eigene Hostingangebote (Odoo Online, Odoo.sh) weist die Editionsseite von Odoo nur für Enterprise aus; Verkauf und Rechnungsstellung führt sie in beiden Editionen. In der Community-Edition heißt die Buchhaltungs-App Fakturierung, und die Menüpfade dieses Artikels können dort abweichen.
• Einen bestätigten Verkaufsauftrag mit Positionen, Steuersätzen und einer Abrechnungspolitik, die zur Anzahlung passt. Warum die Politik hier zählt, steht im Artikel Abrechnung nach bestellter oder gelieferter Menge.
• Schreibrechte zum Bestätigen von Rechnungen und zum Erfassen von Zahlungen.
• Den vereinbarten Anzahlungsbetrag, als Prozentsatz oder als fester Betrag, und eine Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung, wie die Anzahlung in die Voranmeldung kommt.

Anzahlung, Teilleistung und Endrechnung

Eine Anzahlung ist in Deutschland das Entgelt oder Teilentgelt, das der Unternehmer für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung vereinnahmt. Für eine solche Anzahlung gelten die Vorschriften über die Rechnungsausstellung sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). An die Stelle des Zeitpunkts der Leistung tritt der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG).

Davon zu trennen ist die Teilleistung. Sie liegt vor, wenn für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart wird (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 3 UStG). Bei der Berechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten (Sollbesteuerung, § 16 Abs. 1 Satz 1 UStG) entsteht die Steuer für eine Teilleistung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem sie ausgeführt worden ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 und 2 UStG). Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung oder die Teilleistung ausgeführt worden ist, entsteht die Steuer insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist (Buchst. a Satz 4). Bei der Berechnung nach vereinnahmten Entgelten (Istbesteuerung, § 20 UStG) entsteht die Steuer für beide mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG). In der Sollbesteuerung liegt der Unterschied also im Zeitpunkt: die Ausführung der Leistung oder die Vereinnahmung des Entgelts.

Die Endrechnung schließt den Vorgang ab. In Deutschland muss sie die vor der Ausführung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge absetzen, wenn über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Genau diese beiden Rechnungsarten bildet Odoo mit der Anzahlungsrechnung und der späteren Reguläre Rechnung ab.

Österreich und die Schweiz regeln dasselbe mit eigenen Vorschriften. In Österreich entsteht die Steuerschuld bei der Sollbesteuerung mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Lieferungen oder sonstigen Leistungen ausgeführt worden sind; dieser Zeitpunkt verschiebt sich um einen Kalendermonat, wenn die Rechnungsausstellung erst nach Ablauf dieses Kalendermonats erfolgt, ausgenommen die Fälle des § 19 Abs. 1 zweiter Satz (Steuerschuld des Leistungsempfängers). Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt worden ist, entsteht die Steuerschuld insoweit mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994). Bei der Istbesteuerung entsteht sie mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. b UStG 1994). § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994 verweist für das vereinnahmte Entgelt auf die Rechnungsvorschriften; die Endrechnung setzt die vor der Ausführung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge ab, wenn über die Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind. In der Schweiz entsteht die Umsatzsteuerschuld bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten mit der Ausgabe der Teilrechnung oder der Vereinnahmung der Teilzahlung, wenn die Leistungen zu aufeinander folgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass geben, sowie mit der Vereinnahmung des Entgelts bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen (Art. 40 Abs. 1 lit. b und c MWSTG); bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht sie mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Die Rechnung muss den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag nennen; schließt das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes (Art. 26 Abs. 2 lit. f MWSTG).

Schritt für Schritt: Anzahlung, Zahlung und Schlussrechnung

Schritt 1: Den Auftrag bestätigen

Legen Sie unter Verkauf ‣ Aufträge ‣ Aufträge einen neuen Auftrag an und prüfen Sie die Positionen auf Steuersatz, Menge und Preis. Bestätigen Sie den Auftrag über Bestätigen. Ergebnis: Der Auftrag steht auf Verkaufsauftrag, und die Schaltfläche Rechnung erstellen ist sichtbar.

Schritt 2: Die Anzahlungsrechnung erstellen

Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Im Fenster Rechnung(en) erstellen wählen Sie im Feld Rechnung erstellen eine der drei Optionen: Reguläre Rechnung, Anzahlung (Prozent) oder Anzahlung (fester Betrag). Für eine Anzahlung tragen Sie den Wert in das Feld Anzahlung ein und klicken auf Entwurf erstellen. Ergebnis: Odoo öffnet den Entwurf einer Kundenrechnung, in deren Rechnungszeilen die Anzahlung als eigene Zeile steht, bei 30 Prozent als „Anzahlung von 30,00 %“.

Der Assistent übernimmt nach dem öffentlichen Community-Repository (Branch 20.0) die Steuern der Auftragspositionen in die Anzahlungszeilen; die offizielle Dokumentation beschreibt diese Steuerübernahme nicht im Einzelnen. Prüfen Sie die Zeilen nach dem Erstellen in Ihrer Datenbank einzeln, besonders bei gemischten Steuersätzen.

Schritt 3: Die Anzahlungsrechnung prüfen und bestätigen

Prüfen Sie im Entwurf fünf Dinge: die Anzahlungszeile mit Betrag und Steuer, die Summen, das Konto in der Spalte Konto (sie erscheint nur mit installierter App Buchhaltung und das Konto lässt sich nur im Entwurf ändern), das Ausstellungsdatum der Rechnung und, davon getrennt, den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, den § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG über Abs. 4 Nr. 6 verlangt, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt. Klicken Sie dann auf Bestätigen. Ergebnis: Die Rechnung wechselt von Entwurf auf Gebucht und trägt eine fortlaufende Rechnungsnummer.

Die Anzahlungsrechnung trägt nach § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG die Angaben des § 14 Abs. 1 bis 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 bis 8 UStG); in den Fällen des Abs. 5 Satz 1 gehören an die Stelle des Leistungszeitpunkts der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt (Abs. 4 Nr. 6). Bei einem steuerfreien Umsatz tritt an die Stelle des Steuerbetrags der Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG). Die Zeile heißt standardmäßig nur „Anzahlung von X %“; ergänzen Sie in der Zeilenbeschreibung, welche Leistung sie betrifft, damit der Kunde sie nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG zuordnen kann. Prüfen Sie den Ausdruck des Belegs, weil der Kunde diese Angaben braucht.

Schritt 4: Die Zahlung der Anzahlung erfassen

Klicken Sie auf Zahlen, kontrollieren Sie das vorbelegte Zahlungsformular und klicken Sie auf Zahlung erstellen. Ergebnis: Die Rechnung zeigt oben rechts den Hinweis In Zahlung oder Bezahlt, und im Auftrag erscheint unter den Auftragspositionen der Abschnitt Anzahlungen mit der gebuchten Anzahlung.

In Deutschland entsteht die Umsatzsteuer für die Anzahlung bei der Berechnung nach vereinbarten Entgelten (Sollbesteuerung) mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG); bei der Berechnung nach vereinnahmten Entgelten (Istbesteuerung) sind es die vereinnahmten Entgelte des Voranmeldungszeitraums (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b, § 20 UStG). Das Rechnungsdatum allein bestimmt diesen Zeitpunkt nicht. Ob der Bericht Steuererklärung die Steuer in diesem Zeitraum ausweist, hängt an der Konfiguration aus Schritt 6. Erfassen Sie die Zahlung im Zeitraum der Vereinnahmung; den Weg der Übermittlung beschreibt der Artikel Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER.

Schritt 5: Die Schlussrechnung erstellen

Öffnen Sie erneut den Auftrag und klicken Sie wieder auf Rechnung erstellen. Odoo zeigt jetzt das Feld Bereits abgerechnet mit der gebuchten Anzahlung. Wählen Sie Reguläre Rechnung; Odoo setzt die gebuchte Anzahlung in der neuen Rechnung ab. Klicken Sie auf Entwurf erstellen. Ergebnis: Der Entwurf zeigt in den Rechnungszeilen die Leistung und den Abzug der Anzahlung, im Feld Fälliger Betrag nur noch die Restforderung.

Bestätigen Sie die Rechnung und erfassen Sie die Zahlung wie in Schritt 4. Ergebnis: Die Endrechnung ist gebucht und bezahlt, und der Auftrag ist abgeschlossen. Die Vorschrift dazu steht in § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG.

Schritt 6: Die Steuer der Anzahlung im Bericht kontrollieren

Die Anzahlungsrechnung ist eine gebuchte Kundenrechnung. Nach der Dokumentation zu den Steuern zieht der Bericht Steuererklärung die Beträge über die Steuerraster heran, die sowohl an der automatisch erzeugten Steuerbuchung als auch an der Rechnungszeile sitzen. Standardsteuern werden nach derselben Dokumentation bei der Bestätigung der Rechnung fällig, Steuern aus Ist-Versteuerung erst zum Zeitpunkt der Zahlung.

Welcher Buchungsweg für die Steuer Ihrer Anzahlung passt, legen Sie mit Ihrer Steuerberatung fest. Odoo beschreibt für eine Steuer, die erst mit der Zahlung fällig werden soll, die Steuern aus Ist-Versteuerung als eigenen, konfigurierbaren Weg. Sie aktivieren die Ist-Versteuerung unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Abschnitt Steuern und definieren dort das Journal für Ist-Versteuerung (Standardkürzel CABA); bei einer Lokalisierung, die die Ist-Versteuerung vorsieht, ist die Option nach der Dokumentation standardmäßig aktiviert. Für die betroffene Steuer stellen Sie unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Buchhaltung: Steuern im Reiter Erweiterte Optionen die Steuerliche Zulässigkeit auf Auf Grundlage der Zahlung. Dazu hinterlegen Sie die Übergangskonten, auf denen der Steuerbetrag bis zur Zahlung steht: das Konto in der Spalte Konto der Steuerliste und das Übergangskonto für Ist-Versteuerung im Reiter Erweiterte Optionen. Nach der Dokumentation können Sie dafür eine neue Steuer anlegen oder eine bestehende ändern; die Einstellung gehört zur Steuer und wirkt deshalb für alle Rechnungen, die diese Steuer verwenden. Nach dieser Dokumentation bleibt der Steuerbericht bis zur Zahlung leer; bei der Abstimmung der Rechnung mit der Zahlung legt Odoo eine zusätzliche Buchung an, die die Steuer in den Zeitraum der Zahlung bringt.

Prüfen Sie den Bericht Steuererklärung für den Voranmeldungszeitraum der Vereinnahmung und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Buchungs- und dem Zahlungsdatum; ob die Steuer in diesem Zeitraum steht, hängt an der Einstellung der Steuer und am Zeitpunkt von Buchung und Zahlung. Stimmen Sie die Werte mit Ihrer Steuerberatung ab. Wie Steuern und Steuerpositionen zugeordnet werden, steht im Artikel Umsatzsteuer in Odoo.

Beispielrechnung: ein Auftrag über 11.900,00 Euro

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen, alle Beträge in Euro, Deutschland, Steuersatz 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG). Eine Unternehmerin führt eine Leistung für 10.000,00 Euro netto aus; mit dem vereinbarten Anzahlungssatz von 30 Prozent entstehen zwei Rechnungen. Nach dem öffentlichen Community-Repository (Branch 20.0) bezieht der Anzahlungsassistent den Prozentsatz auf den Gesamtbetrag der Auftragszeilen einschließlich Steuer; die offizielle Dokumentation nennt nur einen Prozentsatz des Auftragstotals und keine Basis. Danach sind 30 Prozent von 11.900,00 Euro 3.570,00 Euro brutto, darin 3.000,00 Euro Entgelt und 570,00 Euro Steuer. Prüfen Sie die Zeilen in Ihrer Datenbank nach.

Rechnung	Entgelt netto	Steuer 19 Prozent	Bruttobetrag
Anzahlungsrechnung über 30 Prozent	3.000,00	570,00	3.570,00
Schlussrechnung: Leistung 10.000,00 netto	10.000,00	1.900,00	11.900,00
Schlussrechnung: abzüglich Anzahlung	−3.000,00	−570,00	−3.570,00
Schlussrechnung: Restforderung	7.000,00	1.330,00	8.330,00

Beide Rechnungen zusammen weisen ein Entgelt von 10.000,00 Euro und eine Steuer von 1.900,00 Euro aus: 570,00 plus 1.330,00. Der Kunde zahlt 3.570,00 und 8.330,00, also 11.900,00. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG gehört in die Anzahlungsrechnung an der Stelle des Leistungszeitpunkts der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts, sofern er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt. Prüfen Sie auf dem Ausdruck, ob diese Angabe vorhanden ist, und ergänzen Sie sie, wenn sie fehlt.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Der Entwurf der Anzahlungsrechnung zeigt eine Zeile „Anzahlung von X %“ oder „Anzahlung“ mit Betrag und Steuer; nach dem öffentlichen Community-Repository (Branch 20.0) trägt diese Zeile die Steuer der Auftragsposition, prüfen Sie den Wert in Ihrer Datenbank gegen die Auftragsposition.
• Die Steuer der Anzahlungszeile stimmt mit der eigenen Rechnung überein: im Beispiel 3.000,00 mal 19 Prozent gleich 570,00, in Summe 3.570,00.
• Die Anzahlungsrechnung ist gebucht, hat eine Rechnungsnummer, und die Zahlung ist erfasst.
• Im Auftrag steht die Anzahlung im Abschnitt Anzahlungen und im Feld Bereits abgerechnet.
• Die Schlussrechnung zeigt in Fälliger Betrag nur die Restforderung, im Beispiel 8.330,00.
• Die Summe beider Bruttobeträge ergibt die Auftragssumme, im Beispiel 11.900,00.
• Der Bericht Steuererklärung weist die Steuer der Anzahlung im Voranmeldungszeitraum der Vereinnahmung aus: bei einer Steuer mit Steuerlicher Zulässigkeit Auf Grundlage der Zahlung im Zeitraum der Zahlung, sonst schon mit der Bestätigung der Rechnung.
• Der Ausdruck der Anzahlungsrechnung nennt den Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 5 Satz 1, Abs. 4 Nr. 6 UStG); ergänzen Sie die Angabe, wenn sie fehlt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Behebung
Beim Erstellen erscheint der Fehler Ungültige Operation	Die Abrechnungspolitik der Position verlangt eine Lieferung vor der Rechnung	Abrechnungspolitik der Position prüfen und mit der Steuerberatung festlegen; Näheres im Artikel Abrechnung nach bestellter oder gelieferter Menge
Die Anzahlung lässt sich in der Schlussrechnung nicht abziehen	Bei der Abrechnungspolitik Gelieferte Mengen und einem Preis unter der Anzahlung erlaubt Odoo keinen negativen Gesamtbetrag; Odoo legt eine Gutschrift an	Lieferung bestätigen oder die gelieferte Menge im Auftrag erfassen, damit die Leistung abgerechnet werden kann
Auf der Anzahlungsrechnung fehlt der Steuerbetrag	Die Steuer wurde aus der Rechnungszeile entfernt oder fehlt am Produkt	Steuer in der Zeile ergänzen, bevor Sie bestätigen; nach dem öffentlichen Community-Repository (Branch 20.0) übernimmt der Anzahlungsassistent die Steuer der Auftragsposition; prüfen Sie den Satz in der Zeile gegen die Auftragsposition
Das Konto der Anzahlungszeile passt nicht zu Ihrer Buchhaltung	Für die Anzahlungszeile ist ein Konto voreingestellt, das nicht zu Ihrer Buchhaltung passt	Konto im Entwurf über die Spalte Konto ändern; die Spalte erscheint nur mit installierter App Buchhaltung, und eine gebuchte Anzahlung lässt sich nicht mehr ändern
Der Bericht Steuererklärung führt die Anzahlung nicht	Die Rechnungszeile trägt keine Steuer und damit kein Steuerraster, die Steuer steht auf Steuerliche Zulässigkeit Auf Grundlage der Zahlung und wird erst mit der Zahlung fällig, oder die Zahlung ist in einem anderen Voranmeldungszeitraum erfasst	Steuer der Zeile prüfen, unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen die Ist-Versteuerung und beim Steuersatz Auf Grundlage der Zahlung kontrollieren, den Zeitraum der Vereinnahmung prüfen und die Werte mit der Steuerberatung abstimmen

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Wenn der Kunde die Leistung nicht oder nur teilweise abnimmt. In Deutschland ist die Steuer nach § 17 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 Nr. 2 UStG zu berichtigen, wenn für eine vereinbarte Lieferung oder Leistung ein Entgelt entrichtet, die Leistung aber nicht ausgeführt und das entrichtete Entgelt tatsächlich zurückgezahlt worden ist (BFH, Urteil vom 8. Juli 2025, XI R 31/23).
• Wenn Sie Anzahlungen und Teilleistungen im selben Auftrag mischen; bei der Berechnung nach vereinbarten Entgelten entscheiden dann der Zeitpunkt der Vereinnahmung und der Ausführung über den Voranmeldungszeitraum (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG), bei der Berechnung nach vereinnahmten Entgelten die Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG).
• Wenn Ihr Betrieb in Österreich oder in der Schweiz steuerpflichtig ist; in Österreich gelten § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a und lit. b sowie § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994, in der Schweiz Art. 40 Abs. 1 lit. b und c MWSTG bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten, Art. 40 Abs. 2 MWSTG bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten sowie Art. 26 Abs. 2 lit. f MWSTG.
• Wenn die Anzahlung in einer Fremdwährung vereinbart ist oder der Auftrag mehrere Steuersätze enthält.