Odoo im SHK-Betrieb: Wartungsvertrag, Anlagenakte, Einsatz

Ein SHK-Betrieb verkauft die Zusage, dass jemand kommt, bevor die Anlage ausfällt oder eine Prüfung fällig wird. Damit diese Zusage trägt, müssen drei Aufzeichnungen zueinander passen: der Vertrag mit Laufzeit und Preis, die Anlage beim Kunden mit Standort und Füllmenge, der Einsatz mit Datum, Person und Material. In Odoo 20.0 liegen sie in getrennten Apps, die über Auftrag, Lieferung und Seriennummer zusammenhängen.

Worauf es ankommt: Vertrag, Anlage, Einsatz

Ein Wartungsvertrag ist in Odoo ein Verkaufsauftrag mit einem wiederkehrenden Plan. Die Dokumentation 20.0 nennt solche Aufträge Abonnements, beschreibt die App als Abwicklung wiederkehrender Umsätze mit automatisierter Rechnungsstellung und hält fest, dass ein Verkaufsauftrag mit hinterlegtem Plan automatisch zum Abonnement wird. Abonnements, Planung, Außendienst und Dokumente führt der Editionsvergleich am 17. Oktober 2026 nur in der Spalte Enterprise; die App Wartung steht in beiden Spalten. Ohne Odoo Enterprise trägt diese Kette nicht.

Die Anlage ist keine eigene Stammdatenart. Der Standard kennt serialisierte Produkte: Eine Seriennummer identifiziert ein einzelnes Gerät, entsteht am Wareneingang oder an der Lieferung und lässt sich über die Lieferung bis zum Kunden zurückverfolgen. Der Einsatz ist eine Schicht der App Planung mit dem Zusatz Außendienst (Field Service); an ihr hängen Kunde, Verkaufsauftrag, Arbeitsblatt, Material und geleistete Zeit.

Die Kette vom Vertrag zum Einsatz zur Rechnung

1. 1
   Wartungsprodukt und wiederkehrenden Plan anlegenjährlicher oder monatlicher Takt
2. 2
   Angebot bestätigender Auftrag wird zum Abonnement
3. 3
   Anlage als Seriennummer führenSeriennummer an der Lieferung, Rückverfolgbarkeit zum Kunden
4. 4
   Einsatz planen und durchführenSchicht mit Kunde, Auftrag, Arbeitsblatt
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   Rechnung stellenaus dem wiederkehrenden Plan und aus dem Einsatz

Wiederkehrende Rechnung und wiederkehrender Einsatz sind zwei getrennte Einrichtungen.

Quelle: Schematische Kette in Odoo 20.0 Enterprise

1. Wartungsprodukt anlegen: Das Produkt trägt die wiederkehrende Rechnung und wird mit einem wiederkehrenden Plan verkauft (Einzelheiten unter Abonnements einrichten). Die Pläne liegen unter Abonnements ▸ Konfiguration ▸ Wiederkehrende Pläne (Recurring Plans); Odoo liefert monatliche und jährliche Pläne mit, und die Einheit Tage ist als Abrechnungszeitraum ausgeschlossen, weil sie für Vermietungen gedacht ist.
2. Auftrag bestätigen: Ein bestätigter Auftrag mit Plan ist das Abonnement. Soll der Kunde unterschreiben, setzen Sie am Angebot im Reiter Weitere Informationen den Haken bei Online-Signatur (Online signature). Ein Abonnement lässt sich erst schließen, wenn es fakturiert ist; Schließen verlangt Datum und Grund und Administratorrechte, sonst läuft es über das Kundenportal.
3. Anlagen erfassen: Führen Sie die Anlage als serialisiertes Produkt. Dazu schalten Sie unter Lager ▸ Konfiguration ▸ Einstellungen die Rückverfolgbarkeit für Serien- und Chargennummern (Lots & Serial Numbers) ein und stellen am Produkt die Rückverfolgung auf Nach eindeutiger Seriennummer (By Unique Serial Number). Die Seriennummer entsteht am Wareneingang oder an der Lieferung; mit der Einstellung Seriennummern auf Lieferscheinen anzeigen steht sie auf dem Lieferschein, und der Rückverfolgungsbericht zeigt, wohin das Gerät geliefert wurde. Damit hängt die Anlage über die Lieferung am Kunden; ein Feld für den Kunden am Seriennummernsatz nennt die Dokumentation nicht. Welche Anlagen ein Vertrag abdeckt, hält der Standard nicht als Liste fest — ein Weg ist eine Auftragsposition je Anlage.
4. Einsatz planen: Einsätze entstehen direkt in der Planung, aus einem Kundendienstticket oder aus einem Auftrag. Damit Schichten aus einem Auftrag entstehen, muss das Produkt vom Typ Dienstleistung sein und die Option Plan Services mit einer Rolle tragen; die offenen Schichten ordnen Sie über die Schaltfläche To Plan zu und veröffentlichen sie. Für die Termine nutzen Sie das Feld Wiederholen: Odoo legt die Wiederholungen geplant, aber nicht veröffentlicht an.
5. Abschließen und abrechnen: Der Techniker füllt das Arbeitsblatt aus. Dessen Felder legen Sie selbst an: Unter Planung ▸ Konfiguration ▸ Worksheet Templates erstellen Sie eine Arbeitsblattvorlage und fügen Eigenschaftsfelder hinzu, etwa ein Dezimalfeld für entnommenes und eines für hinzugefügtes Kältemittel. Ist im Abschnitt Field Service der Einstellungen die Abrechnung (Billing) eingeschaltet, wandern Produkte vom Einsatz in den verknüpften Auftrag; ohne verknüpften Auftrag legt Odoo einen neuen an. Dafür müssen Billing und Products aktiviert sein und der Benutzer das Verkaufsrecht User: All Documents oder Administrator haben. Geleistete Zeit wird abgerechnet, wenn zusätzlich die Apps Projekte und Zeiterfassung installiert sind, der Schicht mindestens ein Mitarbeitender als Ressource zugewiesen ist und das mit ihr verknüpfte Projekt als abrechenbar eingerichtet ist mit aktivierter Zeiterfassung in den Projekteinstellungen; abgerechnet wird die der Schicht zugeordnete Zeit (Allocated Time), die Odoo bei Schichtbeginn und bei Abschluss fortschreibt. Beim Abschluss entsteht der Kundenbericht; unterschreiben lässt er sich mit Sign Report.

Die Kette hat zwei Wiederholungen, die nichts voneinander wissen: Der wiederkehrende Plan bestimmt die Rechnung, das Feld Wiederholen den Termin im Kalender. Eine Vertragsverlängerung verschiebt keinen Termin, ein verschobener Termin ändert keine Rechnung. Odoo legt Wiederholungen standardmäßig sechs Monate im Voraus an und danach schrittweise; die Frist stellen Sie im Entwicklermodus unter Planung ▸ Konfiguration ▸ Einstellungen ein. Dieser Horizont begrenzt nur, wie weit im Voraus Termine entstehen; er beendet eine Wiederholung nicht.

Wo die Anlagenakte über den Standard hinausgeht

Die App Wartung führt Ausstattung für den eigenen Betrieb: Nach der Dokumentation 20.0 sind das Maschinen und Werkzeuge, die im eigenen Lagerbetrieb eingesetzt werden, mit der Verwendung durch eine Abteilung, einen Mitarbeitenden oder beides und einem internen Standort. Ein Feld für den Kunden der Anlage nennt die Seite nicht; eine Füllmenge Kältemittel trägt die Ausstattung ebenfalls nicht.

Die Tabelle zeigt, welche Angaben eine Anlagenakte braucht.

Angabe der Anlagenakte	Woher sie im Standard kommt	Was fehlt
Kunde der Anlage	serialisiertes Produkt, Seriennummer an der Lieferung; der Rückverfolgungsbericht zeigt, an wen geliefert wurde	ein Feld für den Kunden am Seriennummernsatz
Gerät, Typ, Seriennummer	Seriennummer der App Lager mit Produkt, Referenz und Beschreibung	Baujahr und Leistungsdaten als eigene Felder
Standort und Gebäude	Kundenadresse an Auftrag und Lieferung; der Standort am Seriennummernsatz ist ein Lagerort	Anschrift der Anlage, wenn sie von der Kundenadresse abweicht
Kältemittel, Füllmenge, CO2-Äquivalent	Eigenschaftsfelder im Arbeitsblatt des Einsatzes, je Termin erfasst	ein Bestand je Anlage über alle Einsätze hinweg
Nächste Prüffrist	in der Dokumentation 20.0 ist kein Feld für eine Prüffrist je Seriennummer beschrieben	eine Frist je Anlage, getrennt von der Laufzeit des Abonnements
Nachweise und Datenblätter	Dokumente mit Tags; ein Dokument lässt sich über Verknüpft mit (Linked to) an einen Datensatz hängen, Freigabe per Link oder über das Kundenportal	ein Datensatz Anlage beim Kunden, an dem Standort, Füllmenge und Nachweise zusammenlaufen

Für diese Zeilen bauen Sie etwas dazu: eigene Felder an der Seriennummer oder ein eigenes Modell über Odoo Studio, gefüllt aus dem Arbeitsblatt. Die Ablage der Nachweise beschreibt Dokumente ablegen mit Odoo, die Intervalle der eigenen Maschinen Wartung und Instandhaltung mit Odoo.

Welche Fristen den Takt vorgeben

§ 60 Abs. 1 GModG lässt die Komponenten von Heizungs-, Kühl- und Raumlufttechnik vom Betreiber warten; die Prüfungen nach § 60a und § 60b GModG führt eine fachkundige Person durch, und das Ergebnis ist dem Verantwortlichen schriftlich zum Nachweis zu übersenden (§ 60a Abs. 5, § 60b Abs. 5 GModG). Die Paragrafen stehen im Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), dem früheren Gebäudeenergiegesetz (GEG); Diesen Titel führt das Gesetz seit der Änderung durch Artikel 1 des Gesetzes vom 23. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 226); nach dem Hinweis in der Gesamtausgabe gilt diese Änderung mit Wirkung vom 29. Juli 2026.

Pflicht	Wo sie gilt	Frist	Grundlage
Wartung und Instandhaltung der Heizungs-, Kühl- und Raumlufttechnik	Deutschland	regelmäßig; für die Arbeiten ist Fachkunde erforderlich	§ 60 Abs. 1 und 2 GModG
Betriebsprüfung einer Wärmepumpe	Deutschland; Wärmepumpe als Heizungsanlage, eingebaut oder aufgestellt nach dem 31. Dezember 2023, in einem Gebäude mit mindestens sechs Wohnungen oder sonstigen selbständigen Nutzungseinheiten oder zur Einspeisung in ein Gebäudenetz, an das mindestens sechs Wohnungen oder sonstige selbständige Nutzungseinheiten angeschlossen sind; nicht für Warmwasser- und Luft-Luft-Wärmepumpen	nach einer vollständigen Heizperiode, spätestens zwei Jahre nach Inbetriebnahme; ohne Fernkontrolle spätestens alle fünf Jahre zu wiederholen	§ 60a Abs. 1 GModG
Heizungsprüfung und Heizungsoptimierung	Deutschland; wassergeführte Anlage ohne Wärmepumpe in einem Gebäude mit mindestens sechs Wohnungen oder sonstigen selbständigen Nutzungseinheiten	ein Jahr nach Ablauf von 15 Jahren nach Einbau, bei Einbau vor dem 1. Oktober 2009 bis zum 30. September 2027; entfällt bei standardisierter Gebäudeautomation nach § 56, bei Wärmepumpen mit Betriebsprüfung nach § 60a und bei gleichwertigen Energieeffizienz- oder Betreibermodellen	§ 60b Abs. 1 und 7 GModG
Dichtheitskontrolle ortsfester Einrichtungen nach Art. 5 Abs. 2, im SHK-Betrieb Kälteanlagen, Klimaanlagen und Wärmepumpen	Deutschland und Österreich	Anhang-I-Gase: ab 5 Tonnen CO2-Äquivalent mindestens alle 12 Monate, ab 50 Tonnen alle 6, ab 500 Tonnen alle 3; Anhang-II-Gruppe-1-Gase: ab 1 Kilogramm mindestens alle 12 Monate, von 10 bis 100 Kilogramm alle 6, ab 100 Kilogramm alle 3; mit Leckage-Erkennungssystem jeweils der doppelte Abstand; ausgenommen sind gekennzeichnete hermetisch geschlossene Einrichtungen unter 10 Tonnen CO2-Äquivalent, unter 2 Kilogramm oder in Wohngebäuden unter 3 Kilogramm	Art. 5 Abs. 1, 2 und 6 der Verordnung (EU) 2024/573
Aufzeichnungen je Einrichtung	Deutschland und Österreich; nur für Einrichtungen, für die eine Dichtheitskontrolle vorgeschrieben ist; Pflicht des Betreibers und Kopienpflicht des ausführenden Unternehmens	mindestens fünf Jahre; beide Pflichten gelten nicht, wenn die Aufzeichnungen in einer von den zuständigen Behörden eingerichteten Datenbank gespeichert sind	Art. 7 Abs. 1 und 2 der Verordnung (EU) 2024/573

Die Kontrollen nach Art. 5 Abs. 2 Buchstaben a bis e führt eine nach Artikel 10 der Verordnung zertifizierte natürliche Person durch (Art. 5 Abs. 3 Unterabsatz 2).

Für Privatkunden in Deutschland kommt die Rechnungsseite hinzu: § 35a EStG lässt den Abzug von der Einkommensteuer nur für Arbeitskosten zu (Abs. 5 Satz 2), verlangt eine Rechnung und eine Zahlung auf das Konto des Leistenden (Abs. 5 Satz 3) und schließt Betriebsausgaben und Werbungskosten (Abs. 5 Satz 1) sowie öffentlich geförderte Maßnahmen (Abs. 3 Satz 2) aus. In Odoo lässt sich das mit einem gesondert ausgewiesenen Arbeitsanteil abbilden, hilfsweise mit einer eigenen Position für Arbeit neben dem Material, und mit einer unbaren Zahlung. Ob eine Wartung als Erhaltungsmaßnahme zählt, gehört in die Steuerberatung des Kunden.

Diese Fristen hängen an der einzelnen Anlage, nicht am Vertrag; ein Vertrag über drei Anlagen kann drei Fälligkeiten tragen. Ein Feld für die Prüffrist je Seriennummer ist in der Dokumentation 20.0 nicht beschrieben.

Ein Rechenbeispiel

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen, ohne Umsatzsteuer. Ein Betrieb wartet drei Anlagen eines Mehrfamilienhauses: zwei gekennzeichnete, hermetisch geschlossene Splitgeräte mit je 2,5 Tonnen CO2-Äquivalent und eine Klimaanlage mit 12 Tonnen. Die Splitgeräte bleiben nach Art. 5 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/573 von der Dichtheitskontrolle ausgenommen, weil sie gekennzeichnet, hermetisch geschlossen und unter 10 Tonnen CO2-Äquivalent bleiben; die dritte Anlage liegt über dieser Grenze und unter 50 Tonnen und braucht eine Kontrolle alle zwölf Monate (Abs. 6 Buchstabe a).

Angenommen wird für die Steuerzeile: Der Kunde bewohnt das Haus selbst, die Aufwendungen sind keine Betriebsausgaben und keine Werbungskosten (Abs. 5 Satz 1), die Maßnahme ist nicht öffentlich gefördert (Abs. 3 Satz 2), die Wartung gilt steuerlich als Erhaltungsmaßnahme, und die Rechnung weist den Arbeitsanteil gesondert aus.

Posten	Betrag	Herkunft
Jahresgebühr Wartung, drei Anlagen	480,00 Euro netto	wiederkehrender Plan, monatlich 40,00 Euro
davon Arbeitsanteil	400,00 Euro netto	Annahme: 80,00 Euro Materialanteil
Arbeitszeit Dichtheitskontrolle	60,00 Euro netto	45 Minuten zu 80,00 Euro je Stunde
Kältemittel, 0,3 Kilogramm	24,00 Euro netto	zu 80,00 Euro je Kilogramm, am Einsatz erfasst
Arbeitskosten für § 35a EStG	460,00 Euro	Arbeitsanteil der Gebühr plus Arbeitszeit
Rechnungsbetrag der Abrechnung	564,00 Euro netto	Gebühr, Arbeitszeit und Material

Der Kunde kann 20 Prozent von 460,00 Euro, also 92,00 Euro, als Steuerermäßigung ansetzen, wenn die genannten Voraussetzungen vorliegen, er die Rechnung erhält und den Betrag überweist; die Grenze von 1.200 Euro ist nicht erreicht. Fehlt der Arbeitsanteil auf der Rechnung, fehlt ihm die Grundlage für die Berechnung: Nach dem FAQ des Landesamts für Steuern Niedersachsen zum BMF-Schreiben vom 9. November 2016 (BStBl I 2016, 1213), Tz. 40, genügt ein gesonderter, auch prozentualer Ausweis des Arbeitsanteils, bei Wartungspauschalen ein kalkulatorischer Anteil, der aus einer Anlage zur Rechnung hervorgeht.

Typische Fehler

• Abonnement ohne Anlagenbezug: Die Rechnung läuft, an keiner Lieferung steht eine Seriennummer. Folge: Im Einsatz fehlt die Geräteliste.
• Einsatz ohne verknüpften Auftrag: Material und Zeit landen in einem neuen Auftrag. Folge: Die Vertragsrentabilität stimmt nicht.
• Wiederholung nur an einer Stelle: Die Rechnungen laufen weiter, während am Einsatz keine Terminwiederholung angelegt oder eine angelegte Wiederholung beendet wurde. Folge: Rechnungen ohne Leistung.
• Nachweis nur im System: § 60a Abs. 5 und § 60b Abs. 5 GModG verlangen die schriftliche Übersendung an den Verantwortlichen. Folge: Der Betreiber kann die Prüfung nicht belegen.
• Arbeitsanteil nicht ausgewiesen: § 35a Abs. 5 Satz 2 EStG erfasst nur Arbeitskosten. Folge: Der Kunde kann die Ermäßigung nicht berechnen, bis der Anteil aus der Rechnung oder ihrer Anlage hervorgeht.

So gehen Sie vor

1. Edition prüfen: Ohne Enterprise-Abonnement fehlen Abonnements, Planung, Außendienst und Dokumente (Editionsvergleich, Stand 17. Oktober 2026).
2. Wartungsprodukt, wiederkehrenden Plan und Angebot mit optionaler Online-Signatur anlegen; ein bestätigter Auftrag erzeugt Rechnungen im gewählten Takt.
3. Anlagen als serialisierte Produkte führen, Seriennummern an der Lieferung erfassen und die Rückverfolgbarkeit prüfen.
4. Felder ergänzen, die der Standard nicht hat: Kunde, Standort, Kältemittel, Füllmenge, nächste Prüffrist.
5. Ersten Einsatz planen, veröffentlichen und die Wiederholung einrichten; nach dem Abschluss Kundenbericht und Rechnung prüfen, mit gesondertem Arbeitsanteil und dem Material aus dem Einsatz.

Wer die Kette zuerst an einem Vertrag mit zwei Anlagen durchspielt, sieht die Lücken vor dem Umzug der Bestandsdaten. Kriterien für Branchensoftware stehen unter Odoo im Handwerksbetrieb, die Schichtplanung unter Einsatzplanung mit Schichten.